MARCO CONCEPTUAL DE LOS

MANUALES
 OBJETIVO GENERAL

Fortalecer la capacidad de aprendizaje de los

participantes, sobre la conceptualización y la
importancia de los manuales a nivel administrativo.

2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Incrementar el conocimiento sobre el modelo

teórico de los manuales.

Comprender la importancia de la elaboración

de manuales a nivel organizacional.

Conocer los diferentes tipos de manuales

organizacionales y su contenido.

3
MARCO CONCEPTUAL DE LOS
SISTEMAS

4
La administración como disciplina formal se ha transformado a través del
tiempo, desde la Escuela Clásica de Administración a la Administración
Científica hasta la Administración fundamentada en la Teoría de Sistemas.
Teoría que vislumbra a las organizaciones como un sistema abierto en
constante interacción con el medio ambiente en que está inmerso.
El Enfoque de Sistemas es un método fundamental para:
• Analizar los procesos dinámicos de gestión administrativa.
• Resolver las situaciones que limitan la capacidad institucional.
• Cumplir con los objetivos y metas que forman parte de una realidad
en transformación constante.

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Chiavenato define el Sistema como:
“… Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados,
formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre
datos o sobre energía, en referencia dada de tiempo y
suministrando información, energía o material”.

Concepto innovador, ya que la Teoría Tradicional asumía la actividad

organizacional como partes separadas y segmentos de estructuras de
unidades operativas con determinadas responsabilidades de tareas, sin
establecer relaciones entre los componentes.

6
El enfoque de sistemas proyecta la integración de las actividades en función
de un objetivo, que debe ser logrado con el desempeño eficiente de cada
una de sus partes (subsistemas).

DIAGRAMA DEL SISTEMA

Hernández Orozco C.

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 Insumos o entradas:
Materiales y componentes en bruto, materia prima, energía,
información de demanda de mercado, competencia, actividad
económica, dinero, autoridad legal y políticas, entre otros.

Proceso organizacional:
Mecanismo coherente y racional que transforma en productos
los insumos del ambiente, (procesos políticos,
COMPONENTES DEL administrativos, planificación o presupuesto).
SISTEMA
Productos
Son los resultados en forma de bienes y servicios, derivados
del cambio de forma de en los insumos de entrada.

Ambiente
Proporciona los insumos al proceso y absorbe sus productos,
reacciona ante éstos y genera información que envía de nuevo
como insumo, retroalimentando al proceso y completando el ciclo
del sistema. Conformado por el entorno interno y externo del
proceso organizacional.

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Los procesos de retroalimentación pueden generar tres tipos
de reacciones:
• Positiva: incentiva la conducta del proceso.
• Pasiva: contribuye a la constancia de operación del
sistema.
• Crítica: advierte al sistema para que se adapte a los
gustos del ambiente y corrija las calidades de sus
productos y servicios.

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El enfoque de sistemas aplicado a la Administración Pública, facilita a la
entidad analizar su gestión en términos de la demanda (insumos) que
confronta, y de las posibles respuestas (productos) que el sistema puede
brindar a esas demandas. Permite identificar:

• Cómo responde el sistema a los requerimientos del medio social.

• Cuáles y cuántas son las fuentes de esas demandas.
• Qué demandas se generan dentro del propio sistema.
• Cómo reconoce y conceptúa el medio ambiente el funcionamiento
general del sistema administrativo.

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Dicho enfoque es primordial para el diseño de los sistemas administrativos,
que tiene como punto de partida:
• Los objetivos organizacionales.
• Las funciones de los puestos de trabajo.
• El perfil de los productos o servicios proporcionados.
• La calidad de los recursos necesarios para esos propósitos.

De esta manera se orientan y organizan las actividades de las entidades

públicas a nivel interno, para cumplir los objetivos y metas definidos en los
planes. Y a partir de la coordinación de sus actividades y de la utilización de
los recursos, se dirige la gestión pública a un desempeño eficiente, eficaz e
inclusivo, con resultados de valor público.

