El examen preliminar aplicado en el anlisis de gestin:

Para elaborar un anlisis de gestin se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar
perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es
ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin
(pblica o privada). Durante el desarrollo de un anlisis de gestin, el analista debe
obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo
de la informacin que se obtuvo.

El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos y

confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de anlisis, el analista
de gestin se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a
su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado
conclusiones y recomendaciones errneas.

El estudio preliminar est encaminado a: "Lograr una identificacin real del problema,
para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo." Por su propia naturaleza, el
estudio preliminar no est enfocado para originar recomendaciones o solucionar
problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Ms
bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa
que ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas
a las circunstancias de la empresa como un todo. El estudio preliminar se disea para
que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan
general para desarrollar la solucin especfica del problema.

El examen preliminar abarca el recorrido por las instalaciones de la empresa y la

aplicacin de las entrevistas y cuestionarios necesarios. Asimismo debe contemplar lo
relativo al examen de control interno, determinndose las reas crticas para proceder de
esta manera con la realizacin del examen en profundidad de las reas que de acuerdo a
los anlisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que
las afecte.

Mediante este examen el analista de gestin puede realizar una macro identificacin
de la problemtica que presenta la empresa, la cual se har posible a travs de las
siguientes actuaciones:
 1. Informarse del origen de la organizacin mediante documentos constitutivos, los
objetivos que definen la naturaleza de la misma, su estatus, la composicin
empresarial y su resea histrica.

2. Conocer las definiciones fundamentales de la organizacin, como lo son: la

misin, los objetivos, metas, polticas, estrategias, etc.

3. Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la organizacin, de tal modo

que se puedan conocer las opiniones que tienen cada una de las personas 'sobre
sus distintas reas de responsabilidad; cuales son segn su opinin
los problemas o situaciones que afectan la buena marcha de sus
respectivos procesos; su posicin y opinin en relacin a la propia empresa y a
sus definiciones fundamentales (misin, objetivos,
metas, estrategias y polticas), etc.

4. Recorrido por las instalaciones de la Empresa, de tal forma de conocer mediante

la observacin directa, las diferentes oficinas, talleres, laboratorios, lneas
de produccin, archivos, depsitos, entre otros; que puedan darle al profesional
(analista de gestin), la informacin sobre aparentes desviaciones del "Deber
Ser" en lo que concierne a la organizacin del trabajo, distribucin de la
carga laboral, disciplina, manejo de materiales, sistemas de
informacin, ambiente fsico laboral, actitud hacia el trabajo, entre otros
aspectos de estudio que le van a proporcionar al Analista de Gestin una idea
general de los problemas aparentes o probables de la organizacin.

La realizacin del estudio preliminar le permite al Analista de Gestin identificar las

reas potenciales crticas las cuales necesitan ser atendidas, estimar el tiempo de
duracin del anlisis, el equipo tcnico profesional que habr de emplearse y
los recursos necesarios para su desarrollo.

Anlisis Preliminar
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad,
para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la
situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable,
controles internos, estrategias y dems elementos que le permitan al
auditor elaborar el programa de auditoria que se llevar a efecto.

Elementos Principales de esta Fase

1. Conocimiento y Comprensin de la Entidad

2. Objetivos y Alcance de la auditoria

1) Conocimiento y Comprensin de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboracin del plan de auditoria, se debe investigar todo lo

relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en
forma objetiva. Este anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa,
su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de
constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que
utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para
comprender exactamente cmo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben

establecer diferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber
dominar y estas son entre otras:

a) Visitas al lugar

b) Entrevistas y encuestas

c) Anlisis comparativos de Estados Financieros

d) Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)

e) Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado

f) rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.

g) rbol de Problemas
h) Etc.

2) Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propsito por lo que es contratada la firma de

auditoria, qu se persigue con el examen, para qu y por qu. Si es con
el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa,
o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar
auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo
de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la
situacin encontrada para que sirvan de base para la toma de
decisiones.

El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es
decir, si se van a examinar todos los estados financieros en su totalidad,
o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o ms especficamente
solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta
(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)

Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a

examinar: puede ser de un ao, de un mes, de una semana, y podra ser
hasta de varios aos.