Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativa Cátedra: Análisis de Gestión Administrativa

Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Sección “30”

Barcelona, marzo 2006 INTRODUCCIÓN

El informe final de análisis de gestión administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posición que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La importancia gira del en informe a final que de gestión un

administrativa

torno

representa

instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. Gracias a la realización de este informe final se puede conocer las condiciones y posición que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al mejoramiento y desarrollo de la misma, en un sociedad tan exigente en cuanto a gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en día. El profesional de la administración es el facultado para elaborar dicho informe ya que su preparación académica y conocimientos tanto teóricos como prácticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa labor

.como lo es la elaboración de un informe final de análisis de gestión administrativa.

PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propósito del informe final de análisis de gestión administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas así como también cual es la situación actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad. a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa. como resultado del trabajo profesional encomendado. previa realización de dicho informe y ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido .

contentivo de sus observaciones. su unidad económica. Conclusiones 5. Anexos .general que padece su representada. así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones. ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. Observaciones 4. Introducción 2. En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen. Síntesis 3. su empresa. las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada. Recomendaciones 6.

es . a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida. El que sea conciso. motivo por el cual. que las recomendaciones lleven implícitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa. Síntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo.EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introducción: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensión rápida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas. En este sentido el informe a su sola presentación debe motivar interés y además al ser leído debe tener poder de convencimiento con información veraz y objetiva. de acuerdo a las circunstancias. no quiere decir que sea corto. sólo significa que sea breve y de ser más amplios. así como también promover le tipo de solución a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones. como puede suceder.

. intrascendentes. b) Informes largos causan malos comentarios.importante no incluir hechos insignificantes. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. una adecuada organización. etc. regularmente. Se aconseja la brevedad de los informes. d) Los informes largos dificultan. como por ejemplo: a) se presenta generalmente con suficientes Los largos causan mala impresión por su inoperatividad. impertinentes. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía detalles. por algunas razones.

con palabras simples. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. Al existir lo simple y lo claro. el Analista que elabora el informe evitará: . El uso de lenguaje demasiado técnico.El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector. sino no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. demasiado vago o demasiado florido. sencillas.También es necesario que para la síntesis se presente con simplicidad. Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la búsqueda de información necesaria para establecer y determinar el . lo que estamos queriendo decir. . La falta de claridad. en la mente del lector del informe.Ser muy breve. estamos introduciendo sin dificultad. - Incluir exceso de detalles.

escenario en el cual se encuentra la organización para el momento en el que se realiza dicha investigación. ya que no debe contener conceptos erróneos. por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organización así como también se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del análisis de gestión esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras. deben ser exacto. las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. porque es esencial su exactitud. Es por ello que se presentan según la oportunidad que surge al realizarlo. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano .

en este sentido. conteniendo lodos los elementos que lo integran. declaraciones y opiniones. Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad. desde la introducción hasta las recomendaciones. es decir que estas deben ser integrales. encabezamientos observaciones . penales y gremiales. se poseerá una información completa en un solo instrumento. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones.entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles. Recomendaciones: Debemos redacción a cuidarnos lo largo de las en de seguir todo igual el forma deben de los ser informe. no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. Como es lógico suponer. el informe debe ser integral. en las conclusiones el informe debe basarse en evidencias de poder.

El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo. de manera tal. los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado. para cumplir con la misión encomendada. donde propiamente el . Anexos: Están representados básicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestión durante el desarrollo de su investigación. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. que la empresa cliente pueda conocer su situación y tomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba.llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. cortés.

Objetivos del Examen . pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma. es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificación.analista de gestión ha realizado estudios basados en esos informes y cálculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de información antes de suministrar el informe a la gerencia CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis.Sistemas de Procedimientos en aplicación. Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 . dar a conocer la situación real de una empresa. .Síntesis del Informe .Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. .

Observaciones al Sistema en aplicación.Colaboración del personal de la empresa cliente ..Anexos Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones . . .Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.

Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

para que su presentación adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. Sistemas de Procedimientos en aplicación. Colaboración del personal de la empresa cliente . se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. Para lograr un esquema tipo. No hay una estructura modelo.EXPLICAR LA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe. Observaciones al Sistema en aplicación. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes.

La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe. Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. brevemente su del trabajo los elementos permitirá e De Tecnicidad Considerados En El enumeración profundidad ejecutado igualmente verificar si hubo circunstancias que no se . Elementos Examen Se utilizados apreciar deben en la el reseñar análisis. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente.Anexos Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente.

en estos casos. en el orden de importancia. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe. . los analistas hacen y presentan sugerencias. así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean. sigan el mismo orden.contemplaron adecuadamente. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. cubren las propuestas de mejoras. de forma tal que cada observación tenga su recomendación. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. Se señalarán las razones. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen.

momento de su realización y el área responsable de la tarea. motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. Como medida saludable. quien los llevará a cabo. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos.con indicación de los métodos nuevos a implantar. Cuando alguna de las recomendaciones implantadas durante desarrollo del AGAD. el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica. Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. . lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen. fueron Las ventajas del nuevo el procedimiento hay que describirlas.

Anexos A manera de anexos. se adjuntan al informe gráficos. cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos .

los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. El análisis de gestión son es otra de las el tantas proceso metodologías que utilizadas para administrativo. en función de plantear una efectiva toma de decisiones. por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa.CONCLUSIÓN Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles. Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante. construyendo un modelo que se basa en el control técnico económico. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. Se define como una técnica económica que identifica y pondera los factores que influyen en la realización de los objetivos que son planteados por una empresa. el planeamiento y la toma de .

. imputación de egresos e ingresos y análisis de resultados.decisiones. La realización de un informe final de análisis de gestión se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilación de los datos físicos y económicos.

2004. . Editorial Panapo. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Caracas – Venezuela.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa.

Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Componentes del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Tipos del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

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