7 CLIENTES QUE TODO

ORGANIZADOR DE
EVENTOS TIENE
COMUNICACIÓN Y MERCADEO DE EVENTOS

¡Los planificadores de eventos se ponen a trabajar con algunos clientes de eventos

realmente increíbles y algunos clientes realmente locos! Al final del día, es lo que hace
que la planificación de eventos sea divertida y te mantiene alerta. Aquí hay 7 clientes
que cada organizador de eventos podrá identificar.

Como planificador de eventos, probablemente haya comenzado a notar los diversos tipos de
clientes de eventos con los que se encuentra y con los que tiene que trabajar. Algunos pueden ser
súper agradables y útiles, y otros pueden ser una pesadilla para trabajar. Es importante comprender
todo tipo de clientes y saber cuándo retroceder o alejarse de una mala relación antes de que suceda.
Los planificadores de eventos deben tener en cuenta los tipos de clientes de eventos con los que
puede terminar trabajando y cómo tratar con ellos, ya sea que las cosas vayan bien o parezcan estar
reduciéndose a una línea borrosa.
Hay varios tipos de clientes con los que trabajan los organizadores de eventos. A continuación se
muestran solo algunos que parecen aparecer con más frecuencia.

La referencia
Es bastante común que los planificadores de eventos
sean referidos por clientes anteriores, personas en su
red o proveedores a una nueva clientela. Siempre es
emocionante y refrescante trabajar con gente nueva,
pero no conocer sus antecedentes, cómo trabajan y lo
que buscan lograr siempre son peldaños para asegurarse
de lograr una relación exitosa con el nuevo cliente y el
evento en el que está. planificación.

Es posible que algunas referencias nunca hayan

trabajado en un evento antes, así que tómese el tiempo
para guiarlas a través del proceso. Es posible que este
tipo de clientes hayan trabajado anteriormente con otros
organizadores de eventos, por lo que es posible que solo
les guste o conozcan una forma de técnicas de
planificación. Como planificador de eventos, es su
trabajo dar un paso adelante y explicarles a estos
clientes su proceso: guíelos a través de su rutina y vea si tienen alguna pregunta. Es mucho más
fácil hacerles saber por adelantado lo que hará, en lugar de ver a la mitad que están confundidos o
que no disfrutan el proceso.

El Sobresaliente
Los planificadores de eventos ya son súper felices, personas exuberantes. Trabajar con un cliente
que también es de un tipo similar a veces puede poner un freno a la relación que entablas con él.
Dos personas (el planificador de eventos y el cliente) con personalidades exageradas pueden ser
una receta para el desastre, a menos que recuerde que el planificador debe ser profesional y cumplir
siempre con el cliente a mitad de camino. Escuche lo que tienen que decir, cuáles son sus ideas y
brinde siempre un servicio de calidad, incluso si el cliente cree que sabe más que usted.

Algunos clientes que tienen un rendimiento superior tienden a enviar mensajes de texto, llamadas,
correos electrónicos y, a veces, se presentan en su puerta a todas horas para asegurarse de que todo
funcione sin problemas. Por lo general, verá este tipo de clientes en el área del evento de la boda;
por supuesto, solo verifican tres veces que todo funcione sin problemas para su día perfecto. Y
puedes culparlos? sobresalir es una gran cualidad, siempre y cuando no te enfrentes con los que te
rodean.

El cliente ideal
Luego, por supuesto, está el cliente perfecto e ideal. Como planificador de eventos, este tipo de
clientes solo pueden aparecer de vez en cuando, por lo que debemos tener en cuenta que, de alguna
manera, todos los clientes son ideales para trabajar. El cliente ideal suele ser muy abierto para
comunicarse, toma bien las instrucciones y llega a la mesa con sus propias ideas. Inmediatamente
le brindan toda su confianza y aprecian abiertamente su tiempo, habilidades y conocimientos como
planificador de eventos.

Los clientes ideales suelen ser fáciles de convertir en clientes leales que vuelven a usted una y otra
vez. Cree una relación duradera con ellos que sea abierta, confiable y afectuosa. Si hace bien su
trabajo como planificador de eventos, debería poder asegurar un cliente comercial de por vida y
posiblemente también una gran amistad.

