Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la

gestión empresarial

Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013

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Luis Muñiz
Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la
gestión empresarial
Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013
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© Luis Muñiz, 2013

© Profit Editorial, 2013 (www.profiteditorial.com)
Profit Editorial I., S. L. Barcelona, 2013

Diseño cubierta: XicArt

Maquetación: Luis Muñiz

ISBN: 978-84-15735-42-7
Conversión: booqlab.com
 Referencias
Sobre el autor

Luis Muñiz, Socio Director de Sisconges y Estrategia, consultor especializado en la mejora

de la competitividad y resultados de empresas. Su experiencia como consultor incluye
empresas tanto en situaciones de crisis como de crecimiento. Está considerado un gran
referente en materia de Control de Gestión, Reporting, gestión con Tablas Dinámicas y
PowerPivot. También es experto en TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación). Es
autor de varios libros y trabajos de gestión empresarial y formador en diversas escuelas de
negocios.

Más información sobre el autor

Sobre el libro

Este libro está dirigido a profesionales interesados en gestionar y analizar los diferentes tipos
de datos de cualquier empresa de una forma rápida, segura y eficaz. Las Tablas Dinámicas
proporcionan la información en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar
respuesta a las diferentes necesidades de análisis de una organización. Son una herramienta
de Excel muy potente ya que permiten analizar y mostrar los datos de diferentes formas: más
resumidos o más ampliados y desde diferentes perspectivas. Este libro le ayuda a entender,
crear y practicar con ellas, y comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de
indicadores, gráficos e informes de análisis interactivos.

Más información sobre el libro y/o material complementario

Otros libros de interés

Web de Profit Editorial
Si cree que el conocimiento es caro, la ignorancia aún lo es más

Hay que invertir en conocimiento e información, porque la

ignorancia sale mucho más cara

A Maria, Marc y Anna, sin su ayuda, otra vez, este libro no

hubiera sido posible

A los lectores, a mis alumnos, a los clientes que me han

seguido y apoyado en estos años

Al editor y todo su equipo que, una vez más, han contribuido a

la publicación de este libro, nos ha costado pero lo hemos
conseguido

Les agradezco todo su apoyo y ayuda en estos años

Y recuerde una vez más que

¡El éxito depende de usted…

de sus ganas por hacer las cosas con mayor eficacia,

de su curiosidad por seguir aprendiendo

y de su perseverancia por alcanzar sus metas¡

 ÍNDICE

Nota del autor

Prólogo
Introducción
Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas
1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información
1.1 Las necesidades de información en la empresa
1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información
1.3 Ejemplo práctico: análisis comparativo entre datos en Excel y datos
con tablas dinámicas
1.4 Cómo clasificar y analizar los datos
2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas
2.1 Cómo crear una tabla dinámica según el origen de datos
2.2 Principales apartados de una tabla dinámica
2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica
2.4 Diferentes vistas según los campos de la tabla dinámica
3. Contenido y funcionamiento del menú de Analizar de una tabla
dinámica
3.1 Menú Nombre y Opciones de la tabla dinámica
3.1.1 Nombre de la tabla dinámica
3.1.2 Opciones de la tabla dinámica
3.1.3 Menú Opciones de la tabla dinámica
3.1.4 Menú Opciones: Diseño y formato
3.1.5 Menú Opciones: Totales y filtros
3.1.6 Menú Opciones: Mostrar
3.1.7 Menú Opciones: Impresión
3.1.8 Menú Opciones: Datos
3.1.9 Menú Opciones: Texto alternativo
3.1.10 Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe
3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData
3.2 Campo activo
3.2.1 Descripción del campo activo
3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor
3.2.3 Configuración de campos de filas, columnas y filtros
3.3 Agrupar selección
3.4 Filtrar
3.4.1 Segmentación de datos
3.4.2 Insertar escala de tiempo
3.5 Datos
3.5.1 Actualizar
3.5.2 Cambiar origen de datos
3.6 Acciones
3.6.1 Borrar
3.6.2 Seleccionar
3.6.3 Mover tabla dinámica
3.7 Cálculos
3.7.1 Campos, elementos y conjuntos
3.8 Herramientas
 3.9 Mostrar
3.10 Las opciones de menú directas en una tabla dinámica
3.10.1 Ordenar
3.10.2 Resto de opciones del menú desplegable
4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas
4.1 Menús de Diseño
4.1.1 Subtotales
4.1.2 Totales generales
4.1.3 Diseño de informe
4.1.4 Filas en blanco
4.2 Opciones de estilo de tabla dinámica
4.3 Estilos de tabla dinámica
Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas
dinámicas
5. La creación de indicadores mediante el formato condicional
5.1 Introducción al formato condicional
5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores
5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos
5.4 Introducción al formato condicional
5.5 Borrar reglas
5.6 Administrar reglas
6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas
6.1 Ejemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas
6.2 Introducción a PowerPivot: complemento de Excel para importar y
relacionar varias tablas
7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas
 7.1 Crear una segmentación de datos para filtrar datos de tablas
dinámicas
7.2 Opciones de la segmentación de datos
7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas
7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas
dinámicas
8. La creación de gráficos con tablas dinámicas
8.1 Diferentes formas de crear un gráfico dinámico
8.2 Resumen de las características de los menús de los gráficos
8.3 Ejemplos de diferentes tipos de gráficos
Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas
9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas
9.1 Enunciado del caso práctico
9.2 Desarrollo del caso práctico
9.2.1 Análisis de las ventas por países
9.2.2 Análisis de las ventas por ciudades
9.2.3 Análisis de las ventas por vendedores
9.2.4 Análisis de situaciones especiales
10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas
10.1 Análisis de la información de una TPV: terminal punto de venta en
una tienda
10.2 Análisis de la gestión de productividad de una fábrica mediante
indicadores
10.3 Seguimiento del planning de un proyecto
10.4 Análisis de las bases de datos de un club de socios
10.5 Análisis de inversiones en inmovilizado
10.6 Control de la gestión comercial de vendedores, clientes y
productos
 10.7 Análisis de la rentabilidad y de las ventas por productos
10.8 Análisis de ingresos y gastos
10.9 Análisis de una cuenta de explotación
10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores
Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-
2013
 Nota del autor

Éste es el tercer libro sobre tablas dinámicas que escribo; después de

implementar más de cincuenta sistemas de reporting y de realizar más de
cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este
nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva
versión de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho
más orientado aún hacia la gestión empresarial.

Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión
del business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de
que el libro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a
la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el
funcionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión,
que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sin
igual. El libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda
aplicar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a
la práctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el
potencial de las tablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello
hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos
ayuden en el trabajo de cada día mejorando así nuestra gestión.

Luis Muñiz

Socio-Director de Sisconges & Estrategia

l.muniz@sistemacontrolgestion.com
Más información en www.sistemacontrolgestion.com apartado de
Publicaciones y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinámicas sistemas de
información
 Prólogo

Conocí a Luis Muñiz en el año 2008, cuando acababa de publicar el primer

libro de tablas dinámicas, versión 2007; un grupo de asesorías de Cataluña y
otras autonomías españolas teníamos una reunión de benchmarking en
Barcelona y uno de los asesores nos lo presentó como un profesional que
podía ayudarnos a mejorar nuestro sistema de información.

Luis era entonces un consultor reconocido en Cataluña por sus publicaciones

y sus trabajos; fue el primer autor que en España publicaba un libro sobre
las tablas dinámicas como herramienta de gestión empresarial. Compartimos
con él una reunión de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta
como sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en
los trabajos del día a día que luego desglosaré.

Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia
relación profesional con la asesoría que presido y con el resto de las
asesorías. Por el intenso trato que hemos tenido desde esa época quiero
destacar aspectos personales y profesionales que acerquen el autor al lector;
he preferido aportar esta visión en el prólogo ya que los aspectos técnicos
están muy bien desarrollados en la introducción y yo prefiero centrarme en
los beneficios que nos ha aportado a nuestra asesoría.

Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesión, dedicado,

entregado, entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias
económicas tanto españolas como internacionales; si le buscas siempre le
encuentras dispuesto a ayudarte, como me ha demostrado en diferentes
ocasiones; además es un buen conversador, familiar, de trato cercano, con
enormes ganas de aprender; gran fuerza de voluntad, constante, metódico,
gran capacidad de retención y comprensión; además aportando soluciones
prácticas a los problemas empresariales.
Con la ayuda de Luis, nuestra asesoría está aplicando las tablas dinámicas en
trabajos como en el análisis de costos, control de las tareas de los técnicos y
su seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes,
planificación de trabajo y aplicación de recursos, cuadro de mando, plan de
gestión integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes;
análisis y diagnósticos financieros, etcétera. Hemos ahorrado tiempo,
conseguido seguridad e información ágil, transcendente y necesaria, de
forma automática y fácil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y
trabaja con las tablas dinámicas cuyo resultado es disponer en el personal
técnico y administrativo una mentalidad de trabajo mucho más práctica y
centrada en resultados.

Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptación

que tiene Luis Muñiz como escritor de libros de gestión empresarial quiero
comentar algunas anécdotas vividas en primera persona. En una librería de
Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondió que
disponía en aquel momento de 6 títulos o cuando siendo alumno a un curso
de cuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones
con copias de su libro, recomendando el texto por su fácil lectura y facilidad
de comprensión y fácil aplicación.

En este libro Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión

empresarial, el tercero que publica, relacionado con tablas dinámicas,
versión 2013; podremos aprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas
en la gestión diaria de la empresa, que el lector observará son evidentes,
siendo nuestra asesoría uno ejemplo real de ello, pero no el único, muchas
otras empresas también lo han podido comprobar, gracias a la ayuda de Luis
y su equipo.

No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestión
empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la
implantación de sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas.

JOSÉ LOBETE CARDEÑOSO

Licenciado en Derecho y Master MBA Deusto
Presidente de Pyramide Asesores- Pamplona
 Introducción

Excel como hoja de cálculo es una de las herramientas de software de

gestión más conocidas. En su versión 2013 nos aporta nuevas prestaciones
en cuanto a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o
reporting y, por supuesto, su potencial como sistema de información para
todo tipo de usuarios.

Este nuevo libro, Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la gestión

empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013, nos acerca mucho
más a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue
profundizar en su funcionamiento y práctica a la vez. Todo ello exige por
parte del lector un conocimiento de la herramienta pero también un
conocimiento de lo que quiere hacer previamente y, lo más importante, qué
tipo de información quiere obtener al final del proceso.

La esencia de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente,
con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes
formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Si todavía no ha
descubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra paso a
paso cómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos
prácticos le darán una visión mucho más amplia de su utilidad y
funcionamiento), y podrá comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos
de informes. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados
mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial
siempre en forma de tabla. Esta base de datos puede estar situada en el
mismo archivo de Excel que estemos trabajando, en otro archivo de Excel o
en otro archivo de datos externo. Las tablas de datos (bases de datos) pueden
poseer muchas filas y columnas que contengan diferentes tipos de datos, las
tablas dinámicas nos ayudarán a analizarlos de una forma sencilla, resumida
y rápida. Si tenemos diferentes tablas de datos, para analizar la información
contenida en ellas, se pueden utilizar diferentes opciones de Excel para
ordenarlos, agruparlos e incluso crear funciones, pero las tablas dinámicas
son mucho más prácticas de utilizar y nos permiten crear, a partir de la
información inicial, muchos y variados tipos de informes que responderán a
las diferentes necesidades de información que tengamos en cada momento.
Una de las principales características que poseen las tablas dinámicas es la
facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a una
más amplia y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así, las tablas
dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la información
de distinta forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de
dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la
información que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que
necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organización
interna son cambiantes. El secreto de las tablas dinámicas curiosamente no
está tanto en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el
origen y las características de los datos que se utilicen. Los datos de
origen deben tener siempre formato de tabla y podrán ser datos numéricos,
valores calculados o categorías que describen el significado de los datos
(mes, año, zona, país, etcétera). Y otra característica importante a tener en
cuenta es conocer, antes de confeccionar las tablas dinámicas, qué
información necesitamos. Para obtener las respuestas correctas, previamente
deben hacerse las preguntas adecuadas.

Cómo nos pueden ayudar las tablas dinámicas a mejorar la

gestión

Para mejorar la gestión de una empresa, es necesario tener información al

alcance de una forma rápida y completa. Antes de empezar a leer el libro,
repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organización
actual. Las tablas dinámicas le ayudarán a mejorar, sin duda, la gestión de su
empresa y, dependiendo de cómo se analice la información, serán una
herramienta de gran ayuda.

– ¿Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la información de

gestión al resto de usuarios?
– ¿Necesita un sistema de información para resolver los problemas de
inconsistencia y calidad de los datos?
– ¿Necesita reducir la dependencia de técnicos para que le faciliten
información?
– ¿Le interesa facilitar el acceso a la información a la alta dirección de
forma rápida y directa?
– ¿Necesita mejorar la eficiencia en la elaboración y el análisis de la
información?
– ¿Requiere facilitar la elaboración y entrega de informes a usuarios
finales de forma rápida y eficaz?
– ¿Requiere mejorar la capacidad de análisis y toma de decisiones en la
empresa?
– ¿Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribución
física actuales?
– ¿Pasa más tiempo recolectando y preparando información que
analizándola?
– ¿Quiere saber qué productos o servicios fueron los más rentables
durante un período determinado?
– ¿Sabe cuáles son los patrones de compra de sus clientes dependiendo
de las zonas de ventas?
– ¿Ha perdido oportunidades de negocio por recibir información
retrasada?
– ¿Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus
productos?
– ¿Dispone de un sistema de información que le permita el control de los
factores clave del negocio?
– ¿Su sistema de información integra actualmente de forma eficiente
todas las áreas de su empresa?
– ¿Controla en tiempo y contenido la evolución de sus ingresos y gastos?
– ¿Controla la evolución de las desviaciones presupuestarias?
– ¿Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envío de
información?
– ¿Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de
productos o servicios?
– ¿Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o
servicios?
 – ¿Conoce el impacto que tendría una reducción de ventas en los
productos o servicios que más contribuyen en el margen de
explotación?
– ¿Conoce la relación entre los productos que más vende y el margen que
aportan?
– ¿Conoce la relación entre los clientes que más ventas aportan y el
margen que aportan?
– ¿Conoce los diferentes indicadores de gestión por responsables o
áreas?
– ¿Conoce la evolución de cuáles fueron las ventas por categoría,
productos, familias y por día, mes o año?
– ¿Conoce cuáles fueron los resultados de cada vendedor o
representante?
– ¿Conoce cuáles han sido los clientes más importantes a nivel de ventas
y rentabilidad?
– ¿Conoce qué productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad,
región o país?

Resumen del contenido de este libro

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablas dinámicas El primer capítulo introduce al lector en la gestión de la

como sistema de información información como soporte de la inteligencia del negocio. Los
capítulos 2, 3 y 4 nos explican el funcionamiento de la
2. Funcionamiento y contenido de herramienta de forma muy exhaustiva siguiendo los menús y
las tablas dinámicas proporcionando información de otras versiones.
3. Contenido y funcionamiento del
menú de Analizar de una tabla
dinámica

4. Contenido y funcionamiento del

menú Diseño de las tablas dinámicas

Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con

tablas dinámicas
 5. La creación de indicadores
mediante el formato condicional
6. Crear relaciones entre diferentes
tablas dinámicas
7. Utilizar la segmentación para
filtrar datos en las tablas dinámicas
Estos capítulos tratan temas muy concretos para que el
lector pueda profundizar en ellos, le ayudan a crear
indicadores, segmentaciones, gráficos dinámicos y, por
último, la gran novedad de Excel 2013, que es poder
relacionar tablas dinámicas entre ellas para obtener nuevos
datos, opción similar al complemento de Powerpivot que ya
viene de serie en Excel 2013.

8. La creación de gráficos con tablas

dinámicas

Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas

9. Caso práctico global sobre el
funcionamiento de las tablas
dinámicas
10. Ejemplos y casos prácticos para
utilizar las tablas dinámicas
Estos dos capítulos contienen casos prácticos de gestión
empresarial en los que el lector descubrirá la parte más
práctica de las tablas dinámicas y cómo se pueden aplicar
para mejorar la gestión de los diferentes departamentos o
áreas de una organización.

Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-2013

Cómo utilizar este libro

En este apartado se va a describir un orden de lectura de los diferentes
capítulos para que el lector pueda sacarle el máximo rendimiento:

Estos capítulos deben leerse y, a continuación, realizar las prácticas

correspondientes:

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información

2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas
3. Contenido y funcionamiento del menú Analizar de una tabla dinámica
4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas
Estos capítulos permiten realizar las prácticas una vez se tienen los
conocimientos anteriores:

9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas

10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

Estos capítulos para ampliar conocimientos de temas más concretos:

5. La creación de indicadores mediante el formato condicional

6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas
7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas
8. La creación de gráficos con tablas dinámicas

Descubra en qué áreas o departamentos puede aplicar las tablas

dinámicas pera mejorar la gestión:

10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

Archivos disponibles en la web para hacer

prácticas del contenido del libro
A continuación, detallamos todos los archivos que el lector tiene de soporte
para realizar los diferentes ejemplos utilizados en este libro y que se pueden
obtener en la página web www.profiteditorial.com en el apartado del libro.

• De los capítulos 1 al 10:

CAPÍTULO ARCHIVOS CON LOS DATOS DE LOS CAPÍTULOS

1 Cap. 1 Ejemplo_1.xlsx
Cap. 1 Ejemplo_1.xlsx

2 Cap. 2 ejemplo 1.xlsx

Cap. 2 ejemplo 2.xlsx
Cap. 2 ejemplo 2_Tabla_Datos

3 Cap. 3 ejemplo 1.xls

Cap. 3 ejemplo 2.xls
 Cap. 3 ejemplo 3.xls

4 Cap. 4 ejemplo 1.xlsx

5 Cap. 5 ejemplo 1.xlsx

6 Cap. 6_Ejemplo_Agrupa.xlsx
Cap. 6_Ejemplo_Analisis.xlsx
Cap. 6_Ejemplo_Datos.xlsx

7 Cap. 7 ejemplo 1.xlsx

8 Cap. 8 ejemplo 1.xlsx

9 Cap. 9 ejemplo 1.xlsx

10 10_1 ejercicio_.xlsx…………a………..10_10 ejercicio_.xlsx

Parte 1: Introducción práctica a las tablas
dinámicas
 1. La esencia de las tablas dinámicas como
sistema de información

1.1 Las necesidades de información en la empresa

En primer lugar, deberíamos preguntarnos: ¿para qué necesitan la información las

organizaciones?

