POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

TECNOLOGIA EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ASIGNATURA: ELECTIVA 3
PROFESOR: HENRY MONTOYA LONDOÑO.

PRESENTACIÓN DE INFORME.
TALLER MUNICIPAL DE ORGANIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS Y
RECREATIVOS.

Municipio de GOMEZ ´PLATA ANTIOQUIA

Mayo 30 de 2015-1

COMISIÓN:

INTEGRANTES:

Nombre
Kacterine cano Uribe

Cindy Londoño

Jorge Daniel Cifuentes

1. Objetivos Planteados en Pre evento.: Para comisiones operativas y

académicas.

Objetivo general Objetivos específicos

 crear un registro fotográfico
Velar por el correcto del evento desde su
funcionamiento y distribución en preparación previa como la
todos y cada uno de los espacios ejecución y evaluación del
asignados para cada comité mismo.
Antes, durante y después del
evento "Taller municipal de
organización de eventos  Realizar la respectiva
deportivos y recreativos" que se avanzada al lugar donde se
realizara en el municipio de Gómez llevará a cabo el evento
plata, el próximo 29 de mayo de para determinar aspectos a
2015. tener en cuenta en la óptima
ejecución del mismo.

 Informar a los demás

comités acerca de todos los
beneficios y elementos con
los cuales se podrá contar
 para la realización eficaz del
evento en el municipio de
Gómez plata.

2. Cronograma de actividades realizar en pre Evento.

ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLES

Gestión del registro Marzo Kacterine Cano
fotográfico
Avanzada al lugar del 7 marzo Daniel Cifuentes
evento
Seguimiento y Abril y Mayo Kacterine cano
Comunicación con los
demás comités
Adaptación del lugar 29 mayo Grupal
del evento (montaje)
Administrar refrigerios, mayo Cindy Londoño
suvenir y otros Daniel Cifuentes

Transporte marzo Grupo de eventos

Grupal
Reunión del Comité 30 Abril
Definir Actividades
Diseño de Ficho de 10 abril Cindy Londoño
alimentos y señalética
Impresión y 12 abril Daniel Cifuentes
plastificación de fichos
Impresión de 14 abril Cindy londoño
señalética
Confirmación de 15 abril Kacterine cano
listados, apoyo
logístico y otros
Planimetría del lugar 16 abril Kacterine Cano
Organizar listados 17 abril Daniel Cifuentes
Cindy Londoño

Trabajo Escrito 29 Abril Daniel Cifuentes

3. Cronograma de Actividades a Cumplir para el Evento.

ACTIVIDAD HORARIO Responsables
Salida a Gómez Plata 4:00 am Grupo de Eventos
Montaje 6:00 am- 7:30 am Grupal
Capacitación para el 6:00 am Daniel Cifuentes
apoyo logísticos
Registro Comité
Comunicaciones
Coordinar seguridad 8:30 am – 9:00 Cindy Gómez
 en el acto de protocolo
Registro Fotográfico Transcurso del día Kacterine Cano
Asistencia 9:00 a.m a 10:30 am Daniel Cifuentes
necesidades técnicas Kacterine cano
durante las
conferencias… y guía 11:00 am a 12:30 am Daniel Cifuentes
para la movilidad. Cindy Londoño
Distribución refrigerios 10:00 am 10:45 am Cindy Gomez
Acto de Clausura- 12:·30 Grupal
Seguimiento y
seguridad

4. Cronograma de Actividades a Cumplir para el Pos Evento.

ACTIVIDAD Horario o Día RESPONABLE

Desmontaje Al finalizar el evento Grupal
Evaluación Logística Al finalizar el evento Grupal
del Evento
Informe Final del Posterior al Evento en Grupal
evento de nuestro la siguiente clase
comité Logístico

5. Logros esperados para obtener una vez realizado el evento.

*Buena Coordinación en el evento.

*Satisfacción y retroalimentación positiva del Público asistente.
*Un excelente servicio al cliente de parte de la logística.
*Movilidad Flexible.
*Que se logre apreciar la Calidad del Evento.
*Que se logre concretar las Diversas Actividades planeadas.

6. POS EVENTO:

A. Logros no Obtenidos

B. Dificultades presentadas: Temáticas: Ninguna

Metodológicas: - El proceso de inscripción nos genero un poco de

confusión, además, fue un poco desorganizado, ya que en el evento
asistieron personas que se inscribieron a ultimo momento.
- Diseño de las flechas de la señalética.
 Administrativas: - Diplomas, se tuvo que cambiar de material, por la
tinta.

Institucionales: Por el paro nos habían cancelado el transporte, pero

luego lo solucionamos.

Financieras: Al principio no contábamos con todo el dinero, ya que

algunos no lo podían dar.

Técnicas: - Al principio contábamos con 12 portátiles, pero resulta

que solo 5 funcionaban.

Temporales: - Manejo del tiempo, que dependía de las decisiones

que se tomaran en las asambleas (paro) nos freno la comunicación,
a la hora de reunirnos se volvió un problema.

C. Evaluacion del Trabajo en equipo: Metodología: lo mas fundamental

hubiese sido que los 3 del comité de logística participaran de la
avanzada, ya que de aquí se desprende la planeación metodológica,
pero no fue así. Otro problema fue que no se realizo el check list para
la avanzada, fue muy mal planeada esa avanzada.

Implmentada:

Cumplimiento de cronograma: Las actividades se realizaron, pero

algunas fechas se corrieron por el paro y salian actividades a ultima
hora, también se complico la comunicación.

Division de funciones: fue flexible, dependían mas como de nuestra

personalidad, uno era el líder, otro el comunicador, y otro como
operario, pero siempre se concertó y se llego a un acuerdo.

Operatividad: Fue buena, Contundente, todo salió bien.

Aciertos: - El cronograma (El protocolo de actividades)

- Insistir con el transporte
- Compromiso que mostro el grupo y a pesar del paro

Aspectos a mejorar: Temáticas:

Metodológicas: Distribuir funciones para que en una avanzada cada

integrante sepa directamente a lo que va y así poder contar con una
buena metodología a la hora de planear.
 Administrativas: Tener mucho cuidado con los recursos, para así
evitar perdidas.

Institucionales: Estar muy pendiente del proceso que lleve acabo la

institución, para evitar problemas.

Financieras: Buscar mas métodos de apoyo y patrocinios.

D. Técnicas:

E. Temporales: Para evitar complicaciones con el tiempo, pienso que

hay que tener un plan B, Ej: Como ya sabemos que en el poli hay
paro todos los semestre, es bueno planear desde el principio otro
lugar donde encontrarnos en caso de que volviese a suceder, buscar
otros métodos de transporte, alimentación, etc.

SEÑALETICA

GESTION ADMINISTRATIVA PARA EVENTOS

DEPORTIVOS Y RECREATIVOS

GESTION ADMINISTRATIVA
PARA EVENTOS DEPORTIVOS Y
COMUNICACIÓN EN LOS EVENTOS DEPORTIVOS
Y RECREATIVOS

COMUNICACIÓN EN LOS
EVENTOS DEPORTIVOS Y
RECREATIVOS
LINA
PROTOCOLO

PROTOCOLO
ANDRES MORENO
LOGISTICA EN EVENTOS

LOGISTICA EN EVENTOS
JAVIER
 DISEÑO FICHO DE REFRIGERIO

LISTADO (1) DE LOS PARTICIPANTES DEL EVENTO

NOMBRE Y APELLIDO IDENTIFICACION ENTIDAD

1) Cristian Camilo Restrepo Palacio 1038358956 SENA
2) Anderson Sánchez Ayala 1024552174 SENA
3) Alexa Cardona Palacio 1038359013 SENA
4) Haidi María Arenas Palacio 1022032214 SENA
5) Luis Fernando Ruiz Isaza 1038360485 SENA
6) Paula Incapié Orrego 1001545441 SENA
7) Estefanía Jaramillo Salazar 1038361048 SENA
8) Jennifer Porras Restrepo 1038360884 SENA
9) Juan Camilo Parra Avendaño 1038360539 SENA
10) Carlos Andrés Barrientos Salazar 1038360706 SENA
11) Eliana Grajales Cano 1128399834 Inspección
12) Carlos Andrés Vásquez Gil 1018343922 Contratación
13) Juan Fernando Flórez 1000209861 Cultura
14) Juan David Montoya Montoya 1037524007 Cultura
15) Juan David Medina Ospina 1038360687 Cultura
16) María Victoria Sierra 1038359146 Cultura
17) Fabio León Morena Gómez 1038358602 Deportes
 18) Deisy Maryory Arboleda 42902844 Cultura - Teatro
19) Johan Montoya Vásquez 1037598240 AD. Sisben
20) Jorge Adrian Pérez Atehortua 98607274 Planeación
21) Juan David Londoño Martínez 1152191875 Planeación
22) Ana María Preciado Escobar 43222089 Control Interno
23) Jorge Eduardo Correa Taborda 1128270646 Planeación
24)Juan Fernando Álvarez Barrientos 1038358809 Salud
25) Nelson Fabián Gómez Atehortua 1038359608 Juventud
26) Leidy Johana Molina Yepes 43927719 Comisaria
27) Yeraldine Mirley Gómez Ochoa 1038359392 Personería
28) Lina Marcela Arroyan Ceballos 1038359894 Personería
29 Edna Maria Vélez Foronda 43695473 Promotora
30) Tatiana María Ramírez 43695619 Secretaria
31) Ana Patricia Pérez Barrientos 21769806 Tesorería
32) Pedro Nabal Yarce Renon 98464636 Tesorería
33) Lilian María Duque 43413348 Catastro
34) Juan Carlos Mejía Betancur 71662603 Educación
35) Camilo Medina Palacio 1020757973 Deportes
36) Edwin Camilo Barrientos Salazar 1038359899 Deportes
37) Juan Camilo Gómez 1035421117 Deportes
38) Over Bladimir Ardila 1035520734 Deportes
39) Johan Adrian Mora 1023723004 Deportes
40) Lina Marcela Gallego Vélez 1038358506 Auxiliar casa de la cultura
41) Diego Mauricio Londoño Mora 1036336541 Deportes
42) Fredy García 70195105 Cultura
43) Olga Lucia Salazar 21768269 Biblioteca
44) Ramón Darío Zapata 98464202 Cultura

