RRHH TEMA 3

EL DEPARTAMENTO DE RESURSOS HUMANOS EN LA EMPESA

El departamento de recursos humanos tiene su origen en trabajos de naturaleza
administrativa como los trámites de elección de los trabajadores, la realización de contratos,
nóminas y seguros sociales, etc.
En toda organización existe un departamento de personal o de recursos humanos. En este
se organizan, dirigen, coordinan, retribuyen y estudian las actividades de los trabajadores de
una empresa.
Los trabajadores son considerados como uno de los activos más importantes para conseguir
los objetivos marcados por la organización.
Un departamento de recursos humanos se organiza a partir de dos factores principales: el
tamaño y la actividad de la empresa.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

La forma de organizar y gestionar el personal viene determinada por la cultura empresarial,
que es el conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que determinan el
comportamiento de las personas en la empresa.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

- Organización formal:
· La establece la dirección
· Las relaciones las marca la posición jerárquica.
· Las actividades las marca la dirección.
· Persigue fines empresariales.
· La comunicación sigue caminos jerárquicos.
· Los grupos de trabajo se forman por departamentos.
· La autoridad la ejercen los directivos.

- Organización informal:
· Surge espontáneamente.
· Las relaciones se establecen por amistad, afinidad, enemistad, etc.
· Las actividades se realizan voluntariamente.
· No tiene por qué perseguir los fines de la empresa.
· La comunicación se establece por conversaciones espontáneas, rumores, contactos en los
descansos, etc.
· Los grupos se forman por amistad, afinidad, etc.
· La «autoridad» pueden ejercerla las personas a las que sus compañeros consideran
«líderes».

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

- Función de empleo:
Comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y
formación del personal. Las tareas principales que corresponden a esta función son:
· Planificación de plantilla.
· Descripción de los puestos de trabajo.
· Definición del perfil profesional de los candidatos a un puesto de trabajo.
· Selección de personal.
· Formación de personal.
· Acogida e inserción del nuevo personal.
· Tramitación de suspensiones de empleo.
· Tramitación de despidos

- Función de administración de personal:

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas, como:
· Elección y formalización de los contratos.
· Gestión de nóminas y seguros sociales.
· Gestión de permisos, vacaciones, horas extras, bajas, movilidad de la plantilla.
· Control del absentismo.
· Régimen disciplinario.

- Función de retribución:
Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados.
La finalidad de la función de retribución consiste en el estudio de fórmulas salariales, la
política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías
profesionales.
 - Función de desarrollo de los recursos humanos:
Comprende las actividades de:
· Crear planes de formación y llevarlos a cabo.
· Estudiar el potencial del personal
· Evaluar la motivación
· Controlar el desempeño de las tareas
· Incentivar la participación
· Estudiar el absentismo y sus causas.

- Función de relaciones laborales:

Se ocupa fundamentalmente de la resolución de los problemas laborales.
Normalmente se desarrolla negociándose con los representantes de los trabajadores y trata
temas como la contratación, la política salarial, los conflictos laborales, la negociación
colectiva, etc.
También se incluye la prevención de riesgos laborales, la seguridad e higiene en el trabajo y
la acción social de la empresa con los trabajadores.
Asimismo, adopta las medidas para equilibrar las desigualdades entre los trabajadores y
trata de alcanzar un equilibrio y un clima de trabajo agradable.

- Función de servicios sociales:

Esta gestiona los servicios sociales que tienen como objeto beneficiar a los trabajadores y
mejorar el clima laboral. Estos pueden ser:
· Economatos.
· Guarderías.
· Residencias de vacaciones.
· Becas y ayudas para estudios.
· Servicios médicos de empresa.
· Seguros colectivos de vida.
· Seguros complementarios de jubilación y enfermedad.
· Clubes deportivos y centros recreativos.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Forman parte de la gestión de RR.HH. todas aquellas labores enfocadas a la gestión de
empleados de una compañía. Si se lleva a cabo de la manera adecuada, permitirá a la
empresa incrementar sus beneficios y productividad, abaratar costes y ser más competitiva.
Un buen departamento de RR.HH. ha de identificar las necesidades de la empresa y de los
empleados de manera individual y conjunta, desde el reclutamiento y selección de personal,
la revisión del rendimiento hasta su formación o implantación de políticas de mejora del
bienestar del trabajador.

