MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

.OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos.  OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.  Ver que contenido deben tener estos manuales.

que permita descubrir. etc. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. métodos y procedimientos en la ejecución operativa. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. delegar. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar. . supervisar y vitalizar o estimular. en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática.MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. libro. o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones.. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. tales como las leyes. evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. carpeta. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. reglamentos u órdenes. antecedentes y materiales de divulgación. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas. decretos.

y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: . y por ello. políticas. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. ubicación. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. Aumenta la eficiencia de los empleados. etc. Interviene en la consulta de todo el personal. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. funciones. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. evitar duplicidad y detectar omisiones. procedimientos y métodos. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. y propiciar la uniformidad en el trabajo. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. acerca de aspectos tales como: objetivos. normas. procedimientos. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. Facilita las labores de auditoría. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. delegación de autoridad. relaciones. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.En esencia. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. evaluación del control interno y su evaluación. etc.

clasificación y compensación del personal clave. De organización. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. a los que se designa con nombres diversos. De políticas. Departamentales o de aplicación específica. . Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.Logra y mantiene un sólido plan de organización. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. y Sistematiza la iniciación. Algunas compañías consideran que es demasiado caro. y Facilita el estudio de los problemas de la organización. Entre otras. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas. De finanzas. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.y y De procedimientos. etc. que se ocupen de dos o más funciones específicas. De contenido múltiple (manual de técnicas).  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. aplicable en cada departamento determinado. y las relaciones. funciones. y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. reglas. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. administración y posición actual. De ventas. De producción o ingeniería. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. crecimiento. De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. Por ello. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Generales.  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. permite: . De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. logros.

consiste en definir el alcance de compras. entre otros. uso de servicios. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. definir la función de comprar. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. los métodos a utilizar que afectan sus actividades.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. consiste en definir el alcance de compras. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades. y y y . De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. o Servir de base para una constante y efectiva revisión. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". al suministrar lineamientos a niveles intermedios. políticas de personal. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. capacitación. el de "historia y organización". no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. administración de personal. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. debiéndose separar en secciones. De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. protección de bienes y suministro de información financiera. lineamientos para el manejo de conflictos personales. prestaciones. y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. En organismos pequeños. definir la función de comprar.

y Numero de revisión. y Titulo y extensión del manual (general o específico). y Cantidad de ejemplares impresos. 2. y Unidades responsables de su elaboración. y Desarrollo. y Origen. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. y Niveles jerárquicos que comprende la organización. en su caso. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere. y Lugar y fecha de elaboración. nombre del funcionario . Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento.CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. Índice o contenido 3. y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. 4. Puesto o unidad administrativa 5.

Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. 10. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. Ver fig. 12. 7. Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. 9. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. dependientes una de la otra. Las políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. .6. Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. 8. 1 11.

1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales. Sistematización de actividades. Fig. Adiestramiento. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Control de actividades. Información de actividades. . Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos.13.

y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Contenido del manual de procedimiento. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación. lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento. y Formas. . Diagnostico: La finalidad del diagnostico. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. Objetivos. y Texto. Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis.y Guía de trabajo a ejecutar. y Diagnostico. procedimientos y controles. y Diagramas. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. y Auditoria administrativa de políticas. Justificación de su necesidad. es decir.

Creación de nuevos controles. y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos.Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. Reportes. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos. Eliminación de operaciones innecesarias. Creación o supresión de archivos. Registros. Diseño de nuevas formas. .

Introducción.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. Glosario de términos. Objetivo del manual. Procedimientos. Índice temático. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos. . en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual. Base legal.

Documentos normativo-administrativos. según se muestra: 1. 5. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente. Circulares y/u oficios.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes. 3. Decretos. Reglamentos. que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. 2. Acuerdos. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . 4.

es decir. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. así como el subrayar conceptos. y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional. el qué y el para qué. en lo posible. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro.2 cm a partir de la línea blanca horizontal. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. y La redacción del objetivo debe ser clara. y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. DE LA PRESENTACION. y Tratándose de manuales de procedimientos. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes. Leyenda institucional de la dependencia. una extensión máxima de doce renglones.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento. Cubierta: Logotipo oficial de la institución. a efecto de que este no incurra en fallas. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. y Se evitara al máximo el uso de objetivos. concisa y directa. Leyenda secundaria. El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. ya sea manual o instructivo. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación. y Se describirá.

y Logotipo de la dependencia. aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. . es decir. y Numero de tomo (si existe más de uno). dividida por una línea horizontal. y La leyenda secundaria. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual. y El código de referencia. el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. y Nombre del tipo de documento.colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3. proporcionado por el área de organización de la institución. Lomo: y Sistema integral de manuales. y Nombre del subtipo de documento.

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. En este trabajo. que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa. vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales.CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos. definimos son estos manuales. se trato acerca de Manuales administrativos.

elprisma.BIBLIOGRAFÍA 1.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2. http://www.asp .

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