NOTA: #1 a #22 Comienzan en la Ponencia - Protocolo. En el segundo Bloque

estarán en la ponencia – Logística en Eventos.

#23 a #44 Comienzan en la Ponencia – Logística en Eventos. En el segundo

Bloque estarán en la ponencia- Protocolo

LISTADO (2) DE LOS PARTICIPANTES DEL EVENTO

NOMBRE Y APELLIDOS IDENTIFICACION ENTIDAD

1) Omar Arley Avendaño Patiño 98.713.224 JAC La Estrella
2) Jaime Alonso Sosa Gómez 98.607.283 JAC Caldera
3) María Camila Ríos Martínez 1007299844 JAC Caldera
4) Saúl Alberto Peláez Cifuentes 98.606.930 JAC Primavera
5)Liliana Patricia Tobón Madrid 1038358111 JAC La estrella
6)Ángela Londoño Taborda 42101881 JAC San Matías
7)Carlos Hernán Granda 3608505 JAC Brasil
8)Mauricio Meneses 70.631.333 JAC El Oso
9)Jorge Eliecer Barrientos 98.606.770 JAC Lorica
10)Marina Velásquez 43.694.909 JAC Cañaveral
11)Adriana María Rodríguez 42.702.129 JAC Cañaveral
12)Juan Camilo Correa Vásquez 98092551261 JAC Cañaveral
13)Juan Esteban Gómez Ramírez 1038359123 JAC Lorica
14)Javier Tobón 98.607.424 JAC Lorica
15)Víctor Hugo Tobón Palacio 98.607.312 JAC Lorica
16)Bibiana Guerra Gonzales 1038358341 JAC Quebradoncita
17)Mariana Flórez palacio 98121805693 I.E.G.P
18)Natalia Vanegas Aristizabal 99041010793 I.E.G.P
19)Yulissa Rúa Arias 98072556135 I.E.G.P
20)Santiago Munera Ospina 98072336160 I.E.G.P
21)Santiago Sierra Arbeláez 99021005661 I.E.G.P
22)José Armando Herrera Pérez 98041553561 I.E.G.P
23)Camila Hincapié Gómez 98120612638 I.E.G.P
24)Juan Diego Casas Gil 98100455064 I.E.G.P
25)Juan David Acevedo Mora 98082356100 I.E.G.P
26)José Manuel Montoya Vélez 98050752240 I.E.G.P
27)Marizol Pérez Barrientos 99102408639 I.E.G.P
28)Diana Mora Zapata 98120707892 I.E.G.P
29)Kelly Martínez Osorio 99041811559 I.E.G.P
30)Juan Diego Moreno Gómez 98607551 I.E.G.P
31)Francisco Javier Bustamante 70.115.039 SENA
32)Marfy Marivel Ruiz Palacio 1.038.359.837 SENA
33)Ángela Yomara Loaiza Gómez 1.038.360.958 SENA
34)Claribel Velásquez Salazar 1.038.360.263 SENA
35)Andrea Rendón Correa 1.038.360.225 SENA
36)Cindy Gallego Sierra 1.038.359.846 SENA
37)Jurany Atehortua 1.038.358.073 SENA
38) 1.037.524.001 SENA

NOTA: #1 a 19 Comienzan en la ponencia – Gestión Administrativa Para

Eventos Deportivos y Recreativos. En el segundo Bloque estarán en la
ponencia - Comunicación en los Eventos Deportivos y Recreativos

#20 a 38 Comienzan en la ponencia- Comunicación en los Eventos

Deportivos y Recreativos. En el segundo Bloque estarán en la ponencia-
Gestión Administrativa para Eventos Deportivos y Recreativos.