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Disposicion de La Carta

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03/06/2013

DISPOSICION DE LA CARTA

EL MEMBRETE (*)

Es el diseño, generalmente impreso. Su finalidad es identificar o dar información acerca de la firma remitente y sus negocios. Los datos fundamentales son: nombre de la empresa, dirección, teléfono, código postal (el cual consta de cinco dígitos), localidad y país. A estos datos fundamentales pueden agregarse: actividad industrial que desempeña, indicación de sucursales, fax, correo electrónico, página web, etc. Puede llevar o no logotipo. Este es el símbolo de la empresa, diseñado en forma artística y con fines publicitarios. Viene a ser un emblema. Puede ser un dibujo o letras. La ubicación del membrete en la hoja, puede ser en la parte superior, en la parte inferior o repartido en ambas e inclusive en el margen izquierdo. Se confecciona de forma artística, atractiva y agradable a la vista. En el recuadro que se encuentra a continuación, cree un membrete.

La carta comercial se divide en tres partes: encabezamiento, cuerpo o texto y cierre.

El ENCABEZAMIENTO está integrado por:

Toda carta o comunicación, por pequeña que fuese, debe llevar la fecha del día en que se escribe. La carta sin fecha, como la carta sin firma, carece de valor. La fecha escrita en castellano debe especificar, sin abreviaturas, LOCALIDAD, DIA, MES y AÑO.

ATENCIÓN

- Se omite la LOCALIDAD, en aquellos casos en que se use hoja membretada . Sólo se permiten expresiones numéricas (barras) en notas que circulan dentro de los diferentes departamentos de una misma empresa.

A

LI

Los nombres de los meses en español NUNCA se escriben con mayúscula.
1.1 - Si la hoja posee membrete, se escribirá: Ej. ____________________________________________

1.2 - Si la hoja carece de membrete, se escribirá: Ej. ____________________________________________

C

IA

C

 FECHA

U

R

B EL

O

 DESTINATARIO

Es la parte de la carta que indica la persona o entidad a quien va dirigida la misma. Consta de las siguientes partes: 1) Tratamiento - El tratamiento puede ser: a- académico (Doctor, licenciado, ingeniero, mayor, presbítero, etc.)

Se aconseja utilizar un solo tratamiento.

2) El destinatario podrá ser:

ENVÍO POR CORREO POSTAL

Ej. Destinatario y Remitente misma localidad

2.2 – Otra opción para elaborar el destinatario incluye: nombre de la empresa, dirección, código postal y localidad. Puede llevar línea de atención.

2.3 – El destinatario en la Solicitud de empleo 2.3.a - tratamiento en plural, nombre de la empresa -si apareciera en el aviso o lo supiese- la dirección o el número de Poste Restante o el número de Cédula de Identidad o el número de Casilla de Correo y la localidad. 2.3.b - tratamiento en singular, cargo -si lo supiera o si apareciera en el aviso-, lo demás igual al
Ej.b)

A

LI

ítem anterior.

Ej. a)

C

IA

Ej.

2.4 – El destinatario en la carta enviada por fax presenta dos opciones: a) tratamiento, nombre, cargo, empresa, número de fax. b) Empresa, fax y puede llevar línea de atención. Ej. a) Ej. b)

C

U

ENVÍO POR FAX

R

2.1 –Si ya realizamos transacciones con el destinatario o hemos recibido una carta suya o bien es la primera vez que le escribimos y poseemos todos sus datos, corresponde utilizar el destinatario completo, incluye: tratamiento, nombre, cargo, empresa, número de código postal, dirección y localidad.
Ej. Destinatario y Remitente comparten la no comparten la misma localidad

B EL

Si es una persona física se pondrá señor, señora; si se trata de una organización se utiliza la palabra señores o en su defecto se pondrá la razón social sin anteponer nada.

O

b- natural (señor, señora)

COMUNICACIÓN DE CARÁCTER INTERNO 2.5 – El destinatario incluye: tratamiento, cargo, empresa, nombre, línea de presente.
Ej

Ej.

Esta línea figura entre la última línea del destinatario y el vocativo, separada de ambas por doble espacio. Si se desea puede subrayarse la palabra “Atención” o escribirla toda en mayúscula.

ASUNTO o REFERENCIA(*):

 SALUDO INICIAL O VOCATIVO

Se escribe únicamente con mayúscula la primera letra del vocativo. Su función es apelar a la atención del destinatario y señalar la persona gramatical dentro del mensaje.

