Definirlos clara y detalladamente es

fundamental para poder organizar un

evento y desarrollar adecuadamente
el resto de etapas, tanto a nivel
PROPÓSITO estratégico como organizativo.
DEL
EVENTO

Plantear el objetivo principal que se 1. Plantear los objetivos de

pretende alcanzar con tal
planificación y, a partir de este,
debes definir pequeñas metas que
te ayudarán a conseguir el
propósito final del evento.
nuestro evento:objetivos
específicos y medibles.
2. Establecer las estrategias para
conseguir los objetivos.
3. Establecer los medios de control
del cumplimiento de los objetivos.

1. (WHY) ¿Por qué se celebra el evento?

Tiene que haber razones de peso que
confirmen la importancia y viabilidad de la
celebración del evento.

2. (WHO) ¿Quiénes serán los interesados en el

evento? Públicos objetivos. Estos incluyen
grupos de interés internos, tales como el
La respuesta idónea a Consejo de Administración, Comisión, el
estas cinco cuestiones personal y el público o invitados y actores
puede servir para externos, como los medios de comunicación y
IDEA CENTRAL DE los políticos.
conceptualizar y
CONCEPTUALIZACIÓN
contextualizar un evento
de forma pertinente y
eficaz. 3. (WHEN) ¿Cuándo se llevará a cabo el evento
? ¿hay tiempo suficiente para investigar y
planificar el evento? ¿Hay suficiente tiempo para
satisfacer las necesidades de la audiencia? y, si
el evento es al aire libre, ¿estará adaptado a las
condiciones climáticas previsibles para cada
época del año?

4. (WHERE) ¿Dónde tendrá lugar el evento? La

elección del lugar debe aunar de forma
armónica las siguientes variables: las
necesidades de la organización del evento, el
confort público, la accesibilidad y el coste.

5. (WHAT) ¿Qué contenido quiere transmitir el

evento? Siempre debe casar con las
necesidades, deseos, deseos y expectativas de
la audiencia y debe crear sinergias con el por
qué, quién, cuándo y dónde del evento.

Lanzamiento Describir las

características o Sugerir Reducir
de un nuevo
Informar producto u usos del nuevos usos del temores, aclarar
producto. producto. confusiones
oferta..
Informar, Apoyo a causas
persuadir sociales, mejorar
la imagen de la
marca o
empresa.

Adelantar el
Atraer nuevos Proponer al
momento de la Crear preferencia
consumidores, cliente que entre
Persuadir compra, incrementar la de marca, cambiar
animar al cambio de en contacto con
frecuencia de uso y/o el posicionamiento.
marca. la empresa
cantidad a comprar.

Búsqueda de la
Elaboración Definición de Lista de invitados,
localización y
PRE-EVENTO de un briefing los objetivos
invitación y
establecer fecha
confirmación
del evento

- La idea creativa
- El público objetivo Elaboración del
Tipos de Como se va a
- La fecha y lugar de celebración presupuesto,
presidencia y el promocionar el
- El presupuesto necesidades y
Pasos para el - El programa del desarrollo del anfitrión evento
patrocinadores
planteamiento evento
de un evento - Las gestiones con los proveedores
- Las acciones durante, antes y
después del evento.

Realizan diversos
Visitar el lugar donde va a Gestiones con los ensayos y se
DESARROLLO desarrollarse el evento para Elaboraun plan
proveedores establece un escaleta
DEL así realizar el seguimiento necesarios para el de trabajo para que pueda seguir
EVENTO del montaje para que todo proyecto. el equipo de
esté preparado. producción.

ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
Puesta en escena:
Ser Trending Tópic Organigrama y
Planificación y
durante el evento Cronograma ejecución

Elegir un buen hashtag, fácil de recordar.

