Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativa Cátedra: Análisis de Gestión Administrativa

Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Sección “30”

Barcelona, marzo 2006 INTRODUCCIÓN

El informe final de análisis de gestión administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posición que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La importancia gira del en informe a final que de gestión un

administrativa

torno

representa

instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. Gracias a la realización de este informe final se puede conocer las condiciones y posición que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al mejoramiento y desarrollo de la misma, en un sociedad tan exigente en cuanto a gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en día. El profesional de la administración es el facultado para elaborar dicho informe ya que su preparación académica y conocimientos tanto teóricos como prácticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa labor

como lo es la elaboración de un informe final de análisis de gestión administrativa. .

previa realización de dicho informe y ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido . a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa. como resultado del trabajo profesional encomendado.PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propósito del informe final de análisis de gestión administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas así como también cual es la situación actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando.

Introducción 2. así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones. ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. Síntesis 3. Anexos .general que padece su representada. Observaciones 4. contentivo de sus observaciones. su unidad económica. Recomendaciones 6. En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen. su empresa. las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada. Conclusiones 5.

motivo por el cual. es . no quiere decir que sea corto. así como también promover le tipo de solución a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones. como puede suceder. El que sea conciso. En este sentido el informe a su sola presentación debe motivar interés y además al ser leído debe tener poder de convencimiento con información veraz y objetiva. de acuerdo a las circunstancias. Síntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo.EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introducción: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensión rápida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas. sólo significa que sea breve y de ser más amplios. que las recomendaciones lleven implícitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa. a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida.

c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. Se aconseja la brevedad de los informes. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. por algunas razones. intrascendentes. impertinentes. como por ejemplo: a) se presenta generalmente con suficientes Los largos causan mala impresión por su inoperatividad.importante no incluir hechos insignificantes. . regularmente. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes. etc. una adecuada organización. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía detalles. b) Informes largos causan malos comentarios. d) Los informes largos dificultan.

. demasiado vago o demasiado florido.Ser muy breve. sencillas. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. El uso de lenguaje demasiado técnico. en la mente del lector del informe. estamos introduciendo sin dificultad. Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la búsqueda de información necesaria para establecer y determinar el . Al existir lo simple y lo claro. La falta de claridad.También es necesario que para la síntesis se presente con simplicidad. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. sino no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar.El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector. con palabras simples. el Analista que elabora el informe evitará: . - Incluir exceso de detalles. lo que estamos queriendo decir.

porque es esencial su exactitud.escenario en el cual se encuentra la organización para el momento en el que se realiza dicha investigación. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Es por ello que se presentan según la oportunidad que surge al realizarlo. las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. deben ser exacto. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano . ya que no debe contener conceptos erróneos. por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organización así como también se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del análisis de gestión esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras.

declaraciones y opiniones. se poseerá una información completa en un solo instrumento. Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos. encabezamientos observaciones . Como es lógico suponer. el informe debe ser integral. desde la introducción hasta las recomendaciones. es decir que estas deben ser integrales. conteniendo lodos los elementos que lo integran. penales y gremiales. no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado. en este sentido. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. Recomendaciones: Debemos redacción a cuidarnos lo largo de las en de seguir todo igual el forma deben de los ser informe. en las conclusiones el informe debe basarse en evidencias de poder.entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles.

El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo.llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. de manera tal. Anexos: Están representados básicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestión durante el desarrollo de su investigación. los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo. que la empresa cliente pueda conocer su situación y tomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba. cortés. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración. donde propiamente el . Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. para cumplir con la misión encomendada. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado.

Objetivos del Examen .Síntesis del Informe . .Sistemas de Procedimientos en aplicación. es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificación. pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma.Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. . Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 .analista de gestión ha realizado estudios basados en esos informes y cálculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de información antes de suministrar el informe a la gerencia CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis. dar a conocer la situación real de una empresa.

Colaboración del personal de la empresa cliente .. .Observaciones al Sistema en aplicación. .Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.Anexos Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones .

Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

EXPLICAR LA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe. Para lograr un esquema tipo. Observaciones al Sistema en aplicación. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. para que su presentación adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. Colaboración del personal de la empresa cliente . Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes. Sistemas de Procedimientos en aplicación. No hay una estructura modelo.

La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe. Elementos Examen Se utilizados apreciar deben en la el reseñar análisis. brevemente su del trabajo los elementos permitirá e De Tecnicidad Considerados En El enumeración profundidad ejecutado igualmente verificar si hubo circunstancias que no se .Anexos Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente. sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia.

de forma tal que cada observación tenga su recomendación. los analistas hacen y presentan sugerencias. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. en el orden de importancia. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. . Se señalarán las razones. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen. cubren las propuestas de mejoras. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. sigan el mismo orden.contemplaron adecuadamente. así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. en estos casos. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe.

el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica.con indicación de los métodos nuevos a implantar. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. momento de su realización y el área responsable de la tarea. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables. . Como medida saludable. fueron Las ventajas del nuevo el procedimiento hay que describirlas. motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen. quien los llevará a cabo. Cuando alguna de las recomendaciones implantadas durante desarrollo del AGAD.

cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos . se adjuntan al informe gráficos.Anexos A manera de anexos.

construyendo un modelo que se basa en el control técnico económico. el planeamiento y la toma de . Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante. por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. El análisis de gestión son es otra de las el tantas proceso metodologías que utilizadas para administrativo. Se define como una técnica económica que identifica y pondera los factores que influyen en la realización de los objetivos que son planteados por una empresa. en función de plantear una efectiva toma de decisiones.CONCLUSIÓN Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles.

. La realización de un informe final de análisis de gestión se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilación de los datos físicos y económicos.decisiones. imputación de egresos e ingresos y análisis de resultados.

. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Editorial Panapo. 2004.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa. Caracas – Venezuela.

Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Componentes del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Tipos del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .