Diferencia entre las clases de documentos

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con
respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
DEFINICION

Los documentos de archivo son aquellos que

son
generados por las organizaciones durante el
desarrollo de sus actividades, como actas,
resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas,
libros
de contabilidad y un lugar etcétera. Se
pueden
presentar en múltiples soportes, desde
textuales a
fotográficos, audiovisuales o electrónicos.
Son únicos
y originales y su valor testimonial hace que
deban ser
conservados a largo plazo. La importancia de
estos
documentos no solo reside en la información
que
contienen, sino en que se convierten en
instrumento
crucial para ayudarnos a tener acceso a
decisiones y
eventos del pasado. Entremos un poco más en
profundidad.
Los documentos de archivo son aquellos que son generados por las organizaciones durante el
desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de
contabilidad y un lugar etcétera. Se pueden presentar en múltiples soportes, desde textuales a
fotográficos, audiovisuales o electrónicos. Son únicos y originales y su valor testimonial hace que
deban ser conservados a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la
información que contienen, sino en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a
tener acceso a decisiones y eventos del pasado.

USO:
Se usa como testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por
personas físicas o
jurídicas, públicas o
privadas, de acuerdo
con unas
características de tipo
funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características
de tipo material y formal.

DIFERENCIA

os documentos
tradicionales de archivo
pueden ser leídos
directamente por el ojo
humano. Mientras que
los documentos
Los documentos tradicionales de archivo pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
Mientras que los documentos electrónicos el contenido se registra de manera que para leerlo es
preciso disponer de un aparato lector adecuado

electrónicos el
contenido se registra
de manera que para
leerlo es preciso
disponer de un aparato
lector adecuado.
SIMILITUDES

ambos tienen como

objetivo principal el
mantener y
preservar la
información de
manera organizada
ambos tienen como objetivo principal el mantener y preservar la información de manera
organizada y preservada. En ambos casos se debe contar con el personal idóneo para su
manipulación al igual que con los equipos para su mantenimiento. El proceso de clasificación

documental se
desarrolla de igual
forma para ambos
tipos
documental se desarrolla de igual forma para ambos tipos. Se deben realizar archivos para su
clasificación.
DOCUMENTOS ELECTRONICO

DEFINICION

Los documentos electrónicos es el conjunto

de
documentos producidos, recibidos o reunidos
por una
persona física o jurídica de modo
involuntario, natural
y espontáneo en el transcurso, y como apoyo,
de su
actividad de la que es testimonio, haciendo
uso de la
Los documentos electrónicos es el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por
una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como
apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y
transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras
efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series con medidas de
autenticación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de
producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnología de la información

electrónica, que se conservan y transmiten

también
mediante medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente, tras efectuar una
selección
a partir de la identificación y valoración de
las series,
con medidas de autentificación y de
preservación
información.

USO

se usa para registrar la

información generada,
recibida, almacenada y
comunicada por
medios electrónicos,
se usa para registrar la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en ellos durante su ciclo de vial. Es producido por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratado conforme a los principios y procesos
archivísticos.

que permanece en
ellos durante su ciclo
vital. Es producido por
una persona o entidad
en razón de sus
DIFERENCIA

Las diferencias con el

resto derivan del hecho
de que su creación,
manipulación,
transmisión,
Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión,

ecuperación y lectura
se realiza mediante
herramientas
informáticas
apropiadas ya sean de
recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de
apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos,

aplicaciones y
protocolos de
comunicaciones).
aplicaciones y protocolos de comunicaciones).