GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES

GUIA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1. Misin 2. Identificacin y referencia en el puesto de trabajo Departamento o rea Dependencia Subordinados 3. Funcin bsica 4. Responsabilidades y ocupaciones Responsabilidades Ocupaciones 5. Marco de relacin Interno Externo
A continuacin, ponemos dos ejemplos de implementacin de cada funcin. MISIN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura de la comunicacin, en particular, en su dimensin religiosa, a travs de la editorial multimedial, hacindose referencia significativa en la Sociedad actual. 1. DESCRIPCIN DE PUESTO Director General 2. MISIN Programar, organizar, ejecutar y controlar simultnea y gradualmente las actividades apostlicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegacin del Superior Mayor, promoviendo la unidad entre las reas: Administrativa, editorial, difusin, produccin, en la perspectiva del editor nico multimedial Paulino.

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22 - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOT, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 2

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3. IDENTIFICACIN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Direccin General Dependencia directa: Consejo de Administracin Subordinados: Toda la organizacin 4. FUNCIN BSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426; ss). Asegurar la continuidad de la Obra apostlica a corto, medio y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posicin de la misma en el mercado. Controlar, evaluar y mejorar la situacin de la Obra apostlica: estado de resultados, balance financiero y social, as como el rendimiento y la calidad de la empresa. El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de la Obra apostlica, asimismo, dispone de la ltima toma de decisin en la empresa. 5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: Custodiar la buena imagen de la Organizacin San Pablo, ejerciendo como portavoz cuando as se requiera. Establecer las lneas estratgicas de la Organizacin. Desarrollar el esquema organizativo bsico: organigramas, funciones, manuales de organizacin, etc. Marcar las polticas generales: inversiones, compras, productos, investigacin y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales, etc. Fijar los objetivos globales. Asignar objetivos y recursos a cada Divisin. Utilizar las colaboraciones externas ms adecuadas que contribuyan a consolidar la posicin de la Organizacin y alcanzar los objetivos. Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos, procurando su ptimo aprovechamiento. Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes reas. Propiciar la mxima integracin con el CIDEP, hacindola compatible con los intereses, peculiaridades y autonoma de actuacin propios de la Organizacin San Pablo en la Circunscripcin.
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Coordinar la gestin de Recursos Humanos junto con la Direccin / Divisin Administrativa en materia de contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones.

b) Ocupaciones: Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificacin: previsiones, investigacin, hiptesis, anlisis, objetivos, estrategias y planes. Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los objetivos globales. Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones, argumentando los criterios de previsin y asignacin. Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones / Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos. Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas. Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones. Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de Administracin, como del mbito internacional de la Sociedad de San Pablo. Representar a la Direccin / Divisin Editorial en los foros empresariales y oficiales, cuando as se requiera. Asistir a ferias, certmenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relacin con su actividad profesional. Presidir el comit de producto y formar parte, como miembro de los diferentes comits de cada Direccin / Divisin. Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del primer nivel de la estructura. Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada Direccin / Divisin y Departamento, para nuevas funciones de sus respectivas reas. Planificar reuniones para el seguimiento de la gestin de las distintas Direcciones / Divisiones. Controlar el uso correcto de la Identificacin corporativa. Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestin (formacin, informacin, organizacin, motivacin, sistemas, equipos, etc.). Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesoras, agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia de la organizacin y a alcanzar sus objetivos.
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Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de inters que le lleguen en relacin con la Organizacin y su actividad. Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de todas las reas de gestin.

6. MARCO DE RELACIN a) Interno: Consejo de Administracin o de Apostolado Directores / Gerentes de Divisin Miembros del Comit de Producto / Consejo editorial b) Externo: Organizaciones Paulinas Internacionales Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector SEGUNDO EJEMPLO 1. DESCRIPCIN DE PUESTO Responsable de Marketing y Publicidad 2. MISIN Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad, que permitan fortalecer la difusin y la imagen corporativa de la Organizacin apostlica en la Circunscripcin. 3. IDENTIFICACIN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Marketing y Publicidad Direccin /Divisin Comercial Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial Subordinados: Ninguno 4. FUNCIN BSICA Orientar las decisiones estratgicas de la Direccin, detectando las tendencias, evolucin, oportunidades y riesgos de mercado. Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organizacin y favorecer la implementacin de los objetivos, apoyando la gestin de venta.

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5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboracin del Plan Estratgico. Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostlica. Negociar sus objetivos. Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos. Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar su ptimo aprovechamiento. Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su rea de gestin. Mantener informacin actualizada sobre materiales, procesos, productos, tcnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su gestin, para considerar la conveniencia de su utilizacin. Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen. Asesorar a la Direccin / Divisin Comercial en el establecimiento de objetivos de ventas. Fomentar en toda la Organizacin la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado. Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las caractersticas de sus clientes. Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de Marketing que se planteen o se hayan realizado. Establecer los atributos y caractersticas, tanto de la Organizacin como de sus productos, que sean de mayor inters para la comunicacin. Procurar el mejor clima laboral en su equipo. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su rea. b) Ocupaciones: Elaborar los presupuestos del Departamento. Proponer el programa de actuacin para alcanzar los objetivos establecidos por la Direccin (Plan de Marketing). Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos. Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir desviaciones respecto a los objetivos.
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Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen. Localizar fuentes de informacin sobre el mercado. Disear el plan sistemtico de investigacin y encargarse de su realizacin. Detectar las necesidades puntuales de investigacin, ante determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras reas. Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicacin en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores. Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios. Definir y elaborar, en colaboracin con diseo grfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catlogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV, etc. Ejecutar las campaas de Marketing Directo: campaas piloto y comprobacin de parmetros estimados. Tambin definir y elaborar los elementos que las acompaan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc. Por cada accin realizada, confeccionar un informe sobre ejecucin, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo. Analizar la documentacin disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias. Elaborar anlisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organizacin y sus productos, que son ms apreciados por el pblico-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir. Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorizacin. Estudiar las segmentaciones de mercado ms adecuadas para los productos disponibles. Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir informacin y seguir directrices en relacin a sus gestiones. Asistir a ferias, congresos, certmenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relacin con su actividad profesional. Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento. Trasladar a su superior jerrquico cualquier informacin de inters recogida en su rea de responsabilidad. Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su gestin.
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6. MARCO DE RELACIN a) Interno: Director Comercial y Subdirector Comercial Miembros del Comit de Producto / Consejo Editorial Divisin Editorial / Direccin editorial Jefe de Administracin de Ventas, Director/Gerente de Libreras Divisin / Direccin de Administracin, Recursos Humanos y Asuntos Generales b) Externo: Medios de comunicacin, organismos oficiales, personalidades, autores. Organizadores de ferias, congresos, certmenes, simposios, etc. Proveedores de investigacin, agencias de marketing y telemarketing directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas de regalos y promociones.

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