Tema 1 El departamento de Recursos Humanos

1- Empresa y organización empresarial: ​Es una organización que combina recursos

financieros, tecnológicos y humanos para producir o comercializar bienes o servicios con el
objetivo de maximizar el beneficio.

1.1. Los recursos de la empresa​: son los medios que utiliza la empresa para lograr sus
objetivos:
- Financieros:​ son los fondos necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial.
- Tecnológicos​: inversiones que realiza la empresa para poder llevar a cabo su
actividad.
- RRHH:​ conjunto de personas que prestan su servicio a la empresa.

1.2. Las áreas funcionales de la empresa:​ departamentalización: No siempre están

separadas. Se puede dividir en 4:
1. Departamento de administración y recursos humanos: Dirección, administración,
contabilidad y rrhh
2. Producción
3. Comercial, venta o marketing
4. Económica-financiera

1.3. El organigrama de la empresa: ​Es la representación gráfica de su estructura

organizativa. Debe ser claro y conciso.

2- Organización formal de los recursos humanos​: ​Se hace una análisis de los
trabajadores que la componen, se le asignan funciones a cada uno y se determinan sus
interrelaciones. Los grupos de trabajadores se dividen en:

1. Estructura en línea o jerárquica: alta dirección, dirección intermedia y base operativa.

2. Estructura de apoyo/staff: colaboradores externos.

3- Departamento de Recursos Humanos: ​Se encarga de la gestión y administración

del personal.

- Gestión de personal: para que los rrhh funcionen eficientemente. Genera valor
añadido.
- Administración de personal: tareas burocráticas. Suelen estar descentralizadas.

3.1. Las funciones y tareas ligadas a la gestión de personal: ​En este departamento se
produce la gestión y la administración del personal. Algunas empresas pequeñas no tienen
este departamento y la administración la externalizan y la gestión la asume la dirección.

- Gestión de personal: conjunto de tareas que hacer para que los recursos humanos
funcionen (Selección, formación, evaluación del desempeño…).
- Administración de personal: tareas burocráticas que no generan valor añadido a la
empresa (Contratos, confección de recibos de salario…). Estas se suelen
externalizar a asesoría o consultorías.
Las funciones se desarrollan en tareas que se realizan en el departamento de RRHH:
3.1.1. Función de empleo

- Planificación de las necesidades de personal de la empresa: verificar los puestos de

trabajo y la cantidad de trabajadores, prever bajas.

- Análisis y descripción de cada uno de los puestos de trabajo: descripción de

funciones, actividades y tareas así conseguimos el perfil del candidato: formación
necesaria, experiencia requerida y nivel de responsabilidad.

- Captación y selección de los trabajadores: obtener candidatos a través de pruebas y

entrevistas.

- Plan de acogida de nuevos trabajadores: el proceso de adaptación debe ser lo más

amena posible.

- Evaluación del desempeño: evaluar si los objetivos de los empleados y de la

empresa concuerdan. Algunas formas de control son: Informes (fichas de control) y
entrevistas.

3.1.2. Función de desarrollo del personal:​ Motivación del personal para que desempeñen
sus tareas a través de:
- Formación del personal: es la herramienta que ayuda al trabajador a crecer dentro
de la empresa. Es un elemento motivador.
- Política de promoción: Hacer itinerario profesional o planificación de carreras para
motivar al empleado de forma que la productividad aumenta por las expectativas.

3.1.3. Función de compensación económica:​ Consiste en establecer un sistema de

retribución que sea: equitativo, competitivo y motivador.
- Valoración del puesto de trabajo y política retributiva que consiste en crear un
catálogo que incluya todos los puestos de la empresa.

3.1.4. Función de relaciones laborales​: Tiene como objetivo conocer la normativa laboral
vigente: Relación individual (Derechos y obligaciones del trabajador y posibles conflictos
con sanciones y despidos) y Relación colectiva (Contacto con los representantes de los
trabajadores, negociación de las condiciones colectivas de trabajo y posibles conflictos
como expedientes de regulación de empleo, huelgas…). Las tareas asociadas a esta
función son:
- Derechos y deberes laborales: relación entre el departamento de RRHH y los
trabajadores.
- Prevención de riesgos laborales: la empresa tiene obligación de prevenir y controlar
los riesgos que se puedan dar por la actividad laboral con un plan de prevención.

