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1 El Informe de AGAD (Yesenia)

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Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativa Cátedra: Análisis de Gestión Administrativa

Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Sección “30”

Barcelona, marzo 2006 INTRODUCCIÓN

El informe final de análisis de gestión administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posición que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La importancia gira del en informe a final que de gestión un

administrativa

torno

representa

instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. Gracias a la realización de este informe final se puede conocer las condiciones y posición que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al mejoramiento y desarrollo de la misma, en un sociedad tan exigente en cuanto a gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en día. El profesional de la administración es el facultado para elaborar dicho informe ya que su preparación académica y conocimientos tanto teóricos como prácticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa labor

como lo es la elaboración de un informe final de análisis de gestión administrativa. .

como resultado del trabajo profesional encomendado. previa realización de dicho informe y ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas.PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propósito del informe final de análisis de gestión administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas así como también cual es la situación actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad. a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido .

Observaciones 4. Síntesis 3. su empresa. las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada. su unidad económica. Recomendaciones 6. Introducción 2. así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones.general que padece su representada. Conclusiones 5. contentivo de sus observaciones. Anexos . En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen. ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1.

EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introducción: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensión rápida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas. así como también promover le tipo de solución a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones. motivo por el cual. no quiere decir que sea corto. El que sea conciso. En este sentido el informe a su sola presentación debe motivar interés y además al ser leído debe tener poder de convencimiento con información veraz y objetiva. sólo significa que sea breve y de ser más amplios. que las recomendaciones lleven implícitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa. como puede suceder. Síntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. es . a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida. de acuerdo a las circunstancias.

. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación.importante no incluir hechos insignificantes. Se aconseja la brevedad de los informes. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. etc. impertinentes. intrascendentes. b) Informes largos causan malos comentarios. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía detalles. como por ejemplo: a) se presenta generalmente con suficientes Los largos causan mala impresión por su inoperatividad. una adecuada organización. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes. por algunas razones. regularmente. d) Los informes largos dificultan.

. sencillas. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. El uso de lenguaje demasiado técnico. Al existir lo simple y lo claro. - Incluir exceso de detalles. con palabras simples. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la búsqueda de información necesaria para establecer y determinar el . La falta de claridad.Ser muy breve. sino no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar.También es necesario que para la síntesis se presente con simplicidad. lo que estamos queriendo decir. el Analista que elabora el informe evitará: . en la mente del lector del informe.El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector. estamos introduciendo sin dificultad. demasiado vago o demasiado florido.

deben ser exacto. Es por ello que se presentan según la oportunidad que surge al realizarlo. las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organización así como también se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del análisis de gestión esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras.escenario en el cual se encuentra la organización para el momento en el que se realiza dicha investigación. porque es esencial su exactitud. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano . ya que no debe contener conceptos erróneos. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia.

en este sentido.entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles. es decir que estas deben ser integrales. el informe debe ser integral. no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado. Como es lógico suponer. desde la introducción hasta las recomendaciones. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones. encabezamientos observaciones . Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad. conteniendo lodos los elementos que lo integran. Recomendaciones: Debemos redacción a cuidarnos lo largo de las en de seguir todo igual el forma deben de los ser informe. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos. se poseerá una información completa en un solo instrumento. en las conclusiones el informe debe basarse en evidencias de poder. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. penales y gremiales. declaraciones y opiniones.

cortés. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración. los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. donde propiamente el . El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. para cumplir con la misión encomendada. de manera tal. que la empresa cliente pueda conocer su situación y tomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba.llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. Anexos: Están representados básicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestión durante el desarrollo de su investigación. Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado.

dar a conocer la situación real de una empresa. es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificación.Sistemas de Procedimientos en aplicación. Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 . pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma.Síntesis del Informe . .Objetivos del Examen .Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. .analista de gestión ha realizado estudios basados en esos informes y cálculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de información antes de suministrar el informe a la gerencia CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis.

..Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. .Anexos Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones .Observaciones al Sistema en aplicación.Colaboración del personal de la empresa cliente .

Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

Colaboración del personal de la empresa cliente . Observaciones al Sistema en aplicación. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. Sistemas de Procedimientos en aplicación. más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes. se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. para que su presentación adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. Para lograr un esquema tipo. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. No hay una estructura modelo.EXPLICAR LA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe.

Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente. Elementos Examen Se utilizados apreciar deben en la el reseñar análisis. La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia.Anexos Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. brevemente su del trabajo los elementos permitirá e De Tecnicidad Considerados En El enumeración profundidad ejecutado igualmente verificar si hubo circunstancias que no se . Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado.

los analistas hacen y presentan sugerencias. así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. . nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean.contemplaron adecuadamente. Se señalarán las razones. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. en estos casos. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe. de forma tal que cada observación tenga su recomendación. sigan el mismo orden. en el orden de importancia. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. cubren las propuestas de mejoras.

Cuando alguna de las recomendaciones implantadas durante desarrollo del AGAD. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. momento de su realización y el área responsable de la tarea. Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. quien los llevará a cabo. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables.con indicación de los métodos nuevos a implantar. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica. . Como medida saludable. fueron Las ventajas del nuevo el procedimiento hay que describirlas. lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen.

Anexos A manera de anexos. se adjuntan al informe gráficos. cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos .

construyendo un modelo que se basa en el control técnico económico.CONCLUSIÓN Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles. por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa. los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Se define como una técnica económica que identifica y pondera los factores que influyen en la realización de los objetivos que son planteados por una empresa. en función de plantear una efectiva toma de decisiones. el planeamiento y la toma de . Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante. El análisis de gestión son es otra de las el tantas proceso metodologías que utilizadas para administrativo.

imputación de egresos e ingresos y análisis de resultados.decisiones. La realización de un informe final de análisis de gestión se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilación de los datos físicos y económicos. .

Editorial Panapo. 2004. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa. Caracas – Venezuela. .

Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Componentes del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

Tipos del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa .

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