HOJA INFORMATIVA Nº 01-C

Módulo Profesional : ANALISIS FINANCIERO

Unidad Didáctica : PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
Docente : CPC. Guadalupe T. Barrenechea Rodríguez
Fecha : 11-04-2023
Tema : AUDITORIA DEL SIGLO 21

AUDITORIA DEL SIGLO 21

POR KARLA BARRETO

Ahí viene el auditor, ¡sálvese quien pueda!: Consejos para

afrontar una auditoría

Parece que en todas partes que observamos en el mundo, cuando

uno menciona la palabra “auditoría” es símbolo de una guerra
constante, en la cual los auditores cada día se esfuerzan en crear
nuevas estrategias de revisión para estar a la par de los
continuos cambios y a la inminente globalización como asesores
de confianza de las organizaciones. Por otro lado, los auditados
creen que el proceso de auditoría es símbolo de que sus
supervisores, gerentes o directores no tienen confianza en el
trabajo que realizan.

Hoy por hoy, la palabra “confianza” está presente en nuestro día

a día.  Los inversionistas de las organizaciones luchan
constantemente por mantener la confianza en los mercados de
capitales, los ciudadanos de nuestro país tienen dificultades para
confiar en los líderes que elegimos, las organizaciones para las
cuales trabajamos tratan de generar confianza de los empleados
con un mejor ambiente de trabajo o mejores beneficios. Es
increíble que una palabra de tan solo nueve letras puede hacer
que tanto las personas, empresas como los gobiernos pasen por
los tiempos más difíciles.
Pero regresemos a lo básico, qué son y para qué sirven las
auditorías. El Instituto de Auditores Internos (IIA) lo resume de
una manera simple como una actividad independiente y objetiva
de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización, aportando un
enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la
eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y
gobierno. Es decir, en líneas generales, los hallazgos de las
auditorías sirven y se utilizan para identificar oportunidades de
mejora, ver en qué estamos fallando, identificar desviaciones en
procesos, detección de fraudes, incumplimientos de leyes o
regulaciones entre otros temas; siendo la finalidad permitir a las
compañías desarrollar estrategias corporativas determinantes
para el éxito de los diversos procesos en una organización. De
esta manera se evalúan los puntos fuertes y débiles. Además, se
desarrollan destrezas para lograr ser más competitivos dentro de
la empresa para la cual laboramos.

Sin embargo, para los auditores, por más duro que trabajemos
para fomentar la apertura, la confianza y la honestidad de los
auditados, algunos pueden no sentirse lo suficientemente
cómodos para decirnos todo lo que piensan. Pero a menudo, las
cosas que no desean decir o que no dicen son las que los
auditores más necesitamos oír. Su falta de confianza y sinceridad
puede limitar la capacidad de los auditores de brindar
oportunidades para mejorar el proceso que ejecutamos día a día
en nuestras funciones o detectar una brecha que podría generar
un riesgo potencial en la organización para la cual trabajamos.

Con los años que tengo en este negocio y el haber trabajado con
un gran número de empresas en calidad de asesora y auditora, a
continuación les mencionaré algunos consejos basados en lo que
veo con frecuencia como fortalezas y debilidades de un auditado
frente a un proceso de auditoría interna o externa:

 Cuando un auditor realiza una revisión sobre una

organización, lo que busca es cumplimiento de los controles
establecidos que cubren los riesgos de la materia de
revisión. Entonces, lo primero que debemos conocer en
nuestro día a día es cuales son nuestros controles y los
riesgos asociados a las funciones de trabajo que realizamos
en nuestras compañías, ¿los conocemos? ¿conocemos que
nuestras tareas y actividades forman parte de un todo
llámese: subproceso, proceso o macro proceso?
 Identifica y conoce bien tus procedimientos e instrucciones
de las actividades que realizas para evitar respuestas
ambiguas de: “no sé”, “antes lo hacíamos así” o el simple
“eso me lo indicó hacer mi jefe inmediato”. Ante un proceso
de auditoría, deberás estar listo para explicar tu proceso de
trabajo según tus procedimientos. Ten en claro que el
auditor esperará que la evidencia esté acorde con el
procedimiento; es decir, tenemos que ser consistentes, así
como dice la frase: “hacemos lo que documentamos”.
 Conoce las excepciones de tus procedimientos e
instrucciones de las actividades que realizas. Recuerda
siempre que una excepción se autoriza por la jerarquía
organizacional pertinente, se documenta y se deja
evidencia.
 Cuando hablamos de controles que están bajo nuestra
responsabilidad, debemos tener claro:
 Objetivo del control (para qué y cómo ha sido

diseñado)
  Frecuencia con la cual ejecutamos el control
 Evidencia documentada de la ejecución del

