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El documento describe los elementos clave de una carta comercial, incluyendo (1) el membrete con la información de contacto de la empresa, (2) la fecha, (3) los datos del destinatario, (4) el saludo, (5) el texto de la carta con varios párrafos, (6) la despedida, (7) la firma y datos del remitente, y (8) secciones opcionales para anexos y copias. Explica que una carta comercial debe identificar claramente a las partes involucradas y presentar la información de manera
Descripción original:
Instrucciones para una carta comercial de acuerdo a las normas.
El documento describe los elementos clave de una carta comercial, incluyendo (1) el membrete con la información de contacto de la empresa, (2) la fecha, (3) los datos del destinatario, (4) el saludo, (5) el texto de la carta con varios párrafos, (6) la despedida, (7) la firma y datos del remitente, y (8) secciones opcionales para anexos y copias. Explica que una carta comercial debe identificar claramente a las partes involucradas y presentar la información de manera
El documento describe los elementos clave de una carta comercial, incluyendo (1) el membrete con la información de contacto de la empresa, (2) la fecha, (3) los datos del destinatario, (4) el saludo, (5) el texto de la carta con varios párrafos, (6) la despedida, (7) la firma y datos del remitente, y (8) secciones opcionales para anexos y copias. Explica que una carta comercial debe identificar claramente a las partes involucradas y presentar la información de manera
Un tipo de documento, aplicando lo consignado en la Norma Icontec
NTC 185 que quiero Destacar es LA CARTA COMERCIAL NTC 3393 por ser una comunicación interna las márgenes están sujetas a la extensión de la carta si fuera una comunicación de empresa a empresa o de empresa a empleados así: Superior e Izquierdo es de 3 o 4 cm y derecho e Inferior es de 2 o 3 cm; hay dos modelos, en este caso escojí el modelo 1 que comprende 3 zonas: En la zona 1 va: El Membrete que es la inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una Persona Natural o Juridica así: *Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. *Razón Social: Nombre que identifica a una empresa. *Nit o Rut: Número de identificación tributario o Registro Unico tributario. En la zona 2 va La dirección, el telefono, fax, E-mail, Apartado Aereo, Ciudad y País si se requiere. En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la empresa a donde es enviada. La carta comercial comprende 3 tipos de líneas: A. Líneas principales: Estas aparecen en toda la carta comercial como el Número, Ciudad y fecha de origen, Datos del destinatario, Texto o cuerpo de la Carta, despedida y dtos del remitente. B. Línea Opcional (asunto). C. Líneas especiales: Anexo o anexos, copia, identidficación del transcriptor. La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices , ni el propósito. 1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe concluir: Nombre de la" empresa", Dirección postal o física, Telefonos comerciales- fax y Dirección de correo electrónico. 2. Fecha. Todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse. 3. Destinatario y Dirección - consta de 3 o cuatro líneas, las cuales se escriben a espacio sencillo. Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal. Es importante comenzar con el título de cortesia abreviado o puesto que ocupa y luego la dirección . Se escriben a 4 espacios de la fecha. 4. Saludo – Representa una cortesía o posición del destinatario. El título o posición debe coincide con el colocado en el área de envío En los casos en que la comunicación no esté dirigida a una persona y sí una compañía el saludo debe ser en plural. Se escribe en mayúscula la primera palabra de saludo nombre y apellidos , cargo o entidad que sustituya al nombre. 5. Texto de la Carta – Debe constar con 3 párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo mas corto, preciso y claro posible. Los párrafos se deben distribuir de la siguiente manera: 1er Parrafo. Es de Introducción donde indica lo que se va a exponer situación o problema por la cual se envía comunicación . La frase “por este medio” no se utiliza debido a que el medio es la carta . Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones que se entrelacen por su pensamiento. 2do. Párrafo o párrafos intermedios – se utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre la situación o problema expuesto. 3er. Párrafo o párrafo de cierre / conclusión. Aquí se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento, que se haya realizado, en la comunicación. 6. Despedida – Representa una cortesiía departe del remitente hacia el destinatario. Se escribe a dos renglones verticales, después del último párrafo. Se escribe en mayúscula la letra inicial solamente. La despedida no se abrevia ni se usa Atentamente, Cordialmente. 7. Firma - digitalizada - Es el nombre completo y título o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación. Se escribe a 4 renglones verticales de la despedida. La firma nunca va abreviada, mientras que el título académico si puede ir abreviado ejemplo: Raquel Contreras Cifuentes, CPA. Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente administrativo firme con el nombre del ejecutivo y: al lado o debajo escriba sus iniciales debajo coloque su firma, con la posición que ocupa. 8. Anexo. Se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales a la carta. En singular (Anexo) si se incluye un solo documento o en plural (anexos) cuando son varios. 9. Copias. Se escribe la letra c, en minúscula al margen izuierdo a dos espacios verticales. La letra C significa que se incluye copia de lacomunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.