El rompedor de promesas
A los clientes les encanta prometer que llegarán a tiempo, llevarán cheques a las reuniones,
ayudarán a buscar los artículos necesarios en un evento, etc. Todos los planificadores de eventos
conocen la importancia de hacer que cada cliente firme un acuerdo que los obligue a realizar los
artículos de manera oportuna. manera, proporcionar el pago a tiempo y ser respetuoso con el
tiempo del organizador del evento. Incluso con un contrato firmado, muchos clientes no cumplen
con los papeles en los que firman. Estos tipos de clientes pueden manipular a los planificadores de
eventos y, a veces, pasar por alto las cosas sin ningún motivo.

Por ejemplo, si tiene un cliente que está organizando una reunión íntima para su empresa y se
presenta con más personas de las esperadas el día del evento, el planificador de eventos se ve mal
y poco profesional por no tener la sala configurada correctamente. o no tener suficientes alimentos
y bebidas para todos los asistentes. Asegúrese de estar al tanto de este tipo de cliente: si algo sale
mal, señalarán al planificador como su primer objetivo y en estos casos siempre trate de tener un
plan b o un plan de emergencia. Mas vale prevenir que lamentar.

El despistado
Aunque algunos clientes pueden ser
considerados como el cliente ideal, es posible
que te encuentres con un par de clientes
distantes. Este tipo de clientes pueden parecer
confundidos, de mente cerrada e indecisos, lo
cual nunca es una buena cualidad para trabajar
en un evento. Por ejemplo, pueden estar de
acuerdo con sus ideas y planes, pero a la mitad
del proyecto quieren tomar una nueva dirección.
O, en el peor de los casos, olvidan los planes que
se acordaron y tienes que luchar para hacer el
trabajo.

Este tipo de clientes despistados generalmente

tienen muchas ideas y se pierden en los detalles
más pequeños y no tan importantes, lo que
requiere mucho tiempo del planificador para
examinarlos. Una buena practica es tener
apuntes de todo tipo de conversaciones, incluso
las verbales, también es de suma importancia que se asegure que el cliente esta en el mismo camino
que usted, realice preguntas para obtener una confirmación del cliente que esta de acuerdo con lo
planeado.

El quisquilloso
No puedes planificar un evento sin haber trabajado con un cliente súper exigente. Este tipo de
cliente puede ser quisquilloso y una mezcla de uno de los tipos anteriores. Les encanta elegir cada
detalle, lo que no parece una mala idea, pero puede terminar siendo una pérdida de tiempo cuando
los eventos deben mantenerse encaminados para cumplir con los plazos.

Tenga cuidado de establecer límites desde el principio con los clientes para que conozcan su papel
como planificador y su papel como cliente. No querrás que una persona quisquillosa se queje de
tus ideas y detalles durante todo el proceso del evento. ¡No es solo un zumbido, sino también una
muerte creativa!

El gruñón
Finalmente, en algún lugar de la mezcla de clientes del planificador de eventos siempre hay un
gruñón. Estos son los clientes con los que temes trabajar: siempre tienen algo de qué quejarse, ya
sean los colores de los manteles, la comida que se sirve o incluso los procesos de registro en línea.
Nunca pueden ver lo bueno en nada que esté planeado.

Por ejemplo, puede trabajar con empresas que desean patrocinar una feria comercial, pero solo lo
harán a una tarifa con descuento muy bajo. Incluso después de que se ofrecen descuentos, nunca
es suficiente para que firmen en la línea de puntos. Se trata de "gratis" para estos clientes: cualquier
cosa que puedan conseguir de forma gratuita es como el oro. Por supuesto, estos clientes
generalmente no obtienen mucho de los eventos. Tratar de asistir o patrocinar un evento de forma
gratuita es básicamente no asistir en absoluto. Todos sabemos que cuesta una buena parte del
cambio destacar en un evento y mostrar su marca. No siempre tiene que gastar mucho, pero cuando
lo hace de la manera correcta (marketing, montaje del stand, exhibición de productos, oratoria)
¡vale la pena!. Analiza la situación y muchas veces es mejor decir ¡NO! y evitar malos momentos
que consumen tu tiempo y energía.

En conclusión
Cada planificador de eventos ha trabajado con varios tipos diferentes de clientes de eventos.
Algunos pueden ser los mejores clientes con los que ha trabajado y regresan una y otra vez, y otros
se marcan instantáneamente como un cliente único con el que no querrá volver a trabajar. ¡Todo
es parte de la diversión de planificar eventos!