AUDITORIAS

María del Socorro Alpizar Ramos

¡AUDITORIA!
AUDITADO...
El diccionario Webster define auditoria como
“un examen regular y la comprobación de la
cuentas o los registros financieros; o el
balance final de una cuenta”.
Auditorias de Calidad...
Es un examen sistemático de
las actuaciones y decisiones
de las personas con respecto
a la calidad con el objeto de
verificar o evaluar de manera
independiente e informar del
cumplimiento de los requisitos
operativos del programa de
calidad o la especificación o
los requisitos del contrato del
producto o servicio. ASQC
Auditorias del sistema de
calidad...
Toda actividad documentada
realizada para verificar, mediante
el examen y evaluación de las
evidencias objetivas, que los
elementos aplicables del
programa de la calidad son
apropiados y han sido
desarrollados, documentados e
implantados de acuerdo con los
requisitos especificados. ASQC
 Auditorias de Calidad
Examen metódico, exhaustivo,
independiente para evaluar si
los resultados relativos a
Calidad cumplen con
disposiciones previamente
establecidas y sí estas
disposiciones se efectúan de
manera eficiente y efectiva para
lograr los objetivos previstos.
ISO
 Independiente.- Por personal no
involucrado.
Metódico.-De acuerdo a una metodología y
estándar preestablecidos.
Exhaustivo.-Todos los componentes
involucrados
La aplicación específica de las
auditorias a la función de la
calidad inicio en 1950.
En ese momento se conocían
dos modalidades de esta
auditoria; una relacionada con
el proceso del producto o de la
producción, y la otra consistía
en aplicar los métodos de la
auditoria financiera a las
actividades de planificación de
la calidad.
Entre los años 60 y 70, la función de la auditoria
comenzó a ser comúnmente aceptada; por aquel
entonces, ya se concebía como una auditoria de la
gestión del sistema de la calidad en la empresa.
Sin embargo, la forma más popular de auditoria era
la que se ocupaba de la aceptación y control de los
proveedores.
Cuando se realizan las auditorias...
Por solicitud de la administración
Por exigencia de un cliente
Por solicitud a una entidad de certificación
Por exigencia del sistema de calidad propio
 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Determinar la conformidad o no conformidad de
los elementos del sistema de calidad con los
requisitos especificados.
Determinar la efectividad del sistema de calidad
implantado para cumplir objetivos de calidad
especificados.
Proveer al auditado la oportunidad para mejorar el
sistema de calidad.
Cumplir con requisitos regulatorios.
Permitir el registro del sistema de calidad del
organismo auditado.
Filosofía de las auditorias de la Calidad
Las auditorias de calidad son actos
formales, sistemáticos e independientes; sus
resultados están basados en hechos.
Es importante tener en cuenta, que la
eficacia y la integridad de una auditoria
depende directamente de la habilidad y
formación del auditor o auditores que
participan en ella.
La filosofía de la auditorias se centra en:
El trabajo de los auditores tiene que ser
reconocido y no criticado, ya que son ellos
los encargados de planificar y realizar la
auditoria.

Las auditorias no deben ser realizadas

en secreto; en todo momento hay que
informar al auditor de todo lo que ocurre.
 Recordar que una
auditoria es un proceso
positivo y constructivo para
la organización auditada; a
diferencia de una
inspección, no se basa en
el enfrentamiento como
método para alcanzar los
objetivos
 RECURSOS NECESARIOS...
$ Recursos financieros para desarrollar, implantar,
manejar, mejorar las actividades de auditoria
$ Técnicas y herramientas de auditorias, tiempo,
viajes y otras necesidades
$ Auditores y expertos técnicos
$ Un programa de entrenamiento para alcanzar y
mantener la competencia del auditor y mejorar su
desempeño
$ Pericia en el lenguaje y compresión de la cultura y
los valores sociales
 VOCABULARIO
Programa de auditoría.- Estructura organizacional,
compromiso y métodos documentados usados en la
planeación y desarrollo de una auditoría.

Organización auditora.- Una unidad o función que

realiza o corre auditorías mediante sus empleados.
Esta organización puede ser un departamento del
auditado, un cliente o una tercera parte
independiente.
 Criterio de la auditoria.-Conjunto de políticas,
procedimientos o requisitos contra los cuales se coleccionan
evidencias de auditoria y se comparan

Hallazgos de la auditoria.-Resultados de la evaluación de

la evidencia de auditoria coleccionada contra el criterio de
auditoria.