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El sistema administrativo de Presupuesto Público es el
instrumento de programación económico y financiero del
Estado.
Se define como un conjunto de órganos, normas y
procedimientos que conducen el proceso presupuestario en
todas las entidades públicas en sus fases de formulación,
aprobación, ejecución y evaluación.

12
13
CONCEPTO DE MANUALES

14
MANUAL
La palabra “Manual” etimológicamente proviene del latín
«manus» mano y del sufijo «al» que indica relativo, vinculado al
latín «manuālis».

Se refiere a aquel procedimiento o metodología que se realiza

con las manos. Concerniente a procesos sencillos con facilidad
de realizar en relación con ciertos objetos o elementos, que
exigen más destrezas y inteligencias.

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Manual es un libro que se tiene a mano. Es un documento que
incorpora información válida y clasificada sobre aspectos
específicos de una determinada materia de la organización.
Representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas relativas a:
• Políticas.
• Organización.
• Procedimientos.

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La gestión organizacional debe ajustarse continuamente a los cambios del
entorno, que influyen en forma directa en su estructura organizacional, en
el planteamiento de políticas y en la optimización de los procedimientos
institucionales.

Dada esta situación el desarrollo y establecimiento de manuales por su

naturaleza de legibilidad, sencillez y flexibilidad; tienen un papel
preponderante al mantener informado al personal de los cambios que se
generan a nivel gerencial, de su impacto en la designación de políticas y de
los procedimientos en forma de documentos permanentes.

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DEFINICIÓN DE MANUAL

Duhalt K.M. indica:

“Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre historia, políticas,
procedimientos, organización de un organismo social, que se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.”

Por su parte Hernández C., señala:

“… es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y
clasificadas, que proporciona información rápida y organizada
sobre las prácticas administrativas. Contiene datos e información
respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio, etc.”

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Los manuales son un instrumento fundamental para la administración, su utilización
incrementa la eficacia, la eficiencia y la economicidad en la ejecución de sus
funciones al lograr los objetivos y metas definidos para la entidad.

Explican las normas más generales con un lenguaje que pueda ser comprendido por
todos los funcionarios de los diferentes niveles de la organización, enfatizando en
los procesos y procedimientos administrativos.

Facilitan el entrenamiento y la orientación del personal, coadyuvan a normalizar y

controlar los procesos de tramitología, a resolver conflictos de orden jerárquicos y
cualquier otro de orden administrativo que surja del sistema de comunicación,
cuando es muy rígido.

19
Álvarez Martín.

20
NORMAS ISO Y LOS MANUALES

21
Las normas ISO son un conjunto de criterios cuyo propósito es ordenar la
gestión organizacional en sus distintos ámbitos, su aceptación se
fundamenta en la competencia y en ofrecer los bienes y servicios acorde
con las expectativas de los consumidores (demanda social).
Las normas ISO son establecidas por el Organismo Internacional de
Estandarización (ISO), y se componen de estándares y guías relacionadas con
sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables en cualquier tipo
de organización.
Dicho organismo tiene como propósito implementar en las organizaciones
una forma común de conseguir el establecimiento del sistema de calidad,
que garantice la satisfacción de las necesidades y expectativas de los
consumidores.

22
PROPÓSITO Y BENEFICIO DE LA APLICACIÓN DE LAS
NORMAS ISO

Las normas ISO se establecieron con el propósito de orientar,

coordinar, simplificar y unificar criterios a nivel institucional, reducir
costos, aumentar la efectividad y estandarizar las normas de
productos y servicios para las organizaciones internacionales.

Las normas ISO se han desarrollado y adoptado por gran cantidad de

entidades y países para homogeneizar las características y los
parámetros de calidad y seguridad de los productos y servicios.

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VENTAJAS DE LAS NORMAS ISO
• Proporcionar elementos para que una organización alcance y mantenga
mayores niveles de calidad en el producto o servicio.
• Ayudar a satisfacer las necesidades de un cliente cada vez más exigente.
• Permitir a las organizaciones reducir costos, conseguir más rentabilidad y
aumentar los niveles de productividad.
• Constituir un medio eficaz para conseguir ventaja competitiva.
• Reducir rechazos o incidencias en la producción o en la prestación de
servicios.
• Implementar procesos de mejora continua.
• Conseguir un mayor y mejor acceso a grandes clientes y administraciones y a
los mercados internacionales.

