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manuales administrativos

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

.  Ver que contenido deben tener estos manuales.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos.  OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.

libro. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. decretos. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. supervisar y vitalizar o estimular. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas.. reglamentos u órdenes. métodos y procedimientos en la ejecución operativa. en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. . Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina.MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. carpeta. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. tales como las leyes. antecedentes y materiales de divulgación. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar. delegar. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones. que permita descubrir. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. etc. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. evaluación del control interno y su evaluación. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. Facilita las labores de auditoría. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. delegación de autoridad. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. políticas. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. etc. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.En esencia. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. procedimientos y métodos. Aumenta la eficiencia de los empleados. ubicación. evitar duplicidad y detectar omisiones. procedimientos. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. normas. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. etc. Interviene en la consulta de todo el personal. y por ello. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: . Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. acerca de aspectos tales como: objetivos. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. relaciones. funciones.

Algunas compañías consideran que es demasiado caro. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.Logra y mantiene un sólido plan de organización. Departamentales o de aplicación específica. y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. De políticas. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. y Facilita el estudio de los problemas de la organización. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. clasificación y compensación del personal clave. y Sistematiza la iniciación. Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. a los que se designa con nombres diversos. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización. De organización. Entre otras. . y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas. y las relaciones. Generales. De finanzas. De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. Por ello.  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. logros. administración y posición actual. aplicable en cada departamento determinado. crecimiento. De contenido múltiple (manual de técnicas). De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. reglas. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. permite: .y y De procedimientos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. De producción o ingeniería. y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. funciones. etc. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. De ventas. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. que se ocupen de dos o más funciones específicas.

de personal o simplicidad de la estructura organizacional. De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. consiste en definir el alcance de compras. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. definir la función de comprar. De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. entre otros. protección de bienes y suministro de información financiera. el de "historia y organización". prestaciones. De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. definir la función de comprar. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. consiste en definir el alcance de compras. o Servir de base para una constante y efectiva revisión. políticas de personal. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. capacitación. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. administración de personal. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. lineamientos para el manejo de conflictos personales. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. En organismos pequeños. y y y . Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". uso de servicios. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. debiéndose separar en secciones.

y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. y Origen. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. y Niveles jerárquicos que comprende la organización. y Titulo y extensión del manual (general o específico). y Lugar y fecha de elaboración. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere. en su caso. y Unidades responsables de su elaboración.CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. nombre del funcionario . 2. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. 4. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. Índice o contenido 3. Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento. y Desarrollo. Puesto o unidad administrativa 5. y Numero de revisión. y Cantidad de ejemplares impresos.

6. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí. 7. 1 11. . Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. Las políticas dan significado a los objetivos. 12. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. 9. Ver fig. Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. 8. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. dependientes una de la otra. 10.

1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales. Fig. Sistematización de actividades. Control de actividades. Adiestramiento. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. Información de actividades.13. .

y Auditoria administrativa de políticas. diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. procedimientos y controles. Justificación de su necesidad. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. y Formas. y Diagnostico. Contenido del manual de procedimiento. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación. es decir. y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. Diagnostico: La finalidad del diagnostico. . y Texto. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. y Diagramas. Objetivos. lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento.y Guía de trabajo a ejecutar. Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis.

y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos. Eliminación de operaciones innecesarias. Reportes. . Creación de nuevos controles. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos.Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. Registros. Creación o supresión de archivos. Diseño de nuevas formas.

Procedimientos. Base legal. Introducción. Objetivo del manual.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. Glosario de términos. en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. Índice temático. . En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos.

Decretos. Reglamentos.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes. 5. 3. que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. Documentos normativo-administrativos. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente. 4. Acuerdos. Circulares y/u oficios. según se muestra: 1. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . 2.

Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación. en lo posible. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. Cubierta: Logotipo oficial de la institución. y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. a efecto de que este no incurra en fallas. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. es decir. y La redacción del objetivo debe ser clara. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. y Se describirá. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. y Se evitara al máximo el uso de objetivos. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. ya sea manual o instructivo. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes. DE LA PRESENTACION. concisa y directa.2 cm a partir de la línea blanca horizontal. Leyenda secundaria. así como el subrayar conceptos. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. y Tratándose de manuales de procedimientos. una extensión máxima de doce renglones. Leyenda institucional de la dependencia. el qué y el para qué. y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento.

y Logotipo de la dependencia. aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. dividida por una línea horizontal.colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. y El código de referencia. y Nombre del subtipo de documento. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual. y La leyenda secundaria. proporcionado por el área de organización de la institución. Lomo: y Sistema integral de manuales. el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento. . y Numero de tomo (si existe más de uno). y Nombre del tipo de documento. es decir.

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se trato acerca de Manuales administrativos. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos. En este trabajo. vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales. . que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa. definimos son estos manuales.CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo.

asp .com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2. http://www.elprisma.BIBLIOGRAFÍA 1.

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