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EL ARCHIVO: Son denominados también ficheros, conjunto de datos que van a ser
organizados por el personal administrativo que es la Secretaria, para tener una
información ordenada y clasificada, que pueden utilizarse en una empresa.
Independencia de la Información.
El archivo tiene información permanente, que va a ser almacenado.
Un archivo también puede ser atendida en distintos momentos.
Los archivos nos permiten guardar con gran capacidad de almacenamiento.
OTROS TIPOS:
Archivo Público: Conj. de documentos pertinentes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo Privado de Interés Público: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
A. de Gestión: o archivo de oficina, contiene los documentos que según a edad dentro del
ciclo vital corresponde a la primera etapa o edad donde son denominados doc. corrientes.
Archivo Privado: Conj. de documentos producidos o recibidos por personas nat. o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
A. Depart.: Diseñado para archivar documentos en la 2° fase de su ciclo vital, que
requieren el acceso continuo por parte de uno o varios usuarios del mismo departamento.
A. Orden Nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y por aquellos que reciben en custodia.
A. Central: Unid. Adm. que coordina y controla el func. de los archivos de gestión y
reúne los doc. transmitidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
A. Histórico Especial: Son los que se consideran con relación a la naturaleza de material
que los conforma, clasificándose de acuerdo al sistema que se implante. Pueden
considerarse los de microfilm, fotográfico entre otros.
Archivo General de la Nación: Es un lugar público del gobierno nacional Peruano que
promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del
Sistema Nacional de Archivo.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar los documentos en mobiliario y
unidades de conservación apropiadas.
Hay una gran variedad de equipos, materiales y mobiliario para los propósitos de
archivo. Cada día se inventan sistemas más modernos, prácticos técnicos para
atender y satisfacer más y más las necesidades particulares de cada oficina. Antes de
elegir se hará un estudio sobre minucioso y proyecciones de la empresa con el fin de
elegir el equipo, materiales y mobiliario adecuado.
Los archivadores verticales pueden ser de dos gavetas a la altura del escritorio, de tres,
cuatro, cinco y hasta seis; estas varían de tamaño desde el pequeño para tarjetas cartas
oficios hasta cartas legales; también se consiguen gacetas confeccionadas especialmente para
archivar planos de gran tamaño.
Ficheros: Mueble que contiene fichas, las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte
en la que se consignan datos o reseñas de: libros, documentos, datos personales, etc.
Tarjeteros: Es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guía para localizar
documentos archivados.
La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de
señalización:
Guías: Es el elemento que sirve para separar las agrupaciones, carpetas, hojas, etc. Hay
gran diversidad o variedad de guías.
La guía Simple: Este tipo de guía necesita de una pestaña superpuesta. Como regla
general, se puede colocar, como máximo, 15 pestañas o salientes.
El índice en el libro o en la publicación, este aparece como una lista ordenada que
muestra los capítulos, artículos, materias, voces, u otros elementos del libro etc.,
indicando el lugar donde aparece, en el cual los términos de indización son ordenados
en orden alfabético.
Para ordenar los documentos existen diversos sistemas entre ellas: numérica y alfabética .
Clases de cosas
b) Por Asunto o Esferas de Conocimiento
Sistemático Materias
a) Numérico Correlativo
b) Dígito Terminal
2. NUMÉRICO c) Decimal Días
d) Cronológico o por fechas Meses
Años
Fechas de vencimiento
3. Mixto o por a) Alfanumérico
Combinación de b) Numérico – Asunto
Sistemas Básicos c) Alfabético - Geográfico
Alfabético: Es el arreglo más usado para archivo; se basa en el orden alfabético del
diccionario de todas las letras del nombre o asunto, sin excepción. Si la primera letra no
es suficiente para determinar el lugar apropiado del material, se usa la segunda y si es
necesaria la tercera, y así sucesivamente.
REGLA Nº 7 ABREVIATURAS.
Se consideran como si estuvieran completas. Las iniciales o letras
solas se consideran como unidades separadas.
SE ORDENA
Se escribe 1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Cía. Minera Atacocha Atacocha Minera Compañía
Instituto O. y M. Instituto O. (y) M.
Los términos al final como Ltda., Co., Hnos., Cía., se clasifican como
una unidad y no se abrevian.