Identificar y solucionar problemas de gestión.

Realizar una mejor toma de decisiones.
Mantener al día su capacidad innovadora.
Lograr una mayor eficacia, eficiencia y competitividad.
Ordenar, clasificar e identificar datos.
Asignar y evaluar responsabilidades.
Mejorar la gestión en todos sus ámbitos.
Planificar su estrategia.

• La información como recurso empresarial

La información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa es el

eje conceptual sobre el que se sostienen los diferentes sistemas de información
empresariales. Pero también tenemos información en muchos aspectos de la vida
cotidiana que podemos gestionar. Se considera que la información es un recurso
que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y
humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que se
sostenía la gestión empresarial siendo éste un cuarto recurso a gestionar.

RECURSOS TRADICIONALES NUEVO RECURSO

-Financieros + INFORMACIÓN
 -Materiales

-Humanos

Desde el punto de vista de la gestión empresarial, el conocimiento del entorno,

en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez
mayor de información para la toma de decisiones. Tanto para conseguir nuevos
mercados como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan
vulnerar su estabilidad en el futuro. El dominio de la información externa no
debe hacernos olvidar el control de los flujos internos de información que la
propia organización genera en su funcionamiento.

• El contexto de la empresa y sus necesidades de información

Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe
funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio
ambiente, en el que se desenvuelve una empresa. Nos referimos al conjunto de
factores que le afectan, donde existen amenazas, que pueden perjudicar o destruir
una empresa y oportunidades, que pueden incrementar las ventajas y el futuro de
la misma.

La información como recurso intangible implica:

1. El medio ambiente interno o aquellos “factores, como el personal, la

estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la
manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos”.
2. Y, por otro, el medio ambiente externo, más complejo en tanto que
conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto
requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo
tiene una doble estructura:

– Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la

situación económica, la competencia, las nuevas tendencias sociales,
o las innovaciones tecnológicas.
– Medio ambiente externo inmediato, formado por clientes,
proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y otros
reguladores.

Observaremos este medio ambiente externo como un modelo de necesidades de

información que los directivos de una empresa deben obligatoriamente controlar
para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean
éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de
información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial
como importantes recursos para la toma de decisiones.

1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información

Los sistemas de información para la gestión son un conjunto de herramientas que

combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con
procedimientos que permiten suministrar información a los directivos de una
organización para la toma de decisiones.

Podemos afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones: la

recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y
procesamiento de información, y la transmisión de información a los diferentes
tipos de usuarios interesados.

La importancia de los sistemas de información para la gestión empresarial radica

en que permiten una orientación metódica y una coordinación adecuada de los
recursos disponibles, identificación más rápida de los problemas y evaluación
cuantitativa de los resultados. Los recursos de información son aquellas fuentes,
servicios y sistemas de información, bajo el control de una organización, o el
alcance de ésta, que constituyen fuentes importantes de suministro, apoyo o
ayuda para cumplir su misión y lograr sus metas y objetivos Por tanto, los
sistemas de información para la gestión son un recurso importante para la
consecución de los objetivos de cualquier organización.

• La gestión de la información

“Es lo referente a conseguir la información adecuada, en la forma correcta,

para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el
lugar apropiado, para la toma de decisión correcta.” Lynda Woodman
La gestión de la información implica desarrollar políticas y procedimientos de
trabajo que permitan planificar, gestionar y controlar correctamente las
necesidades de información y los recursos que dan soporte a su manejo dentro de
la organización.

• El contenido de la información debe:

-Ser comprensible: los usuarios deben entender fácilmente su contenido.

-Ser pertinente: su contenido se adecua al uso que le va a dar el usuario.
-Ser confiable: el usuario cree en ella y la utiliza. La información está
completa y libre de errores y prejuicios.

• La calidad de la información

La correcta y completa gestión de la información vincula a los diferentes y

variados tipos de datos, de todas las áreas de la organización, y se relacionan
con todos los procesos, desde la generación de datos internos y la selección y
adquisición de documentos, hasta la organización de su uso. Es habitual que la
deficiente gestión de la información implique tener muchos datos y poca
información. La calidad de la información que se utilice afecta a la calidad de la
decisión y, consecuentemente, al funcionamiento de cualquier organización.

• El contenido del sistema de información

El diseño básico de la arquitectura de un sistema de información muestra cómo

cualquier organización integra sus sistemas de proceso de datos, redes y datos:

- ¿Qué datos son obtenidos?

- ¿Dónde y cómo son obtenidos?
- ¿Cómo son los datos enviados?
- ¿Dónde se almacenan los datos?
- ¿Qué aplicaciones utilizan los datos?

Los sistemas de información son sistemas usados por determinadas personas de

las organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es
informativo, se concentra en la gestión general de la organización, y para ello
utiliza tanto información interna como externa, información histórica para
realizar predicciones, y todo tipo de datos numéricos y textuales.
Para definir con mayor exactitud qué es un sistema de información para la toma
de decisiones, enumeramos las siguientes características:

-Debería estar personalizado y adaptado para el destinatario.

-Se tendrían que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos
más necesarios en cada momento.
-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelación a las variables
clave que definen el estado de la organización.
-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y
modificaciones.
-Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atención del usuario, ante
desviaciones importantes de las variables críticas.
-Ser una interfaz amigable con el usuario, que necesita de un mínimo
entrenamiento para su uso. Siendo utilizado directamente por los usuarios, sin
intermediarios.
-Facilitar la presentación de toda la información que incorpora simultáneamente:
gráficos, tablas, textos y sonido.

• Las cualidades de los sistemas de información

La capacidad para tomar decisiones rápidas y precisas se ha convertido en una

de las claves para que una organización consiga el éxito. El diseño de un sistema
de información debe adaptarse, en mayor o menor medida, para utilizar los datos,
permitir obtener la información de los mismos y extrapolar el conocimiento
almacenado en el día a día de las bases de datos. A continuación, describimos
unas peculiaridades básicas que todo sistema de información debe considerar:

-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que

tener los informes predefinidos que se necesiten en cada momento.
-Necesidad de pocos conocimientos técnicos, el sistema debe ser robusto y
accesible a los usuarios.
-Breve tiempo de respuesta del acceso y de la consulta de datos, para ello el
diseño y la tecnología utilizada son básicos.
-No interferir la gestión de los datos en la gestión de una organización, el
funcionamiento del sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los
usuarios conectados.
-Integración de datos, lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de
los que se dispone y tengan relación.
-Calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la información aportada.
-Adecuar la información a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener
acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente
posible.
-Existencia de información histórica, los datos almacenados en los sistemas
operacionales están diseñados para contrastar la situación actual con una
situación retrospectiva de años anteriores.

• Los diferentes tipos de datos del sistema de información

Se da el caso que todo sistema de información debe tener unas variables básicas
que lo componen y que debemos analizar y entender. A priori y a modo
orientativo, tenemos los siguientes tipos de variables:

TIPOS DE DESCRIPCIÓN
VARIABLES

Temporales Las variables temporales se expresan en minutos, horas, días, semanas, meses, trimestres,
semestres o años, por ejemplo. Nos indican una temporalidad.

Cualitativas Las variables cualitativas nos expresan una cualidad del dato a analizar, por ejemplo la zona,
el sector, el nombre de un cliente, etcétera. Son todas aquellas variables que en cierto modo
nos expresan el contenido de la información analizada y, a priori, no se realizan operaciones
con ellas.

Cuantitativas Las variables cuantitativas son expresadas normalmente en variables numéricas que son
objeto de operaciones como pueden ser sumas, restas, contar, etcétera.

Como veremos a lo largo del libro, en los diferentes ejemplos estas tres
variables son las que nos permiten realizar los diferentes tipos de análisis dentro
de un sistema de información. Las tablas dinámicas nos van a permitir ordenar,
segmentar y clasificar los diferentes tipos de datos de una forma fácil y rápida
para poder analizar la información y emitir así opiniones y juicios de valor.

1.3 Ejemplo práctico: análisis comparativo entre datos en Excel y

datos con tablas dinámicas

Es necesario tener previamente la información bien estructurada y preparada

para poder realizar su posterior análisis. A continuación, mediante un ejemplo,
analizaremos la evolución de las ventas en kilos de una empresa que vende
cuatro tipos de frutas (manzanas, peras, melones y naranjas) que son cosechadas
y recogidas en sus plantaciones y comercializadas en cuatro zonas, tal como
indican los siguientes cuadros:
Cuadro 1: ventas de frutas en el primer y segundo trimestre en kilos.

Cuadro 2: ventas de fruta por mercado en kilos.

Cuadro 3: ventas de fruta por producto en kilos.

Según los datos anteriores, se observa que se han vendido los mismos kilos de
fruta cada trimestre. Hemos considerado, en primer lugar, el tiempo (meses y
trimestres), las zonas de venta y los tipos de producto. Las ventas han sido muy
similares, pero nos falta saber el origen de los datos, para ello nos preguntamos:

¿Se vende igual cantidad cada mes de cada tipo de fruta?

¿Se vende cada trimestre lo mismo en cada zona pero del mismo tipo de frutas?

¿De qué tipo de frutas se ha vendido cada mes más cantidad?

El modelo puede proporcionar más información, se trata de combinar los datos

de la siguiente forma:

Cuadro 4: información comercial por trimestres.

Con el cuadro 4 tenemos mucha más información, es una vista multidimensional

de los datos en la que podemos analizar qué se vende más o menos en cada zona
y en cada período, se ha mejorado la forma en que se presentan los datos pero se
requiere de mucha más atención y análisis para poder conocer realmente lo que
ha sucedido en cada período y en cada tipo de fruta y zona. Este tipo de análisis
es mucho más atractivo y efectivo pero requiere de un esfuerzo importante del
analista o usuario. Es imprescindible tener los orígenes de los datos bien
estructurados y que nos ayuden a conocer realmente lo que ha pasado en cada
período, por zonas o productos, en este caso. Un ejemplo de ello lo tendremos en
el siguiente cuadro (se adjuntan todos los datos en el archivo Excel: Cap. 1
Ejemplo_1.xlsx) donde pondremos los datos ordenados por trimestres, meses,
mercados, productos y kilos:

Cuadro 5: ejemplo de la información ordenada por períodos.

Con toda la información anterior, podemos analizar mucho mejor lo que está
sucediendo ya que poseemos todos los datos en todas las formas posibles y
debidamente ordenados, pero es evidente que con esta tabla por sí misma, aun
siendo de gran ayuda, será difícil que nos proporcione todas las respuestas de
una forma ágil y rápida. Necesitaríamos, pues, alguna otra herramienta que nos
ayude a realizar el análisis de los datos anteriores. Es importante conocer el
contenido y el significado de cada campo:

TIPOS DE VARIABLES DESCRIPCIÓN

Temporales -Trimestre: dimensión temporal

-Mes: dimensión temporal

Cualitativas -Mercado: dato para clasificar las ventas

-Zona: dato para clasificar las ventas

Cuantitativas -Unidades: dato numérico que expresa las unidades de fruta en cada tipo
A continuación, en el cuadro 6, se observa que la información mucho más
ordenada nos proporciona un mejor análisis de los datos.

Cuadro 6: ejemplo de la información completamente ordenada.

Cuadro 7: ejemplo de información resumida a partir del cuadro 6.

 1.4 Cómo clasificar y analizar los datos

En ocasiones se dispone de mucha información, aunque esta circunstancia no

siempre nos indica lo que realmente está sucediendo. Su origen puede ser por la
forma en que ha sido obtenida o por la fuente que la ha proporcionado, pero
también nos ayuda la forma en que ésta se presenta a su posterior análisis. A
continuación, mediante el siguiente ejemplo -el caso de una empresa denominada
EBR, que distribuía artículos de regalo en todo el territorio nacional a tiendas de
obsequios-, podremos comprobar que no siempre se interpretan los datos de
igual forma y que nada es lo que parece a simple vista. Las áreas comerciales de
esta empresa eran: zonas, provincias y ciudades. El 60% de productos eran
importados y el resto, nacionales. El catálogo de artículos tenía de media de 420
modelos. Su estilo de venta estaba focalizado a tiendas de una cierta categoría
pero de gama media-baja, dado que los productos tampoco eran de una gama
media y no terminaban de funcionar en tiendas de primer nivel o de un cierto
lujo. Dada la situación actual del mercado se les ocurrió una nueva idea:
comercializar un nuevo tipo de producto (muñecos de porcelana) en todo el
territorio nacional. El responsable de la nueva acción comercial sería el director
comercial, se estaba apostando por un nuevo producto estrella que provocase un
nuevo aumento de ventas muy importante para la empresa. Se lanzó este nuevo
producto en los primeros meses del año 2012 siendo los resultados del primer
trimestre los siguientes datos en unidades monetarias:

Lo primero que se debe obtener es la tabla de datos, ver el cuadro 8:

Cuadro 8: tabla de datos iniciales.

A continuación, explicamos los campos de la tabla de datos anterior:

Cuadro 9: explicación de la tabla de datos.

Seguidamente, se realiza el análisis de las ventas reales sobre las previstas:

Cuadro 10: ventas previstas y reales por zona.

Esta información no nos dice exactamente lo que ha pasado, excepto que se han
producido unas ventas previstas mucho más inferiores de lo que se creía de
inicio y que habían fallado. Se realizaron una campaña de publicidad y una
promoción excelentes pero casi todas las zonas dan desviaciones negativas entre
ventas previstas y reales; será entonces el momento de ir analizando qué ha
sucedido por meses, zonas, provincias y tiendas. Para ello disponemos de los
siguientes datos más detallados en el cuadro 11:
Cuadro 11: desviaciones entre ventas reales y previstas por zonas y provincias.

En este caso podemos ir analizando lo que ha sucedido en cada zona y provincia,

empezamos a observar que hay desviaciones positivas, es decir, no en todas las
provincias los resultados de las ventas han sido tan negativos entre las ventas
previstas y las reales. Pero quizás no es suficiente y podemos analizar también
qué ha sucedido en cada una de las ciudades en las que se ha vendido el nuevo
producto.
El cuadro 12 nos muestra la información mucho más detallada: ventas por zona,
provincia y ciudad

Efectivamente, el hecho de ir analizando la información cada vez más desglosada

nos proporciona un mayor detalle de lo que ha sucedido. Sin embargo, no deja de
ser extraño lo que sucede: sólo en una zona, en una provincia y en una ciudad se
ha producido un resultado positivo muy significativo, es decir, las ventas
previstas han superado a las reales. Veamos el detalle de esta zona en el cuadro
13:.

Cuadro 13: diferencia entre ventas reales y previstas por zona, provincia ciudad
y tienda

Dado que estamos estudiando un nuevo producto, podríamos analizar también en

qué tienda se ha producido este acontecimiento tan excepcional. Es necesario
reflexionar que, en muchas ocasiones, es más fácil analizar qué ha sucedido en
una única ciudad en que los resultados son positivos que no intentar analizar qué
ha sucedido en el resto de ciudades en las que todos los resultados son negativos.

Sería un trabajo enorme y seguramente improductivo ya que lo que realmente

interesa es conseguir las ventas previstas. Pero, ¿qué ha sucedido en la ciudad J y
en las tiendas de esta ciudad para que las ventas reales hayan sido tan superiores
a las previstas? El siguiente cuadro nos aclarará el misterio. Sin duda la tienda
de la Zona 4, de la Provincia 43 y de la Ciudad J, llamada tienda de DEXTER,
ha sido la que ha vendido muchas más unidades de las previstas de muñecos de
porcelana.

¿Por qué la tienda DEXTER ha vendido siempre por encima de lo previsto?

¿Y por qué las otras tiendas no habían llegado a las ventas previstas?
¿Qué había fallado?
• La promoción publicitaria había sido perfecta.
• Los catálogos y la información a las tiendas también habían sido de
excelente calidad.
• El producto cumplía todos los requisitos necesarios para su venta.
• La logística había funcionado a la perfección.
• Todas las tiendas estaban bien servidas.

Deberíamos averiguar, en primer lugar, qué se hizo bien en la tienda de DEXTER

para conseguir estos resultados aclarando así el misterio. Es evidente que
trabajar por excepción es mucho más eficaz que intentar explicar qué ha sucedido
en todos los lugares y, lo más difícil, encontrar una respuesta a las causas de los
resultados desfavorables cuando es mucho más eficiente hallar la explicación de
por qué la tienda de DEXTER vendió muchos más muñecos de porcelana que el
resto de tiendas. En conclusión, lo que deberíamos hacer es visitar dicha tienda y
averiguar qué se había hecho de otra forma en esa tienda, y no en las demás, con
el objetivo de complementar toda la información anteriormente analizada.
 2. Funcionamiento y contenido de las tablas
dinámicas

2.1 Cómo crear una tabla dinámica según el origen de datos

Para crear una tabla dinámica, se necesita vincular un origen de datos o tabla de
datos y especificar la ubicación del informe de tabla dinámica. En nuestro
ejemplo tendremos en la misma hoja de Excel en el archivo Cap. 2 ejemplo
1.xlsx, toda la información, en formato tabla, necesaria para seguir este capítulo.
Veamos, a continuación, un ejemplo: abrimos el archivo de Excel
Cap_2_ejemplo_1.xlsx y nos situamos en el menú Insertar, en este menú nos
encontraremos al inicio con la primera opción de Tabla Dinámica:

Nos situamos en la hoja que llamaremos TD1 y el cursor en la celda B3 por

ejemplo:
 Nos situaremos en el menú Insertar situados en la hoja TD1 y
pulsaremos sobre la opción de Insertar/Tabla Dinámica del
grupo Tablas. Recuerde: situando el cursor previamente en B3 de
la Hoja TD1.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Crear tabla dinámica:

La primera actividad es seleccionar un origen de datos, Seleccione una tabla o
rango y nos aseguraremos de que el rango de celdas a seleccionar tiene
encabezados de columna siempre: haga clic en Seleccione una tabla o rango,
seleccionaremos en la hoja Datos, el rango de datos que tengamos, es decir,
desde A1 a G97, tal como indica la siguiente figura:

Pulsamos sobre este icono de selección de una tabla o rango:

Pulsamos sobre el botón Intro para seleccionar el rango y pasar al siguiente

paso. La hoja Datos contiene los datos necesarios para poder realizar los
diferentes ejemplos, serán los datos de la tabla que vamos a utilizar para crear la
primera tabla dinámica.