Experto técnico.-Persona que proporciona conocimientos

específicos o experiencia con respecto a un rubro en
particular a ser auditado.
 Evidencia objetiva.-datos que respaldan la
existencia o veracidad de algo y que pueden
obtenerse por medio de la medición,
observación ensayo/prueba.
 Auditorías...
Auditoría de primera parte (auditoría interna).- Es realizada
por los empleados de la misma organización; o bien es
realizada a la empresa en nombre de la dirección.

Auditoría de segunda parte.

& Externa.-Cuando el cliente audita a un proveedor y puede
hacerlo con su personal (del cliente) o por alguien que va en
su representación. Cliente - proveedor.
& Extrínseca.-Cuando el cliente recibe un auditoría.

Auditoría de tercera parte.-Están presentes tres actores:

cliente, proveedor y empresa auditora (certificación).
 Categorías de
cumplimiento
Administrativas.- Cumplimiento con
el estándar. Acciones efectivas para
el logro de objetivos. Por ejemplo:
auditorías de seguridad, de calidad,
de acreditación, de certificación.

Cumplimiento.- Son de tipo

regulatorio, por ejemplo ambientales,
fiscales, sanitarias.
De acuerdo al alcance se clasifican
en auditorias de sistema, de
proceso y de producto.
 Auditoría del Sistema de Calidad.
Este tipo de auditoría evalúa el conjunto del
sistema de calidad en la organización auditada.
La finalidad de esta auditoria es la de verificar la
eficacia del sistema, así como el grado de
cumplimiento de los requisitos especificados en el
mismo.
Auditoría del Sistema de Calidad.
Líneas de acción de la empresa.
Políticas, objetivos, planes de calidad.
Manual de calidad.
Son solicitadas y dirigidas por la dirección
general

Los resultados de la auditoría de calidad son:

A) Perfiles de calidad de la empresa, área por
área.
B) Fortalezas y debilidades.
C) Oportunidades de mejora.
 Auditoria de proceso
Es un examen detallado que se aplica a un
determinado proceso. Se examinan todos los
factores del proceso y los elementos del sistema de
calidad, evaluándolos en relación con la norma de
calidad aplicable, así como su efectividad.
 Auditoría de producto.
Es un examen de los sistemas relacionados a la
manufactura del producto.
• Valoración de la calidad del producto.
• Con personal interno generalmente.
• No examina la situación de la gestión de calidad,
sino la situación del producto.
 Protagonistas de una auditoría
Auditor.-Persona calificada para realizar auditorias
de calidad. Un auditor de calidad designado para
dirigir una auditoria de calidad es llamado “Auditor
líder”.

Cliente.-Persona u organismo que solicita la

auditoría.

Auditado.-Organismo a ser auditado.

Responsabilidadesdelauditorlíder:

Ayudare nlaseleccióndelosde más

miem brosd el equipoa uditor.
Prepararel plandeau ditoría.
Representaral grup oauditorconla
adm inistracióndel a uditado.
Presentarel inform edelaauditoría.
Responsabilidades de los auditores
Cumplir con los requisitos aplicables a la auditoría.
Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría.
Planear y ejecutar las responsabilidades asignadas en forma
efectiva y eficiente.
Documentar las observaciones y las no conformidades.
Informar los resultados de la auditoria.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como
resultado de la auditoría.
Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la
auditoría.
Cooperar y apoyar al auditor líder
 ATRIBUTOS PERSONALES...
Mente abierta, con buena voluntad para considerar ideas
o puntos de vista alternativos
Diplomacia, tacto y habilidad en el trato con la gente
Conciencia a través del uso de los sentidos
Perceptivo
Tenacidad
Capaz de tomar decisiones basadas en razonamientos
lógicos y habilidades analíticas
Debe ser veraz, honesto, discreto y sincero
De acuerdo a la ASQ, los atributos que debe
reunir un auditor se clasifican en:
Aptitudes profesionales.-Cultura, bases
técnicas, formación específica, experiencia
previa.
Aptitudes intelectuales.-Compresión, memoria,
intuición, capacidad de juicio, sentido de
organización detección de errores
Comportamiento social.-Honestidad, autocrítica,
sentido de responsabilidad; discreción, firmeza,
entereza, disciplina, discreción, carácter, espíritu
de equipo, iniciativa, decisión, sociabilidad, ético.

