CONCEPTULIZACION Y NORMATIVA ARCHIVISTICA PARA LA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL

NOMBRE: YURANI MARCELA SÁNCHEZ TEQUIN

DOCENTE: NANCY ASTRID BARON LÓPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2022
 CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO

ELECTRÓNICO
Según el artículo 3 de la Ley Toda la información
594 de 2000, el documento suministrada, enviada,
de archivo, es el conjunto recibida o almacenada es
de documentos, sea cual en forma digital. Los
fuere su fecha, forma o documentos electrónicos
soporte material, se de archivo también
identifica por el lugar cumplen su acción durante
donde se encuentra toda la todo el ciclo vital
información producida o documental, como son los
recibida por una empresa archivos de gestión, central
publica o privada, debido a e histórico. Se conserva y
DEFINICIÓN sus actividades o se transmite por medios
funciones. Se conservan electrónicos, luego de
respetando aquel orden efectuar algunas series con
para servir como medida de autentificación.
testimonio e información a Tienen valor
la persona o entidad administrativo, fiscal, legal,
administrativa que los científico, histórico, técnico
produce y a los ciudadanos y cultural, en cuyo caso
como fuente de historia. deben ser tratados
conforme a los procesos
archivísticos y permanecer
electrónicamente durante
su ciclo de vida.
- Es una constatación - Permite el fácil
que permite acceso a la
comprobar el información de
desarrollo del acto forma rápida y
Administrativo. exacta.
- Permite los procesos
 comunicativos a - Controla el acceso a
USO otros órganos o la información por
unidades de niveles de seguridad
administración o y conservación a
terceros interesados largo plazo.
(personas jurídicas y
privadas- personas
jurídicas naturales).
➢ Su valor probatorio ➢ Su autenticidad
se evalúa por las depende del
características de hardware y software
autenticidad, entre en el cual fue creado.
DIFERENCIA ellas la firma. ➢ Su contenido puede
➢ El contenido es ser separado de su
inseparable de su soporte original para
medio o soporte. ser transferidos a
➢ Los documentos se otros.
mantienen ➢ Recoge información
en carpetas en un medio cuyos
tangibles, que se símbolos solo
archivan en los pueden ser leídos
contenedores por un ordenador.
archivísticos.
✓ Tienen el mismo objetivo de mantener la
información organizada, ordenada y protegida, a
fin de que sea fácil su búsqueda en el momento
que sea requerida la información.
✓ Se deben disponer de los elementos necesarios de
SIMULITUD equipo, espacio y personal para el desarrollo de la
función archivística.
✓ Igualmente se deben crear archivos para clasificar
la información que se produce, como también la
que se almacena.
✓ Se realiza la misma clasificación documental.

BIBLIOGRAFÍA : (OA)