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ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE FORMACIN

Aproximaciones Metodolgicas al Anlisis de Necesidades Formativas

MANUAL DEL ALUMNO

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APROXIMACIONES METODOLGICAS AL ANLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS


La formacin es un instrumento imprescindible para el continuo progreso y adaptacin de los potenciales trabajadores a las demandas del mercado laboral. Sin embargo no todo se soluciona con formacin, por ello es necesario identificar de forma clara y precisa el punto de partida, el objetivo que se quiere alcanzar y la distancia entre ambos, slo as podremos definir las necesidades formativas y elaborar un plan de formacin. Un adecuado anlisis de necesidades formativas es la clave para garantizar el cumplimiento de los objetivos planificados. El Gestor de Formacin, aunque no es un agente directo en el desarrollo del Anlisis, debe ser conocedor del proceso a seguir para elaborar el plan de formacin.

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1. METODOLOGAS DE ANLISIS DE NECESIDADES


1.1. 1.2. 1.3.

4
4 7 8

Modelo Quaternaire (Guy le Boterf) Balance de Competencias Anlisis de Puestos

2. FUENTES DE INFORMACIN PARA DETERMINACIN DE NECESIDADES


3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Anlisis Documental Cuestionario La Entrevista Otras Herramientas

LA

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19 19 26 32

3. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS

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EL ANLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS

METODOLOGAS DE ANLISIS DE NECESIDADES

FUENTES DE INFORMACIN PARA LA DETERMINACIN DE NECESIDADES

TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS

0 Metodologa Quaternaire 0 Balance de Competencias 0 Anlisis de Puestos.

0 0 0 0

Anlisis Documental Cuestionario La entrevista Otras herramientas

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1. Metodologa necesidades

de

Anlisis

de

La estimacin de necesidades de formacin, se lleva a cabo bajo el marco de distintas metodologas de accin. A continuacin se presentan algunas de las metodologas ms conocidas.

1.1. Metodologa QUATERNAIRE, (Guy Le Boterf).


La ingeniera de la formacin, entendida como el conjunto coordinado de los trabajos metdicos de concepcin y realizacin de un sistema de formacin, optimizando inversiones y hacindolas viables, sirve de base al modelo Quaternaire de identificacin de necesidades de formacin. Desde este enfoque, se enuncian una serie de orientaciones base:

. Las necesidades de formacin profesionales no existen en s


mismas, estn siempre relacionadas con situaciones concretas, (problemas a tratar, dificultades a resolver, proyectos a realizar, ....) que estn en su origen.

. Preguntar de forma directa cules son sus necesidades de


formacin?, conduce a una indefinicin generalizacin por parte de los interlocutores. y excesiva

. Es preferible comenzar por situaciones concretas (problemas,


proyectos, evolucin de empleos, ...) a las que se enfrenta o se va a enfrentar el interlocutor y examinar con l la componente formacin de esta situacin. Slo despus de este anlisis se puede efectuar la identificacin de las necesidades de formacin profesional.

. Se dispone de 3 grandes fuentes para identificar las


necesidades de formacin:

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A. Los problemas o disfuncionamientos encontrados por la PYME.

corrientes

B. Los proyectos (inversin, organizacin, desarrollo comercial, innovacin tecnolgica,...) que se realizarn. C. El contenido de los empleos actuales y su evolucin previsible

El estudio de necesidades formativas profesionales, debe realizarse siempre en el marco de las situaciones concretas que las definen, tanto en el mbito de la formacin continua como en la formacin ocupacional.

Segn esta metodologa, la necesidad de formacin se define siempre por la desviacin entre un perfil deseable y un perfil real. PERFIL REAL Capacidades Conocimientos Actitudes PERFIL DESEABLE Capacidades Conocimientos Actitudes

Desviacin

Necesidad de formacin

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Un cuadro resumen del modelo de evaluacin de necesidades de la formacin segn el enfoque de la ingeniera de la formacin sera:

ESTUDIO DE CARACTERSTICAS DE LA EMPRESA

ANLISIS DE FUENTES GENERADORAS DE NECESIDADES DE FORMACIN

PROBLEMAS

PROYECTOS

EVOLUCIN DE EMPLEOS

CAMBIOS CULTURALES

INVENTARIO DE NECESIDADES

RESPUESTAS POSIBLES

OBJETIVOS A CUBRIR

CONTRIBUCION ESPERADA A LA EXPLOTACIN

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1.2.