Aptitudes físicas.-Salud,
.- presencia, dinamismo,
resistencia.
 LENGUAJE
No es recomendable que los auditores participen
en una auditoria si no existe un soporte para
comunicarse efectivamente con el auditado y el
cliente.
El auditor no debe estar sujeto a presiones que
puedan afectar la conducción de la auditoria.
 El cliente
Determ ina la necesidad y el propósito de la
auditoría e inicia el proceso.
Determ ina al organism o auditor.
Determ ina el alcance general de la auditoría.
Recibe el informe de auditoría.
Determ ina en su caso, cuales acciones de
seguim iento se tom arán, e inform a al
auditado.
 Auditado...
Informar a los empleados involucrados sobre los objetivos
y el alcance de la auditoría.
Asignar miembros del personal como responsables para
acompañar a los miembros del equipo auditor.
Proveer todos los recursos necesarios para el equipo
auditor, a fin de asegurar un proceso de auditoría efectivo
y eficiente.
Permitir el acceso a las instalaciones y al material
evidencial, cuando sea solicitado por los auditores.
Cooperar con los auditores para permitir que se alcancen
los objetivos de la auditoría.
Determinar e iniciar las acciones correctivas con base al
informe de auditoría.
 El plan de auditoría debe incluir:
Los objetivos y el alcance de la auditoría.
La identificación de las personas involucradas con
responsabilidades directas considerando los
objetivos y el alcance.
La identificación de los documentos de referencia.
La identificación de los miembros del equipo auditor.
El idioma de la auditoría.
La fecha y el lugar de realización de la auditoría.
 La identificación de las unidades organizacionales a
ser auditadas.
La fecha estimada y la duración de cada actividad
programada.
La programación de las reuniones a realizarse con
la administración del auditado.
Los requisitos de confidencialidad.
La distribución del informe de auditoria y la fecha
esperada de emisión.
FASES DE LA AUDITORIA

I.-PREPARACION (PLANEACION).

II.-REALIZACION (EJECUCION).

III.-REPORTE (INFORME).

IV.-CIERRE (CIERRE)
 I.-PREPARACION
Se toma la decisión de hacer la auditoría.
Selección del auditor líder.
Selección del equipo auditor.
Establecer objetivo, alcance de la auditoría.
Manejo preliminar de la información.
 Recopilación y estudio de la documentación
Definición del lugar y calendario de
actividades
Preparación del listado de verificación
Diseño del formato para registro de
observaciones
Redacción del formato para solicitud de
acciones correctivas
II.-REALIZACIÓN
Esta etapa se conoce
también como “un viaje a
través de la empresa”.
Inicia con la presentación
del equipo auditor en la
reunión de apertura y
concluye cuando el equipo
auditor se retira de la
empresa.
Contacto con el auditado en base a que
objetivo, alcance y estándar.
Listados de verificación.
Junta de apertura (Inicial.-indicar cual es el
objetivo, alcance y el estándar).
Desarrollo de la auditoría.
Conclusiones preliminares.
Reporte preliminar.
Durante el recorrido el equipo auditor:
entrevistará al personal auditado
inspeccionará instalaciones, equipos,
materiales y servicios
observará los procesos y actividades
consultará la documentación relacionada
El objetivo es la búsqueda de evidencias
objetivas, las que nos permitan verificar el
cumplimiento real de los requisitos de la norma
y del sistema en particular.
III.-REPORTE
 El reporte es el producto final de la auditoria, su
elaboración debe reflejar los resultados de la fase de
ejecución y precede a la reunión final.

El objetivo del reporte es plasmar en forma lógica

y ordenada los resultados de la auditoría.
Los resultados de la auditoria son:
Parciales: desviaciones detectadas en
cada área
Global: descripción del estado de la
organización
Es responsabilidad del auditor líder dirigir la
elaboración del reporte de la auditoria.
Es indispensable entregar el reporte cuanto
antes, ya que esto permitirá al auditado
tomar las acciones correspondientes para
atender su contenido con oportunidad.
Elementos del reporte …
1.-Identificación del auditado, auditor y cliente
2.-Objetivo y alcance de la auditoria
3.-Cronología de la auditoria
4.-Identidad del equipo auditor
5.-Relación de hallazgos encontrados (numero, tipo,
evidencia, etc.)
6.-Resultado global de la auditoria
7.-Plazo para atender el reporte (cuando aplique)
8.-Firma del auditor líder
IV. CIERRE
V. SEGUIMIENTO
…