Una vez seleccionado el rango de datos, pulsar sobre el siguiente icono y

seleccionar una tabla o rango de datos, nos aparece la siguiente pantalla:
Una vez hemos llegado a esta pantalla, pulsamos sobre el botón Aceptar y
obtendremos la nueva tabla dinámica.

Después de seguir todos los pasos anteriores, nos quedará la siguiente pantalla:

Iconos utilizados:

Contraer cuadro de diálogo también para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo.

Expandir diálogo para seleccionar el rango de datos.

• Elección del lugar donde ubicar la nueva tabla dinámica

Al crear una tabla dinámica la podemos ubicar en una nueva hoja o bien en otra
hoja ya existente del libro de Excel.

• Seleccionar si se quieren utilizar varias tablas

Como veremos en los siguientes capítulos, esta opción permite crear tablas
dinámicas para poder trabajar con varias de ellas a la vez relacionadas entre
sí, independientemente de su origen de datos

Nota: novedad de Excel 2013

En esta pantalla tenemos una novedad del Excel 2013 que es la siguiente:

Esta opción se explicará más adelante y sirve para utilizar más de una tabla
dinámica como origen de datos. Si lo marcamos aquí, el modelo nos
permitirá utilizar este origen de datos de una tabla dinámica como una tabla
para ser relacionada con otras.

• Opción de cómo utilizar una fuente de datos externa

Esta opción es más segura que la anterior pues se separan los datos de la tabla
dinámica, así no hay problemas de pérdida de los mismos.
Para resumir o analizar datos externos al Excel, como los registros de ventas de
su empresa en una base de datos, puede recuperar datos de orígenes externos,
incluidos otros archivos Excel, bases de datos, cubos OLAP y archivos de texto.

Por ejemplo, si vinculamos la tabla dinámica sólo a un Excel de datos: Cap. 2

ejemplo 2_Tabla_Datos.xlsx, tenemos que buscar el origen allí donde está el
Excel con los datos anteriores:

Importante: los orígenes de datos están situados según la estructura de datos

de cada usuario. En este ejemplo mostramos nuestra ruta.
Seleccionamos del Excel correspondiente la tabla adecuada y pulsamos sobre
Aceptar…

… hasta crear la tabla dinámica vinculada a los datos (ver capítulo 2, ejemplo 2
que contiene la tabla dinámica).

NOTAS:

– Recuerde que puede marcar el rango de datos antes de seleccionar tabla

dinámica y nos lo reconocerá.

– Se pueden tener los datos en el mismo archivo de Excel o en otro diferente,

opción que siempre es más segura.

– Se pueden obtener datos de otras fuentes externas diferentes a Excel,

mediante la opción que tienen las tablas dinámicas: Utilice una fuente de
datos externa.

– No se deberán tener nunca columnas en la tabla origen sin datos en la

primera fila o encabezamiento.

– No se pueden tener columnas en blanco en medio de los datos

seleccionados en la tabla correspondiente.

NOTAS:

– Se puede poner la tabla dinámica en una hoja de cálculo

nueva que empiece por la celda donde se desee, haga clic
 en Nueva hoja de cálculo.

– También se puede poner el informe de tabla dinámica en

una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo
existente y, seguidamente, escribir la primera celda del
rango de celdas donde desea situar el informe de tabla
dinámica.

– Si mezcla tablas dinámicas con diferentes orígenes de

datos, las puede identificar con un nombre, tal como
veremos más adelante.

2.2 Principales apartados de una tabla dinámica

Una vez creada la tabla dinámica, con los datos que hemos seleccionado en el
ejemplo anterior, tenemos los siguientes apartados:

Nota:

Es importante conocer que sólo se activa el menú de tablas dinámicas si el

cursor está sobre la tabla dinámica creada.
Y que se activan dos nuevos menús superiores en la barra de menús:

Así tenemos en Herramientas de tabla dinámica, en versión de Excel 2013,

estos dos apartados: Analizar y Diseño.

Nota: en Excel 2010 Analizar se corresponde

con Opciones

Estas opciones de menú se verán en los siguientes capítulos.

• Explicación sobre los campos y partes de la tabla dinámica:

La lista de campos de tabla dinámica son los campos que podemos utilizar en
filtro de informe, rótulos de columnas, rótulos de fila y suma de valores, por
ejemplo. Esta opción es la que nos va a permitir realizar las diferentes tablas
dinámicas:
Mediante esta opción de Herramientas podemos cambiar el aspecto de la lista
de campos. Como se puede observar en nuestro caso, hemos seleccionado la
segunda opción.

También podemos mover, cambiar de tamaño o cerrar esta lista de campos de la

tabla dinámica con esta opción:

En esta pantalla encontramos otras opciones:

Y podemos expandir los datos de las diferentes tablas vinculadas o contraerlas
desde estas opciones, tal como explicaremos más adelante:

Tambien se pueden ordenar los datos de filas o columnas desde aquí con estos
dos criterios: en orden abecedario o según el origen de los datos:
2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica

Seguidamente ponemos un ejemplo, seleccionando los campos de la lista de

campos y poniéndolos/arrastrándolos con el puntero allí donde nos interesa:

Tabla dinámica que surge como resultado de la combinación anterior:

 Tabla de equivalencias del ejemplo utilizado:

LISTA DE CAMPOS TABLA DINÁMICA

Filtro de informe o FILTROS Trimestre

Etiqueta de fila o FILAS Mercado

Producto

Etiqueta de columna o COLUMNAS Mes

Suma de valores Kilos

En el siguiente ejemplo veremos la relación entre los campos de la lista de

campos y los diferentes tipos de campos de la tabla dinámica:

• Filtro de informe o FILTROS para filtrar datos

Mueva el campo Trimestre al área de filtro de informe en la lista de campos, lo

que a su vez moverá el campo al área de filtro de informe en el informe de tabla
dinámica:
 • Etiquetas de columna o COLUMNAS para detallar más o menos o
seleccionar datos

Mueva el campo Mes al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que

a su vez moverá el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla
dinámica:

• Etiquetas de fila o FILAS para filtrar y detallar más o menos los datos
desde las filas

Mueva los campos Mercado y Producto de la etiqueta o rótulos de fila en la lista

de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de fila de columna en el
informe de tabla dinámica. Es importante poner los campos ordenados de la
forma correcta para obtener el resultado esperado. En nuestro caso queremos
analizar los kilos vendidos en cada mercado y para cada producto:
 Nota muy importante:

Si quiere que no le salgan estos conceptos al realizar una tabla dinámica,

debe poner el formato adecuado. Veamos un ejemplo de una tabla dinámica
recién creada:

Se observa que sale Etiquetas de fila y Etiquetas de columna. Para que

salgan los nombres originales, puede hacer lo siguiente:

Ir a Diseño/Diseño de informes y seleccionar: Mostrar formato tabular, vemos

cómo ahora sale Mes_numero y Mercado, son los nombres de las filas y
columnas seleccionadas.
 • Valores: son datos que podemos utilizar para realizar operaciones
normalmente

Desplazar con el puntero este campo Kilos al área de valores en la lista

de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de valores de la tabla
dinámica. Utilizamos los kilos como valores a analizar:

Se puede cambiar el orden o la posición de los campos existentes en columnas o

filas moviendo los campos seleccionados previamente con el ratón.

Explicación sobre las diferentes opciones:

 Tabla dinámica Descripción

Filtro de Se utiliza para filtrar todo el informe en función del elemento seleccionado en el
informe/FILTROS filtro de informe.

Etiquetas/Rótulos de Se utilizan para mostrar campos como filas en el lado del informe. Una fila en
fila/FILAS una posición inferior se anida con otra fila que está justo encima de ella.

Etiquetas/Rótulos de Se utilizan para mostrar campos como columnas en la parte superior del informe.
columna/COLUMNAS Una columna en una posición inferior se anida con otra columna que está justo
encima de ella.

Valores o suma de Se utilizan para mostrar datos numéricos de resumen.

valores

Para organizar los campos pulsamos botón izquierdo del ratón haciendo clic
sobre la pestaña del campo Mercado o Producto de Rótulos de fila o FILAS,
por ejemplo, y nos sale el siguiente menú desplegable:

A continuación, se explica cada uno de los apartados de este submenú:

Campos a Funcionamiento
seleccionar

Subir Sube el campo una posición en el área. Por ejemplo, producto antes que mercado.

Bajar Baja el campo una posición en el área. Por ejemplo, mercado antes que producto.

Mover al Mueve el campo al principio del área. Por ejemplo, rótulos de fila o del resto.
principio

Mover al final Mueve el campo al final del área. Por ejemplo, rótulos de fila o del resto.

Mover al Mueve el campo al área de filtro de informe.

filtro de
informe

Mover a Mueve el campo al área de etiquetas o rótulos de fila.

etiquetas de
fila

Mover a Mueve el campo al área de etiquetas o rótulos de columna.

etiquetas de
columna

Mover a Mueve el campo al área de valores, por ejemplo, kilos.

valores

Configuración Muestra los cuadros de diálogo Configuración de campo o Configuración de campo

de campo de de valor. Nos servirá, como veremos más adelante, para poner o quitar subtotales u
valor o ordenar los campos en la tabla dinámica.
Configuración
de campo

Quitar campo Para quitar un campo, haga clic en el nombre del campo en una de las áreas de diseño y
luego haga clic en Quitar campo, o desactive la casilla de verificación situada junto a
cada nombre de campo en la sección de campos de tabla dinámica.

También puede hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en un nombre de
campo en la sección de diseño y después arrastrar el campo fuera de la lista de campos
de tabla dinámica. O puede hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en un
nombre de campo y después arrastrar el campo entre las secciones de campo y de
diseño, y entre las diferentes áreas.

Configuración Esta opción la iremos viendo en cada uno de los apartados siguientes y varía según el tipo
de campo de campo elegido.

2.4 Diferentes vistas según los campos de la tabla dinámica

• Cambiar la vista de lista de campos de tabla dinámica:

Para cambiar la vista, haga clic en el botón Ver en la parte superior derecha de la
lista de campos de tabla dinámica y seleccione una de las opciones siguientes:

A continuación, se muestran las cinco opciones:

• Cambiar entre actualización automática o manual del diseño de informe
De forma predeterminada, cada vez que se realiza un cambio en la Lista de
campos de tabla dinámica, el diseño del informe se actualiza automáticamente.
Para mejorar su rendimiento cuando esté teniendo acceso a una gran cantidad de
datos externos, puede cambiar a actualización manual.

Al cambiar a actualización manual o Aplazar actualización del diseño

seleccionado, no podrá utilizar el informe hasta que cambie de nuevo a la
actualización automática. Sin embargo, se podrán agregar, quitar y mover
rápidamente campos de la sección de campos al resto de secciones.

Nota: Si establece el diseño del informe en actualización manual y si cierra

la lista de campos de tabla dinámica, cambia a la vista Sólo campos o sale
de Excel, se perderán todos los cambios de diseño que haya efectuado en el
informe de tabla dinámica sin confirmación..

Para habilitar o deshabilitar la actualización manual del informe de tabla

dinámica, active o desactive la casilla de verificación Aplazar
actualización del diseño situada en la parte inferior de la lista de campos
de tabla dinámica. Cuando termine de modificar el diseño del informe en la
lista de campos, haga clic en Actualizar para ver el diseño de tabla
dinámica.
 3. Contenido y funcionamiento del menú de
Analizar de una tabla dinámica

Una vez creada la tabla dinámica, seleccionar primero en el menú de

Herramientas de tabla dinámica el archivo de Excel Cap. 3 ejemplo 1.xlsx,
veremos que se nos activan dos menús: ANALIZAR y DISEÑO (en las otras
versiones Analizar equivale a Opciones). Partiremos de una tabla dinámica ya
creada y, cuando tengamos el cursor activando (encima de la tabla dinámica), se
visualizará este menú de Herramientas de tabla dinámica, de lo contrario no se
podrá visualizar.
El menú de Analizar (Opciones en Excel 2010 y 2007) tiene este contenido:

Este menú es el que se va a explicar en los siguientes apartados de este capítulo.

3.1 Menú Nombre y Opciones de la tabla dinámica

3.1.1 Nombre de la tabla dinámica

En este menú podemos poner un determinado nombre a la tabla dinámica si fuera
necesario. De lo contrario, se pone de forma automática:

3.1.2 Opciones de la tabla dinámica

Este menú nos permite acceder a tres opciones más: Opciones, Mostrar páginas
de filtros de informes y Generar GetPivotData, que serán los apartados que
desarrollaremos a continuación.

3.1.3 Menú Opciones de la tabla dinámica

Para acceder a este menú se puede de dos formas, la primera es esta:

Y, la segunda, si estamos encima de la tabla dinámica con el botón derecho

activado del mouse:
Nos permite seleccionar diferentes pestañas desde el menú Opciones de la tabla
dinámica para poder configurar diseño y formato, totales y filtros, mostrar,
impresión, datos y texto alternativo. A continuación, describimos el contenido de
Opciones=Opciones de tabla dinámica, pulsamos clic sobre esta opción y nos
sale la siguiente pantalla:

3.1.4 Menú Opciones: Diseño y formato

 • Diseño

Se pueden combinar las celdas para elementos de fila y de columna con el

objetivo de centrar los elementos horizontal y verticalmente, o bien dividir las
celdas para justificar a la izquierda los elementos en los campos de las filas y
columnas externas situadas en la parte superior del grupo de elementos.
-Combinar y centrar celdas con etiquetas: si se activa esta casilla se pueden
combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda
centrar los elementos horizontal y verticalmente. Se puede desactivar para
justificar a la izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos
al principio del grupo de elementos.

-Sangría de etiquetas de filas en forma compacta: para aplicar una sangría al área
de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto,
seleccione un nivel de sangría de 0 a 127.

Mostrar campos en área de filtros y en campos de filtro de informe por columna

Al mostrar campos en área de filtro de informe tenemos:

Hacia abajo y luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área
del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de
mostrar otra columna. Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero
los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se
agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila. En campos de filtro de
informe por columnas tenemos: Campos de filtro de informe por columna:
escriba o seleccione el número de campos que desea mostrar antes de mostrar
otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de
informe. Veamos un ejemplo: hemos cambiado la opción de mostrar campos en
área de filtro de informe y hemos puesto campos de filtro de informe por fila
igual a 2:

• Formato

Esta opción nos permite, por un lado, ajustar los valores de la tabla dinámica en
dos casos cuando existen errores y, por otro, para las celdas vacías sin datos
según se necesite:

– Para valores erróneos, mostrar cuando en la tabla dinámica sale error: si se

activa esta casilla de verificación y escribe un texto, como por ejemplo,
“No aplicable”, aparecerá en la celda en lugar de un mensaje de error. Si
no activa esta casilla, se mostrará el mensaje de error. Esto sólo es
 aplicable a los campos de valores, también puede salir un cero por
ejemplo.

– Para celdas vacías, mostrar cuando en la tabla dinámica tenemos un campo

en blanco y se escribe un texto como, por ejemplo, “Vacía”, aparece en la
celda en lugar de la celda en blanco. Esto sólo es aplicable a campos
diferentes a los de valores.

– Autoajustar anchos de columnas, al actualizar marque esta casilla para

ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del
texto o valor de número más largo. Desactívela para conservar el ancho de
columna actual de la tabla dinámica.

– Mantener el formato de la celda, al actualizar marque esta casilla para

guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera
que se utilice cada vez que realice una operación o actualización en la
tabla dinámica. Desmárquela para no guardar el formato y el diseño del
informe de tabla dinámica con el libro y utilizar el formato y el diseño
predeterminados cada vez que realice una operación en la tabla dinámica.

Nota importante:

Si quiere que se le conserven los formatos cada vez que actualice los datos
de las tablas dinámicas, debe tener desactivado este campo en la pestaña de
Diseño y formato:

3.1.5 Menú Opciones: Totales y filtros

Esta opción nos servirá para poder indicar en la tabla dinámica cómo queremos
que actúen los diferentes tipos de filtros y totales para cada uno de los campos
seleccionados.
 • Totales generales

-Mostrar totales generales de las filas: marque o desmarque esta casilla para
mostrar u ocultar la fila Total general situada junto a la última columna de la
tabla dinámica.
-Mostrar totales generales de las columnas: marque o desmarque esta casilla de
verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada en la parte
inferior del informe de la tabla dinámica. Veamos un ejemplo, una vez
confeccionada la tabla dinámica de esta forma:

Si queremos que los totales desaparezcan, desmarcamos las opciones anteriores.

En la siguiente figura vemos cómo desaparecen los totales de cada una del total
filas o total columnas.

• Filtros

-Subtotales de elementos filtrados de página: marque o desmarque para incluir o

excluir elementos filtrados de informes que contengan subtotales.
-Permitir varios filtros por campo: active esta casilla para insertar todos los
valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office
Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los
elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el total general.

• Ordenación

Usar listas personalizadas al ordenar: active o desactive esta casilla para

habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena
listas. Si desactiva esta casilla de verificación, mejorará el rendimiento al
ordenar grandes cantidades de datos.

3.1.6 Menú Opciones: Mostrar

-Mostrar botones para expandir y contraer: marque esta casilla para mostrar el
botón más (+) o el botón menos (-) que utiliza para expandir o contraer rótulos de
filas o columnas. Desmarque para ocultar estos botones. Por ejemplo, puede
ocultar estos botones al imprimir un informe de tabla dinámica o al consultarlo.
Veamos un ejemplo partiendo de la siguiente tabla dinámica que el lector deberá
confeccionar previamente, marcamos el rango de Zona 1 con el cursor:

Marcamos la siguiente opción que nos viene por defecto:

Desmarcamos la opción y observaremos en la siguiente figura cómo los iconos
de contraer (-) desaparecen:

-Mostrar información contextual sobre herramientas: marque esta casilla para

que aparezca la información contextual sobre herramientas que muestra
información sobre el valor, fila o columna de un campo o valor de datos.
Desmarque para ocultar la información contextual sobre herramientas.
-Mostrar propiedades en información sobre herramientas: marque o
desmarque esta casilla para mostrar u ocultar la información contextual sobre
herramientas que muestra información sobre las propiedades de un elemento.
-Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables: marque o desmarque
esta casilla para mostrar u ocultar títulos de tabla dinámica al principio del
informe de tabla dinámica y filtrar flechas desplegables en rótulos de filas y
columnas. Veamos otro ejemplo de este apartado, la primera tabla con la opción
marcada nos muestra los títulos y la segunda tabla con la opción desmarcada, no.
-Diseño de tabla dinámica clásica: marque o desmarque esta casilla para
habilitar o deshabilitar la opción de arrastrar campos dentro y fuera del informe
de tabla dinámica directamente, como en las versiones anteriores desde Excel
2003.
-Mostrar elementos sin datos en las filas: marque o desmarque para mostrar u
ocultar los elementos de fila que no tienen valores.
-Mostrar elementos sin datos en las columnas: marque o desmarque para
mostrar u ocultar los elementos de columna que no tienen valores.
-Mostrar las etiquetas o rótulos de los elementos cuando no haya campos en
el área de valores: activar o desactivar esta casilla para mostrar o no las
etiquetas o rótulos en el caso de que no existan campos en el área de valores.

