Tarea 2: Protocolo de Comunicaciones y Relaciones Laborales

Jesús Eli Campo Romero

C.C. 1.100.398.020

Javier Andres Tamara Hadechine

C.C. 1.100.629.704

Jesús Alberto Acevedo

Nasly del Rosario Hernandez Romero

CC. 64478266

Andres David Medina Suarez

C.C. 1103122110

Presentado a:

MARILIN IBETH OVIEDO CONTRERAS

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería

Protocolo

Corozal - Sucre
 INTRODUCCIÓN

La comunicación organizacional es una herramienta fundamental en las

relaciones laborales, puesto que da lugar a la transmisión de información para mejorar la

calidad del servicio que se está presentando tanto a sus clientes como a los empleados,

es por ello que para que una empresa logre el éxito es necesario manejar el protocolo de

comunicaciones, el cual se ve reflejado en el clima laboral, puesto que dependiendo de

la buena comunicación que exista dentro de la organización, es lo que se refleja a los

clientes, y si estamos bien internamente, lo que logramos comunicar externamente será

justamente lo que queramos transmitir (Informadora comercial 2016)..

La motivación laboral es la estrategia que tienen las organizaciones para

estimular a los empleados en relación con las actividades que realizan, es decir se trata

de incentivarlos y apropiarlos para que sientan como suyos los objetivos de la empresa,

para que sus metas personales vayan encaminadas a la de esta (Delgado 2014).
 TABLA DE CONTENIDO

INFORMACION DE LA EMPRESA .................................................................................................... 4

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ....................................................... 5
Interno: ..................................................................................................................................... 6
Externo: ..................................................................................................................................... 7
PLAN MOTIVACIONAL ................................................................................................................... 9
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 11
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 12
 INFORMACION DE LA EMPRESA

CASO EMPRESA PECAS M & S

Nombre de la empresa: PECAS M & S

Slogan: Lo define el grupo

Ciudad: SAN PEDRO - SUCRE

Fecha de Creación: 12 – 06 - 2015

Número de empleados: 65

Características de la empresa

• La empresa PECAS M & S tiene como actividad económica Venta de comida

y accesorios para mascotas.

• La estructura organizacional (organigrama) lo crea el grupo colaborativo.

 ORGANIGRAMA

GERENCI
A

Jefe Admistraci Gestion de

administrati on talento
vos humano
Mantenimie
Supervisor Cajeros Jefe de
nto
Contador recursos
humanos
Promotor Servicios
Vendedores
Asistente de ventas generales
contable Relaciones
publicas
Auxiliar de
Asistente almacen
de costo e
inventarios

Asistente
de compras

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

• En el protocolo de comunicaciones deben contemplar comunicación interna

(entre funcionarios) y la comunicación externa (la atención presencial, atención

telefónica y página web).

Protocolo de comunicaciones empresa PECAS M & S

Pautas generales de comunicación:

 En llamadas telefónicas: Tanto en llamadas internas como externas la persona

que atiende la llamada debe saludar, identificar la empresa e identificarse (Ej. Buenos

dias, Pecas M&S, le habla XXX), se debe atender la llamada de manera cortes

atendiendo los requerimientos o brindando la información oportuna y al finalizar debe

haber una despedida amena (Ej. Estamos a sus órdenes, gracias por llamar…)

Presentación personal (vestimenta): La ropa a llevar tanto para hombres como

mujeres debe ser cómoda, se asignara un uniforme (pantalón y camisa con el logo) que

debe llevarse de manera adecuada; las mujeres deben evitar el exceso de maquillaje,

cabello recogido o bien peinado; uñas limpias, calzado cerrado (tipo tenis para mayor

comodidad); los hombres deben tener buena presentación personal de su cabello y el

uso de barba si es el caso debe ser bien organizada.

Atención al cliente dentro de la empresa: Saludar y ponerse de pie, presentarse

debidamente al cliente, mirar a las personas a los ojos, llamar a la persona por su

nombre (señor…., señora….), no hacer comentarios imprudentes y ser cordial.

Interno:

Para evitar inconvenientes la empresa establece normas protocolarias para su

comunicación interna:

 Se utiliza la herramienta ascendente, y queda establecido que cualquier

tipo de comunicación debe ser enviada por medio del correo electrónico, en sección al

periódico interno o en casos que se requiera entrevistas.

 Los empleados deben llevar una relación cordial entre sí, por lo cual se

prohíben las relaciones sentimentales.

  Para informar sobre un despido a un empleado se deberá realizar en

privado o por medio de correo, en caso de que se presente algún suceso imprevisto en

público que requiera de despido, se pedirá a la persona que acompañe a la oficina de

recursos humanos.

Canales de comunicación interna:

Comunicación directa: Se da en todos los niveles de la empresa, debe facilitar

la interacción y el flujo de información. Para cierto tipo de información, según sea el

caso se deben usar canales más formales (correo electrónico, memorandos)

Boletines: Son emitidos por la gerencia y se dan para mantener informado a

todo el personal; pueden ser acerca de nuevos productos, capacitaciones y manejos,

actualización de materiales, etc.

