COMUNICACIÓN INTERNA 1

LOS RECURSOS Y SOPORTES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Los recursos y soportes mediante los cuales se realiza la comunicación

interna varían de una organización a otra y dependen de muchos factores:
el tamaño de la organización, el número de miembros, las dimensiones
físicas de las instalaciones, la existencia de sucursales o filiales, la
centralización de las operaciones, los recursos disponibles, el nivel
educativo de las personas, la disponibilidad tecnológica, los requerimientos
de comunicación, etcétera, etcétera.

Para agrupar estas amplias posibilidades de medios y soportes se han

revisado varios tipos de clasificación. Uno de ellos los presenta así:

Herramientas para informar y para comunicar, las cuales se pueden agrupar

en las necesarias para la comunicación interna individual y la comunicación
interna colectiva.

Comunicación interna individual.

Comunicación escrita: cartas, memos, circulares, faxes, otros.

Comunicación oral: llamadas telefónicas, conversaciones informales.

Comunicación interna colectiva

Tiene por principio, el informar y por fin, el comprometer a toda la

empresa. Puede ser de carácter periódica o puntual.

Periódicas. Jornadas informativas para empleados. Jornadas de

convivencia. Formación para empleados: seminarios, convenciones.
Presentaciones al personal. Reuniones formales e informales, cenas,
comidas, etc.

Intranet. Revista interna. House organ. Tablón de anuncios. Buzón de

sugerencias. Actividades familiares y de ocio.. Actividades deportivas,
torneos, etc.

Puntual Aniversarios. Fiestas de Navidad. Reuniones. Análisis del

ambiente dentro de la empresa.. Entrevistas personales. Organizar
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reuniones interdepartamentales. Formar grupos de debate. Estudiar el

origen de los rumores. Auditorias internas

Otra taxonomía, distribuye las posibilidades según las clases de soportes.

Escritos. Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como

información de primera mano y queda como respaldo. Por medio de ella
las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos
anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la
información.

Cartas al personal, periódico interno, memorandos, revistas, reportes de

área, documentos de reuniones, cartilla de la empresa, manuales y
reglamentos, documentos, etc.

Instrumentos de diálogo. Permiten una verdadera comunicación en el

sentido de posibilitar la interacción. Demandan tiempo, espacio y no son
funcionales para grupos grandes.

Reuniones de trabajo, entrevistas individuales o colectivas, charlas

informales, reunión informativa, reuniones amplias, juntas, etc.

Audiovisuales.

Videos, videoconferencias, circuito cerrado de radio y/o televisión,

perifoneo interno, llamadas telefónicas,

Nuevas tecnologías.

Internet, correo electrónico, Intranet,

Otra clasificación puede destacar la oportunidad o la ocasión de las

comunicaciones.

Herramientas de comunicación rutinarias o de mantenimiento

Dispositivos de interacción entre departamentos

Participación de novedades, logros, retos o contingencias

Dispositivos y procedimientos de inducción

Celebraciones y fechas especiales

Seminarios y eventos especiales

Visitas a la empresa
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Jornadas de puertas abiertas...

Algunas Herramientas y Soportes

Cartas al personal. Está destinada a difundir informaciones importantes

tales como normativas y directrices, objetivos, retos o requerimientos de la
empresa, así como comunicaciones individuales.

Memorando o circulares. Es el medio más usado, que lleva como objetivo el

recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que
los empleados deben realizar dentro de la organización.

Tablones de anuncios o cartelera. Medio clave de difusión de información

general o de contenido específico: directrices, normativas, de Recursos
humanos, mensajes entre empleados. Pueden contener informaciones
legales, informales, operativas, sociales, comerciales, etc.

Periódico interno. Constituye frecuentemente por su importancia el principal

dispositivo necesario para desarrollar la comunicación interna. Los
periódicos o revistas de empresa se adecuan a los hábitos de lectura de
cada cual, es una fórmula que goza de credibilidad y crea una cita periódica
entre la redacción y el personal, además de vincular a los empleados en las
propuestas de su contenido y hacerlos partícipes con sus propias
colaboraciones.

Buzón de sugerencias. Tradicional medio de comunicación ascendente. Si es

bien diseñado e implementado ofrece valiosa información periódica acerca
del clima laboral o sobre propuestas de mejoramiento.

Jornada de puertas abiertas interna. Permite a los empleados conocer mejor

los departamentos con los que no tienen relación directa, aproximar entre sí
las unidades, insertar a la empresa en su ambiente (geográfico, profesional,
sectorial, público, etc) y sacar a la gente de su rutina.
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Seminario de estudio interno. Se trata de reuniones internas con un orden

del día, pero sin el objetivo de tomar decisiones. Su finalidad es abordar en
profundidad un problema, generalmente complejo.

Videoconferencia. Su uso todavía está poco extendido, permite mantener

reuniones entre varias personas, geográficamente alejadas y conectadas
entre sí por un sistema de telecomunicación (imagen y sonido).

Mensajería electrónica. Consiste en la transmisión de mensajes a

destinatarios seleccionados mediante técnicas telemáticas. Las ventajas son
evidentes: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del
destinatario, confidencialidad.

Eventos. Son acontecimientos creados a fin de convocar a un gran número

de individuos y de movilizarlos en torno a un tema concreto, ya se trate de
seminarios, congresos, convenciones o foros internos a lo largo de varios
días.
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