24
Los beneficios generados por las normas ISO alcanzan la administración
pública de manera que logren:
• Asegurar que los bienes y servicios cumplen con requisitos
obligatorios de calidad, de seguridad y de protección al medio
ambiente.
• Ejercer un control interno más estricto de la variedad de actividades
que se realizan en las entidades públicas.
• Optimizar sus funciones.

Muchas organizaciones consiguen estos objetivos a través de la certificación

ISO 9001, la cual proporciona una estructura efectiva y eficiente para la
provisión de los bienes y servicios.

25
En la administración pública, la norma ISO 9001 logra mejorar el desarrollo
de las actividades, aporta transparencia e incrementa el valor público de los
bienes y servicios proporcionados a la sociedad.
A través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad
basado en la citada norma, se:
• Mejora el proceso de toma de decisiones.
• Facilita la ejecución de procesos y minimiza la duplicidad de tareas.
• Aumenta el nivel de eficiencia y eficacia.
• Mejora el rendimiento de los diversos bienes y servicios brindados.
• Incrementa la satisfacción de los ciudadanos.

26
NORMA ISO 9001

Es el sistema de gestión de calidad más reconocido en el mundo y su

implementación es uno de los primeros pasos para lograr una mayor
responsabilidad y transparencia en la gestión del sector público.
La ISO 9001 se fundamenta en un conjunto de buenas prácticas que se
logran progresivamente para ejecutar operaciones más ágiles y eficientes.
Con la certificación de esta norma se logra mantener costos de operación
bajos sin limitar la calidad, sin ser relevante en qué sector del gobierno se
implemente. El sistema de gestión del sector público será más eficaz y más
consistente al ajustarlo a los estándares ISO 9001.

27
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL TEXTO DE LA NORMA
ISO 9001
Esta norma es extensa, las principales ideas en forma sintética son:
• Proporciona un conjunto de requisitos estandarizados para un sistema de
gestión de calidad.
• Es líder en sistemas de gestión de calidad y de sistemas de gestión.
• Se adapta a la entidad independientemente de su tamaño y modelo, por
tanto se ajusta a las organizaciones del sector público, al ofrecer los mismos
beneficios escalables para cada entidad.

28
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL TEXTO DE LA NORMA
ISO 9001
• Su objetivo es coadyuvar a las organizaciones a cumplir los requisitos legales
y reglamentarios relacionados los bienes y servicios que ofrece, procurando
el valor público en cada uno de ellos.
• Derivado de su implementación se logra el beneficio de incrementar la
cobertura de la demanda, la reducción de costos, y el aumento en la
efectividad en la gestión del riesgo.
• Sus estándares pueden utilizarse en toda la organización para mejorar el
rendimiento o aplicarse a un área en particular.

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Las organizaciones ya sean públicas o privadas que tienen como meta
certificarse con las normas ISO 9000, ISO 14000 ISO/TS 16949 OHSAS
18000, qs9000, deben disponer de manuales de políticas y
procedimientos que busquen optimizar su función en los términos
expuestos; ya que están obligadas a documentar el sistema de gestión
correspondiente.

Lo que trae como beneficio un mayor orden y control de todas las

actividades diarias, en razón de que la filosofía de las normas ISO es
“hacer lo que se dice y decir lo que se hace”.

30
MANUALES ADMINISTRATIVOS

31
MANUAL ADMINISTRATIVO
“Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las
instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe
mejor sus tareas.” Fincowsky F. Organización de Empresas.

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Son indispensables en razón de:
• La complejidad de la estructura organizacional.
• El volumen de sus operaciones.
• Los recursos disponibles.
• La demanda de los bienes y servicios.
• La adopción de tecnología de la información para atender
adecuadamente su actividad.

Elementos que obligan a emplear manuales administrativos que orienten la

gestión ya que estos consignan, ordenadamente, los aspectos
fundamentales para que la comunicación, la coordinación, la dirección y la
evaluación administrativa sea eficiente.

