CURSO DE POSGRADO EN DIRECCIÓN DE RRHH

Universidad Argentina de la Empresa

Modulo: Comunicaciones.

Profesora: Alejandra Brandolini.

Alumna: Matilde Pignatelli.

Fecha: Septiembre de 2008.

M_fons@abcomunicaciones.net

CASO DE ANALISIS

Plan Estratégico de Comunicación Interna

1 – Política de Comunicación Interna. Pautas Básicas.

El departamento de comunicación Interna tiene como objetivo facilitar las comunicaciones

colectivas, procurando con su actividad un intercambio rápido y preciso de las
informaciones necesarias o convenientes para la buena marcha de la organización. (Lucas
Marin).
Su fin principal, es desarrollar, el sentido de pertenencia de los miembros que la
conforman. La comunicación más efectiva se logra reduciendo la distancia entre la
organización y la gente que la compone.
A partir de ello, su principales responsabilidades son las de diseñar, dirigir e impulsar el
programa de comunicación interno aprobado por el máximo órgano ejecutivo y ser el
portavoz oficial de la empresa frente al conjunto de la organización en todos aquellos temas
de carácter global o corporativo.
Se debe hacer un estudio previo sobre cual es la situación de comunicación de la empresa,
sus deficiencias, y decidir en consecuencia que tipo de mensajes se ha de transmitir y cuales
son los soportes más idóneos teniendo en cuenta los aspectos sobre los cuales hay mas
demanda de información.

La política debe ser simple, sencilla y clara, pero el diseño estratégico debe tener en cuenta
la disparidad de receptores de una acción comunicativa.
La política de comunicación debe ser coherente con la cultura y valores de la empresa.
Debe ser realista y técnicamente irreprochable. Aceptada por el grueso de la organización y

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creíble. Para dar cumplimiento a estas pautas se debe formar a directivos y equipos que
colaboren con comunicación.
 Se debe asignar la responsabilidad de comunicación.
 Identificar a los destinatarios.
 Diseñar canales y soportes de comunicación.
 Establecer y dotar a la unidad de comunicación de los medios que le sean
necesarios.
 Fijar objetivos anuales y establecer mecanismos de control y seguimiento.

2 – Red de Facilitadores de la Comunicación Interna. Perfil del Facilitador.

La red de facilitadores es un grupo de personas con diferentes niveles de responsabilidad.

Se forman con gente de toda la organización y todas las áreas. Son gestores del cambio y
agentes de escucha social, los facilitadores reciben una capacitación especial, ya que
constituyen el nexo entre la empresa y su gente y asumen una responsabilidad adicional, la
de comunicar. Una buena red de facilitadores debería bajar considerablemente la intensidad
de la radio pasillo.

Deben poseer vocación y habilidad para comunicar y tienen cualidades para liderar
proyectos. Son reconocidos y respetados por su grupo de trabajo. Son aliados estratégicos
de la Gerencia de Recursos Humanos y actúan como gestores del cambio.
Frente a procesos de reestructuración, transición, fusiones, adquisiciones, mejoramiento de
procesos e implementación de nuevas tecnologías, la Red de Facilitadores puede dar
respuesta a las demandas de comunicación del cliente interno. Para disminuir la tensión y el
estrés provocado por la incertidumbre que acompaña los procesos de cambio, la red de
facilitadores de comunicación ayuda a formalizar la comunicación informal, el rumor, y a
evacuar las dudas. Realizara junto a RRHH una gestión mas eficiente, detectando
necesidades especificas de comunicación dentro de la organización y atendiendo las
demandas del cliente interno.

3 – Canales más comunes de Comunicación Interna.

 Manual del empleado: en el se encuentra la información necesaria para que el

empleado logre un excelente desempeño en sus funciones como también las
condiciones y reglamentos de la empresa. (uso del mail, de Internet, política de
confidencialidad, código de ética, etc).

En algunas empresas piden a los empleados que firmen un acuse de recibo donde
declara que el empleado ha recibido el manual y que se informa de las normas y
políticas de la empresa. Esto puede ser mal visto al ingresar a la empresa por la
rigidez que demuestra.

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 Boletín Informativo: es una pequeña publicación en donde se puede encontrar
información de acontecimientos importantes de reuniones y cambios de puestos de
trabajo o novedades de la organización.

 Comunicación electrónica (e-mail): el correo electrónico es un sistema mediante el

cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse. Es rápido para
transmitir resultados financieros, altas y cambio de posiciones en la organización y
mensajes de la dirección tendientes a evacuar dudas sobre el estado de la misma.

Al ser muy fácil de utilizar, contribuye en algunos casos ha que haya un exceso de
información. Además la gente tiende a imprimir los mensajes recibidos lo que
provoca una avalancha de papeles que precisamente se pretende evitar mediante el
correo.

 Reuniones: Facilitan el dialogo y fomentan las relaciones personales. Suelen

celebrarse a diferentes niveles empresariales. Generalmente se celebran para tratar
temas cotidianos, fijar objetivos departamentales, evaluar costos, seguimientos de
proyectos. También se celebran entre el director y los empleados para conocer sus
inquietudes.

Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una perdida de tiempo con la
consecuente reducción de la productividad de la empresa.

 Comunicaciones informales: rumores de oficina, consiste en intercambios de

información que se producen de manera espontánea. Se suele transmitir información
sobre medidas tomadas por la empresa ya sea a favor o en contra.

Pueden generar alta distorsión en la información ya que cada uno tiene una
interpretación particular de lo que esta informando y añade su propia perspectiva.
Generalmente esto se trata de solucionar con una comunicación electrónica.

 Revista: la revista como medio de comunicación escrita tiene mayor permanencia

ya que los lectores suelen guardarlas. Tienen diseño flexible y creativo para atraer la
atención. Generalmente en ella se traducen las novedades de la operatoria de la
empresa y análisis del contexto global que pueden influirla. Es buen medio de
comunicación en aquellas organizaciones que posean amplia dispersión geográfica.

Su costo, al igual que la Intranet es alto. Las noticias que se publican en ella no son
de última hora por lo que la lectura del anuncio puede retrasarse.

 Cartelera: pueden ser muy atractivas y modernas. Hay que mantenerlas siempre
actualizadas.

 Intranet: La Intranet se reconoce como un facilitador de innovación. En ella se

comparte y publica información para beneficio propio y/o por política de la
compañía. Se utiliza como medio de capacitación y entrenamiento del personal.
Genera mayor eficiencia empresarial al mejorar los procesos internos, la

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 comunicación y el intercambio de información. En ella se pueden encontrar desde
avisos de cumpleaños, feriados, nacimientos, graduaciones hasta políticas y normas
de la empresa, organigrama, datos de costos, evaluación de desempeño, avisos
clasificados, etc.

Dentro de los problemas se encuentran la administración de contenidos, la falta de

recursos económicos, sobrecarga de información, seguridad, navegación confusa y
personal (generalmente de producción) que no tiene acceso a la red. Es importante
destacar la importancia de la responsabilidad y compromiso de la actualización de la
información.

 Otros medios de comunicación son los actos, ceremonias, fiestas, teléfono,

videoconferencias, buzón de sugerencias, encuestas, Balance Social, red de
facilitadores.

Teniendo en cuenta los medios descriptos, podemos analizarlos en dos grandes grupos:

Comunicación Oral

 Ventajas: Mas Rápida. Existe retroalimentación. Mayor cantidad de Información en

menos tiempo. Compromiso personal.
 Desventajas: Elevado potencial de distorsión. Mayor riesgo de interpretación
personal. Registro no garantizado.

Comunicación escrita

 Ventajas: Registro de la comunicación permanente, tangible, y verificable.

Contenido más riguroso, preciso, lógico y claro.
 Desventajas: Consume mas tiempo. Carece de Retroalimentación. No existe
seguridad de la recepción ni de la interpretación.

4 – Capacitación de mandos medios para la gestión efectiva de la información.

Es necesario un cambio de mentalidad, Pocos son los directivos y mandos intermedios que
asumen la comunicación interna como parte de su responsabilidad. Hablar en público, saber
escuchar y transmitir emociones siguen siendo asignaturas pendientes.

Las cuestiones básicas y fundamentales a tener en cuenta para una buena capacitación son:

- Establecer las reglas de juego. Que significa comunicar un proyecto. Análisis de las
barreras de comunicación para la estrategia. Definir políticas y procedimientos de
comunicación.
- Estrategia y comunicación. Como ayuda la comunicación a comprender la
estrategia. Mejorar los flujos de información al equipo. El líder debe conocer los

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 antecedentes del proyecto/estrategia. Debe conocer los objetivos, metas, visión y
tener una clara definición de las actividades. Debe conocer los beneficios esperados.

- La cadena de valor. Definir clientes, proveedores internos y externos. El mensaje

debe ser claro, oportuno, pertinente y relevante. Conocer los medios para la
transferencia de información. Retroalimentación activa.

- Herramientas de comunicación. Saber pedir las cosas. Las secuencias de una

reunión.

- Planeación. Análisis de la comunicación en equipo. Establecer indicadores de

evaluación. Plan de equipo para mejorar la comunicación en proyectos estratégicos.
Seguimiento y evaluación de la comunicación.

Consulta Bibliográfica.

Amaia Arribas Urrutia. Realiza su tesis Doctoral por el Departamento de Educación,

Universidades e Investigación del Gobierno Vasco.

Francisca Morales Serrano. Profesora de Comunicación Corporativa (Universidad

Autónoma de Barcelona).

Revista de Derecho y Tecnologías de la Información 42006, UNED, Costa Rica.

Intranettotal.com (2003)

Rubén Ortiz Álvarez, 2001