SÍNTOMAS DE UNA MALA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

- Rotación excesiva:
La excesiva rotación de personal es síntoma de mala gestión. Hay que diferenciar entre la
rotación, la rotación entre vacantes y la fuga de talentos.
La rotación entre vacantes se trata de algo frecuente en épocas de crisis y suele suceder
cuando el empleado se ve obligado a cambiar de puesto para continuar en la empresa
porque el suyo ha desaparecido.
También será fundamental preguntarse por qué se están yendo los empleados, si se les
reconoce adecuadamente, si las políticas de retribución, trabajo, son las idóneas, etc.
Se puede predecir la rotación de personal y toma decisiones estratégicas con un programa
automatizado para elaborarlas y recibir los resultados con informes muy visuales y fácil de
interpretar.

- Incertidumbre:
Es imprescindible fijar unos objetivos, monitorizar y evaluar las tareas encaminadas a
conseguirlos. Si no se hace, creará en los empleados una sensación de incertidumbre
respecto de la utilidad de lo que se están haciendo y repercutirá en su motivación. La
planificación también es importante.
También es importante que los empleados conozcan sus opciones de formación y de futuro
en la organización, de esta manera se sentirá más comprometido con el proyecto.

- El absentismo laboral:
El absentismo laboral es otro síntoma de una mala gestión. Cuando el trabajador se siente
estresado aumenta el absentismo que implica consecuencias sobre la productividad, en
especial en aquellos casos en los que acaba derivando en una baja laboral.

- Caída de la productividad:
El rendimiento se encuentra directamente relacionado con cómo se siente el empleado. Un
empleado feliz es más productivo, mientras que uno estresado, todo lo contrario.
Un clima laboral positivo que valore el entorno físico y ambiental del individuo es un
aspecto clave y lo mismo ocurre con la motivación.
 - Falta de flexibilidad en la gestión de recursos humanos:
Los trabajadores valoran la flexibilidad horaria y la consideran imprescindible para conciliar
ya que priorizan este tipo de políticas sobre otras como el salario. La posibilidad de entrar
en un rango horario, de trabajar desde casa, etc. son políticas muy valoradas por los
empleados.

SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Un sistema de administración de RR.HH. es una herramienta tecnológica formada por un
conjunto de softwares de gran precisión y fácil manejo cuyo objetivo es facilitar la gestión
administrativa con la máxima eficiencia como tareas relacionadas con la gestión del
personal, gestión del tiempo, etc.

VENTAJAS DE USAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

- Recompone las prioridades de un negocio ya que dan el mayor valor al activo más
valioso, los trabajadores.

- Permite gestionar toda la documentación en un mismo lugar, evita pérdidas de

documentos o errores en su gestión e incluso brinda ahorro de tiempo en la
búsqueda de información.

- Aumenta la productividad.

- Reducción de carga laboral.

- Optimiza procesos tales como:

· Facilita la organización de tareas.
· Ayuda a priorizar qué es lo importante y lo que no.
· Agiliza los procesos de reclutamiento.
· Concentra toda la información y las peticiones en una misma plataforma.
· Automatiza procesos rutinarios y manuales que se solucionan con procesos digitales.

- Seguridad y fiabilidad a tus datos: permite una gestión más segura de los datos. Todo
está almacenado en la nube, lo que permite acceder a cualquier información desde
cualquier lugar. Se garantiza la legalidad, protección y privacidad usando la firma
digital, certificados electrónicos, auditorías y ciberseguridad para blindar los datos.

- Informes para tomar decisiones: es la capacidad del sistema de realizar informes de

trabajo e informes de gestión con toda la información de cada uno de los módulos. El
software analiza e interpreta los datos para proporcionar una información objetiva y
exhaustiva, lo que permite a los responsables tomar mejores decisiones.
 - Crece con tu empresa: Siempre está en continuo crecimiento y actualización. Esto
hace que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

TIPOS DE SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS

- Sistema de RR.HH. de reclutamiento y selección: automatiza todas las fases desde
una misma plataforma para garantizar que solo llegan a la última fase los candidatos
más preparados para el puesto.

- Sistema de RR.HH. de gestión del tiempo: ofrece los mecanismos necesarios para
garantizar el control y coordinación de los equipos de trabajo. Esta formado por tres
módulos:
· El control horario que se asegura de registrar las horas trabajadas.
· La gestión de turnos que organiza quién trabaja.
· El control de vacaciones que se preocupa de las ausencias y permisos.

- Sistema de RR. HH. de evaluación del desempeño: se encarga de medir y analizar el

rendimiento de los trabajadores, comprobar cuáles son las competencias en las que
destaca y en qué habilidades necesita formación. Esta herramienta promueve el
talento interno y que las empresas exploten el potencial de sus trabajadores.

