PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1. OBJETO

Asegurar que el producto comprado cumple con los requisitos especificados.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable para las compras de todos los productos y/o servicios que
afecten la calidad de los servicios, la seguridad de los trabajadores y el medio ambiente.

3. RESPONSABLES

- Coord. De Compras
- Coordinador SSTA.
- Gerente General.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
- P-SST-004 Procedimiento Control de producto No Conforme.
- P-LOG-002 Procedimiento de Almacén.
- Guía RUC emitida por el Consejo Colombiano de Seguridad.

5. REGISTROS

-F-LOG-001 Requisición de Compras.

-F-LOG-002 Orden de Compra o servicio
-F-LOG-003 Selección de proveedores.
-F-LOG-007 Inspección de Material.
-Carta a proveedores

6. DEFINICIONES

Proveedor / Contratista: Persona natural o jurídica que suministra un bien o presta un

servicio a la empresa.

Material: Bien físico susceptible de adquisición o compra.

Obra o servicio: Actividades susceptibles de arrendamiento o contratación

Artículo: Material, obra, servicio susceptible de adquisición, arrendamiento o contratación

por la Empresa para satisfacer sus necesidades funcionales y operativas.

Contratación de obras y servicios. Es aquel proceso que consiste en el arrendamiento,

realización de una obra o prestación de un servicio llevado a cabo por un Contratista.
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7. PROCEDIMIENTO
 FLUJOGRAMA.


 SELECCIÓN DE
 PROVEEDORES

 Selección de
 Proveedores
1 Potenciales



NO

 ¿Aprueba
 ?

 SI
 Incluir en el
2  Listado
 Proveedores


3  Evaluación
de

Proveedores

REQUISITOS GENERALES EN SSTA PARA PROVEEDORES

- Certificación por parte de la ARL, en donde manifieste que la empresa se encuentra

afiliado y la fecha de afiliación.
- Proveedor de servicios médicos debe entregar copias de las licencias en salud
ocupacional de sus médicos especialistas en Salud Ocupacional.
- Proveedor de servicios médicos debe entregar copias de las calibraciones
realizadas a los equipos con que realizan exámenes de Visiometría, Audiometría,
Optometría.
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7.1. TIPOS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

Los productos y servicios se clasifican en críticos y no críticos, dependiendo del grado de

incidencia en la calidad del servicio final entregado al cliente, lo que implica la definición
de controles para cada uno de ellos.

7.1.1. Productos y Servicios Críticos

 Servicios directos: Servicios que van a ser directamente incorporados a los propios
servicios prestados por la empresa, y son por tanto servicios "finales": por ejemplo: la
subcontratación de un rebobinado de un motor eléctrico, la puesta en marcha del
mismo motor, el desarrollo de una parte de una obra de normalización.
 Servicios auxiliares: Servicios que son necesarios para la prestación de los propios
servicios de la empresa y que afectan la calidad del producto final o al medio
ambiente, pero que no forman parte integrante de los servicios prestados a los
clientes: por ejemplo, servicios de calibración de los instrumentos usados en las
mediciones de los servicios.
 Productos para suministro a clientes: Materiales, equipos y componentes de diseño
específico, que van a formar parte integrante esencial del servicio suministrados por la
empresa.
 Contratistas de servicios: La subcontratación de los servicios, así como el
subcontratista propuesto, se notificarán al cliente, cuando así sea requerido. Las
actividades desarrolladas por el subcontratista se someterán a un sistema de control
que permita asegurar que se satisfacen todas las exigencias establecidas.
 Vehículos de transporte: Alquiler o adquisición de vehículos para el transporte de
materiales o de personas.

7.1.2. Productos y servicios no Críticos

 Oficina: Materiales y componentes de ofimática, entre los que se cuentan los

consumibles de oficina.
 Productos de uso propio: Herramientas, productos y equipos de uso propios para el
desarrollo de los trabajos, equipos o productos para el mantenimiento de las
instalaciones, lámparas, mobiliario y otros, salvo en aquellos casos excepcionales en
los que fuera expresamente requerida una consideración especial.
 Software no esencial: Programas informáticos utilizados en la gestión administrativa
y contable, o como herramientas de representación o procesador de textos.
 Hardware: Computadores, impresoras, escáner, quemadores de CD, celulares etc.
necesarios para el óptimo desarrollo de las tareas y actividades.
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 Viajes: Agencias de viajes y hoteles.

Se tendrá en cuenta, no obstante, que algunos de los productos o servicios mencionados

podrán estar sometidos a otras exigencias relacionadas con el Sistema de Gestión
Medioambiental. Igualmente existen proveedores que no se les genera orden de compra
debido a que la compra o servicio están regidos por otros documentos (ofertas, contratos,
convenios, etc.). Por ejemplo: servicios de transporte, servicios de personal temporal,
alquileres de instalaciones, etc.

