MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos. .  Ver que contenido deben tener estos manuales.  OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.

o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. que permita descubrir. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones.. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. .MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. decretos. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar. en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. etc. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. antecedentes y materiales de divulgación. delegar. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. tales como las leyes. reglamentos u órdenes. carpeta. métodos y procedimientos en la ejecución operativa. supervisar y vitalizar o estimular. libro.

Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. y propiciar la uniformidad en el trabajo. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. delegación de autoridad. funciones. procedimientos y métodos. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. políticas. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. normas. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. etc. ubicación. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Facilita las labores de auditoría. evitar duplicidad y detectar omisiones. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. acerca de aspectos tales como: objetivos. y por ello. relaciones. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. evaluación del control interno y su evaluación. procedimientos. Aumenta la eficiencia de los empleados.En esencia. Interviene en la consulta de todo el personal. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: .

. Entre otras. y Facilita el estudio de los problemas de la organización. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. y Sistematiza la iniciación. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución.Logra y mantiene un sólido plan de organización. De organización. Algunas compañías consideran que es demasiado caro. clasificación y compensación del personal clave. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. a los que se designa con nombres diversos. De políticas. y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. Departamentales o de aplicación específica. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. crecimiento. funciones. De contenido múltiple (manual de técnicas). y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. Generales. De finanzas. administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. aplicable en cada departamento determinado. De ventas.  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. permite: . y las relaciones.y y De procedimientos. etc. Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas. Por ello. reglas. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. De producción o ingeniería. De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. logros. De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. que se ocupen de dos o más funciones específicas. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo.

prestaciones. uso de servicios. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". debiéndose separar en secciones. o Servir de base para una constante y efectiva revisión.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. entre otros. consiste en definir el alcance de compras. capacitación. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. y y y . De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. lineamientos para el manejo de conflictos personales. consiste en definir el alcance de compras. De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito. protección de bienes y suministro de información financiera. En organismos pequeños. De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. definir la función de comprar. definir la función de comprar. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. el de "historia y organización". administración de personal. políticas de personal. y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades.

y Desarrollo. y Cantidad de ejemplares impresos. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. 4. y Lugar y fecha de elaboración. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. y Numero de revisión. Puesto o unidad administrativa 5. y Origen. Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento. Índice o contenido 3. en su caso.CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. y Unidades responsables de su elaboración. y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. y Niveles jerárquicos que comprende la organización. 2. nombre del funcionario . y Titulo y extensión del manual (general o específico). Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere.

Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. 10. 9. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. 7. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. 8. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. dependientes una de la otra. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. Las políticas dan significado a los objetivos. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. 12. Ver fig. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. . 1 11. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí.6.

13. . Adiestramiento. 1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales. Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. Fig. Sistematización de actividades. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Control de actividades. Información de actividades.

y Diagramas. Contenido del manual de procedimiento. y Auditoria administrativa de políticas. Diagnostico: La finalidad del diagnostico. . lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento. procedimientos y controles. y Formas. y Texto. y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. Objetivos. es decir.y Guía de trabajo a ejecutar. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Justificación de su necesidad. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación. Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis. y Diagnostico.

Creación o supresión de archivos.Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. Diseño de nuevas formas. Reportes. y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos. Registros. Creación de nuevos controles. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos. . Eliminación de operaciones innecesarias.

Objetivo del manual. en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual. Índice temático. Procedimientos.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos. . Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. Introducción. Glosario de términos. Base legal.

Circulares y/u oficios. 4. Documentos normativo-administrativos. 2. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente. según se muestra: 1. Acuerdos. Reglamentos. 3. 5. que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . Decretos.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes.

una extensión máxima de doce renglones. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. y Se describirá. es decir. concisa y directa. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. y Se evitara al máximo el uso de objetivos. ya sea manual o instructivo.2 cm a partir de la línea blanca horizontal. El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . Cubierta: Logotipo oficial de la institución. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento. en lo posible. Leyenda secundaria. el qué y el para qué. a efecto de que este no incurra en fallas. Leyenda institucional de la dependencia. y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional. y La redacción del objetivo debe ser clara. así como el subrayar conceptos. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. DE LA PRESENTACION. y Tratándose de manuales de procedimientos. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22.

el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento.colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3. Lomo: y Sistema integral de manuales. aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. dividida por una línea horizontal. y Nombre del tipo de documento. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. y El código de referencia. es decir. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual. y La leyenda secundaria. . y Logotipo de la dependencia. y Numero de tomo (si existe más de uno). proporcionado por el área de organización de la institución.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. y Nombre del subtipo de documento.

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definimos son estos manuales. . que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos.CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo. vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales. se trato acerca de Manuales administrativos.

http://www.BIBLIOGRAFÍA 1.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2.elprisma.asp .

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