Lista de campos:
Las dos opciones se excluyen mutuamente. Sirven para ordenar los campos a
seleccionar de dos formas distintas:

-Ordenar de la A a la Z: al marcar esta casilla, se ordenan los

campos de una lista de campos de tabla dinámica por criterio de
ordenación alfabética.

-Ordenar según origen de datos: al marcar esta casilla, se

ordenan los campos de una lista de campos de tabla dinámica
según el orden especificado en el origen o tabla de datos
externos.
3.1.7 Menú Opciones: Impresión

Estas opciones se utilizarán al imprimir las tablas dinámicas y pueden ser muy
útiles cuando se utilizan tablas que ocupan muchas hojas.

-Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla

dinámica: marque o desmarque esta casilla para mostrar u ocultar los botones
para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica.

-Repetir etiquetas de fila en cada página impresa: marque o desmarque esta

casilla para repetir los rótulos del elemento actual del área de etiquetas de fila en
todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso.

-Imprimir títulos: marque o desmarque esta casilla para habilitar o deshabilitar

la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de
elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla
dinámica.

Para poder imprimir los rótulos, todavía necesita especificar los valores de los
cuadros Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en
la sección Imprimir títulos, en la ficha Hoja del cuadro de diálogo, Configurar
página (en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en
la opción Imprimir títulos).

3.1.8 Menú Opciones: Datos

Estas opciones permiten gestionar el comportamiento de los datos que incluye la

tabla dinámica bien en conexiones con otros archivos de Excel o con BBDD
externas.
-Guardar datos de origen con el archivo: marque o desmarque esta casilla para
guardar los datos del origen de datos externos con el archivo con el que estamos
trabajando la tabla dinámica. Esta opción es muy interesante cuando se trata de
compartir información con otros usuarios que no tienen la conexión a la tabla de
datos de origen que tenemos nosotros. Por ejemplo, enviamos un informe de tabla
dinámica por e-mail, el usuario que lo recibe no puede actualizar los datos de
origen pero sí puede consultar y modificar el diseño sin problemas.

-Habilitar mostrar detalles: marque o desmarque esta casilla para habilitar la

información detallada del origen de datos y, a continuación, mostrar los datos en
una nueva hoja de cálculo. Cuando utilizamos la opción Habilitar mostrar
detalles, recuerde que los datos se abren en una nueva hoja y que, si no nos
interesa guardarlos, se debe eliminar dicha hoja. Cuando tenemos una tabla
dinámica, pulsando doble clic sobre un campo cualquiera de valores nos dará
como resultado una nueva hoja de datos con el detalle de ese campo, por
ejemplo: en la tabla dinámica inicial, marcamos sobre el importe de 16.000 kilos
de la zona 1:
Queremos conocer el contenido de los valores que componen los 16.000 kilos:
pulsamos dos veces sobre dicho campo con el botón izquierdo del mouse y nos
aparece una nueva hoja con el detalle de los datos que componen dicho importe
de 16.000 kilos, es evidente que será la suma de la columna de kilos:
-Actualizar al abrir el archivo: marque o desmarque esta casilla para actualizar
los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica.
En el caso de que el origen de datos se modifique al abrir el archivo, es muy útil
que Excel nos actualice los datos que contiene la tabla dinámica de forma
automática. Al pulsar la opción Actualizar al abrir el archivo, recuerde que
actualiza todas las tablas dinámicas del archivo que estemos utilizando, por
tanto, si tenemos muchas hojas en un mismo archivo, este proceso puede tardar un
poco más.

Mantener los elementos eliminados del origen de datos:

Número de elementos que desea conservar por campo: para especificar el

número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente con el
libro de Excel en la memoria, seleccione una de estas opciones:

-Automático: el número predeterminado de elementos únicos para cada campo a

determinar en Excel.

-Ninguno: ningún elemento único para cada campo. No tendremos elementos al

pulsar sobre el campo correspondiente.
-Máximo: el número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede
especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos. Que es el máximo de filas
que permite Excel 2013.

Nota importante:

Se recomienda que esta opción esté así:

Permite tener siempre actulizada la tabla dinámica a los últimos datos.

3.1.9 Menú Opciones: Texto alternativo

Permite introducir un título y una descripción de la tabla

dinámica.

3.1.10 Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe

Nos muestra los campos de los filtros que tenemos en la tabla dinámica y nos
permite, haciendo doble clic sobre uno de los campos, abrir nuevas hojas en el
archivo Excel. Veamos un ejemplo, si pulsamos sobre el campo trimestre:
Se generan estas dos nuevas hojas, con dos tablas dinámicas iguales pero una
para cada trimestre:
3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData

Esta opción nos permite decidir si se pueden realizar o no fórmulas fuera de la

tabla dinámica, según esté o no activada, con los datos de la tabla dinámica en
celdas externas a la misma. Veamos un ejemplo: queremos dividir el importe de
la celda C8 sobre el importe total de la celda C12. En la celda E8 podemos
poner una fórmula que, si tenemos activada la opción de Generar
GetPivotData, nos permite actualizar esta operación cada vez que se actualice
la tabla dinámica:

Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial

Nota: si está activada esta opción, se pueden realizar siempre fórmulas con
datos conectados a la tabla dinámica desde una celda o varias de Excel. Si
no se quiere utilizar esta opción, hay que desmarcarla para que no actúe y
poder hacer fórmulas sin esta relación sino sólo con celdas.

3.2 Campo activo

De esta opción sólo se va a explicar el Campo activo, las otras opciones
funcionan con el complemento de PowerPivot.

3.2.1 Descripción del campo activo

Campo activo nos indicará el nombre del campo activo donde tengamos el cursor
en la tabla dinámica. Hay que tener en cuenta que sólo existen dos tipos de
campos: uno de campo valor y otro tipo de campo no valor. Veamos dos
ejemplos:

Ejemplo de campo no valor:

En este caso el cursor está sobre la Zona 1 y el campo activo en ese momento es
el Mercado.
En este caso el cursor está sobre el mes 1 del producto manzana y en la zona 1, el
campo activo en ese momento es Suma de Kilos, por lo tanto, el campo es de tipo
valor.

3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor

Si nos situamos sobre un campo de tipo valor en la tabla dinámica y pulsamos

sobre la opción de Configuración de campo valor, nos pueden salir dos tipos de
pantallas. Si ponemos el cursor sobre Suma de kilos aparecerá en el menú de
campo activo.

Y pulsamos sobre la opción de Configuración de campo y hacemos doble clic

sobre la misma, nos aparece este menú que vamos a explicar siempre teniendo en
cuenta que estamos en un campo de valor como es el de los kilos en nuestro
ejemplo:
Nombre personalizado

Permite cambiar el nombre de un campo en la tabla dinámica, teniendo en cuenta

que no se puede repetir.

Resumir valores por

Expresa la forma en que queremos que nos salga el dato numérico seleccionado
en valor. Por ejemplo, la suma nos realiza el total de datos y Contar nos cuenta
los datos que tenemos en la tabla origen.

Tipos de funciones y forma de actuar según el campo numérico seleccionado:

Suma La suma de los valores es la función predeterminada a utilizar en los valores numéricos.

Contar El número de valores que se repiten no numéricos. La función de resumen Contar funciona del
mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR. Contar es la función
predeterminada de los valores que no son numéricos.

Promedio El promedio de los valores seleccionados.

Máx El valor máximo.

Mín El valor mínimo.

Producto El producto de los valores.

Contar El número de valores que son números. La función de resumen Contar números funciona del
números mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.

DesvEst Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un subconjunto de

 toda la población.

DesvEstP La desviación estándar de una población, donde la población son todos los valores que van a
resumirse.

Var Un cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la

población.

Varp La varianza de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse.

Mostrar valores como

En este apartado podremos plasmar los datos en % de las columnas o de las filas
o bien respecto a otro campo, este apartado sólo funciona cuando los campos a
comparar son datos numéricos, comparables y homogéneos.

Seleccione la opción a elegir del desplegable Mostrar valores como para ser
utilizada en función de las necesidades.

Tipos de funciones disponibles y forma de actuar en mostrar valores como:

FUNCIÓN RESULTADO

Sin cálculo Desactiva el cálculo personalizado. Es decir, no actúa ninguna de estas funciones.
 % del total Muestra todos los valores en porcentaje del valor total
General

% del total de Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la
columnas columna o serie.

% del total de Muestra el valor de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o
filas categoría.

% de Muestra un valor como un porcentaje del valor de elemento base en campo base
seleccionado.

% del total de Muestra todos los valores de cada fila o serie como un porcentaje del total de la
filas principales columna o serie, pero con el 100% de la columna.

% del total de Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la
columnas columna o serie, pero con el 100% de la fila.
principales

% del total Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de
principal datos en el informe, pero referente a otro campo diferente al que estamos utilizando.

Diferencia de Muestra un valor como la diferencia del valor del elemento base en campo base.

% de la Muestra un valor como la diferencia de porcentaje del valor de elemento base en

diferencia de campo base.

Total en Muestra los valores de elementos sucesivos en campo base como un total.

% del total en Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de
datos en el informe, pero acumulados del anterior.

Clasificar de Clasifica los importes según un orden de menor a mayor, poniendo el lugar que
menor a mayor ocupan.

Clasificar de Clasifica los importes según un orden de mayor a menor, poniendo el lugar que
mayor a menor ocupan.

Índice Calcula un valor como se indica a continuación:

((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total
de columna))

A continuación, se van a presentar algunos ejemplos:

Datos iniciales:
% del total general

% del total de columnas

% del total de filas

% del valor del mes anterior

% del total de filas principales

Total en

% del Total en Total en

Clasificar de menor a mayor

Clasificar de mayor a menor

Formato de número

Para cambiar la forma en que se aplica formato a los números, haga clic en
Formato de número y, en la ficha Número del cuadro de diálogo, Formato de
celdas, seleccione un formato de número y haga clic en Aceptar. Funciona igual
que las opciones de formato numérico de Excel.
En nuestro caso, la tabla dinámica quedaría de la siguiente forma con puntos en
los números y sin decimales:

3.2.3 Configuración de campos de filas, columnas y filtros

• Configuración del campo desde un campo activo de datos no valor

Cuando estamos en la propia tabla dinámica y pulsamos botón derecho del ratón,
podemos también seleccionar la opción Configuración de campo. Situamos el
cursor en un campo que forma parte de la tabla dinámica pero que sí es un campo
de datos como, por ejemplo, Zona 1 o Manzanas:
La configuración de campo de este apartado sólo afecta a los campos que están
situados en estos apartados: filtro de informe, etiquetas de columna y etiquetas de
fila.

• Selección del menú configuración de campo:

Otra forma de ir al menú de configuración de campo según estemos situados en

un lugar u otro de la tabla dinámica es ésta: pulsando sobre el botón derecho del
ratón.
 Y nos sale este menú para poder poner subtotales y filtros:

En Nombre personalizado, podemos cambiar el nombre de un campo por otro.

Recuerde que no se pueden repetir los nombres de campo que y existen.

• Subtotales

Personalizado: habilita la selección de una de las funciones siguientes como

subtotal:
Si los subtotales no están activados (la opción Ninguno está seleccionada), haga
clic en la ficha Subtotales y filtros y, a continuación, en la sección Subtotales y
filtros, haga clic en Automáticos o Personalizados.

-Automáticos: utiliza la función predeterminada para el campo, es decir, muestra

el subtotal.

-Ninguno: muestra el campo seleccionado sin ningún subtotal.

• Filtro

Incluir nuevos elementos en el filtro manual: marcar o desmarcar esta opción

para incluir o excluir nuevos elementos en un informe de tabla dinámica con un
filtro previamente aplicado. Es muy importante tener activado esta opción si se
utilizan filtros en este campo.

Es muy importante tener esta opción aplicada si queremos poner filtros y que al
actualizar los datos se agreguen nuevos campos. Recuerde que sino aplica esa
opción y actualiza los datos de la tabla de origen no le saldrán los nuevos
valores, por tanto se recomienda marcar siempre esta opción.

• Para diseño e impresión

 • Diseño

-Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemático:

Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta),

marcar o desmarcar esta casilla para mostrar u ocultar los rótulos del campo
siguiente en la misma columna de forma compacta. Esta casilla de verificación
activa o desactiva el formato compacto en el campo seleccionado, y sólo está
habilitada si se ha activado Mostrar etiquetas de elementos en formato
esquemático. Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: marcar o
desmarcar esta casilla para mostrar los subtotales en la parte superior de cada
grupo. Esta casilla de verificación está habilitada sólo si se ha activado Mostrar
etiquetas de elementos en formato esquemático. Veamos con un ejemplo,
partiendo de una situación inicial, cómo funciona la opción anterior, tabla
dinámica inicial:
Desmarcamos las siguientes opciones:

La tabla queda en la siguiente situación:

-Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: marcar o desmarcar esta
casilla para ver los elementos de los campos en formato tabular. Esta
configuración sólo afecta a los campos situados en el área de rótulos de fila.

Nuestra tabla dinámica queda de la siguiente forma:

Se recomienda trabajar en formato tabular siempre.

-Insertar línea en blanco después de cada elemento, marcar esta casilla para
insertar una línea en blanco a continuación de cada elemento y aumentar el
espacio de elementos como los subtotales. Desmarcar esta casilla de verificación
para mostrar los elementos de los campos sin líneas en blanco. Siguiendo con el
ejemplo inicial, tendríamos la siguiente tabla dinámica:
Mostrar elementos sin datos, marcar o desmarcar esta casilla para mostrar u
ocultar los elementos que no contengan datos.

• Impresión

Insertará un salto de página después de cada elemento al imprimir la tabla

dinámica.

3.3 Agrupar selección

La primera opción es agrupar cualquier tipo de campos o agrupar selección: pero
como veremos sólo podemos agrupar o desagrupar datos que posean
determinadas características. En nuestro caso podemos agrupar los meses por
trimestres, por ejemplo. La segunda opción de Agrupar campos se utiliza en
campos de tipo fecha.

Datos iniciales en una tabla dinámica que el lector debe realizar previamente,
tenemos los kilos previamente agrupados por meses y ponemos el cursor siempre
por ejemplo en el mes 3, es importante que el cursor esté en un campo que sea
agrupable sino no funciona esta opción:

Agrupar selección nos ayuda a crear un grupo que contenga los elementos
seleccionados con determinadas características.

Pulsamos en Agrupar selección y nos sale la siguiente pantalla:

Podemos agrupar los meses en que comiencen por el primer trimestre y acaben
por el cuarto trimestre de la siguiente forma:

Comenzar en el mes 1 y terminar en el mes 6 -porque en este caso sólo

disponemos de 6 meses- agrupando de tres meses en tres meses.

La tabla nos queda así ordenada por trimestres:

Para desagrupar debemos hacer la opción inversa Desagrupar: pulsamos sobre
desagrupar y desagrupamos el rango seleccionado anteriormente. Quedando la
tabla en su versión original.

A continuación, realizaremos otro tipo de ejemplo de agrupar y desagrupar

elementos. Partimos de la siguiente tabla dinámica que el lector deberá
confeccionar previamente, es decir, poner el tipo de fruta en función de los kilos
vendidos:

Antes de agrupar, debemos marcar la selección con el cursor que queremos

agrupar. Por ejemplo si queremos comparar las manzanas y los melones juntos
respecto al resto de productos vendidos:
Pulsamos Agrupar Selección y nos sale la siguiente tabla dinámica:

Y nos queda el nuevo grupo de agrupación que, por supuesto, podemos cambiarle
el nombre y ponerle Manzana+melón por ejemplo:

Para desagrupar pulsamos encima del cuadro con el cursor y después en Agrupar,
y volveremos a tener la tabla dinámica inicial.
3.4 Filtrar

3.4.1 Segmentación de datos

Inserta una segmentación de datos para filtrar datos de manera interactiva. La

segmentación de datos agiliza y facilita el filtrado de las funciones de cubos o
tablas dinámicas.

Este tema se explica más ampliamente en el capítulo 7.

Esta opción la trataremos más ampliamente en el capítulo 7 ya que se relaciona

con la segmentación.
3.4.2 Insertar escala de tiempo

Este apartado es novedad de Excel 2013.

Esta opción permite utilizar una escala de tiempo para mostrar datos para
diferentes períodos de tiempo. Una escala de tiempo hace más sencilla la
comparación de los datos de tablas dinámicas o de gráficos dinámicos en
períodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta con que
filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en períodos de
tiempo secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en un solo clic.
Partiremos de datos que contengan fechas en el archivo Cap 3 ejemplo 2.xlsx:

Pulsamos sobre Insertar escala de tiempo y seleccionamos fecha:

Nos sale este menú donde podemos elegir la escala de tiempo:

Seleccionamos por meses: el mes de junio, por ejemplo, y sólo salen datos de
este mes.

Si pulsamos en el filtro sobre trimestre nos salen los datos por trimestre:
En este caso, si se selecciona sólo el segundo trimestre solamente obtendremos
datos de ese trimestre.

3.5 Datos

3.5.1 Actualizar

Si pulsamos el icono de Actualizar, sólo se actualizan los datos de la tabla

dinámica según los cambios sufridos por la tabla de datos de origen (sean
internos o externos). Si pulsamos Actualizar todo, se actualiza la información del
libro de Excel que provenga de otras fuentes de datos internas o externas.
3.5.2 Cambiar origen de datos

Se pueden cambiar los orígenes de los datos iniciales si, por ejemplo, se amplían
las columnas de la tabla de datos iniciales. O, por ejemplo, cambiamos el origen
de datos de una consulta externa. En este menú podremos cambiar los datos de
origen o ver las propiedades de la conexión cuando estemos conectando una
tabla dinámica a los datos externos. Tenemos el siguiente menú que nos permite
cambiar el rango de los datos de origen utilizados en el caso que nos ocupa y que
son datos del propio archivo de Excel o bien de otro Excel.

En estecaso, el rango está en la misma hoja de Excel pero puede ser otro tipo de
conexión.

• Trabajar con los datos de origen de tabla dinámica opciones:

Al crear un informe de tabla dinámica (informe de Excel interactivo de tablas

cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de
varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel) o de gráfico dinámico
(gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla
dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes
o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando
elementos de los mismos), puede utilizar uno de los diversos tipos de datos de
origen (lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o
gráfico dinámico. Los datos de origen pueden seleccionarse de una lista o rango
de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla
dinámica). Todo ello lo explicamos a continuación:
 TIPO DE SIGNIFICADO
DATOS

Utilizar datos Utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como la base de un informe. Los datos
de hojas de deberían estar en formato lista (serie de filas que contienen datos relacionados o serie de
cálculo filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear
seleccionadas lista), con rótulos de columna en la primera fila y con elementos similares en las filas
restantes de la misma columna, y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos.

Utilizar un Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre (palabra o cadena de
rango con caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante; utilice
nombre nombres fáciles de entender, como productos, para referirse a rangos difíciles de entender,
como Ventas!C20:C30.) al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se
amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar (renovar el contenido
de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en
el origen de datos subyacente; si el informe está basado en datos externos, la actualización
ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados) el informe
para que incluya los datos nuevos.

Tablas de Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de
Excel origen de las tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se
incluyen automáticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel.

Utilizar otro informe de tabla dinámica

Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica, Excel almacenará una
copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de
almacenamiento como parte del archivo de libro. De este modo, cada nuevo
informe creado requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo,
cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente, como el origen de un
nuevo informe en el mismo archivo o libro de Excel, ambos informes comparten
la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de
almacenamiento, el tamaño de ese archivo de libro se reduce y se mantienen
menos datos en la memoria. Requisitos de ubicación: para utilizar un informe de
tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del
mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente,
se debe copiar en la ubicación del libro donde se desea que aparezca el nuevo
informe de tabla dinámica.

Los informes de tabla dinámica de distintos libros son informes separados, cada
uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.
Los cambios afectan a ambos informes: al actualizar los datos de origen del
nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen, y
viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos
informes se ven afectados. La creación de campos calculados o elementos
calculados afecta a ambos informes.

3.6 Acciones

3.6.1 Borrar

-Borrar todo: borra todos los datos y nos deja la tabla dinámica en la situación
inicial de trabajo, quita campos, formato y filtros:

-Borrar filtros: borra los filtros seleccionados y nos deja la tabla dinámica en la
situación inicial pero con datos.
3.6.2 Seleccionar

Opción que sirve para seleccionar un elemento de la tabla dinámica. Un elemento

de la tabla dinámica es una parte de su contenido: A continuación, se explica
cada uno de ellos: etiquetas y valores.

Podemos seleccionar las siguientes opciones según la opción Seleccionar, pero

antes debemos pulsar sobre toda la tabla dinámica y tenerla seleccionada para
activar las otras opciones.

Seleccionar Etiquetas y valores para seleccionar ambos a la vez quedando así

marcado con fondo oscuro. Esta tabla dinámica la debe confeccionar
previamente el lector relacionando los kilos vendidos por zonas y meses.
Valores para seleccionar sólo los valores de los elementos, quedando
seleccionados con fondo oscuro sólo los valores. Seleccionamos los importes de
los kilos vendidos.

Etiquetas para seleccionar sólo los rótulos de los elementos. Sólo las etiquetas
quedan seleccionadas con fondo oscuro. Seleccionamos los textos de los
trimestres.
3.6.3 Mover tabla dinámica

Mover tabla dinámica: esta opción mueve la tabla dinámica a una ubicación del
libro que estamos utilizando:

3.7 Cálculos

3.7.1 Campos, elementos y conjuntos

Campos, elementos y conjuntos: crea y modifica los campos y elementos

calculados en una tabla dinámica
 • Campo calculado

Siguiendo una serie de normas que se deben conocer previamente, se pueden

crear fórmulas de cálculo dentro de una tabla dinámica, tal como veremos a
continuación. Utilizar el Excel de datos de Cap 3 ejemplo 3.xlsx

Imaginemos que queremos tener los datos de ventas previstos para el segundo
semestre. Nos basaremos en aumentar un 1% las ventas del segundo trimestre
para calcular las ventas del segundo semestre. Partiremos de la siguiente tabla
dinámica que deberá confeccionar previamente el lector.

Situado el cursor siempre sobre la tabla dinámica, pulsamos sobre la opción

Cálculos>Campos, elementos y conjuntos>Campo calculado, y nos sale la
siguiente pantalla:

Ponemos un nombre en Campo 1= Pr_3_trimestre, previsión de ventas del

segundo semestre. Insertamos el campo de kilos y multiplicamos por 1,1, para
aumentar un 10%. Y pulsamos Aceptar.

El resultado es el siguiente cuadro, el segundo semestre multiplicado por un

porcentaje de aumento

• Eliminar un campo calculado:

-Haga clic en el campo que contiene el elemento que desee eliminar.

-En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a

continuación, haga clic en Campo calculado.

-En el cuadro Nombre, seleccione el elemento que desea eliminar. Haga clic en
Eliminar.
 • Opción de elemento calculado

Un elemento calculado es una alternativa para agregar una fila nueva al origen de
datos, es decir, una fila que contiene una fórmula que hace referencia a otras
filas. Partiremos como siempre de la siguiente tabla dinámica que deberá
confeccionar previamente el lector.

El cursor debe estar en un campo que pueda ser utilizado como elemento
calculado:
Situado el cursor siempre sobre la tabla dinámica, pulsamos sobre la opción
Cálculos>Campos, elementos y conjuntos>Elemento calculado y nos sale la
pantalla de la siguiente imagen.

Y una vez dentro del menú del elemento calculado:

Creamos la fórmula nueva que nos permita calcular el 10% sobre los kilos
vendidos de cada trimestre y le ponemos un nombre % sobre el trimestre:
Obtenemos, así, la nueva fila de datos del 10% de los kilos de cada trimestre de
todos los mercados:

-Eliminar un elemento calculado:

-Haga clic en el campo que contiene el elemento que desee eliminar.

-En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a
continuación, haga clic en Elemento calculado.
-En el cuadro Nombre, seleccione el elemento que desea eliminar. Haga clic en
Eliminar.
 • Orden de resolución

Esta opción nos podría ayudar en el caso de tener varios campos calculados, y
estando unos en función de los otros, mediante la creación de un orden de
resolución de las fórmulas.

• Crear lista de fórmulas

Pulsando sobre esta opción, podemos tener el detalle de la fórmula

correspondiente. Nos indica los detalles de una fórmula creada, por ejemplo, en
el caso anterior:

Nota:
Herramientas OLAP: estas opciones requieren de instalaciones de software
complementario y de realización de consultas externas en Cubos OLAP, por eso
están normalmente desactivadas y no se tratan en este libro. Y las Relaciones se
explicarán en el capítulo 6.

3.8 Herramientas

• Gráfico dinámico

Opción para crear gráficos basados en los datos de la tabla dinámica que
estamos trabajando y cuyo funcionamiento trataremos en el capítulo 8 de una
forma más detallada.

• Tablas dinámicas recomendadas

Al crear una tabla dinámica recordar que teníamos esta opción: Tablas dinámicas
recomendadas

Esta opción nos propone una serie de tablas dinámicas recomendadas sólo
en Excel 2013.
3.9 Mostrar

• Lista de campo

La Lista de campo nos muestra u oculta la lista de campos y permite agregar y

quitar campos del informe de la tabla dinámica que estamos trabajando.
 • Botones

Esta opción nos muestra u oculta los diferentes botones que existen en el informe
de tabla dinámica. Estos botones, marcados en + o –, permiten expandir o
contraer los elementos que contiene una tabla dinámica. Situación inicial como
punto de partida, tabla dinámica que deberá confeccionar previamente el lector,
los kilos vendidos por meses se relacionan por zonas y tipo de productos. En este
caso tenemos activado los botones en la tabla dinámica.
Aunque los botones para expandir y contraer están activados de forma
predeterminada, puede haberlos desactivado al imprimir un informe. Para
expandir y contraer los niveles de detalle de un informe, debe activar estos
botones. Para mostrar u ocultar estos botones, en el grupo Mostrar u Ocultar de la
ficha Opciones, haga clic en Botones +/-.

Pulsamos sobre cada botón en cada una de las zonas a contraer:

Para expandir, hacemos lo contrario y pulsamos sobre el botón +.

• Encabezados de campo

El Encabezado de campo muestra los encabezados de campo de una tabla

dinámica por filas y columnas o bien los oculta. A continuación, señalamos los
diferentes tipos de encabezados:

Si pulsamos sobre el icono de encabezados, los mostramos o no tal como indica

la siguiente figura que partía de la información del cuadro anterior:
3.10 Las opciones de menú directas en una tabla dinámica

3.10.1 Ordenar

Se utiliza Ordenar para ordenar los datos basados en diferentes criterios a la

vez. En el caso de tener, por ejemplo, los productos en formato texto -y no
número-, tendríamos que ordenarlos para poder interpretar la información. El
lector deberá realizar la siguiente tabla dinámica como punto de partida:

Ponemos el cursor sobre el campo a ordenar: por ejemplo,

Producto, y con el botón derecho del ratón se abre este menú
desplegable
Pulsamos sobre el icono de Ordenar

Podemos ordenar de forma ascendente o descendente y en función del mismo

campo o de otro. Puede que se desee poner una lista de nombres en orden
alfabético o jerarquizar niveles de stock de una lista de productos de mayor a
menor. Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos y le permite
verlos con rapidez y comprenderlos mejor, organizar y encontrar los datos que se
buscan y, finalmente, tomar decisiones más eficaces.

Orden de abecedario:

Nos ordenaría los productos por orden alfabético las columnas de Producto:
Seleccionamos Ordenar por Producto y la opción Descendente. Es importante
tener el cursor encima de la tabla dinámica y del campo adecuado.

Podemos ordenar según el criterio del abecedario de los productos de forma

ascendente o descendente. Quedando así la nueva ordenación:

Pero también sería interesante ordenar los productos por los kilos vendidos cada
trimestre, así pues, tendremos que seleccionar por Suma de kilos y pulsar
Aceptar quedando ordenado de mayor a menor producto según los kilos
vendidos. Es decir, podemos ordenar en función del propio campo utilizado o en
función de otros campos relacionados.
A continuación, se explican los diferentes tipos de ordenación que se pueden
realizar en función del tipo de datos:

ORIGEN DE PROCEDIMIENTOS
DATOS

Texto -Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, seleccionar la opción Ordenar de A a

Z.

-Para ordenar en orden alfanumérico descendente, seleccionar la opción Ordenar de Z

a A.

Números -Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, seleccionar Ordenar de menor a

mayor.

-Para ordenar en orden alfanumérico descendente, seleccionar Ordenar de mayor a

menor.

Fechas y horas Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, seleccionar Ordenar de más antiguos a
más recientes.
Más opciones de ordenación

Para ordenar según un criterio de ordenación definido por el usuario mediante

una lista personalizada, en la parte inferior de la sección Primer criterio de
ordenación, seleccione la lista personalizada en la lista desplegable. Esta opción
sólo está disponible si no se ha seleccionado la casilla de verificación de la
parte superior de la sección Autoordenar y si tiene los datos de origen con estos
formatos.
Ejemplo: en la tabla anterior si mantenemos esa opción,

Podremos mover de forma manual los campos en el orden que necesitemos.

Vamos a poner el producto ‘peras’ en el segundo lugar de la tabla: poner el
cursor en forma de cruz sobre la línea inferior y arrastrar el campo pulsando el
ratón continuamente hacia arriba viendo así como queda el campo ‘peras’ en
segundo lugar:

3.10.2 Resto de opciones del menú desplegable

Datos iniciales según tablas utilizadas en los ejemplos de los capítulos

anteriores:
Ponemos el cursor en Trimestre y pulsamos el botón derecho del mouse y nos
sale este submenú:

Este submenú lo explicamos a continuación partiendo de la base

de que muchas de estas opciones ya se han explicado en los
capítulos anteriores.
• Opciones de formato que podemos seleccionar directamente

• Copiar: sirve cuando copiamos el rango elegido en otro lugar.

• Formato de celdas: seleccionar rangos y dar formatos o campos de la

tabla.

• Actualizar la tabla dinámica si es necesario o si se han realizado

modificaciones de los datos utilizados.

• Quitar el campo de filtro de Trimestre, por ejemplo, de la tabla dinámica.

• Resumir valores por

Nota muy importante:

Si realiza una tabla dinámica y al seleccionar los datos se le queda el campo

valor con la opción Contar, debe subsanarlo y poner Sumar. Veamos un ejemplo:

Haga doble clic sobre la opción Configuración de campo de valor, para

seleccionar la opción de Suma:
• Mostrar valores como

• Configuración de campo
 Si el campo elegido es de valor, saldrá su menú mientras que si
el campo elegido es no valor, saldrá otro menú:

En este caso la configuración, que es de un campo no valor,

permite quitar los subtotales

Nota muy importante:

Para quitar los subtotales de un campo seleccionado hay tres formas:

Quitarlo para siempre: En Diseño/Subtotales

O bien quitarlos sólo para el campo seleccionado poniendo el curso sobre el
campo seleccionado con el botón derecho del ratón y desmarcando la opción:

• Opciones de tabla dinámica

• Ocultar listas de campos

Oculta la lista de la derecha de campos de la tabla dinámica.

 • Opciones desde un campo no valor

Situado el cursor en un campo no valor, nos sale un submenú diferente:

• Filtro

Ponemos filtros para analizar mejor la información, en los diferentes campos:

-Filtrar por los 10 mejores.

-Filtrar por cada una de las etiquetas.

-Filtrar por los valores.

• Expandir o contraer los campos seleccionados

Veamos un ejemplo y siempre partiendo de una tabla dinámica especial:

Pulsamos sobre la opción seleccionada:

• Agrupar o desagrupar los campos seleccionados

Veamos un ejemplo, seleccionar con el cursor estos dos campos:

Pulsamos sobre Agrupar y sale el nuevo

campo Mecado2:

Nos ha creado un nuevo campo como grupo: Grupo1. Si hacemos Desagrupar,

volvemos a la situación inicial.

• Mover campos de lugar

Esta opción mueve los campos seleccionados dentro del campo Mercado hacia
arriba o hacia abajo.
 • Filtro de búsqueda

Buscar lo que necesita de una manera rápida y eficaz es una necesidad básica,
especialmente para hojas de cálculo grandes, donde es posible que realice
búsquedas entre miles, o incluso millones, de elementos. Con el nuevo Filtro de
búsqueda, cuando filtra datos en tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos de
Excel, puede aprovechar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar
rápidamente lo que necesita en las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, para
encontrar un producto específico en un catálogo que almacena más de 50.000
elementos, empiece a escribir el término de búsqueda y los productos
correspondientes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún
más los resultados si selecciona el contenido que no desea ver.

Son filtros interactivos que permiten ir buscando los datos y seleccionando según
se va poniendo el nombre del elemento buscado. Se pueden utilizar * para buscar
nombres por detrás o por delante. Por ejemplo: Zona* seleccionaría todos los
nombres que empiezan por ‘Zona’. Este filtro actúa si filtramos por el
desplegable del campo:
 4. Contenido y funcionamiento del menú
Diseño de las tablas dinámicas

Una vez situados en la tabla dinámica, seleccionamos el menú Diseño:

4.1 Menús de Diseño

Siguiendo con el ejemplo del archivo Cap. 4 ejemplo 1.xlsx, seleccionamos la

opción de Diseño que posee las siguientes funcionalidades:

4.1.1 Subtotales

Subtotales es una opción que permite mostrar u ocultar subtotales de la tabla

dinámica:
Trabajaremos con esta tabla dinámica, que previamente deberá confeccionar
desde su inicio el lector, e iremos haciendo los diferentes cambios.

No mostrar subtotales

Pulsamos sobre Diseño/No mostrar subtotales y se nos presenta la siguiente tabla

dinámica, que nos muestra cómo los subtotales del campo Mercado=Zona
desaparecen.
Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo: en este caso,
seleccionando esta opción, nos vuelve a mostrar los subtotales para el campo
Mercado otra vez:
Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo: en este caso, los
subtotales salen en la parte de arriba de la tabla dinámica en cada Zona.
4.1.2 Totales generales

Este icono de Totales generales muestra u oculta los totales generales de la

tabla dinámica según selección. Las opciones disponibles son las siguientes:

A continuación, seguiremos con el ejemplo anterior e iremos mostrando cómo

queda la tabla dinámica correspondiente a cada opción.
Desactivado para filas y columnas: indica que los totales no salen ni en filas ni
en columnas.

Activado para filas y columnas: indica que los totales salen en filas y en
columnas.

Activado sólo para filas: indica que los totales sólo salen en filas.
Activado sólo para columnas: indica que los totales sólo salen en columnas.

4.1.3 Diseño de informe

El icono de Diseño de informe sirve para ajustar el diseño del informe que
estamos trabajando. Hay diferentes formas, la compacta es mucho más legible,
los formularios tabulares y esquemáticos además incluyen encabezados de
campo. Las siguientes opciones son las que disponemos para utilizar:

A continuación, seguiremos con el ejemplo anterior e iremos mostrando para

cada opción cómo queda la tabla dinámica correspondiente.

Mostrar en forma compacta:

Mostrar en forma de esquema:

Mostrar en forma tabular:

Repetir todas las etiquetas de elementos: repite debajo de cada etiqueta el
mismo nombre:

No Repetir las etiquetas de elementos: cancela la opción anterior dejando la

tabla dinámica como al inicio.
4.1.4 Filas en blanco

Filas en blanco añade una fila en blanco entre cada elemento agrupado de la
tabla dinámica, sus opciones son las siguientes:

Veamos un ejemplo:

Insertar líneas en blanco después de cada elemento:

Quitar líneas en blanco después de cada elemento: nos quedaríamos en la

situación inicial, es decir, sin líneas en blanco entre los datos de las filas.

