CLASES DE CONCEPTO
DOCUMENTO
Los Documentos de Archivo
nacen debido a los procesos
administrativos. Esto ocurre
porque los autores de dichos
procesos han de justificar
DOCUMENTO DE documentalmente SUS
ARCHIVO decisiones, expresando el
cumplimiento de la ley, la
oportunidad del criterio adoptado
y la lógica, y coherencia del
procedimiento seguido. Parte
importante de los documentos de
archivo son sus valores
documentales; los mismos que
tienen una estrecha relación con
la teoría del ciclo vital, estos
valores denominados primarios y
secundarios se deben identificar
durante una valoración
documental que se da en el
archivo de concentración.
Es toda información generada
enviada, recibida o almacenada
en algún medio Electrónico.
Es el conjunto de documentos
DOCUMENTO producidos, recibidos. enviados,
ELECTRONICO acumulados por una persona u
organización pública o privada,
por medio magnético, los cuales
pueden hacer parte a su vez del
archivo de gestión, archivo
central histórico. archivo
USO VENTAJAS DESVENTAJAS SIMILITUDES DIFERENCIAS
Son el conjunto de Son aquellos archivos que están La información puede ser robada El valor documental se
documentos que en formato de papel y por sus o revisada por personal que no puede determinar por su
usan de manera características ofrece: está autorizado a acceder a su autenticidad, entre ellas
frecuente por la contenido. Comparten los mismos por la firma.
organización o -Guardar la información de objetivos, los cuales son EI registro es encuentra
entidades públicas, manera íntegra Los datos pueden perderse en el mantener y medio en una cuya
privadas o personas -Los archivos no pueden ser caso de accidentes o desastres preservarla información Información es accesible
naturales modificados o alterados naturales como inundaciones, de manera organizada y mediante la escritura
interesadas. -Los documentos como contratos temblores o incendios. preservada manual y se mantiene en
comunicación a otros o recibos se pueden firmar de papel.
órganos puño y letra Los archivos pueden deteriorarse EI contenido es
administrativos o a -Se pude realizar la consulta de con el paso del tiempo ya que el El proceso de inseparable de su medio o
terceros interesados. documentos sin tener que recurrir papel es vulnerable ante las clasificación documental soporte.
Consta la a algún dispositivo tecnológico inclemencias del tiempo, sobre se desarrolla de igual
comprobación del todo si no tienen un resguardo forma para ambos tipos
desarrollo de una adecuado.
actuación
administrativa
Su diseño y creación Son aquellos archivos que están El archivo puede quedar En ambos casos Los documentos son
se mayoría de los en formato digital por sus desactualizado por los avances se debe contar con el no son digitales físicas.
casos para ser características ofrece: tecnológicos. personal idóneo, La información se recibe o
realiza en la visual El documento puede perderse o capacitado para su buen se envía por medio
auditiva e incluso -Mantiene la información segura y ser vulnerable si no se cuenta con funcionamiento laboral de herramientas
interpretados protegida en un mismo lugar sin la seguridad informática electrónicas para ser
manualmente y como destinar un espacio específico actualizada. leídos correctamente
reflejo o prueba de lo para su resguardo. Como podrás ver tantos los su autenticidad
plasmado de manera -Se pueden firmar documentos físicos como los depende hardware o
escrita. Permite la electrónicamente sin importar la documentos digitales tienen sus software del utilizado para
rapidez y la ubicación de la persona que propias ventajas y desventajas. Lo SU creación, solo se
flexibilidad de acceso requiere firmarlos. recomendable es hacer un podrá mantener si se
a la información -Permite consultar cualquier balance de las necesidades de la conserva en SU
documento en el momento en el organización para entender cuál estructure original.
que se necesite desde cualquier es el tipo de documento con el que
dispositivo tecnológico. conviene trabajar.