Correo electrónico: Se usará en todos los niveles para dar información,

noticias, solicitudes. Cada sección o empleado tendrá acceso a su correo electrónico

empresarial.

Teléfono: Se usará una línea telefónica (conmutador) exclusiva para labores

relacionadas con el trabajo; en algunas áreas se asignará una línea celular que debe ser

bien administrada por el jefe de sección o departamento.

Reuniones: Se realizarán reuniones generales con los jefes de departamento

para actualizarse en información, solución de problemáticas y planteamiento de nuevas

estrategias; a su vez cada departamento tendrá reuniones semanales para tratar temas

referentes a sus actividades. Estas reuniones deben quedar consignadas por escrito.

Externo:
 En busca de crear, mantener y mejorar las relaciones con los clientes y posibles

clientes y proyectar una imagen favorable de nuestra empresa se establecen normas para

la comunicación externa:

 Correo electrónico: enviar información importante sobre nuestros

productos y promociones cada cierto tiempo o cada que se requiera y debe manejarse

con respeto.

 Sitios web: mantener al día con nuestros productos y con información

clara.

 Llamadas telefónicas: toda llamada recibida o realizada debe anunciar en

primera instancia la empresa y luego la persona que atiende y al finalizar hacerlo

cortésmente.

 Toda información de la empresa debe llevar el slogan, no importa que

esta sea irrelevante, pues de esta forma estamos siempre dando a conocer nuestra

empresa.

 El trato a los clientes siempre debe ser de usted o señor, siempre

demostrándoles respeto y amabilidad.

(Villanueva 2012)
PLAN MOTIVACIONAL

Introducción

En busca de crear un gran clima laboral y alcanzar las metas propuestas para

cada periodo, establecemos el plan motivacional, con el cual queremos lograr aumentar

en nuestros empleados el empeño y amor por nuestra empresa (Kyosera 2021).

Objetivos

 Incentivar a los empleados a realizar actividades de forma óptima,

cubriendo sus necesidades económicas y recreativas.

 estimularlos en su desarrollo intelectual.

 Promover en los empleados la motivación al logro, a través de la

búsqueda de la realización personal.

Destinatarios

El presente plan motivacional está dirigido a las personas que se encuentran

vinculadas a la empresa mediante contrato laboral (no incluye el comité directivo)

(Kyosera 2021).

Bases de la motivación

La motivación es la fuerza que nos impulsa a realizar algo, esta nos permite

crear hábitos, intentar cosas nuevas, sostener el esfuerzo en alguna tarea que

consideremos gratificante o productiva, e incluso es necesaria para satisfacer algunas

necesidades fundamentales (Kyosera 2021).

Plan de motivación

Teniendo en cuenta que además de la comunicación, el estado de ánimo y la

motivación de los empleados para ejercer una labor son de vital importancia, por ello

PECAS M & S cuenta con el siguiente plan motivacional:

Interno
  Reconocimiento de logros laborales en un periodo de tiempo designado

por la empresa

 Enfatizar mediante charlas el plan de riesgo laboral y la promoción de la

salud, para que se evidencia que no es solo es el resultado obtenido, sino que también

los empleados son de vital importancia

 Incentivos por relacionamiento o cumplimiento de las normas u otro

motivo, mediante bonos, eventos sociales, que ayuden a crear lazos más fuertes entre

todos.

 Beneficios sociales, como seguro dental, servicio de guardería

 Capacitaciones a todo el personal en su área específica, sin importar si

este es profesional o no, del aprendizaje continuo dependerá en gran manera los

resultados finales.

Externo

 Promociones, para los clientes fieles de la empresa.

 Capacitaciones, en caso de requerirse, se le enseña al cliente el manejo

del electrométrico comprado.

 Plan de pago a cuotas, facilidad de pago para los productos de mayor

necesidad.
 CONCLUSIONES

La empresa PECAS M & S. nos enseña que la finalidad de su protocolo de

comunicación es primordial para alcanzar los objetivos propuestos dentro de la empresa

y de esta manera poder satisfacer las necesidades de sus clientes y los propios, aplica

una comunicación formal porque se comunica de forma equitativa y se da a conocer

mediante publicidad virtual, revistas y catálogos donde muestra precios, referencias y

promociones, internamente reconoce a sus empleados y los motiva, externamente

realiza promociones para los clientes y plan de pago de cuotas.

 BIBLIOGRAFIA

Delgado Pardo J. (2014). Motivación organizacional y bienestar laboral. Recuperado

https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/12781/ENSAYO%2

0FINAL%20JENNY%20DELGADO%20PARDO.pdf;sequence=1

Informadora comercial (2016). Comunicación organizacional: tipos, flujos, barreras y

auditoría. Recuperado de http://informadoracomercial.com/comunicacion-

organizacional-tipos-flujos-barreras-y-auditoria/

KYOSERA (2021) Plan de motivación laboral: una estructura de ejemplo. Recuperado

de https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/insights-

hub/articles/plan-de-motivacion-laboral-guia-para-elaborarlo.html

Villanueva López, R. (2012). Gestión de protocolo (UF0043). Málaga, Spain: IC

Editorial. Recuperado de https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/54191?page=42.