control
 Asimismo, las evidencias deberán manejar el

concepto de oportunidad; es decir, que se

muestre que se ejecutó en su momento. No antes,
no después.
 Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación,
además de dónde está almacenada tu documentación.
 Prepárate para las auditorías. Identifica y organiza tus
archivos o documentos de sustento de evidencia.
 No te aventures a responder partes del procedimiento que
no conoces, que no son de tu responsabilidad o no estás
seguro de su funcionamiento.
 Un auditor evalúa el cumplimiento por medio de la
interacción, solicitud de evidencia y la observación del
personal.
 Antes de responder alguna pregunta ante un auditor,
asegúrate de comprender bien la pregunta. Si no la
comprendes, pide ejemplos o detalle que te permita el
entendimiento total de la pregunta.
 Sé sincero y honesto. Trata de contestar lo más concreto y
directo, es importante que siempre des una respuesta a la
pregunta. No te vayas por las ramas y toma tu tiempo, si es
necesario, para consultar con tu documentación o recurrir a
tu equipo por un detalle específico. Además, puedes
solicitarle un tiempo prudencial al auditor para otorgar tu
respuesta.
  Ten en consideración que tienes que estar preparado para
demostrar lo dicho durante tu entrevista, con hechos
tangibles y evidencias oportunas. Aquí aplico la frase de
“tarde o temprano, la verdad sale a la luz”.
 Genera lazos de confianza con tu auditor.
 Trata de no estar nervioso. Tú eres el especialista, el que día
a día ejecuta el proceso. Muestra siempre seguridad y
profesionalismo.
 En tus entrevistas con el auditor, procura de no ser
interrumpido con llamadas o por personal a tu cargo
entrando a la reunión a pedirte soluciones de problemáticas,
entre otros.
 Si tienes algún problema en el desarrollo de la auditoría,
debes comentarlo con tu supervisor inmediato y de manera
oportuna.
Tengamos en claro que lo primordial para un auditor es que el
personal sigue y se rige en base a los procedimientos
establecidos, que la persona que ejecuta el procedimiento cuenta
con las competencias profesionales necesarias y posee las
herramientas necesarias para realizar las tareas y
responsabilidades.

Debemos entender que parte del trabajo de los auditores, a

menudo requiere entregar mensajes difíciles e incomodos a sus
auditados y normalmente esto pasa al final del proceso de
auditoría. No hay manera de evitarlo. Sin embargo, alinear la
honestidad con la empatía, permite a los auditores internos y
externos del siglo 21 llevar estos mensajes a sus auditados con la
finalidad de sensibilizarlos hacia el área de preocupación, para
que ellos mismos establezcan prioridades y planes de acción. Es
decir, hacer que el mensaje sea aceptado y se reciba de manera
constructiva.

Al final del proceso de auditoría, si se encuentran

inconformidades, puntos de atención observaciones u
oportunidades de mejora (dependiendo del tipo de auditoría en el
cual nos encontremos) las mismas van en un informe de auditoría
interna o externa, según sea el caso. Asimismo, en base a la
naturaleza del hallazgo, estos puntos podrían o no ser
presentados ante un Comité de Auditoría y a la Alta Gerencia,
previa revisión con el auditado y declaración de su plan de
acción y fecha de remediación.

Mi mayor recomendación, en mi experiencia como auditora y

auditada, es que no sean parte de la declaración de guerra al
auditor. Este tema no es personal. Todos entendemos que
muchas veces el contenido de este informe genera incomodidad
al auditado. Sin embargo, es importante que soliciten el borrador
o “draft” del informe antes de la reunión de revisión de puntos
con el auditor y lean el contenido del mismo. Si evalúan el
contenido de este informe, no debe ser sorpresa para un
auditado, ya que él mismo ha formado parte del proceso de
auditoría. Por lo tanto, procura demostrar una actitud positiva
y profesionalismo en dicha reunión. Recuerda que este informe
no está “escrito en piedra”, como se dice popularmente. Si hay
temas que no corresponden, ten disponible la evidencia
correspondiente para revisar en conjunto con el auditor y trata de
recibir esta experiencia con la actitud de que los temas a tocar
durante la reunión generaran valor agregado a tus actividades
diarias.
Entiende el problema y propón acciones correctivas y/o
preventivas a corto, mediano y largo plazo e indica el periodo de
tiempo razonable para solucionar la causa raíz del problema. En
caso el periodo de remediación sea muy largo, propón soluciones
temporales como controles compensatorios que tendrás que
realizar hasta que la causa raíz del problema esté solucionada.

Un error común de los auditados es recibir el informe y olvidarse

del mismo hasta la siguiente auditoría. Mi consejo es armes un
plan de acción para ejecutar tus acciones propuestas a corto,
mediano y largo plazo, según aplique. Recordemos que un
hallazgo simple podría generar un riesgo potencial en la
organización en la que trabajamos. Finalmente, para cerrar este
artículo, les dejo un pequeño pero muy popular refrán: “el que no
la debe, no la teme”.

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