- Otros sistemas de recursos humanos de gestión del personal:

· Organigrama. Organización y coordinación de equipos.
· Formación. Capacitación y desarrollo de la plantilla.
· Encuestas de clima laboral. Consultar el ambiente, la motivación o la relación entre
empleados.
· Gestión documental. Manejar toda la documentación e información.
· Informes de RR.HH. Exportar en gráficos y datos visuales los resultados de cada módulo.

LA COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAENTO DE RECURSOS HUMANOS

Dentro de la empresa y del departamento de RR.HH es imprescindible un proceso
comunicativo eficiente.
La transmisión de la información y el mensaje se canaliza a través de un medio o canal de
comunicación. Los tres medios de comunicación básicos son el escrito, el oral y el no verbal.

COMUNICACIÓN ESCRITA
Existen diferentes formas de comunicación escrita como son las notas, informes, manuales
de instrucciones, etc.
Este medio es muy útil para recordar y aportar detalles técnicos. Los empleados reciben la
información escrita para tener una mayor comprensión del material.

El correo electrónico es una herramienta que traslada rápidamente la información escrita a

todos los niveles de la organización. Los usuarios pueden enviar mensajes, añadir
información y transmitirla rápidamente a mucha gente. Reduce diferencias de rango y
aumenta la motivación del empleado para comunicarse con los niveles más altos en la
organización.

El correo electrónico también puede crear problemas cuando los empleados transmiten
innecesariamente sus mensajes a muchos receptores o tienen dificultad al codificar y
descodificar el tono emocional de un mensaje.

Actualmente también se utilizan medios de comunicación escrita inmediata como

WhatsApp o Telegram, que permiten enviar textos e imágenes y resolver problemas en
tiempo real.

COMUNICACIÓN ORAL
La comunicación oral va desde una simple conversación entre empleados hasta el discurso
del CEO de la compañía.

La interacción cara a cara es la forma más efectiva de comunicación verbal para persuadir o
motivar al receptor ya que es más personal y da lugar a una retroalimentación inmediata.

También se da la comunicación oral no presencial usando aplicaciones como Teams, Zoom,

etc.

COMUNICACIÓN NO VERBAL
La comunicación no verbal es todo mensaje enviado o recibido independientemente de la
palabra escrita o hablada.

Incluye factores como el uso del tiempo y el espacio, la distancia entre las personas, el uso
de los colores, ropa, etc.

La comunicación por señas incluye acciones, gestos, expresiones de la cara, el aspecto del
transmisor, el momento y el contexto del mensaje.
Esta comunicación proporciona información relevante.

Las fuentes de comunicación no verbal son:

- Movimientos corporales o gestos.
- Contacto físico.
- Expresiones faciales.
Son acciones no verbales positivas:
- Mantener el contacto visual.
- Asentir ocasionalmente con la cabeza en señal de conformidad.
- Sonreír y mostrarse animado.
- Inclinarse hacia el interlocutor.
- Hablar pausadamente, en un tono tranquilo que induzca seguridad.

Son acciones no verbales negativas:

- Mirar a otra parte o desviar la mirada del interlocutor.
- Cerrar los ojos.
- Emplear un tono de voz desagradable.
- Hablar demasiado rápido o demasiado despacio.
- Bostezar con frecuencia.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE
Es la que más abunda en la empresa: se origina en algún punto de la organización y va hacia
abajo a través de la estructura jerárquica. Normalmente surge del superior inmediato y
recoge información acerca de las actividades de los subordinados.

La comunicación podrá hacerse de manera formal o informal, con comentarios ocasionales

de los directivos a los subordinados. Con este sistema, los directivos y supervisores
comunican a sus subordinados:
- Instrucciones para el trabajo.
- Justificación racional del trabajo.
- Comunicación de los objetivos a alcanzar.
- Información sobre las pautas que deben seguir para cumplir sus decisiones.
- Conocimiento sobre los procedimientos y prácticas de la organización.
- Retroalimentación sobre su desempeño.

Los diferentes canales que se utilizan para llevar a cabo para esta comunicación son:
- Boletines y periódicos: resulta muy útil cuando la empresa es grande. Establece una
comunicación de forma regular e informa sobre aspectos importantes de la empresa.

- Folletos: Se utilizan para información de carácter permanente, como el organigrama

de la empresa, los productos que se fabrican, la descripción del puesto, etc.

- Circulares: se utilizan con motivo de algún acontecimiento extraordinario. Son muy

útiles para atajar rumores rápidamente o para comunicar información urgente.

- Correo electrónico: resulta muy útil y puede llegar a sustituir a los demás canales.
 - Audiovisuales: su objetivo es explicar procedimientos de trabajo, promociones o
cualquier información. Puede ser muy útil para organizaciones que tengan sedes en
distintos puntos geográficos. Uno de los medios más utilizados es el webinar.

