EXPLICAR LOS PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA El propósito del informe final de análisis de gestión

administrativa radica en ser un instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. La alta administración para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad, a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa, ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas, como resultado del trabajo profesional encomendado; recomendaciones que con gran posibilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido general que padece su representada, su unidad económica, su empresa. El informe es la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada.

7. 2. 4. 3. Oportunidad Concisión Simple y claro Exacto Constructivo Útil Evidencias de poder Integral Oportunidad . 5. 9.ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. 8. 6.

etc. por algunas razones. Se aconseja la brevedad de los informes. porque de lo contrario pierde validez. . como por ejemplo: a) Los largos causan mala impresión por su inoperatividad. mediante la entrega de informes con hechos sobresalientes para que se aprecie el progreso que se va logrando y de acuerdo a la gravedad del caso. impertinentes.EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME OPOTUNIDAD: Para que haya una acción inmediata por parte de la alta administración. El que sea conciso. para que vayan CONCISIÓN El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. como puede suceder. no quiere decir que sea corto. el informe debe ser oportuno. sólo significa que sea breve y de ser más amplios. Esta oportunidad debe irse manifestando durante el desarrollo del trabajo. es importante no incluir hechos insignificantes. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía se presenta generalmente con suficientes detalles. de acuerdo a las circunstancias.

. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. d) Los informes largos dificultan. SIMPLE Y CLARO Al no haber claridad y simplicidad. no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. . estamos introduciendo sin dificultad. intrascendentes. Al existir lo simple y lo claro. regularmente. en la mente del lector del informe. el Analista que elabora el informe evitará: . lo que estamos queriendo decir. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes.Ser muy breve.Incluir exceso de detalles. una adecuada organización.b) Informes largos causan malos comentarios. La falta de claridad.

El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo. los encabezamientos de las observaciones deben ser llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración.. EXACTO En cuanto a hechos y cifras. penales y gremiales. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles. CONSTRUCTIVO Debemos cuidarnos en seguir igual forma de redacción a lo largo de todo el informe. ya que no debe contener conceptos erróneos. porque es esencial su exactitud. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. con palabras simples. cortés. sencillas. para .El uso de lenguaje demasiado técnico. El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector. el informe debe ser exacto. demasiado vago o demasiado florido.

Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. que la empresa cliente pueda conocer su situación y lomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba.cumplir con la misión encomendada. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos. ÚTIL La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. de manera tal. La utilidad del informe se consolidará en la medida que cumpla con los componentes antes diagramados. . el informo debe basarse en evidencias de poder. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado. EVIDENCIAS DE PODER Como es lógico suponer. el informe debe ser integral. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones. declaraciones y opiniones. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. INTEGRAL No es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado.

Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. .Sistemas de Procedimientos en aplicación.Observaciones al Sistema en aplicación.Colaboración del personal de la empresa cliente . en este sentido. se poseerá una información completa en un solo instrumento. . CLASIFICAR LOS INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis. dar a conocer la situación real de una empresa.Objetivos del Examen .conteniendo lodos los elementos que lo integran. desde la introducción hasta las recomendaciones. es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde a la clasificación. . .Anexos . pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma. Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 .Síntesis del Informe .Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.

Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

No hay una estructura modelo. Sistemas de Procedimientos en aplicación. Para lograr un esquema tipo. Observaciones al Sistema en aplicación. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. Colaboración del personal de la empresa cliente Anexos .EXPLICAR LA DISTRIBUCION DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe. para que su presentación adquiera forma standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes.

en estos casos. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente. su enumeración permitirá apreciar la profundidad del trabajo ejecutado e igualmente verificar si hubo circunstancias que no se contemplaron adecuadamente. sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. Se señalarán las razones. así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe.Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Elementos De Tecnicidad Considerados En El Examen Se deben reseñar brevemente los elementos utilizados en el análisis. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales . Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir.

con indicación de los métodos nuevos a implantar. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. quien los llevará a cabo. Las ventajas del nuevo procedimiento hay que describirlas. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables. cubren las propuestas de mejoras. los analistas hacen y presentan sugerencias. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las . momento de su realización y el área responsable de la tarea. sigan el mismo orden. Cuando alguna de las recomendaciones fueron implantadas durante el desarrollo del AGAD.que responden a los hechos. en el orden de importancia. el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean. de forma tal que cada observación tenga su recomendación. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos.

motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos . se adjuntan al informe gráficos. lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen. Como medida saludable.Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. Anexos A manera de anexos. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas.

2004. Editorial Panapo. Venezuela. Caracas – .REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

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