3.1.5. Función de servicios sociales:​ la empresa cede servicios a los trabajadores para
mejorar el clima en la organización. Su principal tarea es:

- Incentivos sociales voluntarios: bien para toda la empresa como Google o como
método de fidelización para los más cualificados.
3.2. Las funciones y tareas ligadas a la administración de personal: ​Las principales
tareas son:

- Documentación relativa al inicio de la relación laboral: Solicitar la afiliación a la

Seguridad social y darle de alta; registrar el contrato de trabajo en el SEPE y solicitar
los datos al trabajador cumplimentando el modelo 145 para la retención del IRPF.

- Elaboración del recibo de salarios: esta es la nómina, en ella figuran las

percepciones salariales, las no salariales y las deducciones.

- Cumplimiento de las obligaciones periódicas con:

● Seguridad Social: obligación de cotización a cargo del empresario.
● Agencia Tributaria: las deducciones son ingresadas en la Agencia de forma
trimestral a través del modelo 111 y otra anual a través del modelo 190.
- Documentación de incidencias laborales:control de absentismo, planificar
vacaciones...

- Trámites relacionados con faltas y sanciones: pueden ser leves, graves o muy
graves.

- Documentación relativa a la extinción de la relación laboral: por 4 causas

(finalización de contrato temporal, por despido, por dimisión o por incumplimientos
graves por parte del empresario. En los contratos temporales se debe avisar al
menos con 15 días de antelación. En caso de despido hay que hacer carta de
despido con los motivos. En todo caso debe haber finiquito con: pagas
extraordinarias, vacaciones no disfrutadas e indemnizaciones correspondientes.
Tras esto se expide el certificado de empresa para ir al paro.

- Información a los trabajadores: en tablón de anuncios, correo, notas internas, avisos

o atención directa.

4- Modelos de gestión de recursos humanos

4.1. Modelos basados en las tendencias tradicionales: ​Incrementar la productividad es

su objetivo reduciendo costes sin tener en cuenta la integración, motivación o satisfacción
del trabajador. Se cubren los puestos de forma rápida en vez de optimizar el proceso. La
formación es valorada por el empresario pero depende del trabajador.

4.2. Modelos basados en las tendencias actuales ​El objetivo es que el trabajador esté
satisfecho en la empresa así estará más motivado para hacer bien su trabajo y aumentará
su productividad. Se planifican las necesidades de personal presente y futuras, la captación
de personal se hace de forma minuciosa para que sus características concuerden con el
ambiente de trabajo y su integración sea rápida y efectiva. La empresa da formación a los
trabajadores para que se desarrollen y promocionen dentro de la organización para que no
se marchen.
Tema 2 Coordinación de la información en el departamento de
RRHH

1- La comunicación en el departamento de RRHH

La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa.
- Interna:
● Vertical: descendente (del jefe a los empleados) o ascendente (de los
empleados al jefe).
● Horizontal: Emisor y receptor están al mismo nivel en el organigrama.
● Informal: Surge espontáneamente de las relaciones interpersonales.
● Intranet
● Publicación institucional
● Entrevista personal
● Reunión grupal
● Pack de bienvenida
● Redes sociales
● Redes sociales corporativas
● Plataforma de gestión de tareas (checklist)
● Teléfono /Correo electrónico / videollamadas / mensajería instantánea
- Externa:
● Ambiental: la empresa es receptora de información.
● Corporativa: la empresa transmite la información.

1.1. Tipos y medios de comunicación en el departamento de RRHH

Este departamento debe transmitir a los trabajadores informaciones relacionadas con sus
funciones y tareas y resolver dudas sobre cuestiones administrativas.

- Interna​: Con los trabajadores para transmitir informaciones relacionadas con

procesos de selección o promoción… y resolver dudas. Se hace a través del tablón
de anuncios, circulares, notas de servicio interior, avisos…
- Externa​: con posibles candidatos y con el SEPE, SS, Agencia tributaria para los
procesos de selección y cumplir con las exigencias legales de las Adm. públicas
principalmente en las comunicaciones de las contrataciones al SEPE, ingreso de las
cotizaciones a la SS y la declaración de retenciones a cuenta del IRPF. Se hace a
través del teléfono, correo, atención directa… o por internet a través de Sepe, SS y
agencia Tributaria.

1.2. Estrategias y técnicas en la comunicación oral

Hay que desarrollar habilidades sociales y personales para lograr una comunicación
efectiva. Algunas estrategias son:

- Asertividad: expresarnos de forma amable, clara, directa y adecuada sin violentar a

los demás. Tiene como ventaja que mejora la confianza y el respeto. Hay diversas
técnicas: disco rayado, banco de niebla, aserción negativa y asertividad
confrontativa.
 - Escucha activa: escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el
mensaje completo que recibimos del interlocutor. Esto favorece una relación positiva
con más confianza.

