PASÓ 2- PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL:

CONSTRUIR UN PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL.

PRESENTADO POR:

CLAUDIA MARCELA ESPINOSA- CÓD. 20830282

OSMAR DANIEL CORTES GUTIÉRREZ-CÓD. 1079178829

MAIRENA ALEJANDRA MOSQUERA – CÓD. 1117518632

JOSE ARBEY MEDINA – CÓD. 7708789

YENSSY LORENA NINCO– CÓD. 1075277792

GRUPO: 80007_38

TUTOR

WILLIAM ENRIQUE CIFUENTES

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

PROTOCOLO

2020
 Tabla Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3

OBJETIVOS .................................................................................................................................. 4

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................. 4

TRABAJO COLABORATIVO ................................................................................................... 5

CONCLUSIONES....................................................................................................................... 13

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ..................................................................................... 14

 INTRODUCCIÓN

Este trabajo se realizó con el fin de conocer las gestiones en comunicación efectiva y

afectiva en las relaciones laborales al interior de una empresa, se investigaron empresas de la

región, donde se evidenciaron sus procesos internos y externos. Con el ánimo de comprender

las bases conceptuales sobre comunicación y relaciones laborales, para construir un protocolo

que nos ayude a mejorar el clima organizacional en una empresa.

En la realización de este trabajo se tuvo en cuenta conceptos sobre la comunicación

organizacional, comunicación asertiva, pautas para una mejor comunicación entre el jefe y sus

empleados, la eficacia del trabajo en grupo, los cuales fueron de gran ayuda para crear un plan

de mejoramiento en las relaciones laborales, motivacionales y personales de los empleados de

la empresa.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un protocolo para la creación de una empresa, teniendo en cuenta los

conceptos estudiados que faciliten la mejora de la calidad en la atención del servicio, a través

de la estandarización de las pautas y comportamientos que mejoren las comunicaciones y las

relaciones interpersonales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Desarrollar habilidades en el buen uso de las comunicaciones verbales y no verbales.

 Definir el tipo de comunicación que se implementará en la construcción del

protocolo de la empresa creada.

 Presentar un plan de motivación laboral donde se tengan en cuenta, las relaciones

entre los colaboradores y su jefe, el bienestar laboral y su bienestar personal.

 TRABAJO COLABORATIVO

-Empresa: Colchones Colombia.

-Slogan: No duermas para descansar, duerme para soñar.

-Actividad económica de la empresa: La producción y comercialización de colchones.

Sede principal: Neiva Huila

Fecha de creación: 2 diciembre 2019

Número de empleados: 10 empleados.

Características de la empresa:

La empresa Colchones Colombia tiene como actividad la fabricación y comercialización

de colchones, manteniéndonos a la vanguardia en el mercado, gracias a la constante innovación en

nuestros productos los cuales son elaborados con poliuretanos flexibles de alta densidad, además

de tecnologías avanzadas en poliuretanos especiales. Nuestros modelos de distribución, nos

garantizan una eficiente cobertura y disposición del producto para el cliente y cuenta con

almacenes en las principales ciudades del país como: Bogotá, Medellín y Barranquilla.

Misión: Por esto trabajamos.

Fabricamos productos para el descanso con altos estándares de fabricación e innovación,

que mejoren considerablemente la calidad de vida de nuestros clientes, cuidando el medio

ambiente y conservando un ámbito laboral sano en nuestro equipo de trabajo.

Visión: Así queremos que sea el mañana.

Trabajaremos para mejorar las noches de los colombianos, disponiendo de mayor presencia

en ciudades principales e internet, mejorando diariamente nuestras prácticas, cumpliendo con

nuestras entregas y caracterizándonos por la calidad y durabilidad de nuestros productos.

Los valores que nos mueven.

Respeto: Hacia nuestros empleados y clientes.

Confianza: Procesos cada día más transparentes.

Excelencia: En la fabricación y en el servicio.

Empatía: Entender mejor a nuestros clientes y sus necesidades.

Devoción: Nos encanta hacer colchones

Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por:

 Gerente: German Alfonso García Nieva

 Secretaria: Claudia Tovar

 Contador: Héctor García Sánchez

 Jefe de departamento operativo: Luis Garzón

 Jefe talento humano: Patricia Sáenz.

