UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

MARIA ALEJANDRA SALCEDO DANIEL

SERGIO NICOLAS ROBLES CARDENAS
ADRIANA CERERO MELENDEZ
DISTRIBUCION DE ESPACIOS EN LAS AREAS DE TRABAJO

MANUAL DEPARTAMENTAL

Introducción

Este trabajo se realiza con el fin de dar a conocer el concepto, la importancia, objetivo y sus
diferentes aspectos de un Manual Departamental con el fin de entender lo que a este lo
complementa y poder interpretarlo de la mejor manera posible.

El manual de organización de la empresa o Manual Departamental, tiene como propósito dar a

conocer las responsabilidades de cada una de las áreas con que cuentan las empresas. Este
documento es de información y consulta, el manual es un medio para familiarizarse con la
estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman cada Organización.

Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de
las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación
y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de las
funciones.

El manual Departamental constituye un instrumento de apoyo al proceso organizacional de las

empresas, proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los departamentos que las integran.

Marco Legal

En el Marco Legal del Manual Departamental se mencionan las disposiciones jurídicas

relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y
sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento.

Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes para las

empresas.

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 Marco teórico

Concepto del manual departamental

Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y legislan el modo en

que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están
dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que
cumple, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Importancia del manual departamental

La importancia radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de
una organización, en este caso se genera de manera departamental, porque es un medio para
desarrollar las actividades de una empresa de manera ordenada y sistemática, lo cual conlleva a
disminuir tiempo y elevar la calidad y eficiencia, reduce costos e incrementa productividad, y es
un proceso constante, ya que tiende a cambiar y adaptarse según la evolución del medio y la
empresa.

Objetivo del manual departamental

El manual Departamental se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información

básica de las organizaciones y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia
obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones
encomendadas.

Además, este Manual Departamental logra evitar grandes errores que se suelen cometer
dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones.

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 Estructura Orgánica

En esta parte del Manual se identifican y se muestran los niveles jerárquicos y la relación que
guardan entre si cada uno de los órganos que integran la estructura de las empresas, esta
descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica en el
organigrama.

Alcance del manual departamental:

Estos manuales se hacen para todas las áreas, Los manuales departamentales generalmente se
representan como un directorio de la organización en donde se contemplan las actividades que
debe realizar un área, contienen los procesos administrativos y también los operativos, dejando
claras las actividades que deben llevar a cabo cada departamento y el rol de cada funcionario.

Formalización del Manual Departamental

Una vez elaborado el Manual Departamental, la unidad enviará una copia a la dirección de
organización (Gerencia General) o al comité de la Organización para la validación del manual.

 Validación: Consiste en revisar el documento y emitir las observaciones

correspondientes y de ser necesario la Dirección de la Organización harán las
modificaciones que sean necesarias al manual.

 Trámite de expedición: Consiste en integrar al documento la autorización en donde

se recabará la firma de autorización por la gerencia general y los demás miembros de
la organización.

 Difusión del Manual Departamental expedido: La dirección de organización

enviará copia del manual a toda la organización, adjuntando una copia a cada
departamento para su de autorización para su difusión.

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 Implantación

Para llevar a cabo la implantación del Manual Departamental es conveniente elaborar un

programa de trabajo que determine las actividades paso a paso que se desarrollarán fijando las
fechas de inicio y terminación, así como, los recursos que se utilizarán y los responsables de cada
actividad. Además, se deberá fijar el método de implantación que más convenga utilizar, de
acuerdo a las características del nuevo Manual Departamental y las condiciones bajo las cuales
se va a introducir en las organizaciones.

Glosario de términos

En esta etapa se deben tener en cuenta aquellas palabras claves y su significado, las cuales
permitirán al lector en este cado a los trabajadores, la correcta interpretación y aplicación del
Manual Departamental. Por ejemplo:

ATRIBUCIÓN: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un

funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo.

AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la

ejerza directamente o la delegue en otros subalternos.

CADENA DE MANDO: Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades

administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde el área del
Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.

CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se

desarrollan en el desempeño de un cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos
para su ocupación.

MANUAL DEPARTAMENTAL: Documento que contiene información detallada referente

a los antecedentes, marco jurídico administrativo, estructuras y funciones de las unidades

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administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad
y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene organigramas
que describen en forma gráfica la estructura de organización.

NORMA: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas. +

Bibliografía
Lopez , Abel . (11 de 12 de 2015). Ejemplo de un Manual de Organización de una Empresa.
Manual de organización. Obtenido de https://www.emprendices.co/ejemplo-manual-
organizacion-una-empresa/#_Toc4133564

Hidalgo , U.A . (08 de 08 de 2014). Guía técnica para la elaboración de manuales de

organización. Obtenido de
https://www.uaeh.edu.mx/calidad/MO/guiamanualesdeorganizacion.pdf