- Conductas no verbales: como emisor y como receptor. Postura correcta, mirar a los
ojos sin intimidar, evitar tics.

1.3. Comunicación escrita

Debe ser claro, conciso y correcto desde el punto de vista gramatical. Se transmite una
imagen de la empresa. Los más usados son el correo que debe llevar una presentación, el
mensaje y la despedida todo en tono formal.

2- Sistemas de control de personal

Métodos y procedimientos utilizados en la empresa para controlar la asistencia y evaluar el
rendimiento.

2.1. Control del absentismo

- El absentismo laboral: índices de absentismo: el absentismo laboral es toda

ausencia de un trabajador de su puesto de trabajo en su jornada laboral, en las
horas correspondientes a un día laborable.
Hay dos tipos:

● Justificado: determinados derechos que tienen los trabajadores en cuanto a

permisos retribuidos como bajas por hijos, incapacidad temporal, matrimonio,
médico, traslado de domicilio… todos tienen que tener su justificante.
● Injustificado: falta de puntualidad,ausencias sin justificación o justificadas de
forma fraudulenta. En este caso no se percibe remuneración y puede ser
motivo de sanción e incluso de despido procedente.

- Cálculo de los índices de absentismo

1- Absentismo total= total horas ausencia/total horas de trabajo x 100
2- absentismo justificado= total horas de ausencia justificadas/ total horas de trabajo
x 100
3- absentismo injustificado= total horas de ausencia injustificada/ total de horas de
trabajo x 100

- Causas y consecuencias del absentismo laboral: depende de las condiciones de

trabajo y del buen ambiente haciendo que este sea satisfactorio o no para el
trabajador. Sí hay buen ambiente el absentismo baja. Los costes directos de la
empresa son los salarios, los pagos a la SS, la formación…
Los costes indirectos son la carga para el resto de trabajadores, costes de
captación, selección, adaptación de sustitutos…
La principal consecuencia del absentismo es el incremento de los costes directos e
indirectos de la empresa.
 - Medidas de control y prevención del absentismo: se dividen en dos tipos:

● Medidas de control: mediante observación directa, mediante elementos de

control, mediante huella digital o mediante otros métodos
● Medidas de prevención: suelen sustituir a las de control, estas son: mejorar la
comunicación interna, la motivación, el clima laboral, las condiciones de
seguridad laboral y mejorar la flexibilidad horaria.

- Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral: rellenando el formulario y

adjuntando los justificantes sí los hay.

2.2. Evaluación de resultados

La finalidad es comprobar si se han alcanzado los objetivos iniciales con un seguimiento
continuo y sistemático.

2.3. Auditorías
Proceso de evaluación en los procesos que lleva a cabo una empresa o un departamento.
Pueden ser internas o externas.
- Auditorías de RRHH: se basa en la observación. Se puede hacer en conjunto o por
separado. Con esta detectamos a tiempo los problemas asociados a nuestro
departamento y presentar soluciones.

3- Registro y archivo de la información y la documentación

3.1. El expediente de personal

Los expedientes de todos los trabajadores se agrupan en un fichero o archivo de personal
que depende de cada empresa. Debe recoger su historia laboral ordenada
cronológicamente. Puede contener: carta de presentación, currículum, informe de
resultados de las pruebas de selección, fotocopia del título exigido para la contratación,
fotocopia de otros títulos, copia del contrato de trabajo, prórrogas del mismo,
documentación asociada a la Agencia Tributaria (modelo 145), documentación sobre
formación, informe de desempeño y copia de las comunicaciones entregadas al trabajador.

3.2. Protección de datos de carácter personal

Hay que respetar el marco establecido por la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos
de carácter personal (LOPD). La agencia española de Protección de Datos es el órgano
encargado de la aplicación y verificación del cumplimiento de la ley y responsable de
sancionar las infracciones contra la normativa. Este proceso debe estar documentado en
cualquier empresa y se ha de hacer puntualmente la copia de seguridad de los ficheros
automáticos.

3.3. La protección del medio ambiente: gestión de residuos

Todas las empresas deben aplicar procedimientos destinados a minimizar el impacto
medioambiental por ejemplo en el gasto excesivo de papel y la eliminación de cartuchos de
tinta.

3.3.1. La técnica de las tres erres en la gestión de documentación

Reducir, reutilizar y reciclar