 Jefe de ventas y distribución: Marcela Garzón

Personal operativo:

 Administrador sede Bogotá CC Unicentro (local 122): Luis Carvajal

  Administrador sede Medellín CC Tesoro (local 47): Carlos Espinosa

 Administrador sede Barranquilla CC Buena vista I (local 140): Hugo Montero

 Oficina sede principal: carrera 78 #127ª-45 Bogotá

 Teléfono 3105641235

Definir el tipo de comunicación.

Interna y externa

La primera de ellas es la que establece la distinción entre comunicación interna y externa,

siendo la primera la que se produce entre los diferentes departamentos y trabajadores de la propia

empresa y la segunda la que va dirigida a establecer una comunicación con el medio. Las personas

encargadas de esta gestión se aseguran de que cada uno de los trabajadores, jefes y directivos

reciban, lean, entiendan y apliquen cuidadosamente el plan estratégico de la empresa, la misión, la

visión y la cultura. Además, elaboran los manuales de funciones, políticas y procesos, en donde se

establecen los roles de cada uno de los empleados dentro de la empresa, funciones, deberes y

objetivos.

 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa

 Informar de manera interesante, clara y precisa a la opinión pública nacional e internacional

sobre actividades ejecutadas y logros alcanzados

 Elaborar y distribuir de forma pertinente material de apoyo como impresos, boletines

virtuales.
  Implementar una estrategia de comunicación interna que contribuya a mantener un clima

laboral agradable que aporte al desarrollo profesional y personal del equipo de trabajo

Para crear un plan de comunicación

 Planificación de la semana de trabajo.

 Organización del día de trabajo.

 Metas del día.

 Revisión del correo electrónico.

 Atención de llamadas.

 Devolución de llamadas

 Diseño de capacitaciones a empleados

 Diseño de reunión semanal de empleados

 Elaboración de informes semanales

 Revisión del buzón de sugerencias

 Reuniones previstas

 Reuniones imprevistas

 Reuniones uno a uno

 Tiempo invertido total en sus labores

 Supervisión de las actividades laborales.

 Evaluación anual de desempeño

 Retroalimentación de las actividades laborales.

 Revisar como es la comunicación en la empresa

  Analizar las barreras comunicativas

 Definir los objetivos de comunicación

 Informar a sus trabajadores

 Define tipologías de comunicación y asigna objetivos a cada tipo

 Definir las estrategias de marketing

 Buscar y seleccionar herramientas

 Planifica las comunicaciones

 Crear un equipo para hacer seguimiento y aprender

Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en

equipo.

1) Definir una estrategia completa

La dirección de cada empresa u organización tiene que definir detalladamente sus objetivos

empresariales de carácter más cuantitativo o material, por ejemplo, cuántos productos o servicios

quiere vender a lo largo del año y qué nivel de beneficios conseguir.

Pero no basta con eso, la empresa debe tener muy claros, además, otros aspectos más

intangibles como sus valores, misión, visión y filosofía, y poner en marcha un método para lograr

transmitir estas ideas a sus trabajadores, implicarlos y alinearlos con sus proyectos personales para

que todos marchen para un mismo objetivo y se tenga el crecimiento deseado.

2) Elegir los puestos intermedios más adecuados

 Los puestos intermedios o directivos actúan de puente entre la dirección de la empresa y

los empleados. Son los profesionales que dirigen y lideran el grupo, trabajando día a día y codo

con codo con los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa.

Es muy importante elegir para este puesto no sólo a las personas con la capacitación y

conocimientos técnicos necesarios, sino también con dotes de liderazgo, magnetismo y capacidad

de empatía. Pero por encima de todo deben tener entusiasmo y ser capaces de transmitir y contagiar

su actitud positiva al resto.

3) Poner en marcha una eficaz política de incentivos

Es importante incentivar a todos los trabajadores en el plano material con, comisiones,

viajes de incentivos, etc. Pero también cuidar otra cuestión aún más importante: la parte emocional.

El trabajador debe sentirse querido, valorado y respaldado por la empresa a través de diferentes

acciones, muchas de ellas de detalle como: un trato cordial, reconocer públicamente sus logros o

preocuparse de su bienestar personal tanto dentro como fuera del trabajo.

4) Cuidar el entorno

El ambiente de trabajo es vital. Hay que potenciar las relaciones personales con la

realización de actividades fuera de la oficina (excursiones, comidas en grupo, actividades lúdicas,

invitaciones a espectáculos culturales o deportivos…). No se debe caer en el error de descuidar

detalles como asegurarse de que los empleados disponen de un espacio de relax con lo necesario

para charlar un rato y relajarse, como máquinas dispensadoras de agua de calidad o café.
5) Minimizar la presión y el estrés

Aunque la disciplina es importante y hay personas que trabajan mejor bajo presión, en

general los trabajadores suelen ser más eficientes y creativos cuando no se sienten presionados por

el jefe, ni tienen unas cargas de trabajo excesivas con fechas de entrega difíciles de cumplir.