4.2 Opciones de estilo de tabla dinámica

Esta opción nos sirve para poder darle forma a la tabla dinámica mediante las
siguientes opciones:
Siguiendo el ejemplo inicial, partiremos de la siguiente tabla:

• Encabezados de fila

Muestra el formato especial para la primera columna de la tabla. Marcando y

desmarcando la opción, veremos las diferencias.
 • Encabezados de columna

Muestra el formato especial para la primera columna de la tabla. Marcando y

desmarcando la opción, veremos las diferencias.

• Filas con bandas

Filas con bandas muestra las filas con bandas de colores en las filas pares con un
formato diferente para las impares. Es útil cuando tenemos muchos datos
facilitándonos así su lectura:

• Columnas con bandas

Columnas con bandas muestra las filas con bandas de colores en las filas pares
con un formato diferente para las impares. Es útil cuando tenemos muchos datos
facilitándonos así su lectura.
4.3 Estilos de tabla dinámica

Seleccionando los diferentes tipos de estilos en las flechas desplegables,

podemos tener de menor a mayor intensidad de color: claro, medio y oscuro.
También se pueden crear nuevos estilos personalizados con la opción Nuevo
estilo y guardarlos como plantillas o borrar estilos aplicados a una tabla
dinámica mediante la opción de Borrar.
 Parte 2: Herramientas de reporting y
business intelligence con tablas dinámicas
 5. La creación de indicadores mediante el
formato condicional

5.1 Introducción al formato condicional

El formato condicional es una opción que resalta las celdas más interesantes,
enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas
de color y conjuntos de iconos basados en criterios previamente fijados. En
definitiva, nos permite introducir indicadores en las tablas dinámicas. Cuando
nos encontramos con que una tabla dinámica posee muchos datos y queremos
realizar un análisis de la evolución de los mismos desde diferentes puntos de
vista (evolución en el tiempo, aumentos o disminuciones o también respecto a un
valor ideal de cómo han evolucionado), es necesario utilizar algún tipo de
indicador. Para ello vamos a combinar la funcionalidad de las tablas dinámicas
con la funcionalidad de los formatos condicionales. Así, siguiendo con los datos
de archivo Cap._5_ejemplo 1.xlsx, podemos tener una tabla dinámica como
ésta:
Se puede observar que los litros vendidos el primer trimestre son muy superiores
a los del segundo trimestre, incluso si lo analizamos por tipo de producto.
Aunque sería mucho mejor tener, por ejemplo, una perspectiva como la siguiente:

También nos podría interesar saber que las ventas mínimas por producto
deberían ser cada trimestre superior a 15.000 y no inferior a 10.000 litros. Así,
el color más oscuro es negativo y el más claro, muy positivo, por ejemplo.

La situación puede variar si tenemos muchos más datos que analizar. Por
ejemplo:
Para analizar situaciones como la anterior, utilizaremos los formatos
condicionales aplicados a la tabla dinámica. La aplicación de los mismos será
adaptada a las necesidades que tengamos en cada momento y ya avanzamos que
no desarrollaremos en este libro todas sus posibilidades por ser muy extensas.

El contenido de este menú es el siguiente:

5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e

inferiores

• Resaltar reglas de celdas

Estas reglas nos permiten poner en cada una de ellas condiciones para analizar
los datos de la tabla dinámica.
Veamos, mediante un ejemplo, el funcionamiento del Formato condicional:
supongamos que queremos saber en qué meses las ventas han sido superiores a
10.000 kilos. Seleccionamos el rango de datos siempre antes de elegir la regla.

Pulsamos sobre Formato condicional/Resaltar reglas de celdas/Es mayor que

y nos sale este menú y ponemos 10.000:

Obtenemos este resultado:

-Más reglas

En función de la forma en que seleccionemos los datos, tendremos un resultado u

otro. En Nueva regla tenemos la posibilidad de realizar a medida diferentes
tipos de selecciones poniendo aquellos datos que nos interesen cada vez:
Contenido de las diferentes opciones de Resaltar Reglas de Celdas:

-Aplicar formato a las celdas que Es mayor que

-Aplicar formato a las celdas que Es menor que:

-Dar formato a celdas comprendidas Entre:

-Aplicar formato a celdas que son Iguales que:

-Aplicar formato a las celdas que contengan el texto que contiene: sólo se aplica
a partes de la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.

-Aplicar formato a las celdas que contengan una fecha: sólo se aplica a partes de
la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.
-Aplicar formato a las celdas que contienen valores duplicados: sólo se aplica a
partes de la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.

• Reglas superiores e inferiores

Estas opciones permiten seleccionar de un rango los elementos a analizar, en

principio, en función de un número prefijado por nosotros, por ejemplo, 10
mejores, 10% del total mejores, los 10 inferiores, 10% del total peores, o las que
están por encima o por debajo del promedio.

Veamos el siguiente ejemplo: a partir de la tabla inicial, marcamos el rango a

analizar con el ratón:
Obtenemos para los 5 valores superiores un color rojo oscuro. Ponemos 5
elementos:

Obtenemos para un valor el 10% valores superiores en un color rojo oscuro.

5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

• Barras de datos

Esta opción nos muestra una barra coloreada en la celda correspondiente, la

longitud de la barra representa el valor en la celda, a mayor amplitud mayor
valor positivo o negativo. En la nueva versión se pueden utilizar por defecto
barras de relleno degradado o sólido.

Veamos todo lo anterior en un ejemplo de barras de datos en azul. Seleccionar el

gráfico de color azul en Barras de datos:
El resto de colores funciona de la misma forma cuando no utilizamos otras
opciones.

En Más reglas tendremos también Más opciones de filtrado de datos según la

regla de formato seleccionada:
 • Escalas de color

Esta opción muestra un tono degradado de dos o tres colores en un rango de

celdas, la sombra del color representa el valor de la celda en intensidad. Se han
añadido más tonalidades en la nueva versión.

Ejemplo de escalas de color:

Reglas de formato en escalas de color, en Más reglas:

• Conjuntos de iconos

Esta opción muestra un determinado tipo de icono del conjunto de iconos

anteriores en cada celda. Cada icono representa un valor en la celda
correspondiente. En la nueva versión, se han ordenado por tipos y añadido
nuevos tipos de iconos.
Ejemplo de conjunto de iconos:

– Reglas de formato en conjunto de iconos:

Es muy importante, siempre que se quiera utilizar la opción de formato

condicional, seleccionar el rango de los datos de forma adecuada y concreta. De
lo contrario, el resultado será equivocado. No es lo mismo seleccionar un rango
de datos sin sumar que sumados, por ejemplo, y mezclarlos. Es importante borrar
una selección antes de aplicar otra. Si no lo hacemos, se superponen los
diferentes formatos y la vista de la tabla no es correcta.

5.4 Introducción al formato condicional

Esta opción nos permite realizar a medida de nuestras necesidades el diseño de

formatos condicionales ya que existen numerosas opciones y combinaciones. A
través de los diferentes ejemplos, se dará una visión general de su
funcionamiento. Partiremos siempre de esta tabla inicial:

Iremos primero a Formato condicional y seleccionaremos Nueva regla, situados

siempre desde la tabla dinámica, y nos saldrá una imagen como ésta:

Examinemos esta pantalla con más detenimiento, nos ofrece tres posibilidades:
aplicar la regla a las celdas seleccionadas, a las que muestren valores de Suma
de litros o acotar un poco más, sólo Suma de litros para la combinación de
Producto y Mes. Nosotros elegiremos la tercera:

A continuación, nos permite, según el menú, Seleccionar un tipo de regla a

aplicar según el formato. Nosotros elegiremos Aplicar formato a todas las
celdas según sus valores:

Y, por último, podremos elegir el modelo de indicador visual a utilizar,

pondremos el de conjunto de iconos:
Pero nosotros elegiremos uno de tipo semafórico en Estilo de formato:

Esta opción presenta algunas novedades interesantes respecto a la anterior de

Excel 2007:
Ahora podemos poner, según se requiera, diferentes iconos según el rango
elegido:

Se puede elegir el icono que se necesite para un determinado rango. Ahora

también podemos utilizar más estilos de iconos de una forma más visual ya antes
era por textos:

Ahora sólo nos faltará dar los valores que queremos analizar. Por ejemplo, para
ventas mayores a 10.000 litros al mes, verde, y menores a 5.000, rojo.
Hemos determinado el tipo de unidad y los valores que queremos filtrar:

Siendo el resultado el siguiente:

– Otras opciones a tener en cuenta:

Permite invertir, si lo necesitamos, la ordenación de los iconos seleccionados.

Permite mostrar sólo los iconos sin valores en la tabla. Siendo el resultado el
siguiente:

Las posibilidades de análisis son muy extensas y dejamos al lector que pueda
practicar e ir probando según sus necesidades.

5.5 Borrar reglas

Las opciones de Borrar reglas permiten quitar de diferente forma los formatos
condicionales realizados en las diferentes tablas dinámicas. Borrar reglas tiene
las siguientes funcionalidades:

Sirve para borrar las reglas aplicadas en los diferentes rangos utilizados, la tabla
dinámica o la hoja:

– Borrar reglas de las celdas seleccionadas previamente con un determinado

rango.
– Borrar reglas de toda la hoja de Excel en la que estemos situados.
– Borrar reglas de esta tabla se aplica cando utilizamos datos en formato
tabla de Excel sin estar vinculados a una tabla dinámica.
– Borrar reglas de una tabla dinámica en la que tenemos situado el cursor.

5.6 Administrar reglas

Esta opción sirve para modificar, crear o eliminar también reglas ya creadas en
la tabla seleccionada o para otras tablas. Pulsando en el icono tendremos la
siguiente opción:
– En Nueva regla, nos saldría el cuadro inicial de creación de reglas:
– En Editar regla, nos saldría el cuadro de modificar reglas existentes y
seleccionadas.

– En Eliminar regla, veremos que nos desaparece la regla marcada y nos

queda la opción de Aceptar o Cancelar:
 6. Crear relaciones entre diferentes tablas
dinámicas

6.1 Ejemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas

El nuevo modelo de datos de Excel 2013 le permite aprovechar eficaces

características de análisis que sólo estaban disponibles anteriormente instalando
el completo PowerPivot. Además de crear tablas dinámicas tradicionales, ahora
puede crear tablas dinámicas basadas en varias tablas en Excel. Importando
diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podrá analizar sus datos con
resultados que no podrá obtener de datos de tablas dinámicas tradicionales. Cree
el diseño de una tabla dinámica que use una o varias tablas mediante la misma
lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la
lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de
tabla dinámica (el cambio al nuevo modelo de datos de Excel agregando más
tablas) y la exploración y navegación a todas las tablas.

La segunda opción consiste en importar tablas de una en una desde uno o varios
orígenes de datos, agregarlas a un Modelo de datos de Excel, crear relaciones y
usar el Modelo de datos para controlar una tabla dinámica.

Si desea trabajar con varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica,
puede usar otros orígenes de datos además de las bases de datos relacionales.
Por ejemplo, puede usar tablas arbitrarias del libro o importar fuentes de
distribución de datos para, posteriormente, integrarlas con otros datos tabulares
del libro. Para unir todos estos datos no relacionados, deberá agregar cada una
de las tablas a un modelo de datos y crear relaciones entre ellas con valores de
búsqueda coincidentes.
 • Crear las tablas dinámicas vinculadas a diferentes bases de datos
externas:

Tenemos estos dos archivos de Excel:

Contiene los ingresos por meses y año de una empresa de servicios

profesionales.

Y el siguiente archivo Excel:

Relación entre los servicios y las áreas profesionales.

Ahora creamos un nuevo archivo Excel para crear en él las nuevas tablas
dinámicas vinculadas. Para ello utilizamos el siguiente archivo:

En este archivo crearemos las tablas dinámicas nuevas de la siguiente forma:

En la pestaña: crearemos la primera tabla dinámica.

Primera tabla dinámica vinculada a los DATOS, es importante que se marquen

las dos opciones de Crear tablas dinámicas de la siguiente figura.
Recuerde que cada usuario tendrá su ruta de origen de datos. Elija la tabla de
datos que se necesite para crear la tabla dinámica.

Y pulse sobre Aceptar.

Y nos queda esta pantalla donde podemos crear ya la nueva tabla dinámica
creada en TD_DATOS.

Observar que una vez creada de esta forma una tabla dinámica, la lista de
campos es diferente:
A continuación, haremos exactamente lo mismo pero con la otra tabla de datos:

Crearemos la pestaña TD_AGRUPACIONES

Vincularemos a la tabla ésta de Excel:

A la hoja tabla de datos: AGRUPA

Y, como antes, nos queda una lista de campos diferente con el nombre de la tabla
vinculada y:
 • Crearemos dos tablas dinámicas para ver el resultado:

La primera contiene los ingresos por tipo de servicios: situada en la pestaña

TD_DATOS.

La segunda contiene la relación entre los tipos de ingresos y las áreas, creada en
TD_AGRUPA.
Ahora la cuestión es crear una relación entre las dos tablas para obtener los
ingresos por áreas. Para ello vamos a emplear el procedimiento de crear
Relaciones, esta opción es la siguiente:

Para ello copiamos la tabla dinámica que tenemos en TD_DATOS en la nueva

pestaña TD1:

• Crear una relación entre tablas dinámicas

Una relación es una conexión entre dos tablas de datos basada en una columna de
cada tabla. Crear relaciones entre las tablas le permite crear tablas dinámicas y
otros informes que utilizan campos de cada tabla, incluso cuando las tablas se
crean a partir de orígenes diferentes.

En todos los demás casos, necesitará crear las relaciones manualmente.

1. Asegúrese de que el libro contiene varias tablas y que cada una de ellas tiene
una columna que se pueda asignar a una columna de otra tabla.

2. Haga clic en Datos > Relaciones para abrir el cuadro de diálogo Administrar
relaciones. Si Relaciones se atenúa, importe los datos adicionales de un
origen de datos externo en una segunda hoja.

3. Haga clic en Nuevo.

4. En el cuadro de diálogo Crear relación, haga clic en la flecha de abajo de

Tabla y seleccione una tabla en la lista desplegable. En una relación de uno a
varios, esta tabla debe estar en el lado ‘varios’.
5. Primero seleccionar la tabla origen y la columna que quiere relacionar con la
otra tabla.
6. Después haga lo mismo con la otra tabla utilizando la misma columna con los
mismos datos que quiere relacionar.

7. Haga clic en Aceptar.

Nos queda esta pantalla si no ha tenido ningún problema previo, y pulsamos

sobre Cerrar.
Observe que en la tabla dinámica creada sale una nueva opción que es TODOS.
Seleccionamos esta opción.

En esta opción se puede crear la nueva tabla con los campos relacionados, para
ello copiaremos la tabla dinámica en una nueva pestaña: TD2.

Desplegamos los campos y seleccionaremos los nuevos campos para relacionar

los ingresos por áreas y tipo de servicios:
Una vez activados todos los campos y modificada la tabla dinámica, nos queda
así:
 • Nueva opción de exploración rápida

Como se puede observar, con el cursor encima de la celda correspondiente nos

sale una lupa, si pulsamos sobre ella:
En esta opción, seleccionando los campos, podemos crear nuevas tablas
dinámicas a medida de los campos seleccionados y hacer un análisis más
profundo. Pulse sobre la opción Rastrear y se le abrirá una nueva tabla dinámica
con menos datos.

• Notas y consejos para trabajar con esta nueva opción de relaciones

– Para crear relaciones necesita columnas que contienen datos coincidentes

para que Excel pueda hacer referencias cruzadas de las filas en una tabla
con las de otra tabla.
– Los tipos de datos de Columna (externa) y Columna relacionada
(principal) deben ser compatibles.
– Cambiar la relación activa: si importa tablas que tienen varias relaciones
o si crea manualmente varias relaciones entre dos tablas, debe especificar
una relación como la relación activa que se usa de forma predeterminada
para la navegación y los cálculos de informes dinámicos. Sólo puede haber
una relación activa entre dos tablas cualesquiera. Puede promover una
relación inactiva para que sea la relación activa. Puede desactivar y crear
relaciones en el cuadro de diálogo Administrar relaciones, pero es mejor
solución usar la vista de diagrama de PowerPivot.

– Puede crear también, desde tablas de un mismo Excel, relaciones entre dos
tablas que crearán los rangos correspondientes.
 – A veces le saldrán mensajes de aviso de que no se ha podido crear la
relación por diferentes motivos lo cual deberá analizar y solventar.

6.2 Introducción a PowerPivot: complemento de Excel para

importar y relacionar varias tablas

PowerPivot es la herramienta que, mediante Excel y las tablas dinámicas,

permite que todos los usuarios puedan relacionar diferentes orígenes de datos,
transformarlos, relacionarlos y, a través de la utilización de las tablas dinámicas,
confeccionar nuevos informes, gráficos o indicadores para analizar mejor los
diferentes problemas de su organización y tomar las mejores decisiones al
respecto de una forma muy práctica y económica.

Microsoft PowerPivot es un complemento de análisis de datos de Excel 2010 y

2013 que proporciona una potencia sin precedentes. Directamente integrado en el
Excel, permite extraer, relacionar y analizar datos procedentes de diversos
orígenes. Es una herramienta que carga, consulta y actualiza los datos de los
diferentes orígenes sin restricción pudiendo crear relaciones entre diferentes
tablas de datos, filtros, ordenamientos y nuevos campos calculados. Es tan
potente que incluye un asistente para importar los datos de los diferentes tipos de
orígenes, desde grandes bases de datos corporativas o archivos locales de Excel
a texto, por ejemplo. Los datos de PowerPivot están inmediatamente disponibles
para las tablas dinámicas, gráficos, segmentaciones y el resto de aplicaciones de
Excel. Todo ello para poder obtener nuevos informes que permitan realzar los
mejores análisis y tomar mejores decisiones.

• Iniciar el componente de PowerPivot en Excel 2013

PowerPivot de Excel 2013 es un complemento que puede usar para realizar

eficaces análisis de datos en Excel 2013. Este complemento está disponible en
Microsoft Office Professional Plus. Está integrado en Excel 2013 pero no está
habilitado. Aquí se explica cómo se habilita PowerPivot antes de utilizarlo por
primera vez:

1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.

2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM> Ir.
3. Active el cuadro Microsoft Office PowerPivot para Excel 2013 y haga
clic en Aceptar. Si tiene instaladas otras versiones del complemento
 PowerPivot, también se muestran en la lista Complementos COM.
Asegúrese de seleccionar el complemento PowerPivot para Excel 2013.