Balance de Competencias.

El Balance de competencias es una metodologa para la evaluacin de las competencias profesionales, en una doble vertiente: p PROFESIONALIDAD. Se analizan la experiencia y competencia requeridas para el dominio de la profesin. p FORMACIN REQUERIDA. Se comparan los conocimientos y formacin profesional adquiridos a lo largo de la vida laboral con los exigidos por la autoridad laboral y educativa en los Ttulos y Certificados de Profesionalidad relacionados con los perfiles objeto de estudio. En este segundo aspecto, esta metodologa se convierte en un modelo de anlisis de necesidades formativas. El Balance de Competencias Profesionales se realiza en dos fases: 1. Identificacin de los perfiles y contenidos competenciales que requiere la profesionalidad, as como la formacin requerida o los conocimientos necesarios para conseguir el nivel de cualificacin adecuado. Los perfiles profesionales son previamente definidos y contrastados en los sectores de referencia con; expertos sectoriales y educativos, agentes sociales, trabajadores del sector, etc... y siendo validados por una comisin de seguimiento definida a tal efecto. 2. Una vez definidos, elaborados y validados los contenidos de los perfiles ideales, se realizar la comparacin con los perfiles ideales y se establecer el grado de conocimiento, forma de hacer las tareas, nivel formativo alcanzado y en su caso las carencias formativas que presenta la persona evaluada.

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El Balance de Competencias Profesionales es una metodologa consensuada con los agentes sociales que tiene por finalidad evaluar los conocimientos y necesidades de formacin que tienen los trabajadores.

1.3.

Anlisis de Puestos.

Una metodologa de deteccin de necesidades ms concreta y orientada hacia un puesto de trabajo especfico es la basada en el Anlisis de Puestos de trabajo. El fundamento por el que se rige es que el contenido terico y prctico de las acciones formativas debe responder a las exigencias reales del puesto de trabajo al que se dirige. Antes de establecer los contenidos a tratar en el perodo de formacin, se necesita un conocimiento detallado del puesto de trabajo o de aquellas tareas que se van a ensear. El Anlisis del Puesto de trabajo es el mtodo que ofrece mejores garantas de adaptacin de los contenidos del curso a las necesidades reales del trabajo. Con este tipo de estudio podemos analizar los conocimientos y las destrezas que el alumno necesita aprender. No necesitamos, sin embargo, realizar un anlisis exhaustivo sino que nos ceiremos exclusivamente a aquellas tareas o actividades del puesto a las que se dirige la formacin.
TAREAS, ACTIVIDADES Y OPERACIONES

Al analizar un puesto de trabajo se hace una primera descomposicin de ste en tareas, que a su vez, en la descomposicin progresiva del trabajo, se dividen en actividades y stas en operaciones.

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Tarea : conjunto de actividades que requieren un esfuerzo intelectual o fsico para conseguir un fin determinado. Actividad: conjunto lgico de operaciones elementales que cumplen parcial o totalmente el objetivo de una tarea. Operacin: accin (gesto o conjunto de gestos) ms pequeos que ha de realizarse y que hemos de ensear.

TAREA
Conjunto de operaciones encaminadas a un fin

ACTIVIDAD
Conjunto lgico de operaciones que cumplen el objetivo de una tarea

OPERACIN
Parte elemental de una tarea que est constituida por una accin o conjunto de acciones

El anlisis del puesto de trabajo se iniciar en el nivel que requiera en cada caso el objetivo formulado. En la descripcin de un trabajo es importante, tambin, tener presentes los puntos clave del mismo, es decir, aquellas operaciones o detalles de una operacin que condiciona el xito del trabajo, evitan accidentes y facilitan su ejecucin.