6) Analizar y medir los resultados obtenidos desde una perspectiva colectiva

Una de las etapas más importantes de todas las estrategias es analizar y medir los resultados

que se van obteniendo con el fin de tomar las medidas correctoras necesarias, en el caso de que se

produzcan desviaciones entre los objetivos de la empresa y lo realmente alcanzado. Pero es muy

importante que esta monitorización se haga de forma natural y con un enfoque al grupo de trabajo,

sin echar las culpas de los malos resultados a un profesional en concreto. Si no se actúa así, el

empleado se sentaría controlado y hasta fiscalizado, por lo que se enrarecerá el ambiente de trabajo

y la motivación del equipo bajará muchos enteros.

7) Evitar caer en la rutina y en la falta de alicientes

El aburrimiento es el peor enemigo de la productividad. Si el trabajador no se divierte con

lo que hace los resultados no pasarán de mediocres. Es muy importante mantener encendida la

llama de la motivación con incentivos constantes, tanto en el día a día como en la carrera

profesional de cada empleado en el medio y largo plazo. El trabajador debe encontrar alicientes

para acudir día tras días con ánimos y actitud positiva a su puesto de trabajo, lo cual implica un

buen clima laboral y unas posibilidades de promoción reales, sin jerarquías inamovibles ni

sistemas de trabajo demasiado rígidos.

8) Facilitar la conciliación familiar y la realización profesional y personal

Estos aspectos no son fáciles de conseguir, puesto que las situaciones de cada trabajador

son muy diversas, y lo mismo ocurre con el concepto que tienen en cada cual de la realización

profesional y personal. No obstante, cuestiones como una mayor flexibilidad en los horarios, la

posibilidad de trabajar desde casa, escuchar a todos y animarlos a aportar ideas y preocuparse por

sus motivaciones y problemas más allá de las paredes de la oficina, constituyen algunas de las

claves para mejorar el bienestar y satisfacción de los empleados.

Por último, remarcar que hay que tener siempre en mente que todas estas recomendaciones

pierden eficacia si, como hemos comentado al principio del artículo, no se tienen en cuenta las

características individuales de cada trabajador. Cada cual entiende la motivación y el bienestar en

su puesto de trabajo de forma distinta, y para satisfacer a cada persona es necesario conocerla lo

mejor posible en el plano personal y profesional. En esta cuestión la comunicación entre dirección,

cargos intermedios y empleados es absolutamente básica.

9) Crear un sentido de pertenencia

Las personas necesitan sentirse que son parte de algo, por eso, es supremamente importante

el desarrollo de una identidad común, fijando valores e indicándole a todo el personal ya sea el

rango más alto hasta el pilar más abajo, el impacto que tienen en la empresa.
 CONCLUSIONES

Por medio de este trabajo se busca fortalecer las competencias comunicativas y las

relaciones interpersonales, construyendo un plan motivacional donde se tenga en cuenta, las

necesidades del empleado en su área personal y laboral, además contribuyendo a un bien común,

el cual beneficiaria a la empresa.

En las lecturas realizadas del capítulo 2 comunicación y las relaciones laborales, se logró

aprender conceptos importantes con la comunicación asertiva, trabajo en equipo, reuniones en

quipo, pautas para una mejor comunicación entre los colaboradores, entre otros, estos conceptos

ayudaron a entender la importancia que tiene el tener un plan motivacional para la gente le dé más

empoderamiento y seguridad a todos los empleados, la cual tendrá como resultado un mejor

desempeño.

Hoy en día las grandes empresas están optando por tener un equipo de trabajo muy bien

establecido, en donde las metas y objetivos sean muy claros y precisos por ello están reconociendo

que si en el lugar de trabajo hay cortesía, amabilidad, buen ambiente laboral se reducirá el estrés

laboral, se reducirán los costos que ocasiona la falta de interés al trabajo y se aumentara la

productividad.

Decimos que el ser humano es un ser sociable por que utilizamos diariamente la

comunicación para intercambiar ideas, emociones u opiniones, lo cual nos sirve para adaptarnos

en cualquier contexto ya sea familiar, de trabajo, educación entre otros en el que se pueden lograr

buenos resultados personales y profesionales.

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