La cinta de opciones tiene ahora una pestaña PowerPivot en Excel 2013:

Para ampliar los conocimientos le recomendamos el siguiente libro: Powerpivot

con Excel a su alcance para convertir sus datos en información eficaz,
editado por Profit Editorial.

Para ampliar los conocimientos le recomendamos el siguiente libro:

Este libro tiene como objetivo dar a conocer el contenido del complemento
PowerPivot a todos los usuarios de los diferentes departamentos de una
organización. Este libro viene soportado por la experiencia obtenida en la
implementación de PowerPivot en las empresas y por los seminarios realizados
por el autor. Con este libro, PowerPivot le dará resultados inmediatos, ya que su
utilización responde a la necesidad de resolver un problema empresarial, al
revés no funciona nunca.

PowerPivot es una herramienta incluida en Excel 2010-2013, al alcance de todos

los usuarios que cambiará la forma de trabajar con las bases de datos para poder
obtener nueva y mejor información para el análisis y la mejor toma de
decisiones.
 7. Utilizar la segmentación para filtrar datos
en las tablas dinámicas

7.1 Crear una segmentación de datos para filtrar datos de tablas

dinámicas

En las versiones Microsoft Excel 2007 y anteriores, se podían utilizar los filtros
de informes para filtrar los datos en un informe de tabla dinámica, pero cuando
se filtraban varios elementos de diferentes campos, era complejo saber qué
filtros se estaban aplicando. Para paliar una parte de este problema, a partir de
Excel 2010, se puede usar la segmentación de datos que nos proporciona una
serie de botones que actúan como filtrado rápido de los datos de las tablas
dinámicas.

Ventajas de la utilización de la segmentación de datos:

La segmentación de datos también muestra el estado actual de los datos

filtrados, lo que permite entender mejor en cada momento el contenido
de la tabla dinámica.
Las segmentaciones de datos son unos componentes de filtrado muy
cómodos de utilizar que contienen un conjunto de botones que permiten
filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la
necesidad de abrir listas de desplegables para seleccionar los
elementos que se desean filtrar.
La característica de segmentación de datos proporciona una visualización
mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar
datos de forma dinámica y mostrar sólo la información que necesita.
 La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer
clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado
rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de
filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra
exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado.
Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para
segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo
que se necesita.
Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es
necesario abrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a
los datos. En cambio, en la segmentación de datos, se muestra justo en la
pantalla.
Es posible aplicar formato a la segmentación de datos para que coincida
con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas
dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.

A continuación, vamos a crear una segmentación de datos en una tabla dinámica

ya existente. Para ello, utilizaremos el fichero Excel, Cap. 7 ejemplo 1.xlsx.

En primer lugar, nos situamos sobre el informe de tabla dinámica para el cual se
quiere crear una segmentación de datos. De esta forma, se mostrarán las
Herramientas de tabla dinámica y se mostrarán las pestañas Opciones y
Diseño.

En Excel 2013:

En Excel 2010:
En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, se deben marcar
la/las casilla/s de selección de los campos de la tabla dinámica para los cuales
desea crear una segmentación de datos. Haga clic en Aceptar. Se mostrará una
segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

En cada una de las segmentaciones de datos creadas, haga clic sobre los
elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un
elemento se debe mantener pulsada la tecla CTRL e ir seleccionando con el
puntero del ratón.
Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un
campo de tabla dinámica concreto, es normal que cree más de una segmentación
de datos para filtrar un informe de tabla dinámica. Después de crear una
segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla
dinámica. Si hay más de una segmentación de datos, se mostrarán de manera
superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra ubicación en la
hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario. Una vez tenemos la
pantalla anterior, arreglamos el formato en la hoja de cálculo colocando
adecuadamente todas las segmentaciones y la tabla dinámica si queremos verlo
todo en una vista. Por ejemplo, tal como indica la siguiente figura:

Las segmentaciones de datos muestran los filtros que se aplican y proporcionan

la información adecuada para que los datos que se expresan en el informe de la
tabla dinámica puedan entenderse fácilmente. Para filtrar los datos de la tabla
dinámica, haga clic en un botón o en varios botones de la segmentación de datos
manteniendo siempre la tecla CTRL pulsada si se seleccionan varios botones a la
vez. Y, para quitar los filtros, pulsar sobre la figura que hay arriba de la
segmentación a la derecha.
Una segmentación de datos, generalmente, incluye los siguientes elementos:

A Nombre del encabezado de segmentación de datos que indica la categoría de los elementos que
contiene.

B Botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro.

C Botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro.

D Botón de Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de
datos.

E Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden verse
actualmente en la segmentación de datos.

F Controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes que permiten cambiar el tamaño y la ubicación
de la segmentación.

Seguidamente, presentamos dos ejemplos para ver el efecto de los diferentes

tipos de filtro en los botones. Hemos seleccionado primer trimestre y sólo las
zonas 2 y 4.
Hemos seleccionado el primer trimestre y las zonas 1 y 3.

7.2 Opciones de la segmentación de datos

Una vez tengamos activado el menú de Herramientas de Segmentación y

Opciones, se pueden realizar diferentes tipos de tareas:
Es importante saber que este menú se activa si estamos con el cursor sobre un
botón de segmentaciones.

• Segmentación de datos

Segmentación de datos: crear o modificar la segmentación de datos actual o una

nueva.

Pulsamos sobre esta opción y tenemos el detalle de la segmentación:

 • Conexiones de la tabla dinámica

Esta opción permite gestionar las diferentes tablas dinámicas a las que está
conectada la segmentación de datos.

Estilos de segmentación de datos

Esta opción permite dar un determinado formato a las diferentes segmentaciones.

Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más:
Para crear un nuevo estilo personalizado, pulsar sobre la opción de Nuevo estilo
de Segmentación de datos.

APLICACIÓN DE FORMATO A LAS SEGMENTACIONES DE DATOS

PARA LOGRAR UNA APARIENCIA COHERENTE

Cuando se crea una segmentación de datos en un informe de tabla dinámica

existente, el estilo de la tabla dinámica se refleja en el estilo de la segmentación
de datos con el fin de que estos estilos compartan una apariencia similar. Sin
embargo, los cambios de formato que se realicen en la tabla dinámica después de
crear la segmentación de datos no se reflejan en el formato de ésta. Además, si se
crea una segmentación de datos independiente, es posible que el formato de la
segmentación de datos no coincida con el de la tabla dinámica a la cual se
asocia. Para crear informes que parezcan profesionales o, simplemente, para que
el formato de una segmentación de datos coincida con el del informe de tabla
dinámica asociado, se pueden aplicar estilos de segmentación y así lograr una
apariencia coherente. Cuando se aplica alguno de los distintos estilos
predefinidos disponibles para las segmentaciones de datos, se puede hacer
coincidir bastante el tema de color aplicado a una tabla dinámica. Para lograr
una apariencia personalizada, también se pueden crear estilos propios de
segmentaciones de datos del mismo modo en que se crean estilos personalizados
de tabla dinámica. En el siguiente ejemplo, se puede observar cómo sólo salen
marcados en color los campos activados, el resto sale en un color más tenue.

Es importante analizar que los cambios que se producen en los botones de

selección también se producen en los filtros de la tabla dinámica. Veamos un
ejemplo: En primer lugar, tenemos esta figura, con un filtro, en la que hemos
seleccionando sólo un mes:
Existe, pues, una relación bidireccional entre los botones de segmentación y los
filtros de una tabla dinámica. Veamos en detalle el caso anterior:
La selección del mes 1 aparece en el filtro y en los botones de segmentación.
Tanto si modificamos uno como el otro, se modifican los datos de la tabla
dinámica y de los botones.

Organizar

Traer hacia adelante o al frente

Traer adelante: trae el objeto seleccionado hacia adelante de forma que quede
oculto detrás de menos objetos.

Traer al frente: trae el objeto seleccionado delante del resto de objetos para
que ninguna parte quede oculta detrás de otro objeto.

Enviar atrás o al fondo

Enviar atrás: lleva el objeto seleccionado hacia atrás para que quede oculto
detrás de otros objetos.

Enviar al fondo: envía el objeto seleccionado detrás del resto de objetos.

Panel de selección
Muestra el panel de selección para ayudar a seleccionar objetos individuales y
para cambiar el orden y la visibilidad.

Excel 2010

Excel 2013
 • Botones

Columnas: permite cambiar el número de columnas de la segmentación de datos.

Alto: cambia el alto de los botones de la segmentación de datos.

Ancho: cambia el ancho de los botones de la segmentación de datos.

• Tamaño

Estas opciones nos permiten modificar de forma manual el tamaño de las

segmentaciones. De todas formas se puede modificar también clicando sobre
ellas mismas con el ratón.

-Alto de forma: cambia el alto de la forma o imagen de la segmentación.

-Ancho de forma: cambia el ancho de la forma o imagen de la segmentación.

7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas

Cuando en un informe hay muchas tablas dinámicas diferentes, es probable que

desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinámicas o a todas ellas.
Puede compartir una segmentación de datos creada en una tabla dinámica con
otras tablas dinámicas. No es necesario duplicar el filtro para cada tabla
dinámica. Cuando se comparte una segmentación de datos, se crea una conexión a
otra tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que se desea usar. Los
cambios que se realizan en una segmentación de datos compartida se reflejan
inmediatamente en todas las tablas dinámicas que están conectadas a esa
segmentación de datos.

Por ejemplo, si usa una segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para
filtrar datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también usa esa
segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país.

Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y
que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos
compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se
denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar
tanto segmentaciones de datos locales como compartidas. Se puede compartir una
segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla
dinámica. También se puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla
dinámica conectándola con dicha tabla dinámica. Empezamos el ejemplo con los
datos de la tabla dinámica situada en TD1.

Primero haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla
dinámica. Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se
agregará la pestaña Opciones.

En el grupo Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en

Conexiones de tabla dinámica.

En el cuadro de diálogo Conexiones de tabla dinámica, active la casilla de

verificación de las tablas dinámicas en las cuales desea que la segmentación de
datos esté disponible.

En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, active la

casilla de verificación de las segmentaciones de datos que desea usar. Haga clic
en Aceptar. Se mostrará una segmentación de datos para cada casilla de
verificación que haya activado.
En Excel 2013 para consultar aquí las conexiones:

Aplicamos el filtro en la TD1 y seleccionamos por ejemplo:

Mientras desde TD2, que es la otra tabla dinámica que tenemos creada:
Excel 2010

Excel 2013
En resumen, seleccionando en la primera tabla dinámica la zona 1, nos cambia la
segunda tabla seleccionando la zona 1 también.

7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas

dinámicas

Si una segmentación de datos ya no es necesaria, ésta se puede desconectar del

informe de tabla dinámica o bien se puede eliminar.

• Desconectar una segmentación de datos

Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea
desconectar una segmentación de datos. De esta forma se mostrarán las
Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y
Diseño.

En el icono Filtrar, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y

luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

Excel 2010 Excel 2013

En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, desactive la

casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea
desconectar una segmentación de datos.
 • Eliminar una segmentación de datos

Siga uno de los pasos que se indican a continuación: seleccione con el cursor
toda la segmentación elegida y haga clic sobre el botón de la segmentación de
datos y luego presione SUPR.

Haga clic con el botón derecho del mouse en el botón de la segmentación de

datos y, a continuación, haga clic en Quitar <Nombre de la segmentación de
datos>, o sea, Quitar “Trimestre”, en este caso.
 8. La creación de gráficos con tablas
dinámicas

8.1 Diferentes formas de crear un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico representa gráficamente los datos de una tabla dinámica. Se

pueden modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico
dinámico tal como se hace con una tabla dinámica. Un informe de gráfico
dinámico siempre tiene asociado un informe de tabla dinámica que utiliza el
diseño correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden.
Cuando modifica la posición de un campo en uno de los informes, también se
modifica el campo correspondiente del otro informe. En Excel 2013 se han
realizado algunas mejoras en la funcionalidad de los gráficos que agilizan su
utilización. Seguimos con el ejemplo anteriormente utilizado en el archivo Excel
Cap. 7 ejemplo 1.xlsx.

• Primera forma de crear un gráfico dinámico

Tenemos la siguiente tabla de datos en el Excel de este capítulo en el archivo que

utilizaremos:
Si queremos hacer un gráfico, pulsamos sobre la opción de Insertar> Gráfico
Dinámico desde Excel 2013. Esta opción se utiliza si antes no tenemos creada la
tabla dinámica.

Pulsamos sobre Crear Gráfico dinámico y nos sale el siguiente cuadro:

Una vez seleccionado el rango, como ya sabemos hacer, nos creará el gráfico
dinámico.
Nos queda la siguiente pantalla y un menú de gráfico: es importante conocer la
relación entre la tabla dinámica y el gráfico en la versión de Excel 2010 y 2013.
Se interrelacionan los campos de la tabla dinámica con los del gráfico, por tanto,
el gráfico siempre sigue las selecciones y los filtros que se hacen en la tabla
dinámica y viceversa.

Pero nosotros vamos a explicar la siguiente forma de realizar gráficos a partir de

tablas dinámicas ya creadas:

• Segunda forma de crear un gráfico dinámico

Otra forma de crear un gráfico dinámico es si, por ejemplo, tenemos una tabla
dinámica previamente definida: ponemos el cursor encima de una de las casillas
de la tabla y nos aparece este menú según el ejemplo previamente confeccionado
por el lector:
Pulsamos sobre el icono de Analizar / Gráfico dinámico (siempre debe estar el

cursor sobre la tabla dinámica creada)

y obtendremos la siguiente pantalla:

Pulsando Aceptar sobre un determinado tipo de gráfico, saldrá esta pantalla
con el gráfico seleccionado, donde podremos adaptar el gráfico a nuestras
necesidades. Excel 2013 contiene una novedad, los filtros de cada gráfico están
incluidos en el mismo gráfico.
Es importante conocer que las características de los gráficos en las tablas
dinámicas son las mismas que en los gráficos convencionales del menú de Excel.
Por tanto, se aprovechan las prestaciones que ya llevan incorporados los gráficos
de Excel, tanto en los datos que lleva la tabla dinámica como en los datos que
estén en una tabla de Excel.

En esta nueva versión vemos que, desde el propio gráfico, se pueden modificar
sus características:

Si pulsamos sobre el signo , sale el siguiente menú:

Si pulsamos sobre el signo , sale el siguiente menú:

8.2 Resumen de las características de los menús de los gráficos

Desde la opción del gráfico dinámico creado en el apartado anterior a través de

una tabla dinámica, tendremos la siguiente pantalla:

• PESTAÑA ANALIZAR
 PESTAÑA DISEÑO

• Diseños de gráfico

En este apartado se pueden modificar y adaptar las características a las

necesidades de cada momento. Cada uno de estos menús tiene su oportuno
desplegable. Hay que conocer que todas estas características son las de los
gráficos que se pueden realizar desde una tabla con Excel.
• Estilos de gráfico: permite seleccionar tipos de gráficos según los modelos
predefinidos.

• Datos: permite cambiar los datos de orden o seleccionar otros datos.

• Cambiar tipo de gráfico: a partir de un gráfico seleccionado, se puede

cambiar a otro tipo.

• Mover ubicación: mueve el gráfico seleccionado a otra pestaña del libro.

PESTAÑA FORMATO
• Selección actual para aplicar o restablecer formatos de partes del gráfico
seleccionado.

• Insertar formas en el gráfico.

• Estilos de forma y de wordart: modificar los gráficos con los diferentes

estilos.

• Organizar: mover el gráfico según la opción elegida.

 • Tamaño: modificar el tamaño del gráfico.

8.3 Ejemplos de diferentes tipos de gráficos

A continuación, presentamos algunos ejemplos de gráficos que tendrán el soporte

también en el archivo Excel adjuntado Cap._9 ejemplo_2.xlsx pero que deberán
ser confeccionados por el propio lector.

A continuación, disponemos de una parte de los datos:

Descripción de datos:

Año Período donde se producen las ventas.

Mes Mes en que se producen las ventas.

Previsto Importes de ventas previstas para cada período.

Real Importe de las ventas reales en cada período.

Los datos anteriores nos expresan la posibilidad de comparar las ventas reales
de cada período por año y mes, y también las ventas previstas frente a las ventas
reales. Pero, en nuestro caso, para realizar el análisis correspondiente vamos a
utilizar una opción de creación de gráficos desde las tablas dinámicas de Excel
2010.

• Creación de gráficos desde una tabla dinámica

Vamos a partir, por ejemplo, desde una tabla dinámica muy sencilla, la evolución
de ventas por años:

Pulsamos sobre este icono desde el cursor situado en la tabla dinámica.

Seleccionamos el gráfico que nos interese para el análisis de los datos:

Por ejemplo: pulsamos sobre este Tipo de gráfico y nos aparece el siguiente tipo
de gráfico:
 • Análisis de ventas reales

A continuación, de forma gráfica, se van a presentar los diferentes tipos de

análisis de las ventas reales:

• Análisis de las diferencias entre ventas anuales:

• Evolución de ventas por meses en los tres años pero con el año 2009 no
finalizado:
• Evolución de ventas mensual con tendencia lineal para el año 2009:

•
 • Evolución de ventas mensual con tendencia exponencial para el año
2009:

• Diferencias entre ventas previstas y reales

Otra opción interesante es analizar las diferencias entre ventas previstas y reales
por año y mes:
Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con
tablas dinámicas
 9. Caso práctico global sobre el
funcionamiento de las tablas dinámicas

9.1 Enunciado del caso práctico

El caso práctico que se va a explicar a continuación contiene los siguientes datos

en formato tabla que encontraremos en el archivo Excel Cap. 9 ejemplo1.xlsx
correspondiente a la hoja Datos:

Los campos utilizados son los siguientes:

Nombre del Concepto Tipo de datos

campo

País Nombre del país Campo de texto

Ciudad Nombre de la ciudad Campo de texto

Vendedor Nombre del vendedor Campo de texto

Ventas Importe de ventas Numérico en euros

Mes venta Meses de las ventas Numérico de meses

Año venta Año de la venta Numérico de años

 Id. de pedido Número del pedido de venta Numérico de contador de
facturado pedidos

En este ejemplo, podemos observar que tenemos tres tipos de datos: datos
numéricos, datos temporales y categorías de los datos, todos ellos tendrán una
determinada relación que podremos analizar con las diferentes tablas dinámicas.

