Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui Escuela de Ciencias Administrativa Ctedra: Anlisis de Gestin Administrativa

Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Seccin 30

Barcelona, marzo 2006 INTRODUCCIN

El informe final de anlisis de gestin administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posicin que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La importancia gira del en informe a final que de gestin un

administrativa

torno

representa

instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendicin de cuentas. Gracias a la realizacin de este informe final se puede conocer las condiciones y posicin que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al mejoramiento y desarrollo de la misma, en un sociedad tan exigente en cuanto a gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en da. El profesional de la administracin es el facultado para elaborar dicho informe ya que su preparacin acadmica y conocimientos tanto tericos como prcticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa labor

como lo es la elaboracin de un informe final de anlisis de gestin administrativa.

PROPSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propsito del informe final de anlisis de gestin administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendicin de cuentas as como tambin cual es la situacin actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad, a travs de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestin administrativa, previa realizacin de dicho informe y ponderando para su aplicacin las recomendaciones recibidas, como resultado del trabajo profesional encomendado. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad sern la solucin o el comienzo de la solucin a las dificultades por las deficiencias en sentido

general

que

padece

su

representada,

su

unidad

econmica, su empresa. En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestin administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, as como a los aspectos encontrados de mayor significacin y de las recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institucin examinada. ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. Introduccin 2. Sntesis 3. Observaciones 4. Conclusiones 5. Recomendaciones 6. Anexos

EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introduccin: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensin rpida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas, motivo por el cual, a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida. En este sentido el informe a su sola presentacin debe motivar inters y adems al ser ledo debe tener poder de convencimiento con informacin veraz y objetiva, que las recomendaciones lleven implcitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa, as como tambin promover le tipo de solucin a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones. Sntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. El que sea conciso, no quiere decir que sea corto, slo significa que sea breve y de ser ms amplios, como puede suceder, de acuerdo a las circunstancias, es

importante

no

incluir

hechos

insignificantes,

impertinentes, etc. El informe que se dirige a la Alta Administracin por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarqua detalles. Se aconseja la brevedad de los informes, por algunas razones, como por ejemplo:
a)

se

presenta

generalmente

con

suficientes

Los

largos

causan

mala

impresin

por

su

inoperatividad. b) Informes largos causan malos comentarios. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situacin y hace dificultoso su anlisis. d) Los informes largos dificultan, regularmente, una adecuada organizacin. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptacin. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes, intrascendentes.

Tambin es necesario que para la sntesis se presente con simplicidad, sino no habr cabal comprensin de lo que en verdad queremos comunicar. Al existir lo simple y lo claro, estamos introduciendo sin dificultad, en la mente del lector del informe, lo que estamos queriendo decir. La falta de claridad, casi siempre da lugar a interpretaciones ilgicas que lo convierten en algo intil, para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente, el Analista que elabora el informe evitar: - Ser muy breve.
-

Incluir exceso de detalles. El uso de lenguaje demasiado tcnico, demasiado vago o demasiado florido.

- El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector, con palabras simples, sencillas. Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la bsqueda de informacin necesaria para establecer y determinar el

escenario en el cual se encuentra la organizacin para el momento en el que se realiza dicha investigacin, las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. Es por ello que se presentan segn la oportunidad que surge al realizarlo, por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organizacin as como tambin se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del anlisis de gestin esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras, deben ser exacto, porque es esencial su exactitud; ya que no debe contener conceptos errneos. La informacin tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Si el informe es inexacto lgicamente no tendra validez y el analista que lo present y su equipo humano

entrara en descrdito profesional y podra hacerse acreedor de sanciones civiles, penales y gremiales. Como es lgico suponer, en las conclusiones el informe debe basarse en evidencias de poder, representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones; las evidencias tambin pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciacin entre hechos, declaraciones y opiniones. Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad, es decir que estas deben ser integrales, no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado, el informe debe ser integral, conteniendo lodos los elementos que lo integran, desde la introduccin hasta las recomendaciones; en este sentido, se poseer una informacin completa en un solo instrumento. Recomendaciones: Debemos redaccin a cuidarnos lo largo de las en de seguir todo igual el forma deben de los ser

informe;

encabezamientos

observaciones

llamativos y que conduzcan a la toma de decisin oportuna para la accin, por parle de la Alta Administracin de la empresa cliente. El tono empleado en la redaccin del informe debe ser constructivo, corts, respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los mtodos que emplea la Alta Administracin, para cumplir con la misin encomendada. Al indicarse las deficiencias existentes en las reas examinadas es recomendable la omisin do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe ser til, en la medida que contenga informacin relacionada con el convenio celebrado, de manera tal, que la empresa cliente pueda conocer su situacin y tomar decisiones en funcin de las conclusiones y recomendaciones que reciba. Anexos: Estn representados bsicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestin durante el desarrollo de su investigacin, los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo, donde propiamente el

analista de gestin ha realizado estudios basados en esos informes y clculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de informacin antes de suministrar el informe a la gerencia CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificacin de los informes de anlisis de gestin viene a estar determinado por la gestin administrativa a la cual se le aplica dicho anlisis, es precisamente la gestin administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificacin, pero en lneas generales existen dos tipos de informe final de anlisis de gestin el cual permite inferir que es esta una posible clasificacin aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creacin es la misma, dar a conocer la situacin real de una empresa. Esquema de informe de anlisis de gestin tipo 1 - Sntesis del Informe - Objetivos del Examen - Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. - Sistemas de Procedimientos en aplicacin.

- Observaciones al Sistema en aplicacin. - Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. - Colaboracin del personal de la empresa cliente - Anexos

Esquema de informe de anlisis de gestin tipo 2 Sntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Accin considerada por la empresa Introduccin Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones

Por reas Conclusiones y recomendaciones Por reas Anexos

EXPLICAR LA DISTRIBUCIN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparacin y redaccin del informe, para que su presentacin adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposicin con bastante claridad. No hay una estructura modelo, ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes, ms si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes, lo cual impide o hace difcil que tenga una base inicial y final idnticas. Para lograr un esquema tipo, se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Sntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. Sistemas de Procedimientos en aplicacin. Observaciones al Sistema en aplicacin. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. Colaboracin del personal de la empresa cliente

Anexos Sntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar, sintticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. La sntesis es una gua que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucint de la totalidad del informe. Objetivos Del Examen Deben sealarse los puntos programticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente, se detallarn los propsitos y alcances del trabajo ejecutado. Elementos Examen Se utilizados apreciar deben en la el resear anlisis, brevemente su del trabajo los elementos permitir e De Tecnicidad Considerados En El

enumeracin

profundidad

ejecutado

igualmente verificar si hubo circunstancias que no se

contemplaron

adecuadamente,

en

estos

casos.

Se

sealarn las razones, as como la incidencia que pudieran tener en la solucin propuesta al final. Sistemas De Procedimientos En Aplicacin Se enumeran los hechos actuados tal como sucedan en el momento del examen, las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. La incorporacin de este sistema al cuerpo del informe, nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicacin Es slo un detalle de las fallas observables mediante la explicacin de los inconvenientes que acarrean, en el orden de importancia. Su enumeracin se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solucin, sigan el mismo orden, de forma tal que cada observacin tenga su recomendacin. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas, los analistas hacen y presentan sugerencias; cubren las propuestas de mejoras,

con indicacin de los mtodos nuevos a implantar, quien los llevar a cabo, momento de su realizacin y el rea responsable de la tarea. fueron Las ventajas del nuevo el procedimiento hay que describirlas. Cuando alguna de las recomendaciones implantadas durante desarrollo del AGAD, el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en prctica. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables, coordinando el sistema ideal con los elementos fsicos y humanos do la empresa cliente. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolucin mental de los responsables de los cambios propuestos. Colaboracin Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del xito del desarrollo del AGAD, lo colaboracin del personal que labora en el rea sujeta a examen, motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de anlisis de gestin administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. Como medida saludable, en el informe se debe destacar la colaboracin recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas.

Anexos A manera de anexos, se adjuntan al informe grficos, cuadros y la documentacin necesaria que apoye las soluciones que recomendamos

CONCLUSIN Toda organizacin bien sea pblica como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situacin real de la empresa, en funcin de plantear una efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el ambiente

administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, los entes pblicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer ms eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. El anlisis de gestin son es otra de las el tantas proceso

metodologas

que

utilizadas

para

administrativo. Se define como una tcnica econmica que identifica y pondera los factores que influyen en la realizacin de los objetivos que son planteados por una empresa, construyendo un modelo que se basa en el control tcnico econmico, el planeamiento y la toma de

decisiones. La realizacin de un informe final de anlisis de gestin se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilacin de los datos fsicos y econmicos, imputacin de egresos e ingresos y anlisis de resultados.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Jos Ruiz Roa. FUNDAMENTOS PARA EL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA. Editorial Panapo. Caracas Venezuela. 2004.

Informe Final Del Anlisis De Gestin Administrativa

Componentes del Informe Final Del Anlisis De Gestin Administrativa

Tipos del Informe Final Del Anlisis De Gestin Administrativa