EXPLICAR LOS PROPSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA El propsito del informe final de anlisis de gestin

administrativa radica en ser un instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendicin de cuentas. La alta administracin para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad, a travs de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestin administrativa, ponderando para su aplicacin las recomendaciones recibidas, como resultado del trabajo profesional encomendado; recomendaciones que con gran posibilidad sern la solucin o el comienzo de la solucin a las dificultades por las deficiencias en sentido general que padece su representada, su unidad econmica, su empresa. El informe es la evidencia del trabajo profesional del analista de gestin administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, as como a los aspectos encontrados de mayor significacin y de las recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institucin examinada.

ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Oportunidad Concisin Simple y claro Exacto Constructivo til Evidencias de poder Integral Oportunidad

EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME OPOTUNIDAD: Para que haya una accin inmediata por parte de la alta administracin, el informe debe ser oportuno, porque de lo contrario pierde validez. Esta oportunidad debe irse manifestando durante el desarrollo del trabajo, mediante la entrega de informes con hechos sobresalientes para que se aprecie el progreso que se va logrando y de acuerdo a la gravedad del caso, para que vayan CONCISIN El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. El que sea conciso, no quiere decir que sea corto, slo significa que sea breve y de ser ms amplios, como puede suceder, de acuerdo a las circunstancias, es importante no incluir hechos insignificantes, impertinentes, etc. El informe que se dirige a la Alta Administracin por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarqua se presenta generalmente con suficientes detalles. Se aconseja la brevedad de los informes, por algunas razones, como por ejemplo: a) Los largos causan mala impresin por su inoperatividad.

b) Informes largos causan malos comentarios. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situacin y hace dificultoso su anlisis. d) Los informes largos dificultan, regularmente, una adecuada organizacin. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptacin. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes, intrascendentes. SIMPLE Y CLARO Al no haber claridad y simplicidad, no habr cabal comprensin de lo que en verdad queremos comunicar. Al existir lo simple y lo claro, estamos introduciendo sin dificultad, en la mente del lector del informe, lo que estamos queriendo decir. La falta de claridad, casi siempre da lugar a interpretaciones ilgicas que lo convierten en algo intil, para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente, el Analista que elabora el informe evitar: - Ser muy breve. - Incluir exceso de detalles.

- El uso de lenguaje demasiado tcnico, demasiado vago o demasiado florido. El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector, con palabras simples, sencillas. EXACTO En cuanto a hechos y cifras, el informe debe ser exacto, porque es esencial su exactitud; ya que no debe contener conceptos errneos. La informacin tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Si el informe es inexacto lgicamente no tendra validez y el analista que lo present y su equipo humano entrara en descrdito profesional y podra hacerse acreedor de sanciones civiles, penales y gremiales. CONSTRUCTIVO Debemos cuidarnos en seguir igual forma de redaccin a lo largo de todo el informe; los encabezamientos de las observaciones deben ser llamativos y que conduzcan a la toma de decisin oportuna para la accin, por parle de la Alta Administracin de la empresa cliente. El tono empleado en la redaccin del informe debe ser constructivo, corts, respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los mtodos que emplea la Alta Administracin, para

cumplir con la misin encomendada. Al indicarse las deficiencias existentes en las reas examinadas es recomendable la omisin do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. TIL La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe ser til, en la medida que contenga informacin relacionada con el convenio celebrado, de manera tal, que la empresa cliente pueda conocer su situacin y lomar decisiones en funcin de las conclusiones y recomendaciones que reciba. La utilidad del informe se consolidar en la medida que cumpla con los componentes antes diagramados. EVIDENCIAS DE PODER Como es lgico suponer, el informo debe basarse en evidencias de poder, representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones; las evidencias tambin pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciacin entre hechos, declaraciones y opiniones. INTEGRAL No es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado, el informe debe ser integral,

conteniendo lodos los elementos que lo integran, desde la introduccin hasta las recomendaciones; en este sentido, se poseer una informacin completa en un solo instrumento. CLASIFICAR LOS INFORMES La clasificacin de los informes de anlisis de gestin viene a estar determinado por la gestin administrativa a la cual se le aplica dicho anlisis, es precisamente la gestin administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde a la clasificacin, pero en lneas generales existen dos tipos de informe final de anlisis de gestin el cual permite inferir que es esta una posible clasificacin aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creacin es la misma, dar a conocer la situacin real de una empresa. Esquema de informe de anlisis de gestin tipo 1 - Sntesis del Informe - Objetivos del Examen - Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. - Sistemas de Procedimientos en aplicacin. - Observaciones al Sistema en aplicacin. - Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. - Colaboracin del personal de la empresa cliente - Anexos

Esquema de informe de anlisis de gestin tipo 2 Sntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Accin considerada por la empresa Introduccin Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones Por reas Conclusiones y recomendaciones Por reas Anexos

EXPLICAR LA DISTRIBUCION DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparacin y redaccin del informe, para que su presentacin adquiera forma standard y se pueda lograr una exposicin con bastante claridad. No hay una estructura modelo, ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes, ms si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes, lo cual impide o hace difcil que tenga una base inicial y final idnticas. Para lograr un esquema tipo, se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Sntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. Sistemas de Procedimientos en aplicacin. Observaciones al Sistema en aplicacin. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. Colaboracin del personal de la empresa cliente Anexos

Sntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar, sintticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. La sntesis es una gua que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucint de la totalidad del informe. Objetivos Del Examen Deben sealarse los puntos programticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente, se detallarn los propsitos y alcances del trabajo ejecutado. Elementos De Tecnicidad Considerados En El Examen Se deben resear brevemente los elementos utilizados en el anlisis, su enumeracin permitir apreciar la profundidad del trabajo ejecutado e igualmente verificar si hubo circunstancias que no se contemplaron adecuadamente, en estos casos. Se sealarn las razones, as como la incidencia que pudieran tener en la solucin propuesta al final. Sistemas De Procedimientos En Aplicacin Se enumeran los hechos actuados tal como sucedan en el momento del examen, las normas aplicadas y los diagramas secuenciales

que responden a los hechos. La incorporacin de este sistema al cuerpo del informe, respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicacin Es slo un detalle de las fallas observables mediante la explicacin de los inconvenientes que acarrean, en el orden de importancia. Su enumeracin se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solucin, sigan el mismo orden, de forma tal que cada observacin tenga su recomendacin. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas, los analistas hacen y presentan sugerencias; cubren las propuestas de mejoras, con indicacin de los mtodos nuevos a implantar, quien los llevar a cabo, momento de su realizacin y el rea responsable de la tarea. Las ventajas del nuevo procedimiento hay que describirlas. Cuando alguna de las recomendaciones fueron implantadas durante el desarrollo del AGAD, el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en prctica. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables, coordinando el sistema ideal con los elementos fsicos y humanos do la empresa cliente. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolucin mental de los responsables de los cambios propuestos. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las

Colaboracin Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del xito del desarrollo del AGAD, lo colaboracin del personal que labora en el rea sujeta a examen, motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de anlisis de gestin administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. Como medida saludable, en el informe se debe destacar la colaboracin recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. Anexos A manera de anexos, se adjuntan al informe grficos, cuadros y la documentacin necesaria que apoye las soluciones que recomendamos

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Jos Ruiz Roa. Venezuela. 2004. FUNDAMENTOS PARA EL ANLISIS DE

GESTIN ADMINISTRATIVA. Editorial Panapo. Caracas