20-2-2022

ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
CLASES Y CARACTERÍSTICAS DE
LOS DOCUMENTOS
Evidencia Actividad No. 2

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -

S.E.N.A.-
 CLASES Y CARATERÍSTICAS DE LOS

ASPECTOS A CLASES DE DOCUMENTOS

CONSIDERA DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
R
Definido a partir del lugar donde se encuentra toda la Constituido por toda información producida, enviada,
CONCEPTO información producida por una entidad pública o recibida, almacenada o acumulada por un medio
privada, considerando sus actividades o funciones. electrónico.

Los DOCUMENTOS DE ARCHIVO, al igual que los DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, constituyen un testimonio
material que representan el soporte y la fuente para la gestión administrativa de las entidades que los
producen. Asimismo, resulta importante conocer la unidad de información en el cual se registra, así como el
USOS tipo de soporte en el que se almacena el documento, en caso de requerirse su posterior consulta. De ahí la
necesidad de establecer mecanismos que permitan salvaguardar la información, mediante un soporte
documental muy bien estructurado, que a su vez, se clasifique de manera adecuada para futuras necesidades
de la organización.

VENTAJAS
 Permite almacenar documentos de importancia o  Transmiten información y sirven como evidencia
que necesiten ser almacenados para su uso en de las gestiones desarrolladas a través de sus
tiempo futuro. diferentes formas de soporte, en ejercicio de las
funciones administrativas.
 Almacena documentos de todo tipo.
 Los documentos electrónicos y los de archivo
 Se deben elaborar índices para su organización. cumplen su acción durante todo el ciclo vital
documental, como lo son los archivos de gestión,
 Permite el registro, la impresión y la gestación central e histórico.
documentada de una empresa, con la finalidad de
apoyar las funciones de una administración y ser  Permite llevar a cabo una administración de todos

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 útil como prueba, contando con características de
aspecto formal, de contenido estructural, personal
o de la entidad que la produce como: carácter
de objetividad, integridad, interrelación, fiabilidad
y la disponibilidad.
aquellos documentos importantes escritos en
papel, pero reemplazados en medios electrónicos
para su conservación total.
 Permiten un rápido y fácil acceso a la información.

 Controla el acceso a la información por niveles de

seguridad y conservación a largo plazo.

 Nos permita comunicar con varias empresas entre

sí por medio de las nuevas tecnologías.

 Permite ahorrar grandes cantidades de papel y

dejar de tener lo que se llama depósitos de papeles.

 Distribuye fácilmente documentación extensa.

 Ordena de forma rápida los documentos.

 Se utilizan y se mueven por la Internet y otras redes

tecnológicas.

 Minimiza la posibilidad de extravío de documentos.

 Permite almacenar documentación extensa en

múltiples formatos electrónicos.

 Permite guardar una copia de seguridad.

DESVENTAJ  Requiere disponer de amplios lugares de  Puede implicar gastos adicionales en caso de que se
almacenaje y de cuidados especiales para su requiera el cambio de soporte electrónico por
AS conservación. obsolescencia de los sistemas electrónicos de
almacenamiento.

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  Desgaste y riesgos de rotura o perdida por la
manipulación.  El sistema de almacenamiento puede ser vulnerado
por software espía, por hackers o piratas
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de informáticos.
documentos, cuando esta se realiza de manera
manual.  Se pueden presentar delitos informáticos que
impliquen vulneración de medidas de seguridad en
los sistemas electrónicos.

Permite:

 Consultar información con posterioridad.

 La atención al cliente interno y externo.

SIMILITUDE  La toma de decisiones basadas en antecedentes.
S
 Transmitir información y servir como evidencia de las gestiones desarrolladas.

 La comunicación e interacción humana.

 Soportar procesos legales, personales e institucionales.

DIFERENCIA  La información se registra en un medio que permite  La información reposa en un medio a través de
su acceso a través de la escritura manual y se símbolos que solamente pueden ser leídos o
S mantiene en papel. descifrados mediante la utilización de la
computadora, o cualquier sistema análogo.
 El contenido es inseparable de su soporte, lo cual
garantiza la integridad de la información contenida  Su contenido puede ser separado de su soporte
en el documento. original, para ser transferido a otros.

 El valor documental se determina por la  Los documentos se archivan en carpetas

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 autenticidad, la cual se fija mediante: firmas, sellos, electrónicas o virtuales, y se conservan en formatos
marcas de agua, o cualquier otro medio indicativo. digitales.

 Los documentos se almacenan en carpetas físicas,  La autenticidad del documento está sujeta al
que a su vez, reposan en archivadores. software y al hardware en el cual fue creado, y ésta
solo se podrá mantener si se conserva en su
estructura original.

 El documento electrónico permite que el usuario

ingrese comentarios, modifique o agregue
contenidos.

REFERENCIAS
Cuéllar, E. (2019). Actividad 2 paralelo clases de documentos. Recuperado el 18 de febrero de 2022 de:
https://es.slideshare.net/ErlintonCuellarRocer/actividad-2-paralelo-clases-de-documentos.

Cortés, D. (s.f.). Evidencia 3. Documento “Paralelo Clases de Documentos”. Recuperado el 18 de febrero de 2022 de:
https://xdocs.pl/doc/doc-paralelo-clases-de-documentos-987794wl498z

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