PARALELO EN LAS CLASES DE DOCUMEMTOS, SU DIFERENCIA CON

RESPECTO AL OTRO Y EXPLICAR EL USO DE CADA UNO.

CLASE DE DOCUMENTOS

Según el material de estudio se considera que el documento por su estructuración, es a la vez

medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización
lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información
que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a
grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una
entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico.
También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico .

DIFERENCIAS

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Lugar donde se encuentra toda la información Se considera como toda información

producida, en forma de soporte, por las generada, enviada recibida y almacenada por
entidades públicas y privadas. medio electrónico.

El registro esta acogido en un medio, cuya Recoge información en un medio cuyos

información se hace accesible a través de
símbolos implícitos en él
Su valor probatorio se mide por las
características de autenticidad, entre ellas la
firma.
Es una expresión testimonial de carácter
símbolos solo pueden ser leídos por un
ordenador
Su autenticidad depende del hardware y
software en el cual fue creado, y esta solo se
podrá mantener si se conserva en su
estructura original.
Énfasis en la naturaleza de los documentos
 autentico, objetivo imparcial, es
interdependiente ya que está condicionado a
los demás y siendo condicionado.
El contenido es inseparable de su medio o
soporte.
La búsqueda de información y localización
genera mayor tiempo.
Se tiene mayor control al acceso a la
información, y seguridad de los mismos.
creados, utilizados y conservados en entornos
tecnológicos.
Su contenido puede ser separado de su
soporte original, para ser transferido a otros.
Se facilita el acceso a la información en menor
tiempo.
Se tiene fácil control a los accesos a la
información, por sus niveles de seguridad y
conservación de los mismos.

El documento de archivo su uso primordialmente se basa en soporte físico se utiliza en mayor

parte para testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, en
entidades públicas o privadas. Los documentos de archivo son una fuente primaria de
información, forman parte del trámite administrativo.

El documento electrónico su uso hace mayor referencia en la información generada, enviada,

recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó
trazabilidad que se almacenada en el mismo medio que se generó y decepcionó, Son
básicamente para consulta rápidas y la frecuenté toma de decisiones a fin de garantizar mayor
accesibilidad a la información.