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CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS

Tras analizar el puesto de trabajo, el siguiente paso ser identificar los conocimientos y destrezas necesarios para realizar cada tarea. Esto ayudar tanto a fijar el contenido del programa de formacin como a seleccionar el mejor mtodo para impartirlo. Al identificar los conocimientos y las destrezas necesarios para realizar cada tarea, actividad u operacin conviene tener en cuenta que los conocimientos son los antecedentes tericos asociados a ella (lo que la persona sabe) y las destrezas aquello que slo la experiencia puede haber enseado (lo que la persona sabe hacer). Las destrezas pueden ser manuales ("tirar" la cerveza), mentales (diagnosticar una causa), o sociales (hablar en pblico).No debemos olvidar tampoco, que en el desarrollo del trabajo est implcito el uso de determinados instrumentos o herramientas cuyo conocimiento y manejo es fundamental para que la formacin sea til a ese puesto de trabajo (ordenadores, centrales telefnicas, retroproyectores). El ltimo paso de esta fase de anlisis de necesidades de formacin, ser revisar nuestros datos con el trabajador y su superior antes de elaborar la lista del contenido y programacin de la formacin. Cuando tratemos de desarrollar habilidades tendremos que tener en cuenta que antes de aprender determinadas habilidades deben haberse aprendido todas las habilidades que le estn subordinadas. Por su parte, la programacin del aprendizaje de actitudes empieza con el aprendizaje de habilidades intelectuales e informacin relativa a dicha actitud, y se contina con un procedimiento con el que se trata de establecer la tendencia positiva o negativa que constituye dicha actitud. Toda la informacin recogida a travs del anlisis de puestos de trabajo, se integra en una Matriz de necesidades de Formacin, que todava a nivel general, recoger los contenidos u objetivos globales de la formacin, as como las fuentes de la informacin captada; adems, reflejar la distribucin numrica y geogrfica, y la prioridad asignada a las necesidades detectadas.

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A modo de ejemplo, se propone la estructura de esta Matriz, con los principales datos que debe recoger:
Perfil profesional Objetivos Prioridad N Personas Categora laboral mbito geogrfico

1.Necesidad de formacin

1.1 Conocimientos 1.2. Habilidades 1.3. Actitudes 2.1. Conocimientos 2.2. Habilidades 2.3. Actitudes

2.Necesidad de formacin

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2. Fuentes de informacin deteccin de necesidades.

para

la

Los siguientes indicadores, constituyen importantes fuentes de bsqueda de informacin sobre necesidades formativas de las personas en el mundo de las organizaciones: En el caso de estudio de necesidades formativas orientado a la formacin ocupacional, las fuentes de informacin se obtendrn de los mismos indicadores pero a un nivel ms macro o general del mercado de trabajo.

INDICADORES PARA NECESIDADES FORMATIVAS p Evaluacin del desempeo. p Polticas generales. p Polticas sectoriales o funcionales. p Proyectos de reconversin. p Renovacin tecnolgica. p Renovacin organizativa. p Incumplimiento de objetivos. p Necesidades productivas. p Mejora de la calidad. p Incidentes y conflictos tcnicos.

LA

DETECCIN

DE

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p Incidentes de comunicacin. p Niveles de accidentabilidad laboral. p Habilidades de gestin p Gestin de costes p Orientacin al cliente p Identidad corporativa (valores) p Dimensin tcnica, funcional, gestora: i Adecuacin persona-puesto i Adiestramiento bsico-cualificacin i Especializacin i Perfeccionamiento

Existen unos indicadores bsicos que delimitan el grado de concrecin de la deteccin de necesidades formativas

Si tomamos como referencia a De Ketele y otros (1988), un cuadro resumen de las Fuentes de necesidades de formacin podra venir representado por:

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Actividades insatisfactorias Documentacin y bases de datos

Actividades Mejorables

Actividades mejorables

Responsables Sindicatos y patronales Beneficiarios Organismos laborales Realidad social Organismos de formacin (extraempresa) Realidad laboral inmediata Demandas de formacin directos de la empresa

Beneficiarios indirectos clientes

ANALISIS
Medios de comunicacin Necesidades de formacin Empresas punta

Plan estratgico de empresa

Expectativas Metas

Objetivos

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3. Tcnicas e Instrumentos de Anlisis.


