¿CÓMO DEBO PREPARARME PARA LA

AUDITORÍA EXTERNA?

ELABORADO POR
Martha Lucía Agudelo Cifuentes
Contratista
 ¿CÓMO RECIBIR UNA
AUDITORÍA DE CALIDAD?
CÓMO ME PREPARO PARA LA AUDITORÍA
¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA DE CALIDAD?

PROCESO SISTEMÁTICO, INDEPENDIENTE Y

DOCUMENTADO PARA:
EXTERNA?

Obtener evidencias objetivas y evaluarlas con

el fin de determinar el grado de cumplimiento
con los criterios de auditoría
 PROTAGONISTAS DE LA AUDITORÍA…..

AUDITORES
AUDITADO
INTERNOS Y
EXTERNOS

CLIENTES
 ¿QUIÉNES SON LOS AUDITORES
EXTERNOS?

Personal técnico autorizado para verificar que las

organizaciones cumplen los requisitos de la norma
ISO y la NTCGP 1000 y que demuestran que su
sistema de gestión de la calidad está orientado a la
satisfacción de sus usuarios.

En el caso de la Corporación Autónoma Regional de

la Orinoquia Corporinoquia el Ente Certificador es
SGS.
 LOS SECRETOS DE UN AUDITOR….
¿Qué busca un Auditor cuando audita una organización
contra la norma?:

La respuesta es muy sencilla: "CUMPLIMIENTO”

Evidencia de conformidad en:

1. Documentación
2. Implementación
3. Cumplimiento
4. Eficacia
5. Maduración y mejora
 PARA QUÉ SIRVEN LAS AUDITORÍAS DE
CALIDAD?
Es la evidencia más efectiva
que existe para demostrar
que se cuenta con un
sistema de gestión de calidad
orientado a los usuarios
OBJETIVOS
1. Determinar qué tan bien o qué tan mal están
implantados los elementos del sistema de calidad.
2. Determinar qué tan eficaz es el sistema de gestión
de calidad implantado para lograr los objetivos de
calidad.
3. Proporcionar a la Institución la oportunidad de
mejorar su sistema de calidad.
4.Retroalimentar el funcionamiento de nuestros
procesos
5. Cumplir con el paso previo indispensable para
obtener la certificación.
¿CÓMO PREPARARME PARA
UNA AUDITORÍA?

IDENTIFICA Y ORGANIZA EL LUGAR

DONDE ARCHIVAS TUS REGISTROS Y
DOCUMENTOS
 ¿CÓMO PREPARARME PARA UNA AUDITORÍA?

❖ COMPRENDER BIEN LA MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS DE

CALIDAD CORPORATIVOS

❖ TENER UNA VISIÓN CLARA DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE MANEJAN EN EL

PROCESO CON SUS CORRESPONDIENTES FORMATOS PARA QUE NO TENGAS QUE
DECIR: “NO SÉ, NO CONOZCO, NUNCA ME HABÍAN DICHO”

❖ DEBES ESTAR LISTO PARA EXPLICAR TU PROCESO DE TRABAJO SEGÚN TUS

PROCEDIMIENTOS

❖ TEN PRESENTE QUE HAY UNOS REQUISITOS DE LA NORMA Y DEBES TENER SIEMPRE
ACTUALIZADO POR PROCESO LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS Y REGISTROS: LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS, LISTADO MAESTRO DE REGISTROS, NORMOGRAMA,
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS (IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS, MAPA DE
RIESGOS, SOLICITUD DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES), INDICADORES
DEL PROCESO Y/O DE CALIDAD (RECUERDA QUE EN ESTE PUNTO DEBES TENER
MEDICIONES TRIMESTRALES QUE REPORTAR). LA CORPORACIÓN A PARTIR DEL AÑO
2014 DEFINIÓ EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y EN EL AÑO 2013 EL MAPA DE
RIESGOS DE CORRUPCIÓN ESTOS SE ENCUENTRAN EN LA RUTA SERVER / PROCESOS
SGC / PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE / DOCUMENTOS
 ¿CÓMO PREPARARME PARA UNA AUDITORÍA?

1. ANTES DE RESPONDER, ASEGÚRATE DE COMPRENDER BIEN LAS PREGUNTAS.

2. SÉ SINCERO Y HONESTO Y CONTESTA A LAS PREGUNTAS LO MÁS CONCRETO POSIBLE.

3. SÓLO RESPONDE A LO QUE TE PREGUNTEN

4. NO DISCUTAS NO CONFORMIDADES SÓLO BÁSATE EN LOS HECHOS Y DEMUESTRA LAS

EVIDENCIAS.

