MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos. .  Ver que contenido deben tener estos manuales.  OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.

evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. métodos y procedimientos en la ejecución operativa. libro. en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática. etc. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. carpeta. . tales como las leyes. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. que permita descubrir. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. reglamentos u órdenes. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. delegar. antecedentes y materiales de divulgación. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. supervisar y vitalizar o estimular.MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. decretos.

los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. normas.En esencia. etc. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. funciones. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: . Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. políticas. ubicación. evitar duplicidad y detectar omisiones. relaciones. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. etc. evaluación del control interno y su evaluación. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. y por ello. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. procedimientos. procedimientos y métodos. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. Interviene en la consulta de todo el personal. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. acerca de aspectos tales como: objetivos. Aumenta la eficiencia de los empleados. delegación de autoridad. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. Facilita las labores de auditoría. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. a los que se designa con nombres diversos. . Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. De organización. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Entre otras. Algunas compañías consideran que es demasiado caro. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución. y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.Logra y mantiene un sólido plan de organización. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. Departamentales o de aplicación específica. y Facilita el estudio de los problemas de la organización. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. De políticas. y Sistematiza la iniciación. clasificación y compensación del personal clave. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización.

Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. crecimiento.  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo.y y De procedimientos. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. y las relaciones. Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas. Por ello.  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. De producción o ingeniería. Generales. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. De finanzas. logros. permite: . De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. De ventas. que se ocupen de dos o más funciones específicas. etc. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. aplicable en cada departamento determinado. De contenido múltiple (manual de técnicas). De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. administración y posición actual. y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. funciones. reglas. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. consiste en definir el alcance de compras. o Servir de base para una constante y efectiva revisión. consiste en definir el alcance de compras. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. prestaciones. el de "historia y organización". los métodos a utilizar que afectan sus actividades. políticas de personal. definir la función de comprar. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades. definir la función de comprar. protección de bienes y suministro de información financiera. En organismos pequeños. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. y y y . administración de personal. capacitación. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. entre otros.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. uso de servicios. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. lineamientos para el manejo de conflictos personales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. debiéndose separar en secciones.

Puesto o unidad administrativa 5. y Titulo y extensión del manual (general o específico). y Unidades responsables de su elaboración. nombre del funcionario .CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. en su caso. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. y Origen. Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento. 4. y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere. y Cantidad de ejemplares impresos. Índice o contenido 3. 2. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. y Desarrollo. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. y Numero de revisión. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. y Lugar y fecha de elaboración. y Niveles jerárquicos que comprende la organización.

Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. 9. 12. Las políticas dan significado a los objetivos. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. 1 11. 10. 7. . Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella.6. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. 8. Ver fig. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. dependientes una de la otra. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.

Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. 1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales.13. Información de actividades. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Adiestramiento. Fig. . Control de actividades. Sistematización de actividades.

diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. y Diagramas. . y Texto. es decir.y Guía de trabajo a ejecutar. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. y Formas. lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento. procedimientos y controles. Diagnostico: La finalidad del diagnostico. Contenido del manual de procedimiento. y Diagnostico. Objetivos. y Auditoria administrativa de políticas. Justificación de su necesidad. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación.

Creación de nuevos controles. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos. .Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos. Eliminación de operaciones innecesarias. Creación o supresión de archivos. Reportes. Diseño de nuevas formas. Registros.

Objetivo del manual. Procedimientos.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. Índice temático. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. . Glosario de términos. Base legal. Introducción. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos. en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual.

3.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes. Reglamentos. que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. Acuerdos. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente. Decretos. Circulares y/u oficios. Documentos normativo-administrativos. según se muestra: 1. 5. 4. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . 2.

El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional. y Se evitara al máximo el uso de objetivos. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento. Leyenda secundaria. y Se describirá. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. es decir. Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. una extensión máxima de doce renglones. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación. y Tratándose de manuales de procedimientos. Cubierta: Logotipo oficial de la institución. ya sea manual o instructivo. en lo posible. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22.2 cm a partir de la línea blanca horizontal. así como el subrayar conceptos. Leyenda institucional de la dependencia. concisa y directa. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación. y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. el qué y el para qué. y La redacción del objetivo debe ser clara. DE LA PRESENTACION. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. a efecto de que este no incurra en fallas.

colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3. y La leyenda secundaria. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. . y El código de referencia. y Nombre del tipo de documento. y Nombre del subtipo de documento.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. es decir. y Logotipo de la dependencia. aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. y Numero de tomo (si existe más de uno). dividida por una línea horizontal. proporcionado por el área de organización de la institución. el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual. Lomo: y Sistema integral de manuales.

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se trato acerca de Manuales administrativos. En este trabajo. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos. definimos son estos manuales. vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales. que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa.CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. .

http://www.asp .elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2.BIBLIOGRAFÍA 1.

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