Una correcta planificacin del estudio de evaluacin de necesidades permitir la eleccin de las tcnicas e instrumentos que optimice los resultados. Previo a la eleccin de instrumentos propios del Anlisis y deteccin de necesidades, existen unos instrumentos de apoyo a la deteccin, que ayudan a complementar el marco de referencia. Segn Gan , entre ellos destacan: Respecto al mbito trabajo: 2 Necesidades que sugiere el marco referencial: reorganizacin de recursos, nuevas cualificaciones, nuevas formas de trabajar, posibles prioridades en el conjunto de actividades, ... 2 Sugerencias de atencin a los errores o retrasos producidos en su mbito. 2 Desviaciones u objetivos no cumplidos. 2 Innovaciones tecnolgicas. 2 Actuales o prximos programas (mejora de la productividad, calidad, etc) 2 Necesidades de polivalencia. Respecto al equipo de trabajo: 2 Habilidades o responsabilidades colectivas que sugiere el marco referencial (derivado de polticas). 2 Necesidad de establecer polivalencias e interaprendizajes.

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2 Incidencias de comunicacin (conflictos, retos malintencionados, marginaciones, etc..) 2 Reuniones improductivas. 2 Dbil asuncin de responsabilidades. Desmotivacin. 2 Dbil sentimiento de equipo (respecto al mbito de trabajo) y/o escasa identidad corporativa (respecto a la empresa). 2 Insensibilidad hacia aspectos de calidad, valores y otras pautas de excelencia. Respecto a cada una de las personas: 2 Nuevos roles psicoprofesionales y especializaciones que sugiere el marco referencial. 2 Contraste persona/puesto. 2 Necesidades de cualificacin o perfeccionamiento. 2 Inventario de habilidades a desarrollar. 2 Necesidades para su carrera profesional. Este amplio marco de criterios permitir una primera acotacin en la identificacin de necesidades de formacin del pblico destinatario de la misma. Un ejemplo de instrumentos de apoyo a la deteccin de necesidades de formacin es presentado por Gan y colaboradores en el Manual de Tcnica e instrumentos de formacin en la empresa:

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FASE DE DETECCIN-FUENTES CIA FUN COL PERS


Evaluacin del desempeo Polticas generales Polticas sectoriales o funcionales Proyectos de reconversin Renovacin tecnolgica Renovacin organizativa Incumplimiento de objetivos Necesidades de polivalencia Mejora de la calidad Incidentes y conflictos tcnicos Incidentes de comunicacin Habilidades de gestin Necesidades de transversalidad Gestin de costes Orientacin al cliente Identidad corporativa (valores) Adecuacin persona/puesto Dimensin tcnica Dimensin funcional Dimensin gestora

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PROBLEMAS DETECTADOS 1.

ERRORES COMETIDOS i i i i . . . .

PERSONAS FORMACIN PARA AFECTADAS LA CORRECCIN O MEJORA .................... i . .................... i . .................... i . .................... i .

Una vez definido el marco de estudio se escogen los instrumentos para el anlisis. Entre los que se encuentran:

Anlisis Documental Cuestionarios. Entrevistas. Otros.

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3.1.

Anlisis Documental.

El anlisis documental de fuentes primarias y secundarias permite una primera recopilacin de informacin sobre el sector, organizacin o empresa objeto de estudio. El anlisis documental representa el primer eslabn en el proceso de recogida de informacin, siendo necesario para cualquier estudio de necesidades formativas (tanto proactivas como reactivas).

3.2.

Cuestionario
LA ENCUESTA

Consiste en la obtencin de informacin de inters mediante preguntas directas a una muestra de los componentes del grupo en estudio. Se distingue de la observacin simple y directa en los siguientes rasgos: 1) 2) 3) La informacin se obtiene a travs de las manifestaciones directas de los interesados. Es un mtodo de obtencin de datos especfico de la investigacin sociolgica. Permite una aplicacin masiva mediante el uso de muestreo, mientras que en la observacin simple y directa esta es mucho menor. La informacin que se puede obtener mediante la encuesta abarca, si se desea as, una variedad amplia de temas.

4)

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5)

Posibilita que la investigacin social se extienda a los aspectos subjetivos de los miembros de una comunidad, un grupo, etc,... El investigador tiene la posibilidad de obtener los datos de la manera ms adecuada a sus fines, es decir de forma dirigida a sus objetivos, ya que es l quin disea y establece los puntos que desea investigar.

