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Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativa Cátedra: Análisis de Gestión Administrativa

Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Sección “30”

Barcelona, marzo 2006 INTRODUCCIÓN

El informe final de análisis de gestión administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posición que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La importancia gira del en informe a final que de gestión un

administrativa

torno

representa

instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. Gracias a la realización de este informe final se puede conocer las condiciones y posición que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al mejoramiento y desarrollo de la misma, en un sociedad tan exigente en cuanto a gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en día. El profesional de la administración es el facultado para elaborar dicho informe ya que su preparación académica y conocimientos tanto teóricos como prácticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa labor

.como lo es la elaboración de un informe final de análisis de gestión administrativa.

previa realización de dicho informe y ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas. a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad.PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propósito del informe final de análisis de gestión administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas así como también cual es la situación actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando. como resultado del trabajo profesional encomendado. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido .

su unidad económica. su empresa. Recomendaciones 6. Observaciones 4. Conclusiones 5. En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen. así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones. contentivo de sus observaciones.general que padece su representada. Síntesis 3. las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada. Anexos . Introducción 2. ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1.

Síntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. así como también promover le tipo de solución a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones. El que sea conciso. sólo significa que sea breve y de ser más amplios. como puede suceder.EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introducción: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensión rápida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas. En este sentido el informe a su sola presentación debe motivar interés y además al ser leído debe tener poder de convencimiento con información veraz y objetiva. a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida. de acuerdo a las circunstancias. que las recomendaciones lleven implícitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa. no quiere decir que sea corto. motivo por el cual. es .

intrascendentes. etc. d) Los informes largos dificultan. impertinentes. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes. Se aconseja la brevedad de los informes. .importante no incluir hechos insignificantes. b) Informes largos causan malos comentarios. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. una adecuada organización. por algunas razones. regularmente. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía detalles. como por ejemplo: a) se presenta generalmente con suficientes Los largos causan mala impresión por su inoperatividad.

Ser muy breve.El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector. el Analista que elabora el informe evitará: . lo que estamos queriendo decir. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la búsqueda de información necesaria para establecer y determinar el . Al existir lo simple y lo claro. estamos introduciendo sin dificultad. en la mente del lector del informe. - Incluir exceso de detalles. El uso de lenguaje demasiado técnico.También es necesario que para la síntesis se presente con simplicidad. . demasiado vago o demasiado florido. La falta de claridad. sencillas. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. sino no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar. con palabras simples.

ya que no debe contener conceptos erróneos. Es por ello que se presentan según la oportunidad que surge al realizarlo. por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organización así como también se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del análisis de gestión esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras. porque es esencial su exactitud. las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. deben ser exacto. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano .escenario en el cual se encuentra la organización para el momento en el que se realiza dicha investigación.

declaraciones y opiniones. encabezamientos observaciones . se poseerá una información completa en un solo instrumento. es decir que estas deben ser integrales. Recomendaciones: Debemos redacción a cuidarnos lo largo de las en de seguir todo igual el forma deben de los ser informe. en las conclusiones el informe debe basarse en evidencias de poder.entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos. no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones. el informe debe ser integral. Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad. en este sentido. conteniendo lodos los elementos que lo integran. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. penales y gremiales. Como es lógico suponer. desde la introducción hasta las recomendaciones.

para cumplir con la misión encomendada. Anexos: Están representados básicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestión durante el desarrollo de su investigación. El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo. cortés. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración. donde propiamente el .llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado. de manera tal. los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. que la empresa cliente pueda conocer su situación y tomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba. Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas.

Síntesis del Informe . dar a conocer la situación real de una empresa. . pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma. Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 . .Objetivos del Examen . es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificación.Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.analista de gestión ha realizado estudios basados en esos informes y cálculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de información antes de suministrar el informe a la gerencia CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis.Sistemas de Procedimientos en aplicación.

.Colaboración del personal de la empresa cliente .Anexos Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones . .Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.Observaciones al Sistema en aplicación..

Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes. para que su presentación adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. No hay una estructura modelo. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. Para lograr un esquema tipo.EXPLICAR LA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. Observaciones al Sistema en aplicación. Sistemas de Procedimientos en aplicación. Colaboración del personal de la empresa cliente .

La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente. Elementos Examen Se utilizados apreciar deben en la el reseñar análisis. sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. brevemente su del trabajo los elementos permitirá e De Tecnicidad Considerados En El enumeración profundidad ejecutado igualmente verificar si hubo circunstancias que no se . Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir.Anexos Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado.

sigan el mismo orden. los analistas hacen y presentan sugerencias.contemplaron adecuadamente. en el orden de importancia. de forma tal que cada observación tenga su recomendación. en estos casos. así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. Se señalarán las razones. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe. cubren las propuestas de mejoras. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean. . Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen.

Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables. . lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen. el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica.con indicación de los métodos nuevos a implantar. quien los llevará a cabo. fueron Las ventajas del nuevo el procedimiento hay que describirlas. momento de su realización y el área responsable de la tarea. Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. Cuando alguna de las recomendaciones implantadas durante desarrollo del AGAD. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. Como medida saludable. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales.

se adjuntan al informe gráficos.Anexos A manera de anexos. cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos .

Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. construyendo un modelo que se basa en el control técnico económico.CONCLUSIÓN Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles. El análisis de gestión son es otra de las el tantas proceso metodologías que utilizadas para administrativo. en función de plantear una efectiva toma de decisiones. el planeamiento y la toma de . Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante. los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa. Se define como una técnica económica que identifica y pondera los factores que influyen en la realización de los objetivos que son planteados por una empresa.

.decisiones. La realización de un informe final de análisis de gestión se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilación de los datos físicos y económicos. imputación de egresos e ingresos y análisis de resultados.

Editorial Panapo. Caracas – Venezuela.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa. 2004. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA. .

Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Componentes del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Tipos del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .