MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por: HERNEY CUADRADO ANDRES MOJICA DIEGO DIAZ DAVID ARGEL JAVIER RAMIREZ

Presentado a: Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS I MONTERIA ± CORDOBA 2011

INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos. Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.

 OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos. .  Ver que contenido deben tener estos manuales.OBJETIVOS  OBJETIVO GENERAL  Identificar que son manuales administrativos.  Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas. en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática. decretos. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina. y El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar. que permita descubrir. y El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. delegar. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. etc. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. tales como las leyes. Entre ellos: y Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico. carpeta. métodos y procedimientos en la ejecución operativa. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. y Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales. libro. variable y fácil de comprender: "significa un folleto. que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones. reglamentos u órdenes. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo´ y y El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. . El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. antecedentes y materiales de divulgación.. supervisar y vitalizar o estimular. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Graham Kellogg: ³El manual presenta sistemas y técnicas especificas.

ubicación. normas. delegación de autoridad. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. Interviene en la consulta de todo el personal. y y y y y y y y y y y Ventajas del uso de manuales: Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas: . Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. evitar duplicidad y detectar omisiones. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. etc. procedimientos y métodos. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. políticas. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. funciones. procedimientos.En esencia. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. acerca de aspectos tales como: objetivos. Facilita las labores de auditoría. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. y por ello. los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: y y y y y y Instruir al personal. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. relaciones. Aumenta la eficiencia de los empleados. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. evaluación del control interno y su evaluación. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Algunas compañías consideran que es demasiado caro. pero que pueden resumirse de la siguiente manera:  y y y  y y y Por su alcance: Generales o de aplicación universal. y Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. y y Desventajas del uso de manuales: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes: y y y Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. De políticas. y Facilita el estudio de los problemas de la organización. Entre otras. y Sirve como una guía eficaz para la preparación. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. y Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. y Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás puestos de la organización. y Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. clasificación y compensación del personal clave.Logra y mantiene un sólido plan de organización. De puestos o de aplicación individual Por su contenido: De historia de la empresa o institución. De organización. y Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. y Sistematiza la iniciación. Tipos de manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales. . a los que se designa con nombres diversos. Departamentales o de aplicación específica.

De ventas. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. reglas. administración y posición actual. permite: . De producción o ingeniería. etc. Por ello. que se ocupen de dos o más funciones específicas. cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse. y y  Por su contenido: y De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. crecimiento. logros. De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. De finanzas. De contenido múltiple (manual de técnicas).  Por su alcance: y Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. Generales. De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos.  y y y y y Por su función específica o área de actividad: De personal. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. y y Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. y las relaciones. aplicable en cada departamento determinado.y y De procedimientos. los procedimientos y rutinas del puesto en particular. funciones. Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas.

capacitación. prestaciones. De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito. o Servir de base para una constante y efectiva revisión. protección de bienes y suministro de información financiera. De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". uso de servicios. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. y De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. el de "historia y organización". Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. y  Por su función específica o área de actividad: y De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. definir la función de comprar. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. En organismos pequeños. políticas de personal. y y y . De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización. consiste en definir el alcance de compras. definir la función de comprar. entre otros. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. consiste en definir el alcance de compras. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. debiéndose separar en secciones. lineamientos para el manejo de conflictos personales. administración de personal. De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito.

y Lugar y fecha de elaboración. Índice o contenido 3. y Desarrollo. de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión. 2. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. y Unidades responsables de su elaboración. y Cantidad de ejemplares impresos. y Numero de revisión. 4. Identificación y Nombre oficial del organismo al que se refiere. y Origen. y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él. nombre del funcionario . y Niveles jerárquicos que comprende la organización. Antecedentes históricos y Breve descripción histórica sobre la empresa. Prologo y/o introducción Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento. Puesto o unidad administrativa 5. y Titulo y extensión del manual (general o específico). en su caso.CONTENIDO DEL MANUAL MANUALES DE ORGANIZACION 1. Directorio Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa.

dependientes una de la otra. Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. Las políticas dan significado a los objetivos. 12. Funciones Una función es un conjunto de actividades entre sí. 8. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo. Legislación o base legal Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. 9. 7. 1 11. 10. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. Estructura orgánica Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. Ver fig. .6. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio.

Información de actividades. Control de actividades. Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. Sistematización de actividades. . Fig.13. 1 MANUALES DE PROCEDIMIENTO Beneficios del manual de procedimiento: y y y y y y Reducción de gastos generales. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado. Adiestramiento.

. Justificación de su necesidad.y Guía de trabajo a ejecutar. lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento. y Auditoria administrativa de políticas. GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS y y y y Presentación. y Formas. es decir. y Diagnostico. diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales. Definición características y clasificación de los procedimientos Análisis y crítica de la información y Análisis. y Texto. Objetivos. resultante del análisis y critica del procedimiento actual. y Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. Contenido del manual de procedimiento. y Diagramas. Diagnostico: La finalidad del diagnostico. procedimientos y controles.

Diseño de procedimientos y y y y y y y Rediseño de formas. Creación o supresión de archivos. . Eliminación de operaciones innecesarias. Creación de nuevos controles. Reportes. Registros. Diseño de nuevas formas. Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos y Conceptos. y Glosario de términos y Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido de un manual de procedimientos.

Índice temático.Proceso y norma de elaboración del índice Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos. Glosario de términos. Introducción. Procedimientos. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada uno de los capítulos. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. . en el orden siguiente: y y y y y y y y y Índice del manual. Base legal. Objetivo del manual.

Acuerdos.Proceso y normas de elaboración de la base legal Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridicoadministrativos vigentes. según se muestra: 1. La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir orden jerárquico descendente. 5. 2. Decretos. un Proceso y normas de elaboración del objetivo . Circulares y/u oficios. 3. que conforman la base legal del documento que se esta elaborando. Reglamentos. Documentos normativo-administrativos. 4.

y Se evitara al máximo el uso de objetivos. concisa y directa. y Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente. y Se describirá. a efecto de que este no incurra en fallas. y La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22. la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes. Leyenda secundaria. Leyenda institucional de la dependencia. AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS y De la presentación. y La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional. DE LA PRESENTACION. y Tratándose de manuales de procedimientos. una extensión máxima de doce renglones. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. y La redacción del objetivo debe ser clara. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. es decir. en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación.2 cm a partir de la línea blanca horizontal.y Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento. así como el subrayar conceptos. Cubierta: Logotipo oficial de la institución. Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación y Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal. y Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está elaborando. El logotipo y la leyenda institucional se y y y y . el qué y el para qué. y La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. y Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se localizaran en la parte superior de los formatos. y Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. en lo posible. ya sea manual o instructivo.

aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional. y El código de referencia. dividida por una línea horizontal. y La leyenda secundaria. es decir. y Logotipo de la dependencia. Lomo: y Sistema integral de manuales. el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento. .5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta. y Nombre del tipo de documento. y Nombre especifico del documento en relación con su contenido. en el que se identificara el ámbito de competencia del manual. y Nombre del subtipo de documento. proporcionado por el área de organización de la institución. y Numero de tomo (si existe más de uno).colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3.

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definimos son estos manuales. que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa. En este trabajo. se trato acerca de Manuales administrativos.CONCLUSIÓN Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo. también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos. . vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales.

http://www.BIBLIOGRAFÍA 1.elprisma.asp .com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/default2.

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