6)

El instrumento bsico de la encuesta es el Cuestionario. ste es un conjunto de preguntas preparado previamente por el investigador sobre el objeto de la investigacin para ser contestadas por la poblacin o una muestra representativa de sta. La finalidad del cuestionario es obtener informacin de forma ordenada y sistemtica de la poblacin entrevistada, sobre las variables objeto de estudio. Esta informacin se refiere a lo que las personas son, lo que piensan, sus opiniones, actitudes, conocimientos, etc... Siguiendo a C. Javeau, la informacin obtenida por encuesta se puede referir a: 1 Hechos: Datos referidos al: i Dominio personal del individuo: edad, nivel de estudios, nivel econmico, etc. i Dominio del ambiente que le rodea: relaciones familiares, de trabajo, vivienda, etc.. i Dominio de su comportamiento. 2 3 4 Opiniones Actitudes Conocimientos

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LAS PREGUNTAS Las preguntas son el elemento bsico del cuestionario. stas son la expresin en forma de interrogacin de las variables que el investigador se ha propuesto conocer a travs del cuestionario, por ello deben expresar sencilla y fielmente todas las categoras o elementos de variacin que aquellas puedan suponer. Por una parte, las respuestas a las preguntas del cuestionario debern contener todos los casos que puedan darse para que no haya entrevistado que se quede sin respuesta (condicin de exhaustividad). Por otra, las respuestas deben cumplir la condicin de exclusin; es decir el entrevistado no podr contestar vlidamente con dos respuestas a la misma pregunta. La tipologa de las preguntas de un cuestionario puede ser mltiple y variada dando lugar a muy diversas clasificaciones. Entre otras clasificaciones podemos atender a: i Tipo de respuestas que se ofrece al entrevistado i La naturaleza del contenido de las respuestas i La finalidad i La funcin de la pregunta dentro del cuestionario. Si atendemos al tipo de respuesta de las preguntas tenemos: preguntas abiertas, preguntas cerradas y preguntas cuya respuesta est categorizada. a) Preguntas abiertas, son aquellas que admiten cualquier respuesta que el entrevistado pueda dar. b) Preguntas cerradas, son aquellas cuya respuesta plantea la dicotoma afirmacin y negacin. Siempre cabe la falta de opinin o el desconocimiento.

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c) Preguntas con respuesta categorizada, son aquellas que plantean como respuesta una serie de categoras entre las que se puede elegir. Es conveniente que siempre exista el tem otras alternativas, para el caso en el que el entrevistador no elija ninguna de las categoras previamente presentadas y ofrezca su propia respuesta. Las caractersticas del estudio planificado, establecern el tipo de preguntas a utilizar. Las preguntas abiertas suelen apuntar mayor informacin y la posibilidad de que el entrevistado manifieste libremente su opinin, sin embargo, suponen tambin una mayor dispersin de la informacin. En cualquier caso el investigador deber categorizar posteriormente la informacin recogida. Estn recomendadas en los casos en los que no se conoce con precisin los aspectos de ms interesantes de sondear de la opinin del grupo de estudio, o en aquellos casos en los que se trata de investigaciones de una mayor profundidad. Las preguntas cerradas, se recomiendan para los casos en los que se pretende precisin en un tema en concreto. Las preguntas categorizadas, suelen ser las ms empleadas puesto que resultan de una combinacin de las dos anteriores y contemplan ventajas de ambas. Suponen mayor informacin que las preguntas cerradas y al mismo tiempo facilitan el trabajo del investigador en la recogida y tratamiento de la informacin con respecto a las preguntas abiertas.

El tipo de preguntas utilizado depende de la extensin del estudio y de la concrecin de las respuestas que se quiera obtener.

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Si atendemos a la naturaleza de las preguntas podemos distinguir; de identificacin, de informacin, de intencin, de expectativas, de motivaciones, de creencias, de opinin, etc... Si atendemos a la finalidad, tenemos las preguntas directas y las indirectas. Las preguntas directas son aquellas que buscan nicamente aquello que plantean, sin embargo las preguntas indirectas pretenden conseguir informacin ms all de lo que plantean literalmente. Si atendemos a la funcin podemos sealar: preguntas filtro, de control, preguntas sustantivas, de introduccin, batera de preguntas, etc... i Preguntas filtro: Son las que se realizan previamente a otra para eliminar a los que no les afecte. i Preguntas control: Sirven para conocer el inters o la veracidad del entrevistado, o de sus manifestaciones. Suelen intercalarse entre otras preguntas. i Preguntas sustantivas: bsicas para la investigacin, preguntas clave, sin las cuales no se obtendra el objetivo perseguido. i Preguntas de introduccin, nos permiten entrar en el tema objeto de estudio de forma gradual, tambin son utilizadas para pasar de un tema a otro sin saltos bruscos. i Las bateras de preguntas: consisten en un conjunto de preguntas que plantean distintos aspectos sobre un tema determinado.

El tipo, naturaleza, finalidad y funcin de las preguntas son caractersticas clave para su correcta enunciacin y para la consecucin de los objetivos perseguidos a travs de las mismas.

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REGLAS BSICAS PARA LA REDACCIN DE LAS PREGUNTAS Criterios bsicos a tener en cuenta a la hora de redactar preguntas son: p Las preguntas deben ser precisas no dando lugar a confusiones o doble sentido, por lo que se recomienda que a la vez sean cortas. p El vocabulario empleado en las preguntas tiene que ser comn y del dominio del entrevistado, por lo que deber suprimirse cualquier tecnicismo propio de las distintas profesiones. As mismo se deber poner cuidado en la redaccin de las preguntas y considerar el contexto social propio del entrevistado. p En general, las preguntas deben estar redactadas de forma personal y directa, sin utilizar trminos abstractos. De igual forma, stas no deben estar redactadas ni de forma negativa ni de forma positiva. En este sentido, es importante que la pregunta no ejerza influencia en el sentido de la respuesta.

REALIZACIN DEL CUESTIONARIO De la adecuada preparacin y confeccin del cuestionario va a depender el xito o fracaso de la investigacin a realizar.

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La obtencin de informacin por encuesta, supone la transposicin de las variables empricas sobre las que se desea obtener informacin, en preguntas concretas y precisas que las posibilite. En este sentido, una vez que el investigador ha planteado la hiptesis del trabajo y ha determinado las variables y los indicadores que le confirmarn dichas hiptesis, debe acometer la forma de su realizacin a travs del cuestionario, si es este el mtodo elegido.

PLANIFICACIN DEL CUESTIONARIO El primer paso es plantear el tipo de preguntas a utilizar para conseguir el objetivo propuesto. En este punto, se deben determinar las categoras que contendrn las preguntas y cuidar la redaccin de las mismas atendiendo a las reglas anteriormente establecidas. El objetivo de la investigacin debe tenerse presente en todo momento en el planteamiento de las preguntas. En segundo lugar, se debe planificar el nmero de preguntas y el orden en el cuestionario. Este contendr las preguntas necesarias, pero no ms, los cuestionarios excesivamente largos, son difciles de asimilar por los entrevistados provocando con frecuencia su rechazo. En cuanto al orden, los cuestionarios no deben empezar por las preguntas ms difciles. En general es una regla muy til iniciar el cuestionario con preguntas interesantes pero sencillas, continuar con las fundamentales para la investigacin y terminar con las preguntas de identificacin. Las preguntas del mismo tema deben ordenarse seguidas, manteniendo un orden lgico y temporal.

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Se ha estudiado que para los temas clave de la investigacin es conveniente formular ms de una pregunta con distinto enunciado. Finalmente cabe destacar dentro de los aspectos formales del cuestionario el tema de la presentacin del estudio y la peticin de colaboracin del encuestado, as como el agradecimiento por su participacin.

TIPO DE PREGUNTAS

OBJETIVO DEL ESTUDIO

N y ORDEN DE PREGUNTAS

IMPLICACIN DE ENCUESTADO

3.3.

La Entrevista

La entrevista es otro de los instrumentos de observacin con que cuenta el investigador, con claras caractersticas diferenciadoras con la encuesta. En la entrevista es fundamental el papel del entrevistador, como sujeto de participacin activa, puesto que es el agente que realiza las preguntas y en cierta manera va reconduciendo la conservacin a travs de las preguntas. En la entrevista se produce siempre una interaccin social, un intercambio de comunicacin entre entrevistador y entrevistado.

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VENTAJAS DE LA ENTREVISTA p Los entrevistados suelen conceder mayor importancia a la entrevista que al cuestionario simple. p El entrevistado presenta mayor cooperacin, y est en una actitud ms abierta. p Proporciona una informacin ms completa profunda que la obtenida a travs de cuestionarios. p La informacin obtenida se completa por observacin directa que realiza el entrevistador. y la

p Facilita la obtencin de informacin en los sectores de poblacin de menor nivel cultural.

DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA p El coste econmico de la entrevista es mayor que el de la encuesta. p Es ms susceptible de ser influenciada por la actitud del entrevistador. p El anonimato se garantiza en mayor grado en la encuesta que en la entrevista.

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TIPOS DE ENTREVISTA En trminos generales segn su estructura, podemos encontrar tres tipos de entrevistas; estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. i Entrevistas estructuradas, obtienen informacin a travs de un cuestionario establecido segn los objetivos de la investigacin y que sirve de gua al entrevistador. El entrevistador es el agente dominante de la comunicacin. i Entrevistas no estructuradas, no tienen cuestionario. El entrevistador plantea el objetivo de la entrevista y es el entrevistado quin habla libremente. En este caso el entrevistado es el agente activo. i Entrevistas semiestructuradas. Se presentan como una opcin intermedia en la que el entrevistador cuenta con un guin para centrar la informacin de inters y el entrevistado tiene un papel tan activo como en la no estructurada. Segn el nmero de participantes, podemos encontrar; la entrevista individual y la entrevista colectiva. Segn el canal de realizacin, podemos distinguir; entrevista personal, entrevista telefnica, tele-entrevista (sistemas telemticos).

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LOS PROCESOS EN LA ENTREVISTA En el proceso comunicativo que se establece en la realizacin de una entrevista, se pueden distinguir dos aspectos: El proceso social de interaccin personal y el proceso tcnico de recogida de la informacin. A. PROCESO DE INTERACCIN La entrevista es un acto de interaccin personal en el que se produce un intercambio de comunicacin entre dos o ms personas. Cuanto mayor sea el grado de interaccin personal, mayor ser el resultado que se obtenga en la comunicacin y en la informacin. La actitud del entrevistador debe ser en todo momento no autoritaria ni impositiva hacia el entrevistado, sino facilitadora de un clima agradable que genere la colaboracin voluntaria y sincera del entrevistado. Algunas recomendaciones para conseguir una interrelacin positiva seran:

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i El entrevistador debe admitir las condiciones establecidas por el entrevistado referentes al lugar de la entrevista, la hora, el anonimato, etc... i El entrevistador debe mirar al entrevistado de forma natural, mostrando inters y atencin, debe mantener una escucha activa. i Se deben cuidar todos los aspectos externos para favorecer la comunicacin; postura corporal, cercana-lejana del entrevistado, aspecto exterior,... i Si el entrevistado pide la opinin del entrevistador este debe manifestarse de forma natural y sin suscitar polmica ni critica. i El entrevistador debe mantener el ritmo de la comunicacin, centrando el inters en los temas objeto de estudio y procurando que la entrevista no decaiga.

B. PROCESO TCNICO La entrevista como instrumento para conseguir informacin, necesita de unas tcnicas que faciliten el objetivo planteado. En este sentido podemos distinguir dos fases: la preparacin y la ejecucin. Preparacin de la entrevista Una vez seleccionada la muestra de personas a entrevistar, el entrevistador debe ponerse en contacto con el entrevistado para explicar los motivos de la entrevista, su objetivo, su finalidad, etc... Es conveniente realizar la entrevista en un momento oportuno, adecuado tanto para el entrevistador como para el entrevistado.

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El entrevistador debe conocer el contexto social en el que se desarrollar la entrevista para adecuarse a l tenindolo en cuenta en la preparacin de la entrevista.