9.2 Desarrollo del caso práctico

A continuación, se van a plantear diferentes preguntas que se irán resolviendo

con las tablas dinámicas. Imagínese una hoja de cálculo de Excel con cifras de
ventas de su empresa y cientos, no, miles de datos. Podemos hacernos diferentes
preguntas sobre el significado de los datos. ¿Cómo obtienen las respuestas? Los
informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo
formen parte de una hoja de cálculos. Los informes de tablas dinámicas ofrecen
comparaciones, muestran modelos y relaciones, además de analizar las
tendencias. En este capítulo se podrá comprobar cómo los informes de tablas
dinámicas facilitan este análisis: comparan, muestran y analizan diferentes vistas
de los datos y convierten los datos en información que tiene un significado.

9.2.1 Análisis de las ventas por países

Algunas de las preguntas que nos podemos plantear son las siguientes:

¿Qué nivel de ventas tiene cada país?

¿Cuánto se ha vendido en cada país?

¿Qué país ha vendido más respecto a los demás?

¿Qué porcentaje de ventas representa cada país respecto al total vendido?

¿Cómo han evolucionado las ventas en los últimos años?

En primer lugar, ponemos los datos de forma ordenada por países. Estas tablas
dinámicas deberá confeccionarlas el lector como una práctica más.
Sería importante poder analizar también qué % significa cada país en las ventas
totales de forma ordenada:

Utilizando el formato condicional, podemos analizar la evolución de las ventas

de la siguiente forma:
Para todos los países, excepto Canadá, se observa cómo han evolucionado las
ventas de la mejor forma posible:

9.2.2 Análisis de las ventas por ciudades

Algunas de las preguntas que nos podemos plantear son las siguientes:

¿Qué nivel de ventas tiene cada ciudad dentro de cada país?

 ¿Cuánto se ha vendido en cada ciudad?

¿Qué porcentaje de ventas representa cada ciudad respecto al total

vendido?

¿Cuál ha sido la evolución de las ventas por años o meses por ciudad?

¿Qué aumentos de ventas se han tenido respecto al período anterior por

ciudad?

A continuación, damos respuesta a las preguntas anteriores. En primer lugar,

ordenaremos las ventas de la mejor forma posible. La evolución de las ventas
por país y ciudad ha sido la siguiente:

Esta primera visión nos facilita el poder realizar un primer análisis pero no nos
permite analizar qué ciudad y qué país vende más o menos. Ahora sí que
podemos relacionar cada ciudad con su país y analizar lo vendido:
Pero nos falta evaluar la importancia de cada tipo de ventas en % del total:

La evolución de ventas por períodos y países:

Ahora deberíamos dar un mejor formato al cuadro. Dado que tenemos muchos
más datos y queremos analizar la evolución de las ventas, podemos analizar los
datos por meses y por años.

También podemos crear un pequeño cuadro de indicadores y gráficos con todas

las opciones vistas hasta ahora.

9.2.3 Análisis de las ventas por vendedores

Algunas de las preguntas que nos podemos plantear son

¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?
¿Cuánto ha vendido cada vendedor?
¿Qué vendedor ha vendido más respecto a los demás?
¿Qué porcentaje de ventas representa cada vendedor respecto al total
vendido?
¿Cómo han evolucionado las ventas por vendedor durante cada año?
9.2.4 Análisis de situaciones especiales

A continuación, se van a mostrar diferentes cuadros de tablas dinámicas con

diferentes vistas que dan respuestas a las distintas preguntas a realizar.

¿Cuánto se ha vendido en cada país, ciudad y por vendedor a lo largo de

los tres años?
¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor agrupado por trimestre?

¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor en forma de ranking?

¿Cuál es el pedido medio por vendedor?
Aplicamos una forma de contar pedidos en valores y utilizamos una fórmula
externa para calcular el pedido medio.

¿Cuál es la comisión que recibirá el vendedor?

Imagine que ha llegado la hora de pagar las comisiones sobre las ventas del año
2009, y le piden que calcule el porcentaje y la cifra de comisión correspondiente
a cada vendedor. Un campo calculado, al contrario que los cálculos
personalizados predefinidos, es una fórmula que puede crear desde cero para
averiguar cualquier cosa que desee saber. Para determinar si la bonificación es
el 10 o el 5 por ciento, especifique una fórmula como un campo calculado. Todos
los vendedores reciben un 5 por ciento de comisión cada semestre, pero este año
hay una bonificación adicional como incentivo.

Cada vendedor que supere los 40.000 euros en pedidos percibirá un 10 por
ciento de bonificación en lugar de un 5 por ciento para dicho semestre.

La situación de partida es la siguiente:

Le quitaremos la columna final del sumatorio, Diseño/Totales
generales/Activado sólo para columnas.

Agrupamos por vendedor y semestres:

Para calcular las cifras de la bonificación, deberá crear su propia fórmula en el

área de datos del informe, lo cual requiere el uso de un campo calculado. Éste es
el modo en el que Excel gestiona las fórmulas que crea usted mismo dentro de un
informe. Para crear un campo calculado, haga clic en Tabla dinámica en la barra
de herramientas Tabla dinámica, seleccione Fórmulas y, a continuación, haga clic
en Campo calculado. En el cuadro de diálogo Insertar campo calculado,
especifique la fórmula en el cuadro Fórmula mediante los campos de la lista
Campos.
Seguidamente, se cita la fórmula creada para averiguar el porcentaje de
bonificación que percibió cada vendedor en cada trimestre:

=SI(Ventas>40000;10%;7%)

Siendo los datos los siguientes:

El informe de tabla dinámica deberá calcular la cifra de comisión:

Ahora que ha calculado el porcentaje de comisión, el siguiente paso será

averiguar la cifra de la bonificación correspondiente a cada vendedor por
trimestre. Esta vez necesita una fórmula para multiplicar los totales trimestrales
de $ de pedido por el % de bonificación trimestral.
De nuevo, use un campo calculado haciendo clic en Tabla dinámica en la barra
de herramientas Tabla dinámica, seleccionando Fórmulas y, a continuación,
haciendo clic en Campo calculado. En el cuadro de diálogo Insertar campo
calculado, especifique esta fórmula, que multiplica las cantidades de los pedidos
de venta por el porcentaje de comisión:

=‘Ventas’*‘% de comisión’
 ¿Qué vendedor ha vendido más según cada país y/o ciudad en el año 2009?

¿Cuál ha sido la diferencia de las ventas por años, por país, ciudad y
vendedor?

Datos iniciales de partida para realizar este ejemplo:

Obtenemos la diferencia por vendedor y por período anual:

Obtenemos la diferencia por ciudad y período:

Obtenemos la diferencia de ventas por país y por período:

¿Cuál ha sido el % de ventas por países de forma gráfica?

¿Cuál ha sido el % de ventas por ciudades de forma gráfica?
¿Cuál ha sido el % de ventas por vendedores de forma gráfica?
 10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar
las tablas dinámicas

10.1 Análisis de la información de una TPV: terminal punto de

venta en una tienda

Antecedentes: se trata de tres tiendas de despacho de pan. La tienda 1 y la 2 son

solamente despachos de pan. La tienda 2, además de ser despacho de pan, posee
también cafetería. Datos en el archivo 10_1 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. Analizar la evolución de las ventas por turno.

2. Analizar la evolución de las ventas por tienda y familia de

producto.

3. Analizar la relación de las ventas por tienda vendedora y

por turno.

4. Analizar para los productos más importantes las ventas por

tienda.

• Explicación de los campos de la tabla de datos

Campos de la tabla Explicación

Día Día de la semana de la venta

Fecha Fecha en formato día/mes/año de la venta

N° movimiento Número de movimiento de la venta realizada

Tienda Nombre de la tienda

Turno Turno

Franja horaria Franja horaria de la tienda

Vendedora Nombre de la vendedora

Familia Familia del producto vendido

Código Código del artículo

Producto Tipo de artículo

Hora Hora de la venta

Cantidad venta Cantidad de venta realizada

Precio venta unitario Precio de venta realizada

Importe venta Total ventas en importes monetarios

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplos de tablas dinámicas:

10.2 Análisis de la gestión de productividad de una fábrica
mediante indicadores

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de la productividad de una fábrica

por los tiempos imputados a cada tipo de concepto y máquina. Datos en el
archivo 10_2 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. ¿Cuál ha sido la evolución del tipo de horas por máquinas y

mes?

2. ¿Qué porcentaje de tipo de horas por máquinas y mes se ha

producido?

3. Evolución de tipo de horas por incidencias y por máquinas

mensual.
 4. Porcentaje de tipo de horas por incidencias y por máquinas
mensual.

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Máquina Nombre de las máquinas.

Mes Mes.

Tipo Tipo de horas: fabricación, preparación y paros.

Incidencias Tipo de incidencias.

Horas Horas de las máquinas por mes.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplos de tablas dinámicas:

 10.3 Seguimiento del planning de un proyecto

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de un proyecto de confección de

un software, para elaborar un portal de Internet, en el que se describen todos los
pasos necesarios y los tiempos. Datos en el archivo 10_3 ejercicio_.xlsx
Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. ¿Cuántas tareas y subtareas tiene el proyecto?

2. ¿Cuántos responsables tenemos para cada fase?

3. ¿Qué fases o tareas tardarán más tiempo en confeccionarse?

4. ¿Cuál es el total de días por fase?

5. ¿Qué extensión tendrá el proyecto y dónde se efectuarán las tareas y

subtareas?

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Id. Identificador de fila.

Fase Descripción de la fase.

Tarea Descripción de la tarea.

Subtarea Descripción de la subtarea.

Responsable Responsable de la tarea.

Lugar Lugar donde se efectúa el trabajo.

Desde Fecha inicial.

Hasta Fecha final.

Días Días entre fecha final e inicial.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplos de tablas dinámicas:

10.4 Análisis de las bases de datos de un club de socios

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de los datos de un club deportivo

mediante una tabla de datos que informe sobre los socios dados de baja en los
diferentes centros deportivos. Datos en el archivo 10_4 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. Evolución de las bajas por períodos y centros.

2. Análisis de los motivos de baja en % sobre el total.

3. Análisis de las bajas según el impacto económico y la antigüedad de

los socios.
 4. Análisis del perfil del tipo de socio que se da de baja.

5. Comparar por años las bajas según los diferentes tipos de socios.

• Explicación de los campos de la tabla de datos

Campos de la tabla Explicación

Centro Centro deportivo al que se apunta un socio.

Nombre y apellidos Nombre y apellidos de un socio.

Mes baja Mes de baja.

Año baja Año de baja.

Mes alta Mes de alta.

Año alta Año de alta.

N° de Socio Número que identifica al socio.

Ciudad Ciudad.

Provincia Provincia.

CCAA Comunidad autónoma.

Motivo baja Motivo de baja.

Tipo cuota Tipo de cuota.

Importe cuota Importe de la cuota.

Origen Origen del alta.

Sexo Sexo del socio.

Profesión Profesión del socio.

Fecha nacimiento Fecha de nacimiento.

Edad Edad del socio.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplo de tabla dinámica:
10.5 Análisis de inversiones en inmovilizado

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de las inversiones de

inmovilizado realizadas en un período determinado. Datos en el archivo 10_5
ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. ¿Qué tipo de inversiones se han realizado por meses?

2. ¿En qué departamentos y qué responsables han realizado las

inversiones?

3. ¿A qué proveedores hemos adquirido las diferentes inversiones?

4. ¿Qué inversiones se han realizado por clases y ubicaciones?

5. ¿Qué tipo de inversiones se han realizado ordenadas por importes?

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Id_Inmovilizado Número de identificación.

Descripción Descripción del inmovilizado.

Clase Clase de inmovilizado.

Empleado Empleado responsable.

Proveedor Proveedor de adquisición.

Departamento Departamento que lo adquirió.

Ubicación Zonas de ubicación de los activos adquiridos.

Estado Estado del inmovilizado: activo o inactivo.

Fecha compra Fecha de adquisición.

Mes compra Mes de adquisición.

Año compra Año de adquisición.

Marca Marca del elemento.

Modelo Modelo.

N°. Serie Número de serie si da lugar.

Vida Útil Vida útil prevista.

Importe Importe de la adquisición.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplos de tablas dinámicas:

10.6 Control de la gestión comercial de vendedores, clientes y
productos

A continuación, adjuntamos una tabla de datos en las que podemos observar la

evolución de las ventas de los primeros 4 meses del año 2012. Datos en el
archivo 10_6 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. Analizar la evolución de las ventas por vendedor y por meses.

2. Analizar la evolución de las ventas por productos y por meses.

3. Analizar las ventas por clientes según importancia.

4. Analizar la relación de las ventas entre clientes y vendedores.

5. Analizar la relación entre las ventas por clientes y productos.

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Año Año de las ventas.

Producto Nombre del producto.

 Cliente Nombre del cliente.

Vendedor Nombre del vendedor.

Mes Mes donde se producen las ventas.

Ventas Importes de las ventas realizadas.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

Ejemplo de tabla dinámica: evolución de ventas por vendedor y por meses según
ABC de ventas.
10.7 Análisis de la rentabilidad y de las ventas por productos

En este ejemplo tenemos la evolución de las ventas, los costes y el margen bruto
de diferentes tipos de productos. Datos en el archivo 10_7 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. Analizar los márgenes por tipo de producto en valores.

2. Analizar los márgenes por tipo de producto en %.

3. Analizar la evolución de las ventas por trimestre.

4. Analizar los márgenes por trimestre.

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Productos Tipo de productos.

Ventas Ventas en euros.

Costes Costes en euros.

Margen Ventas menos costes=margen en euros.

Trimestre Trimestre de las ventas.

Año Año de las ventas.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

 • Ejemplo de tabla dinámica: márgenes por tipo de productos trimestrales.

10.8 Análisis de ingresos y gastos

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de los ingresos y de los gastos

para diferentes tipos de conceptos y para dos años comparativos. Datos en el
archivo 10_8 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. Evolución de los ingresos y gastos por tipo.

2. Diferencia entre ingresos y gastos de un año respecto al anterior.

3. Volumen de ingresos y de gastos sobre el total según cada período.

4. Análisis global y detallado de los ingresos y los gastos.

5. Diferencias entre ingreso y gastos de un año a otro en %.

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

N° 1 Númbre del nivel 1 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 1 Número del nivel 1 de agrupación de ingresos y gastos.

N°2 Nombre del nivel 2 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 2 Número del nivel 2 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 3 Nombre del nivel 3 de agrupación de ingresos y gastos.

N° Cuenta Número de cuenta de ingreso o gasto.

Nombre cuenta Nombre de la cuenta de ingreso o gasto.

Año Año.

Importes Importes de ingresos y gastos.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplo de tabla dinámica: ingresos y gastos comparados por años.

10.9 Análisis de una cuenta de explotación

Siguiendo con el ejemplo anterior, vamos a introducir en la tabla de datos tres

agrupaciones que nos permitan hallar el margen de explotación y el resultado de
cada año. Datos en el archivo 10_9 ejercicio_.xlsx

Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. ¿Qué margen de explotación tenemos y cómo ha variado respecto a

cada año?
 2. ¿Qué porcentaje representa el margen de explotación respecto al total
de ventas?

3. ¿Qué resultado final tenemos y cómo ha variado en valor y en % un

año respecto al otro?

4. ¿Cómo se calcula y evoluciona el punto muerto?

5. ¿Cómo analizar la evolución del margen y el resultado de forma

resumida o detallada?

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

Resultado Sirve para agrupar y obtener el resultado final.

Margen Sirve para agrupar y obtener el margen.

N° agrupa 1 Sirve para agrupar y obtener el resultado y el margen.

AGRUPA 1 Sirve para agrupar y obtener el resultado y el margen.

N° 1 Número del nivel 1 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 1 Nombre del nivel 1 de agrupación de ingresos y gastos.

N° 2 Número del nivel 2 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 2 Nombre del nivel 2 de agrupación de ingresos y gastos.

N° 3 Número del nivel 3 de agrupación de ingresos y gastos.

Nombre nivel 3 Nombre del nivel 3 de agrupación de ingresos y gastos.

N° Cuenta Número de cuenta de ingreso o gasto.

Nombre cuenta Nombre de la cuenta de ingreso o gasto.

Año Año.

Importes Importes de ingresos y gastos.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

 • Ejemplo de tabla dinámica: margen y resultado por años.

10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores

En este ejemplo vamos a analizar la evolución de la cartera de cobros pendientes

para verificar la antigüedad de saldos y a qué clientes se refiere y de qué
vendedores. Datos en el archivo 10_10 ejercicio_.xlsx
Cuestiones que nos podemos plantear ante la información de la tabla dinámica:

1. ¿Cuál es la deuda de nuestros clientes por vencimientos?

2. ¿Qué clientes y de qué vendedores tienen deudas vencidas sin

cobrar?

3. ¿Qué porcentaje de deuda tienen los clientes sin cobrar del total
deuda?
 4. Por importancia, ¿qué clientes nos deben más importes por cobrar
vencidos?

5. ¿Cuál es la deuda de los clientes por zonas o provincias?

• Explicación de los campos de la tabla de datos:

Campos de la tabla Explicación

COB_DOCUMENTO Número del documento a cobrar.

COB_PENDIENTE Importe pendiente de cobro.

COB_FECHADOC Fecha inicial del documento.

COB_VENCIMIENTO Fecha de vencimiento.

EMP_CÓDIGO Empresa que estamos controlando.

CTA_CÓDIGO Código del cliente contable.

EJERCICIO Año inicial del cobro.

VENDEDOR Nombre o código del vendedor asignado.

Mes_ini Mes inicial del cobro.

VTO_mes Vencimiento en el mes que toque.

Año_ini Año inicial del documento de cobro.

VTO_año Vencimiento del año de cobro por efecto.

CTA_POBLACIÓN Población del cliente.

• Detalle resumido de la tabla de datos:

• Ejemplo de tabla dinámica: importes pendientes de cobro por población y

mes.
 Anexo: Diferencias y novedades entre los
menús de Excel 2007-2010-2013

Este anexo permite conocer las diferencias y novedades entre los menús de Excel
con tablas dinámicas de las versiones desde 2007 a 2013.

Primer menú de tablas dinámicas

Excel 2007: menú Opciones

Excel 2010: menú Opciones

Excel 2013: menú Diseñar

 Segundo menú de tablas dinámicas

Excel 2007: menú Diseño

Excel 2010: menú Diseño

Excel 2013: menú Diseño

Diferencias entre tablas dinámicas de Excel 2007 y 2010

Diferencias entre tablas dinámicas de Excel 2010 y 2013: