Unidad de aprendizaje:

“DOCUMENTOS DE GESTIÓN
EMPRESARIAL”
Docente: Lic. Culquicondor Ynfante Tatiana Milagros
 DOCUMENTOS DE GESTIÓN
EMPRESARIAL
Son instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna de las
empresas e instituciones.
Permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la
organización, así como establecer los lineamientos estratégicos de las acciones
y las competencias entre las autoridades, las oficinas, sedes, recursos humanos,
procedimientos, operaciones, etc.
Permitirá obtener los objetivos centrales de la empresa o las entidades
públicas.
Estos son los registros y reportes utilizados por una empresa DOCUMENTOS
para gestionar y controlar sus actividades comerciales. DE GESTIÓN
EMPRESARIAL
Los documentos de gestión empresarial pueden incluir
informes financieros, presupuestos, planes estratégicos,
políticas y procedimientos internos, entre otros.

Estos documentos proporcionan información crucial para

la toma de decisiones, la planificación y el seguimiento
del desempeño empresarial.
 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Según Cruz Mundet (2006) la Gestión de Documentos:
1. El diseño normalizado de los documentos.
2. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y
la presencia de versiones caducadas
3. Simplificar los procedimientos.
4. Controlar el uso y la circulación de los documentos .

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 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
5. Organizar (Clasificar, Ordenar y Describir) los documentos para su
adecuada explotación al servicio de la gestión y de la toma de
decisiones
6. La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en
los archivos intermedios.
7.Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de
valor para la gestión y para el futuro.
8. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de emergencia

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 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La gestión de documentos es un método de gestión empresarial orientado al
aprovechamiento de los documentos y la información contenida en ellos por parte de
las organizaciones, sean estas públicas o privadas.
Según Ricks (1979) citado por Cruz Mundet (2006), la gestión de documentos se
extiende al ciclo de vida de los documentos, es decir desde que estos se producen o
reciben en una organización, hasta su eliminación final o conservación permanente en
un archivo histórico.
 OBJETIVOS DE LOS
DOCUMENTOS DE GESTION
Contar con los documentos de gestión fundamentales para asegurar la
calidad interna y su adecuado control permanente.
Contar con guías estandarizadas que permitan conceptualizar y llevar a
cabo operaciones y usos de documentos para lograr la calidad.
Contar con los reglamentos internos, lineamientos de control, manuales,
código de ética que aseguren el mejor clima laboral.
 LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE
LOS DOCUMENTOS
La gestión de los documentos electrónicos o gestión electrónica de
documentos, la cual pone énfasis en la naturaleza de los documentos
creados, migrados, utilizados y conservados en entornos electrónicos, así
como de la información procedente de los archivos físicos.
Las nuevas e innovadoras formas de trabajo respaldadas por las
tecnologías de información, en donde el documento a tramitar sea un
documento electrónico.
 LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE
LOS DOCUMENTOS
Un documento electrónico (Díaz,2007), una entidad de información de carácter único, cuyo
contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones y
funciones propias de las organizaciones, asimismo es probatorio de derechos y obligaciones de
partes.
Actualmente la incursión empresarial hacia métodos, lineamientos, procedimientos, políticas y
tecnologías de gestión electrónica de documentos se puede enmarcar en dos vertientes, por un
lado el sector empresarial que la utiliza como una estrategia competitiva, y por otro, el sector
público que la incluye en el marco de los programas de infogobierno o de gobierno
electrónico1 que acercan al ciudadano con los servicios ofrecidos por la administración
pública
 TIPOS DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS MATRIZ EFI MATRIZ MPC

DE GESTION
DOCUMENTOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
 FR
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y
FUNCIONES (MOF)
 Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se
describe y establece la función básica, las funciones específicas, las
relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos
de los cargos o puestos de trabajo
 Este manual es una herramienta fundamental para establecer y comunicar
la estructura organizativa y las responsabilidades dentro de la organización.

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 FR
ELEMENTOS DEL MOF
 Estructura Organizativa: Describe la jerarquía de la organización, incluyendo los
diferentes niveles de autoridad y las relaciones entre departamentos y unidades.
 Descripción de Puestos: Detalla las responsabilidades, tareas y funciones específicas
de cada puesto de trabajo dentro de la organización. Esto puede incluir información
sobre la posición dentro de la estructura organizativa, las habilidades y competencias
requeridas.
 Procedimientos y Políticas: Especifica los procedimientos y políticas internas que
deben seguirse en áreas como recursos humanos, administración, finanzas, entre
otras.
 Autoridad y Responsabilidad: Define claramente las áreas de autoridad y
responsabilidad de cada puesto de trabajo dentro de la organización, así como los
límites y restricciones asociados.
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 CUADRO DE ASIGNACIÓN DE
PERSONAL (CAP)
Es un documento que detalla la distribución de los recursos
humanos dentro de una organización.
Proporciona información sobre el número de empleados, sus
categorías o cargos, así como su ubicación dentro de la
estructura organizativa.

Agregar un pie de página 16

 PLAN ESTRATÉGICO (PEI)
Un plan estratégico establece la visión, misión,
objetivos y estrategias a largo plazo de la empresa
por un período de cinco años.
Es un documento fundamental que guía las
decisiones y acciones de la organización en función
de sus metas a largo plazo.

Agregar un pie de página 18

 TEXTO UNICO DE
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO (TUPA)
 TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO (TUPA)
Documento que recopila de manera ordenada y sistemática los procedimientos
administrativos que deben seguirse en una entidad pública o institución
gubernamental para la realización de trámites, servicios o procesos administrativos.
Herramienta importante para mejorar la calidad de los servicios públicos y facilitar
la relación entre los ciudadanos y la administración pública, promoviendo la
eficiencia, transparencia y simplificación de los trámites administrativos.

Agregar un pie de página 20

 OBJETIVOS DEL TUPA
Simplificar y agilizar la interacción entre los
ciudadanos y la administración pública,
proporcionando información clara y
accesible sobre los requisitos, pasos y plazos
necesarios para realizar diversos trámites o
servicios.
 También busca garantizar la transparencia,
uniformidad y eficiencia en la gestión
administrativa.

Agregar un pie de página 21

PLAN
OPERATIVO
INSTITUCIO
NAL (POI)
 PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
(POI)
Es un documento que detalla las acciones específicas que una organización llevará a
cabo en un período determinado para alcanzar sus objetivos estratégicos.
 Se elabora a partir de los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico de la
organización y se centra en traducir esos objetivos en actividades concretas y
medibles. E
El POI suele incluir información sobre los proyectos, programas, metas,
presupuestos y cronogramas de ejecución de actividades.

Agregar un pie de página 23

 CASO PRACTICO EN CLASE
Investigar los documentos de gestión tratados en clase de cinco
empresas
Elaborar su informe.

Agregar un pie de página 24

 GRACIAS
prof.tculquicondor@institutofibonacci.com