A

LI

 Párrafo de apertura - se introduce al destinatario en el tema del cual se va a hablar.  Párrafo/s de desarrollo - Puede ser más de un párrafo. Se desarrolla el tema principal de la carta  Párrafo de cierre - Redondeamos el tema. Es la conclusión.

Se deben evitar los párrafos demasiado extensos y los demasiado breves. Se debe evitar la repetición de palabras.

C

IA

Es el saludo de cortesía que se le brinda al destinatario antes de comenzar la carta y es la que le da el tono a la misma. Las expresiones empleadas para el saludo nunca deben abreviarse

TEXTO O CUERPO DE LA CARTA

CIERRE

C

U

Es una oración que sintetiza el tema de la carta y se ubica entre el destinatario y el saludo inicial o vocativo. O entre la línea de atención y el saludo inicial o vocativo.

R

B EL

Cuando la carta va dirigida a una empresa como tal pero quien la escribe desea que alguien en particular dentro de esa empresa se ocupe del asunto, se indica el nombre de dicha persona en la siguiente forma:

O

LINEA DE ATENCIÓN

 SALUDO FINAL Al final del texto es necesario y correcto despedirse del lector. Esta despedida tiene dos posibilidades. a) Una frase completa para el saludo. b) Una sola palabra. (Esta es la más utilizada) Ej. Ej.

La frase de despedida NO SE ABREVIA, y debe concordar gramaticalmente con el vocativo.  FIRMA

Ninguna carta tendría validez sin firma. Se trata de la rúbrica o firma habitual del remitente.  CONTRAFIRMA Es la aclaración de la firma.  CARGO

Se escribe el cargo del remitente. En caso de que el nombre del cargo sea muy extenso, puede escribirse en dos renglones.  INICIALES DE IDENTIFICACIÓN Sirven para deslindar responsabilidades.

LI

A

 ANEXOS O ADJUNTOS (*) Si junto con la carta se envían otros documentos, facturas, letras de cambio, recibos, catálogos, folletos, etc., se hace constar en este apartado. Es importante especificar cantidad y elemento anexado.

C

IA

A.1 - Se incluirán dos juegos de iniciales. Primero con mayúscula las iniciales del responsable del contenido del mensaje comercial Deberán concordar con quien firma la carta. Se escribirán, en el mismo renglón y con minúscula, las iniciales del responsable de mecanografiar el mensaje. Ej.

A.2 - Un sólo juego de iniciales en mayúscula, pues quien mecanografió el mensaje comercial también es responsable por su contenido. Ej.

A.3 - Un sólo juego de iniciales en minúscula, sólo las del que mecanografió el mensaje, pues el responsable del contenido se deduce que es quien firma. Ej.

C
A)

U
Directivas para su utilización:

R

B EL

O

se utiliza, revela un prestado poca atención en la elaboración del mensaje.

POSDATA:

jamás

redactor

olvidadizo

y

que

ha

POR CORREO ELECTRÓNICO El formato de la dirección de correo electrónico será el siguiente, debiéndose escribir todo los datos con minúscula:

DOMINIO – identifica a…………………………………………………………………………………………………….. PAÍS – identifica a……………………………………………………………………………………………………………..

A

LI

Partes del mensaje electrónico:
• •

Cabecera del mensaje: (Para / asunto/ cc /adjuntar archivo) Cuerpo del mensaje: (cabeza / texto / despedida / firma / identificación postal)

C

IA

C

U

R

B EL

NOMBRE – identifica a…………………………………………………………………………………………………………… ARROBA - @ SERVIDOR –identifica a……………………………………………………………………………………………………….

O

nombre@

Dos opciones: 2.3.1 – Archivo adjunto de Word, se escribe como una carta común. En el destinatario solo se especifica tratamiento, nombre, cargo, empresa. 2.3.2. – En la misma pantalla del nuevo mensaje de correo electrónico. Se omite la fecha –pues el encabezamiento nos independiza de este dato- el destinatario y se comienza directamente por el vocativo. En este caso, si conocemos el nombre y profesión debemos incluirlo en el saludo inicial. En el cierre aparecerá el saludo final y cargo. Recordar que los adjuntos aparecen en el encabezamiento. Algunas empresas suelen incorporar el membrete o solo el logotipo.

A

LI

C

IA

C

U

R

B EL

O

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