- Reuniones: Se convocan de forma periódica para intercambiar información o

esporádicamente cuando surja algún problema en concreto.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE
La comunicación ascendente es el flujo de información que va hacia arriba jerárquicamente,
desde los empleados a sus superiores ya sean sus inmediatos supervisores u otras personas
que se encuentren en un nivel superior.

La comunicación ascendente presenta, entre otras, las siguientes ventajas:

- Los subordinados proporcionan sugerencias y comentarios para que los superiores
las pongan en práctica y mejore la organización.

- Motivación del empleado ya que permite al personal de nivel inferior expresar su

postura u opinión.

- Crea buena relación entre personal y dirección

- Crea un entorno favorable y promueve la armonía.

- Toma de decisiones: Los ejecutivos de nivel necesitan mucha información antes de

tomar una decisión y los subordinados se la proporcionan.

- Desarrollo de ideas creativas e innovadoras basadas en las sugerencias constructivas

de los subordinados.

A pesar de tener muchas ventajas, también tiene desventajas como:

- Falta de voluntad o iniciativa para dar información.

- Miedo a la ineficiencia y los superiores.

- Indisciplina por no usar los canales adecuados o no respetar la cadena de mando.

- Adulación con el fin de convencer a sus superiores ocultando la verdad o dando

información incompleta.

- Riesgo de distorsión de los mensajes por miedo a decir lo que realmente ha sucedido
a sus jefes, ya que podrían enfrentar a algunos problemas.

- Retardos en la comunicación.
 - Negligencia del supervisor que rechaza el flujo de comunicación ascendente y
desatienden sugerencias constructivas y opiniones para la mejora de la organización.

MECANISMO DEL RUMOR

Es un tipo de comunicación informal ascendente muy frecuente en las organizaciones.
Muchos de los empleados de la empresa hacen más caso de los rumores que de la
información transmitida a través de los canales formales. Los responsables de RRHH deben
conocer cómo funciona por varias razones:
- Es realmente una fuente de información ascendente.
- Afecta a la motivación y satisfacción de los subordinados.
- Proporciona retroalimentación sobre diversos aspectos.
- Los supervisores y directivos carecen de las pautas para valorarlo de forma
adecuada.

Si bien es cierto que el rumor puede ser una fuente de información inexacta, funciona
positivamente como señal temprana de aviso de cambios en la organización, como
mecanismo para fomentar la cohesión del grupo y como medio informal para lanzar ideas
de otros.

La comunicación mediante el rumor se ajusta a patrones predecibles. Las investigaciones

realizadas en torno al rumor aportan los siguientes datos:
- El rumor es más veloz que los canales formales.
- Su exactitud se cifra en un 75%.
- Los empleados ponen su confianza en él cuando se sienten inseguros., amenazados o
cuando se avecinan cambios en la organización.
- Los empleados utilizan el rumor para adquirir la mayor parte de su información en
condiciones de trabajo.
- Los directivos no pueden controlarlo.
- No se puede eliminar fácilmente.

La recomendación clave que puede hacerse a los directivos es que hagan un seguimiento del
rumor e influyan en él en vez de intentar controlarlo o sofocarlo. La dirección de RR.HH.
debe mostrar no solo capacidad para escuchar, sino también para guardar la
confidencialidad y cierta habilidad para descubrir la veracidad del rumor.
BARRERAS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ
- Barreras de proceso:
· Barrera del emisor: este no hace la transmisión del mensaje de forma correcta y no
consigue que el receptor lo comprenda adecuadamente.
· Barrera de codificación: el emisor y el receptor han de expresarse de forma coordinada.
· Barrera del mensaje: la sobrecarga de información supone también una barrera.
· Barrera del medio: la posición que una persona ocupa en la jerarquía de la organización
puede ser motivo de distorsión en la comunicación.
· Barrera de decodificación: no saber dar respuesta ante cierta conducta.
· Barrera del receptor: la percepción selectiva o juicio de valor es una barrera del receptor.
· Barrera de feedback: entendimiento erróneo de la comunicación entre emisor y receptor.

- Barreras personales:
· Tendencia natural a evaluar o juzgar el mensaje del transmisor.
· No practicar la escucha activa.

- Barreras físicas: la distancia que separa a los empleados puede producir

interferencias en la comunicación.

- Barreras semánticas: aparecen en forma de errores de codificación y de

decodificación, puesto que estas fases de la comunicación implican la transmisión y
la recepción de palabras y símbolos.