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Para lo cual se debe definir un procedimiento consistente y claro, que
analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño,
elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización
permanente.
Los manuales administrativos simbolizan un mecanismo fundamental para:
• El proceso de toma de decisiones.
• La mejora continua.
• Logro de un desempeño por encima del estándar regular.

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Al ser una guía instruccional de los procedimientos de las actividades que
ejecutan los funcionarios en las diferentes áreas de la organización,
permiten:
• El establecimiento de políticas.
• La definición de las funciones.
• La determinación y la delimitación de responsabilidades.
• La optimización del tiempo, la reducción de costos y de desperdicio.
• La realización ágil del proceso de selección de personal, la
construcción de una base de datos en el área de recursos humanos y
de capacitación.
• La comprensión del proceso plan-presupuesto institucional.

35
Los manuales integran las normas y procedimientos empleados en la
organización para realizar por secuencia lógica cada una de las actividades,
unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar duplicidades.

Integran los procesos, se complementan con diagramas de flujo,

formularios, reportes utilizados en cada uno de los procedimientos.

Deben contener información detallada de cada actividad, su responsable, y

el área administrativa (departamento). Todo proceso exige llevar el
seguimiento de las acciones a través de serie de formatos, documentos,
mensajes, comunicados entre otros.

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OBJETIVOS
• Presentan una visión integral de la organización (individual, grupal o sectorial).
• Precisan las funciones de cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar la duplicidad y detectar omisiones.
• Muestra el grado de autoridad y la responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos.
• Ahorran tiempo y esfuerzo al ejecutar las funciones, al evitar la repetición de
instrucciones, de directrices y de criterios de actuación.
• Relacionan las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
organizacionales.
• Coadyuvan a realizar en forma correcta y uniforme las labores del personal.

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• Promueven el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
• Fortalecen la cadena de valor de la organización.
• Facilitan el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
• Sirven como fuente de información de conocimiento organizacional.
• Funcionan como medio de relación y coordinación con otras entidades.
• Constituyen una guía de orientación e información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la
organización.

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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
Los Manuales pueden ser clasificados según:
I. Naturaleza o área de aplicación.
II. Por su contenido.
III. Por su ámbito.

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I. NATURALEZA O ÁREA DE APLICACIÓN
a) Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización, que
se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de
sus áreas en forma específica.
b) Macroadministrativos
Son los documentos que contienen información de más de una
organización.
c) Mesoadministrativos
Incluyen una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa
normalmente en el sector público, aunque también puede
emplearse en el sector privado.

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II. CONTENIDO

a) De organización
Estos manuales contienen información detallada sobre los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
organigrama, misión y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la
descripción de puestos; de manera opcional pueden
presentar el directorio de la organización.

41
II. CONTENIDO
b) De Procedimientos
Constituyen un documento técnico que incluye información sobre
la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas
entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de
una función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento incorpora la determinación del tiempo de
ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, la
aplicación de métodos de trabajo y el control para desarrollar las
operaciones oportuna y eficientemente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles
jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el
incremento de la productividad.

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II. CONTENIDO
c) Gestión de la calidad
Documentos que describen y consignan los elementos del sistema
de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el
alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas
calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la
calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad;
responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos;
realización del servicio o producto; medición, análisis y mejora, y
referencias normativas.

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II. CONTENIDO
d) Historia de la Organización
Estos manuales son documentos que refieren la historia de
la organización, su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición.
Conocimiento que brinda al personal una visión de la
organización y su cultura, facilitando su adaptación y
ambientación laboral. Es un mecanismo de enlace y contacto
con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes
y/o usuarios. La información histórica puede enriquecer
otros manuales, como el de organización, de políticas, de
contenido múltiple, entre otros.

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e) Políticas
Se conocen como de normas, estos manuales incluyen guías
básicas como marco de actuación para realizar acciones,
diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.
f) Contenido Múltiple
Estos manuales concentran información relativa a diferentes
aspectos de una organización.
Los objetivos de agruparla en un solo documento son:
• Ser accesible para su consulta.
• