PR05-SST

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión:1

29/05/2021

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

Establecer los requerimientos de compra, fundamentados en el Sistema de

Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo para lograr la satisfacción del cliente y un
funcionamiento empresarial propicio.

Aplica a todas las compras y contrataciones de servicios que se desarrollen dentro

de la empresa que incidan en el Sistema de Gestión Integrado.

2. RESPONSABILIDADES

El Gerente es el responsable de la aprobación de las compras.

3. DEFINICIONES

 COMPRA ESPECIALIZADA. Compra de productos que tienen

especificaciones y requerimientos especiales que deben ser expuestos de manera
clara al proveedor.

 INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS. Instrucciones de compra que describe

claramente al proveedor los requerimientos de la empresa, se dan preferiblemente
como orden escrita, por ejemplo, orden de compra, contrato de prestación de
servicios, acuerdos con proveedores, fichas técnicas, entre otros.

 VERIFICACIÓN. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos especificados.

 PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto, por

ejemplo, productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto o prestador de
un servicio o información. En una situación contractual un proveedor puede
denominarse “contratista”.

 SELECCIÓN. Es la aceptación de un proveedor por la empresa a partir de los

resultados obtenidos en la evaluación de unos criterios que buscan asegurar la
capacidad del mismo para suministrar productos y/o servicios que satisfagan los
requerimientos.
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4. GENERALIDADES

4.1 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE COMPRA

Ante las necesidades detectadas de forma directa o indirecta, la persona encargada

del proceso de compras, verifica la existencia y disponibilidad de los productos
solicitados, revisando el inventario que se posee en ese momento; de existir el
producto, este procede a entregarlo con el fin se suplir la necesidad, de no ser
posible la gerencia inicia el proceso de compra.

4.2 PROCESO DE COMPRA

Determinada la necesidad de compra se remite al LISTADO MAESTRO DE

PROVEEDORES, con el fin de seleccionar el o los proveedores más aptos para dicha
compra. Si no existe un proveedor que puede satisfacer la necesidad de la compra,
se debe iniciar la selección de nuevos proveedores, que puedan suplir las
necesidades que presenta la empresa.

4.3 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE COMPRA:

En WELDING MONTAJES Y SOLDADURA SAS, se consideran productos/servicios críticos

los siguientes, de acuerdo a su categoría:

 Materiales, Equipos y herramientas necesarias para la prestación de los servicios.

 Elementos de Protección Personal.

 Servicios de mantenimiento equipos, herramientas, vehículos.

 Servicios de seguridad y Salud en el trabajo.

 Capacitaciones al Personal en Temas SST.

 Asesorías y Auditorias SG-SST

 U otros productos y servicios que en su momento se consideren crítico.

Esta información sobre proveedores críticos se actualizará cada vez que se presente la
necesidad de acuerdo a los nuevos proyectos que se vayan a ejecutar.
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Para iniciar el proceso de selección se debe solicitar la siguiente información:

TIPO DE PROVEEDOR REQUISITOS

Materiales, Equipos, máquinas y
herramientas necesarias para la
prestación de los servicios
Elementos de Protección Personal
Servicios de mantenimiento equipos,
máquinas y herramientas
Servicios de Seguridad y Salud en el
Trabajo (exámenes, capacitaciones)
Asesorías y Auditorias para el SG-SST
Certificados de Calidad
Fichas técnicas.
Hojas de seguridad.
Fichas técnicas de los EPP.
Portafolio, certificaciones, garantías
RUT y Hoja de Vida o Presentación de la
empresa. Licencia de Salud Ocupacional.
Licencias de Habilitación de IPS.
Hoja de Vida con soportes que cumplan
el perfil del Auditor Interno.

4.3 CRITERIOS Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para la efectiva y correcta compra deben establecerse unos criterios los cuales serán
analizados, para el ingreso de un nuevo proveedor.

Estos criterios serán analizados y de acuerdo al resultado obtenido por parte

de la evaluación establecida para la selección de los proveedores, se definirán los
criterios numéricos relacionados con la acción a ejecutar y la calificación final:
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% OBTENIDO
EN LA CRITERIO DEL ACCIÓN A TOMAR
EVALUACI
100 – DESEMPEÑO
Excelent Incluir en el listado
90%
89-80 e
Buen maestro
%–
79 o
Aceptabl NOdeincluir dentro del
proveedores.
60%
<5 e
Malo listado
9 maestro de proveedores
Cuando sea seleccionado un proveedor y se ingrese al LISTADO MAESTRO DE
PROVEEDORES, se deberá diligenciar el formato FICHA TÉCNICA DE PROVEEDORES,
con la información básica del proveedor seleccionado.

4.4 SOLICITUD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

Después de ser seleccionado el proveedor, el responsable de la compra comunica la

decisión tomada al proveedor seleccionado enviando el formato ORDEN DE COMPRA,
donde se especificarán en detalle las características del producto o servicio a solicitar,
la cantidad de producto, la unidad de medida, para que este inicie el proceso de
entrega del producto o servicio.

4.5 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS

Al momento de recibir los productos el responsable de la compra realizara una

revisión general del producto, en donde verifica las condiciones generales del
mismo, y se analiza si se satisface los requerimientos que se habían solicitado por
parte de la empresa. Si por algún motivo el proveedor incumple algunos de los
requisitos establecidos, se realiza la reclamación telefónica o personalmente y se le
pedirá corregir la anomalía hallada. Igualmente, en el momento en que el proveedor
entregue nuevamente el producto y/o servicio a la empresa, se repetirá
nuevamente el proceso hasta que se quede completamente conforme con lo
entregado.