5. PROCURA QUE NO HAYA INTERRUPCIONES DE GENTE O TELÉFONO

6. NO TE PRESIONES, SI NO PUEDES ENCONTRAR ALGÚN DOCUMENTO O REGISTRO

SOLICITADO, PIDE UN POCO DE TIEMPO

7. NO DEJES QUE TE INVADA EL NERVIOSISMO, TÚ SABES MÁS DEL PROCESO QUE EL AUDITOR.
 LA ÚLTIMA PLEGARIA…..
AGUAS….. AHÍ VIENE EL AUDITOR….
 AQUÍ TIENES ALGUNOS EJEMPLOS DE PREGUNTAS QUE PUEDEN
HACERTE DURANTE LA AUDITORÍA

1. ¿Conoces la política de la calidad de la Corporación?

2. ¿De qué manera se te dio a conocer la política de la calidad?
3. ¿De qué forma contribuyes al cumplimiento de la política de la
calidad?
4. ¿Conoces quiénes son tus usuarios?
5. ¿Conoces las expectativas de tus usuarios?
6. ¿Cómo te aseguras de que tu trabajo lo realizas de acuerdo a los
requisitos establecidos para el servicio?
7. ¿Has asistido a cursos de capacitación que te indiquen en qué forma
puedes mejorar tu trabajo?
8. ¿Qué haces si algún usuario se queja directamente?
9. ¿Cuáles son los procedimientos y los registros que se generan en tu
área?
10. ¿Conoces la Política de riesgos de la Corporación?
11. ¿Conoces los objetivos de calidad de la Corporación y cual aplica
directamente a tu proceso?
 LOS AUDITORES BUSCARÁN DETERMINAR SÍ:

✓ Las personas siguen y se apegan a los

procedimientos e instrucciones de trabajo.
✓ El personal tiene la capacitación y el equipo
apropiados.
✓ Las personas saben lo que deberían hacer.
✓ Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas
se autorizan y documentan.
✓ Las descripciones y explicaciones de los
entrevistados concuerdan con las definiciones
escritas.
✓ Las condiciones observadas concuerdan con los
procedimientos e instrucciones.
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL
AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO
EL PERSONAL.

NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE

CORRESPONDA.

Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por
cualquier persona que participe en el.
 ¿QUÉ HACER ANTE LAS NO CONFORMIDADES?

❖ Evaluar el incumplimiento.
❖ Llevar a cabo acciones inmediatas de
acuerdo a los procedimientos de acciones
correctivas.
❖ De ser posible, presentar al Auditor las
acciones llevadas a cabo antes de la reunión
de cierre.
❖ Estar pendiente de reaccionar rápidamente
si es que se presentan No Conformidades en
el área.
❖ Si la No Conformidad requiere de tiempo
para su atención, presentar el plan de
acciones a seguir, que contenga las partes
afectadas de la No Conformidad.
 RECOMENDACIONES PARA LA AUDITORÍA
❖ Mantén en orden y disponibles: al personal, los registros de calidad de acuerdo al
Manual de Calidad y procedimientos aplicables a tu función.
❖ Trata de mantener tu lugar de trabajo limpio y ordenado.
❖ Tomate tu tiempo para contestar.
❖ Contesta sólo lo que te preguntan.
❖ Muestra sólo la documentación que te solicitan.
❖ No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos
❖ Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el involucramiento y el
compromiso con el SGC
❖ Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en donde está
documentado.
❖ En caso de tener NO CONFORMIDADES entiende cuál es el motivo de la misma.
❖ Si hay No conformidades, no te preocupes, mejor ocúpate en tratar de cerrarlas
antes de la reunión de cierre.
❖ Mostrar seguridad
❖ Si no entiendes la pregunta del auditor, coméntaselo para que el vuelva a plantearla
❖ No mostrar nerviosismo ante el auditor
❖ Responde únicamente lo que te pregunten, no des explicaciones a menos que te lo
soliciten.
❖ Mantén la confianza en que el trabajo que realizas es conforme con las actividades
planificadas y desarrolladas
La calidad nunca
es un accidente,
siempre es el
resultado del
esfuerzo
inteligente.
TIPS PARA PRESENTAR UNA
AUDITORÍA
TIPS PARA PRESENTAR UNA
AUDITORÍA
TIPS PARA PRESENTAR UNA
AUDITORÍA
TIPS PARA PRESENTAR UNA
AUDITORÍA