-Haz emisiones en streaming para
potenciar el uso del hashtag
- Destácalo en todos los sitios
posibles: en las pantallas, folletos,
agenda del evento.Comparte
contenido visual y que impacte
- Monitoriza bien el hashtag e
interatúa con los asistentes

Revisar las
Analizan los Valorar la
La consecución redes sociales,
POST-EVENTO resultados satisfacción del
de los objetivos monitorización
obtenidos. cliente,
del hashtag

Elaboración de
reporte y
sugerencias

Establece el cómo va a
llevarse a cabo cada uno de Reflejará su identidad ELEMENTOS:
los aspectos del evento: los ytransmitirá el valor Espacio,
DISEÑO diferentes actos, la de la marcaa todos los Iluminación,
decoración, el personal del asistentes Color
mismo y el ambiente.

Definir la cantidad de Los invitados generalmente serán clientes

ELABORACIÓN asistentes y potenciales, socios comerciales, entidades
DE LISTA DE confeccionar la lista colaboradoras y otros invitados de interés,
INVITADOS de invitados. junto con los medios de comunicación.

Definir el diseño de las

ENVIO DE Pedir confirmación de
invitaciones, y
INVITACIONES asistencia, y con dos
enviarlas con 30 días
Y ENTTREGA de anticipación. días de anticipación

Se encarga de preparar,
Servicio dealimentación La comida puede
presentar, ofrecer y servir Este servicio lo
institucional o alimentación serpreparada
comidas en todo tipo de ofrecen
colectiva que provee una completamente en el
CONTRATACIÓN eventos,que van desde un normalmentepara
cantidad determinada lugardel evento, o bien,
DE CATERING simple desayuno,hasta servicio banquetes,
decomida y bebida en fiestas, prepararse antes, ydarle
completo tipo restaurantcon convenciones y
eventos ypresentaciones de los toques finales una vez
mesoneros, cocina, bodas.
diversa índole. llegue.
decoracióny limpieza.

La fecha y tiempo de Saber la cantidad de dinero exacta

CONTRATACIÓN Realizar un
que vas a pagar por la
la presentación al contrato que sea
DE AMBIENTE presentación, incluyendo pagos
igual que la duración firmado por el
MUSICAL adicionales como el transporte,
de la misma. artista.
alojamiento, comida

Adaptarlo a la Iluminación Detalles

DECORACIÓN
temática del para un decorativos
DEL LOCAL
evento evento esenciales

Lo habitual es enfocar la Ayudará a crear diferentes 1. Telas:nos pueden ayudar en la decoración

decoración a los colores ambientes para comunicar para separar zonas o decorar techos y
corporativos de la sensacionesa los asistentes paredes.La seda es perfecta porque aporta
marcao por el contrario, al evento luminosidad y elegancia
centrarse en una 2. Flores:adecuadas para eventos
temática que esté corporativos y bodas,darán mayor colorido a
presente en todo el la celebración
evento 3. Velas:combinando aromas y diseños,nos
darán la posibilidad de diseñar diferentes
Destacar elementos o
ambientes, creando pasillos o decorando las
lugares, por medio de
mesas de los invitados
cuarzos, globos o
4. Letras:corpóreas o con relieve,haciendo la
gelatinas combinando
función de photocall,para levantar la
Conseguir que todas las colores y formas,
atención de los asistentes. Por otro
actividades de la controlando su
lado,transmitiendo mensajes corporativos a
celebración estén intensidaden todo
lo largo del evento
relacionadas para crear momento.
5. Córners:para crear funcionalidad al evento
una atmósfera única y o simplemente, por decoración
especial

BIBLIOGRAFÍA

https://esculturaeventos.com/blog/objetivos-evento-empresarial/
https://salgadoeventos.com/como-decorar-un-evento/
https://protocologranada.com/2015/10/06/las-5ws-en-la-defincion-y-conceptualizacion-de-un-evento/
file:///C:/Users/Evelyn/AppData/Local/Temp/Plan%20de%20Negocios%201%20Catering.pdf
https://esculturaeventos.com/blog/diseno-eventos/
https://letigrijo.com/como-organizar-un-evento/