Ejecucin de la entrevista La entrevista debe prepararse en un ambiente cmodo y agradable para el entrevistado. Siendo de suma importancia que el entrevistado no est sometido a la presin que pudieran ejercer terceras personas, por lo que se deber garantizar la confidencialidad y anonimato de la informacin.

Registro La recogida de la informacin ofrecida por el entrevistado se realizar a travs del instrumento que asegure una mayor fiabilidad. La grabadora asegura la fidelidad de la entrevista, pero tiene el inconveniente de la presin que ejerce sobre muchas personas su presencia, provocando bloqueos. La toma de notas durante la conversacin tambin suele intimidar, pero en el transcurso de la entrevista el entrevistado suele obviarlo. Sin embargo la fidelidad de la informacin recogida es menor, puesto que el entrevistador debe mantener la comunicacin fluida y anotar la informacin que recibe al mismo tiempo. En cualquier caso es conveniente hacer participe al entrevistado de la eleccin del mtodo de registro a utilizar, y si no encuentra inconvenientes la mejor opcin es la grabacin.

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3.4.

Otras herramientas

ESTUDIOS DE TIPO INTERACTIVO El objetivo que se pretende con estas herramientas es el logro del mximo consenso, respecto a una cuestin que se somete a juicio de una serie de personas. METODO DELPHI Su complejidad puede convertirlo en una herramienta no demasiado aconsejable cuando se trata de llevar a cabo un estudio de necesidades en una organizacin concreta. Las caractersticas principales en las que se basa este tipo de estudio son las siguientes: i Anonimato i Carcter interactivo i Recogida estadstica de la opinin de una serie de expertos. Su complejidad reside en el proceso y en la seleccin de expertos, siendo los puntos ms difciles: i La consulta preliminar a una serie de expertos que no participarn posteriormente en el estudio propiamente dicho, para la elaboracin de las preguntas a plantear en el mismo de una forma cientfica. i La seleccin de los expertos que sern encuestados en el estudio. i La redaccin de las preguntas en forma de sucesos con una probabilidad de ocurrencia en el futuro.

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Es una herramienta adecuada para: i Muy adecuado para realizar un estudio de necesidades de formacin a gran escala. i Suele presentar resultados en forma de grandes tendencias o lneas futuras de actuacin, por lo que es adecuado para la formacin proactiva y no para la reactiva.

METODOS INTERACTIVOS SIMPLES Ms sencillos que el Mtodo Delphi, estn indicados para la realizacin de estudios de necesidades de formacin en organizaciones concretas, que suele seguir el siguiente proceso: i Se plantea un cuestionario inicial, a un colectivo completo. i Se vuelve a plantear un segundo cuestionario con aquellas materias que han alcanzado el mximo consenso. i Se plantean finalmente en el plan de formacin aquellas que han sido ms votadas.

GRUPOS DE DISCUSIN Los grupos de discusin pretenden conseguir una informacin ms rica y matizada que la obtenida a travs de otras tcnicas. Su mayor riqueza de informacin reside en la interaccin del grupo.

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La puesta en comn de un tema suele favorecer la afloracin de problemas latentes y genera un gran nmero de ideas. DESVENTAJAS DE LOS GRUPOS DE DISCUSIN i La posible existencia de un lder de grupo demasiado marcado que oriente la discusin hacia determinados aspectos del problema y desve el objetivo real de la discusin. i La existencia de posibles discusiones paralelas que dificulten la aportacin global del grupo. i La posibilidad de estancamiento en una determinada faceta que agote el tiempo sin llegar a ninguna conclusin.

Estas desventajas pueden solucionarse, cuidando que el grupo tenga una dimensin adecuada y marcando adecuadamente las funciones del moderador.

TCNICA DEL GRUPO NOMINAL La Tcnica del Grupo Nominal TGN, es una tcnica creativa para el anlisis de problemas y la toma de decisiones, combinando opiniones individuales en una situacin de grupo. Se trabaja en un primer momento de forma individual para posteriormente adoptar decisiones por consenso del grupo. El objetivo de la TGN es identificar un problema y elegir las soluciones adecuadas para solucionarlo. De esta forma es una tcnica utilizada sobretodo para la deteccin de necesidades de formacin reactiva.

Anlisis de las Necesidades de Formacin

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