SE ORDENA
Se escribe
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Juan Gómez y Hnos. Gómez Juan (y) Hermanos
Gabriel Pérez Ing. Pérez Gabriel Ingeniero
REGLA Nº 09 BANCOS.
Se clasifica 1º por el nombre del Banco, 2º por el nombre de la
ciudad, Estado, País. En caso de varias sucursales en la misma
ciudad, se archivan de acuerdo con el nombre del sector, barrio,
avenida, etc.
SE ORDENA
Se escribe
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid. 4ª. Unid.
Banco de la Nación
Banco Nación (de la) Huánuco Perú
Huánuco - Perú
Banco de la Nación Pillco
Banco Nación (de la) Amarilis
Huánuco - Perú Marca
Banco de la Nación
Banco Nación (de la) Ambo Huánuco
Ambo - Huánuco
Banco de la Nación
Banco Nación (de la) Amarilis Huánuco
Amarilis - Huánuco
REGLA Nº 10 NUMEROS.
Cualquier número que forme parte de un nombre se considera como
si estuviera escrito en letras y como una unidad.
SE ORDENA
Se escribe
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Club 30 Club Treinta
Lavandería 2 por 3 Lavandería Dos (por) Tres
Mixto o por combinación de sistemas básicos: Son formas compuestos que resultan de la
combinación ordenada de los sistemas alfabéticos numéricos.
Sus características son:
Óptimo rendimiento con equipos modernos. Requiere personal entrenado.
Resuelven muchos problemas del archivo. Fáciles para utilizar y mantener.
Son flexibles y elásticas, adaptables a las necesidades.
Es el sistema más completo para ordenar cualquier tipo de documentación.
Primero: Se hace un listado de los asuntos previstos que se necesitarán y que irán
cada uno en un fólder. Ejemplo: Administración.
Segundo: La lista de los asuntos previstos se arregla en estricto orden alfabético, para
asegurarse que se tienen todos los titulares completos y que no hay duplicaciones;
esto sirve a la vez como base para la “Guía del archivo central”.
Administración. Contabilidad.
Biblioteca. Estadísticas.
Compras. Etc……
ARCHIVO GEOGRÁFICO
En las carpetas individuales se rotulas de la siguiente manera:
Ejemplos:
Bolsas o envolturas de las farmacias
Huánuco: Jr Abtao # 570
Lima: Jr. Luna Pizarro # 1067
En las tarjetas de presentación de las agencias de viaje.
PROCEDIMIENTO, REGLAS Y SUGERENCIAS PARA ARCHIVAR
Procedimientos: Al archivo no llega un solo documento, sino grupos de papeles que deben
archivarse. Puede adoptarse, independientemente del sistema de clasificación es seguido, y
son cinco sus pasos:
Clasificar: Consiste en determinar cuál ha de ser el nombre, asunto número, fecha, bajo
el cual se archivará el documento.
Distribuir: La separación o distribución permite abrir cada gaveta sólo una vez y
archivar sistemáticamente, de adelante hacia atrás.
Archivar: Consiste en colocar los papeles en las carpetas respectivas, de acuerdo
con un plan determinado.
Se debe archivar al momento, pues las demoras dan lugar a un mal funcionamiento
del archivo.
La eliminación de los documentos caducados constituye un tema del que todos los
directivos de una empresa deben preocuparse al tratar de examinar el servicio de archivo.
Características de la Microfilmación:
Es una técnica de conservación y guarda de documentos, basado en el cambio de
soporte.
Se “fotografían” los documentos con fuertes reducciones, sin perder calidad o
información.
Objetivos:
Preservar por medio de la técnica del microfilm, la colección de datos.
Disponer de un medio moderno, económico, eficiente y práctico de consultas y copias
de los documentos solicitados.
Posibilitar la consulta en forma local o remota de la base de datos.
Distribuir de manera eficiente el contenido de las bases de datos para las búsquedas de
los documentos solicitados.
Cumplir eficientemente con la misión del Archivo General, de conservar, distribuir
Microfilmación de los documentos: Microfilmadora rotativa de alimentación manual.
Película “Kodak”, 16mm, de sales de plata, base estar de poliéster, de 30,5 mts. de
largo.
Reducción 40:1.
Se microfilmaron 607.000 páginas.