Introducción, conceptos generales

sobre las auditorias,

responsabilidades y características de
los auditores, tipos de auditorias
 LA GESTIÓN
Las organizaciones necesitan lograr sus
fines haciendo uso eficaz y eficiente de los
recursos o medios.
Estos medios incluyen:
– ESTRUCTURAS
- ORGANIZACIONALES
– PLANIFICACIÓN
– PROCEDIMIENTOS
– RESPONSABILIDADES
– PROCESOS
– RECURSOS
 SISTEMAS DE GESTIÓN
• Es el sistema que utiliza la organización
para alcanzar la Política y los Objetivos
que ha fijado la Dirección.

SISTEMA
• Red de procesos interrelacionados que
actúan armónicamente.
 LA GESTION INTEGRAL

GESTION GESTION DE GESTION GESTION DE RESPONSA-

FINANCIERA CALIDAD AMBIENTAL SEGURIDAD BILIDAD
Y SALUD SOCIAL

Dinero Aspectos del Aspectos Peligros en Aspectos

producto ambientales ámbito laboral sociales

Dirección / Clientes Sociedad Empleados Empleados

Accionistas Otras partes Otras partes Otras partes

ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 SA 8000

ISO 45001
 VENTAJAS DE LAS SIG

Visión Global de la Gestión, para la gerencia y para los
empleados.

Simplificación documental y de las actividades

Tiempo de respuesta más corto ante problemas.

Mayor coherencia interna que provee claridad y unidad

de conceptos

¡Mayor compromiso por parte de todos!

 ¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
• Examen sistemático para determinar si las
actividades realizadas están en conformidad
con las actividades planeadas, si estas se
llevan a cabo eficazmente, son convenientes
para el logro de la Política, Objetivos y
Metas; y si todo ello es concordante con las
normas de gestión y especificaciones.
 ¿Por qué es necesario auditar?
1. La implementación de un sistema de auditoria
interna es un requisito de la Norma ISO
9001
2. Se aconseja encontrar y corregir la no
conformidades antes de que sean encontradas y
reportadas por los clientes o auditores de tercera
parte.
3. La gerencia de la compañía debe siempre
desear el mejoramiento de los sistemas
gerenciales de la compañía y reconocer que las
auditorias internas son una importante ayuda
para lograrlo.
 AUDITOR
“Persona con la competencia para llevar a cabo
una auditoria”

COMPETENCIA
“Habilidad demostrada para aplicar conocimiento
y aptitudes”
 CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR

• Objetivo • Honesto
• Paciente • Cortés
• Diplomático • Íntegro
• Trabajador • Buen receptor
• Interesado • Sin temor a ser el
tipo malo
• Capacitado
• Capaz de
• Analítico comunicarse
• Cordial
 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

• Comunicar y aclarar requisitos de la auditoria.

• Planificar la auditoria.
• Documentar los hallazgos.
• Informar resultados
• Verificar efectividad de acciones correctivas
tomadas luego de la auditoria
• Mantener confidencialidad.
• Ser objetivo e independiente.
 ¿QUÉ ES UN HALLAZGO?

• Hecho detectado durante la auditoria

respaldado en evidencia objetiva.
• Se debe informar al auditado al
detectarlo y buscar su consentimiento.
• Se deben identificar los requisitos de la
norma o documento del sistema para
que se vuelva no conformidad
¿QUÉ ES UNA EVIDENCIA OBJETIVA?

• Información, registro o declaración

acerca de hechos verificables, los
cuales respaldan la identificación de un
hallazgo.
 NO CONFORMIDAD

• Incumplimiento de un requisito del sistema

REQUISITO DEL SISTEMA

• Lo establecido por las normas ,
especificaciones, requisitos legales o por la
documentos del sistema integrado
 NO CONFORMIDAD MAYOR
• Incumplimiento total de un requisito del
sistema
NO CONFORMIDAD MENOR
• Incumplimiento parcial de un requisito del
Sistema. Varias no conformidades menores
de un mismo punto generan una no
conformidad mayor.

OBSERVACIÓN
• Incumplimiento aislado que no representa
una no conformidad
 TIPOS DE AUDITORIA

Según el propósito:

De procesos operativos

De sistemas de gestión

De legislación / contable / etc.
 TIPOS DE AUDITORIA
Según la organización involucrada:
Internas (de 1º parte)
Las que realiza la organización a su propio Sistema de
Gestión

Externas (de 2º parte)

Entre clientes y proveedores (contractual)

De Certificación (de 3º parte)

Conducidas por un Organismo de Certificación
REVISION DE LOS MODELOS DE
GESTION

Norma Técnica ISO 9001

 Planificación de la Auditoria:
Programa de auditorias, formación del
equipo auditor, revisión documentaria
 AUDITORÍA

Definición (ISO 45001)

Auditoria
“Proceso sistemático, independiente
y documentado para obtener y evaluar
objetivamente las evidencias de
auditoria”…
 AUDITORÍA
Definición (ISO 14001 y OHSAS 18001)
Auditoria
“Un proceso sistemático y documentado de
verificación que permite que permite obtener y
evaluar objetivamente evidencias con el fin de
determinar si el sistema de gestión ambiental y
de SSO es conforme a los criterios de auditoria
de sistemas de gestión establecidos por la
organización, y comunicar los resultados de
este proceso a la gerencia”.
 AUDITORÍA
Evidencias de Auditorias: Información
verificable, registros o declaraciones de hechos
con el fin de determinar la extensión con que se
cumples los “criterios de auditoria”

Criterios de Auditoria : Políticas, procedimientos,

estándares, buenas practicas o requisitos con los
que el auditor compara la evidencia reunida
durante la auditoria
 ¿CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA?
• De acuerdo con el Programa de
Auditorias.
• Cuando existen desviaciones al
desempeño.
• Cuando se producen cambios en le SIG.
• Cuando se buscan oportunidades de
mejora.
 EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Considerar:
• Importancia de la actividad, relacionada con la
calidad, el ambiente y los resultados de las
evaluaciones de riesgo.
• Estado de la actividad
• Resultado de auditorias previas
• Minimizar alteraciones en la Empresa
• Disponibilidad de los auditados y auditores

Auditar todos los procesos cada tres meses es una

frecuencia aceptada...
 EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
PAUTAS
1. Incluir todos los sectores / áreas y procesos
dentro del alcance del SIG.
2. Cubrir todos los requisitos de las normas
aplicables.
3. Definir frecuencia de auditorias según
importancia de la actividad.
4. Considerar tiempo de realización de cada
auditoria.
 TIPOS DE AUDITORIA

Según la organización involucrada:

Internas ( de 1º parte)
Las que realiza la organización a su propio
Sistema de Gestión

Externas ( de 2º parte)
Entre clientes y proveedores (contractual)

De Certificación (de 3º parte)

Conducidas por un Organismo de
Certificación
 EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS

Aprobado por el “Cliente”.

Debe ser flexible y definir:
• Objetivos y alcance de la auditoria
• Distribuir la áreas asignadas a cada auditor,
considerando que no auditen su propio
proceso.
• Identificar documentos de referencia.
• Cronograma de la auditoria.
• Fecha de entrega del informe.
 FORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
• Habilidades para trabajar en equipo.
• Habilidades para realizar auditorias.
• Experiencia en el campo de los
sistemas a auditar (calidad, medio
ambiente, seguridad y responsabilidad
social).
• Conocimiento del proceso.
• Conocimiento de legislación
relacionada.
 CUALIDADES DE UN AUDITOR

• Perceptivo, perspectiva flexible.

• Habilidades técnicas.
• Persistente.
• Habilidad social.
• Disciplinado.
• Habilidad para exponer.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR LIDER

• Determinar el alcance de la auditoria.

• Obtener información.
• Elaborar el plan de auditoria.
• Resolver conflictos.
• Organizar el equipo.
 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

• Seguir las instrucciones del auditor líder.

• Planear su propia auditoria.
• Recolectar y analizar información.
• Preparar registros de auditoria.
• Colaborar en la redacción de informes.
 ROL DE LOS ESPECIALISTAS

• Ambientales.
• Seguridad y Salud Ocupacional.
• Legales.
• Procesos.
• Responsabilidad social
 RESPONSABILIDAD DEL AUDITADO

• Informa a empleados sobre la auditoria.

• Poner las instalaciones a disposición.
• Designar los guías.
• Acceso a las instalaciones, al personal y a
los registros.
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

1. PREPARACIÓN
2. EJECUCIÓN
3. INFORME
4. SEGUIMIENTO
 ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

Distribución típica de tiempos

1. Preparación 40%
2. Ejecución 40%
3. Informe 10%
4. Seguimiento 10%