ORGANIZACIÓN

DE EVENTOS
VA L E N T I N A B A L L E S T E R O S
 CONCEPTO PLANEACIÓN

El evento es una acción que pretende Un evento tiene éxito si su planeación

ser organizada para conseguir la es detallada, sin desconocer la
finalidad propuesta para carácter importancia de las demás etapas que
empresarial, asociativo o particular. contribuyen.

FUNCIONES
ORGANIZADORES
Conformar los comités y asesorarlos,
La organización del evento es dirigida
orientar a los coordinadores de los
por el Coordinador General, quien es el
diferentes comités y liderar la labor de
ejecutivo responsable de liderar el
coordinación.
equipo de trabajo.
 CARACTERISTICAS

Los eventos agrupan distintas

En ellos se intercambian opiniones y
personas que corresponden a
puntos de vista sobre asuntos o
distintos colectivos, con identidad e
acontecimientos específicos
intereses propios.
relacionados con diferentes temas.
COMITÉ ORGANIZADOR
• Está integrado por los coordinadores de
cada comité.
• Tiene la responsabilidad de definir y
presentar al Coordinador del Evento todas
las acciones en detalle que conlleven a su
organización y desarrollo.
• Tiene a su cargo la elaboración y
coordinación del programa general de
trabajo, y debe tener a su disposición todos
los recursos humanos, técnicos y financieros.
COMITÉ
ADMINISTRADOR
• Se encarga de administrar y manejar todos
los recursos humanos, financieros y físicos
necesarios; facilitar los medios económicos
y materiales; y controlar su adecuada
utilización.
• Se ocupa del apoyo logístico en general
para el éxito del evento.
• Depende directamente del Coordinador
General.
SUBCOMITÉ DE SUBCOMITÉ DE
ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO Y
PERSONAL FINANZAS

• Es el encargado del manejo y • Le corresponde elaborar el presupuesto

general de gastos.
desempeño del personal que interviene
directa e indirectamente en todas las • Es responsable de la consecución de
etapas del evento. fondos y aportes para financiar el evento.

• • Tiene a su cargo el movimiento de

Asigna funciones y realiza
cuentas, recargo por facturación de
seguimiento de las acciones
inscripciones y consignación en bancos.
pertinentes.
• Debe llevar el balance financiero y
asigna dos personas en tesorería para el
manejo del dinero.
SUBCOMITÉ DE
SUMINISTROS
• Tiene a su cargo la consolidación de
las solicitudes de elementos, equipos,
materiales y demás implementos
necesarios, presentados por cada
comité.
• Todo esto debe contar con el visto
bueno del director.
COMITÉ DE
RELACIONES PÚBLICAS
• Tiene como misión crear y mantener la
imagen positiva de la organización, en
las actividades de promoción,
divulgación y atención directa de los
participantes.
• Lo conforman los subcomités de
divulgación y publicidad,
inscripciones, recepción y alojamiento,
información y documentación,
protocolo y actos sociales
SUBCOMITÉ DE DIVULGACIÓN
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD

Debe divulgar el evento mediante La promoción debe hacerse de

una muy bien planeada campaña manera escalonada y sostenida
publicitaria. con cinco meses de anterioridad.

Debe presentar las escarapelas, la

ficha de inscripción, diseño del
El elemento que más se utiliza en
instructivo, material informativo,
torno a un evento es el plegable.
tarjetas, pancartas, certificados
etc.
SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES
• Es fundamental establecer una
fecha límite de inscripción y pago
para asegurar el número de
asistentes.
• Los organizadores deben prever
un margen del 10% más de
asistentes.
• El instructivo de inscripción
debe hacer claridad acerca de una
posible cancelación por fuerza
mayor.
SUBCOMITÉ DE
RECEPCIÓN Y
ALOJAMIENTO
• Debe atender de forma
permanente a todo el personal.
• Reservar tiquetes aéreos, estar
pendiente de la confirmación, del
hotel, recibir a los invitados y
conferencistas.
• Se entrega su tarjeta de
alojamiento y se acompañan al
hotel cuando vienen de otro lugar
a los invitados.
SUBCOMITÉ DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

• Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar

durante el evento.
• Suministra toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo .
• Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.
• Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los
integrantes de los comités.
• Establece el contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio,
obsequios y degustaciones.
• Elaborar en detalle el manual de funciones.
• Itinerarios y tarifas de transportes, reservas de regreso y encuestas.
• Debe ocuparse de todo lo relacionado con los integrantes de los diferentes comités.
SUBCOMITÉ DE PROTOCOLO Y ACTOS
SOCIALES

En los actos sociales se responsabiliza

de la instalación, colocación de En el protocolo debe estar pendiente de la
banderas, himnos, refrigerios, cocteles, lista de invitados del envío de las tarjetas
bufet y otros; así como los actos de invitación y del material que ellos
culturales o recreativos. necesitan conocer con anterioridad.