7.2. Selección y Evaluación de Proveedores

Selección y Registro

 El Coord. De Compras, selecciona los proveedores potenciales de acuerdo con los

productos o servicios necesarios y requeridos y los criterios para calificación inicial
relacionados en el formato de Proveedores Aceptados (F-LOG-003).

 Registra los proveedores seleccionados que cumplan con los criterios establecidos; en
el listado de proveedores aprobados del formato de Proveedores Aceptados
(F-LOG-003) y les solicita la documentación estipulada en dicho formato.

Evaluación y reevaluación

 El Coord. Compras evalúa el desempeño de los proveedores aprobados de acuerdo

a la frecuencia establecida y a los criterios relacionados en el formato Evaluación de
Proveedores (F-LOG-003).

 Posteriormente se re-evalúa a los proveedores que no cumplan con los criterios

establecidos, en el mismo formato para:
o Considerar al proveedor confiable.
o Solicitar terminar relaciones comerciales con el proveedor.

 Envía carta a los proveedores que no calificaron bien, informando el resultado de la

evaluación y solicita un plan de mejora, el cual será evaluado en la próxima compra.

Los criterios de calificación son los siguientes:

Resultado Resultado
Bueno Aceptado 3,1 a 5
Aceptado con
Regular restricción (Sólo se le 2,6 a 3
compra cuando no se
tenga otro proveedor)
Deficiente No Aceptado 1 a 2.5

7.3. Requisición y Elaboración de Orden de compra

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Todas las requisiciones de materiales, equipos, hotel, tiquetes, vehículos, mantenimientos

de oficinas y servicios serán tramitadas a través del departamento de compras.

 Todos los requerimientos o necesidades de los proyectos y de la empresa son

solicitados al departamento de Compras por medio del formato de F-LOG-001
Requisición de Compras, el cual es autorizado por el Coord. Compras dependiendo
si es una compra de productos que influyen directamente en la calidad del servicio.

NOTA: Para las obras el Coord. Compras antes de iniciar el proyecto le debe tener el listado total de
materiales presupuestados y aprobados por Gerencia General con el fin de anticipar el proceso de
cotizaciones y logística.

 Si la F-LOG-001 Requisición de Compras es una solicitud de algún proyecto será

firmada por el Gerente Técnico, ya que es la única persona autorizada por el Coord.
De Compras para solicitar materiales y equipos para la obra y entrega la requisición a
Compras.
 Si la F-LOG-001 Requisición de Compras es una solicitud para el área
administrativa, esta será firmada por el jefe inmediato y la Gerencia General.
 El Coord. Compras verifica con el responsable de Almacén, las existencias de
insumos y/o suministros en el almacén, en caso afirmativo entrega los elementos de
acuerdo con el Procedimiento de Almacén (P-LOG-002).
 Cuando no se dispone del producto o si es un servicio el que se requiere, el Coord.
Compras con base en el registro de Selección de Proveedores (F-LOG-003) solicita
la cotización al proveedor seleccionado en medio físico o magnético, para realizar la
compra respectiva.
 El Coord. Compras elabora la Orden de Compra o Servicio (F-LOG-002)
relacionando los datos necesarios del producto o servicio, referencia, cantidad, tiempo
de entrega, forma de pago, competencia del personal y le asigna un número
consecutivo de órdenes de compra ubicado en la red de la empresa.
 Posteriormente el Coord. Compras envía la Orden de Compra al Proveedor.
NOTA:
 El Coord. Compras debe adjuntar siempre la requisición a la Orden de Compra o Servicio (F-LOG-002)
cuando vaya a solicitar su aprobación.

 La aprobación de contratos es realizada por la Gerencia.

El Coord. Compras guarda copia de la Orden de Compra o Servicio (F-LOG-002) u

orden de servicio y le anexa copia de la requisición firmada para cuando llegue la
factura del proveedor.

 Cuando se recibe el producto, el Almacenista verifica que el producto comprado

coincide con lo solicitado en la Orden de Compra o Servicio (F-LOG-002) y con la
remisión o factura del proveedor inspecciona la calidad producto adquirido a través de
F-LOG-007 Inspección de Material.
Nota: Cuando los productos llegan directamente a la obra en ejecución la verificación es realizada por el
Ingeniero Residente.
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En el caso de la contratación de servicios, el Coord. Compras o el Coordinador SSTA,

son responsables de verificar que se cumplen con los requisitos de la compra y
aprueban el servicio con un Vo.Bo en la factura o cuenta de cobro del proveedor.

 Una vez verificado el producto se aplica el

Procedimiento de Almacén (P-LOG-002) para el
manejo, almacenamiento, preservación y entrega de los
productos. Si al momento de la verificación se presenta
un producto o servicio no conforme el producto / servicio
no es recibido y se aplica el Procedimiento de No
Conformes (P-SST-004).