MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos.  OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.  Ver que contenido deben tener estos manuales. .

métodos y procedimientos en la ejecución operativa. o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. tales como las leyes. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas. evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar.. reglamentos u órdenes. que permita descubrir. . en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática. antecedentes y materiales de divulgación. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. delegar. decretos. supervisar y vitalizar o estimular. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones. libro. etc. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente.MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. carpeta.

etc. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. procedimientos. delegación de autoridad. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. evitar duplicidad y detectar omisiones. procedimientos y métodos. evaluación del control interno y su evaluación. etc. y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: . requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Aumenta la eficiencia de los empleados. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. y por ello. relaciones. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.En esencia. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. normas. acerca de aspectos tales como: objetivos. funciones. ubicación. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Facilita las labores de auditoría. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. políticas. Interviene en la consulta de todo el personal. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Algunas compañías consideran que es demasiado caro. y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. y Sistematiza la iniciación. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. De organización. y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. Departamentales o de aplicación específica. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución. clasificación y compensación del personal clave.Logra y mantiene un sólido plan de organización. a los que se designa con nombres diversos. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. Entre otras. De políticas. Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. . y Facilita el estudio de los problemas de la organización.

De producción o ingeniería. etc. De contenido múltiple (manual de técnicas). indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. y las relaciones. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. reglas. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. funciones.  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. logros. Generales. Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. De ventas. permite: . crecimiento. aplicable en cada departamento determinado.  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. administración y posición actual. que se ocupen de dos o más funciones específicas. De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. Por ello.y y De procedimientos. De finanzas.

debiéndose separar en secciones. uso de servicios. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. protección de bienes y suministro de información financiera. administración de personal. políticas de personal. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. prestaciones. o Servir de base para una constante y efectiva revisión. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. entre otros. el de "historia y organización". La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. consiste en definir el alcance de compras.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. definir la función de comprar. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. y y y . definir la función de comprar. De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. consiste en definir el alcance de compras. capacitación. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. lineamientos para el manejo de conflictos personales. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. En organismos pequeños.

Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. y Unidades responsables de su elaboración. 4. y Titulo y extensión del manual (general o específico). 2. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere. y Niveles jerárquicos que comprende la organización. y Origen. y Cantidad de ejemplares impresos. nombre del funcionario . y Desarrollo. y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. y Numero de revisión.CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. Índice o contenido 3. Puesto o unidad administrativa 5. en su caso. y Lugar y fecha de elaboración.

Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. 1 11. 12. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. 7. Las políticas dan significado a los objetivos. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. 10. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina.6. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. dependientes una de la otra. 9. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. Ver fig. . Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. 8.

Adiestramiento. Fig. Control de actividades. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Información de actividades.13. . Sistematización de actividades. Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. 1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales.

Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación. y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. Justificación de su necesidad. y Texto. procedimientos y controles. diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace.y Guía de trabajo a ejecutar. y Auditoria administrativa de políticas. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. y Diagramas. y Diagnostico. . Contenido del manual de procedimiento. lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento. Objetivos. Diagnostico: La finalidad del diagnostico. y Formas. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. es decir.

Eliminación de operaciones innecesarias. Reportes. Creación o supresión de archivos. y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos. Registros. Creación de nuevos controles. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos.Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. Diseño de nuevas formas. .

Procedimientos. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos. en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. Introducción. Índice temático. Glosario de términos. Objetivo del manual. Base legal.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. .

3. según se muestra: 1. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes. 4. 2. Documentos normativo-administrativos. 5. Decretos. Circulares y/u oficios. Reglamentos. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. Acuerdos.

concisa y directa. y Se describirá. el qué y el para qué. y Se evitara al máximo el uso de objetivos. Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. así como el subrayar conceptos. y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. Cubierta: Logotipo oficial de la institución. y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. ya sea manual o instructivo. a efecto de que este no incurra en fallas. DE LA PRESENTACION. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento. Leyenda institucional de la dependencia. y Tratándose de manuales de procedimientos. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. en lo posible. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. una extensión máxima de doce renglones. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación. es decir. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. Leyenda secundaria. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . y La redacción del objetivo debe ser clara.2 cm a partir de la línea blanca horizontal.

proporcionado por el área de organización de la institución. el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual.colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3. es decir. Lomo: y Sistema integral de manuales. y La leyenda secundaria. y Nombre del subtipo de documento. y Numero de tomo (si existe más de uno). y El código de referencia. aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. dividida por una línea horizontal. . y Nombre del tipo de documento.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. y Logotipo de la dependencia.

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se trato acerca de Manuales administrativos. definimos son estos manuales. En este trabajo. vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos. que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa. .CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo.

com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2.asp . http://www.elprisma.BIBLIOGRAFÍA 1.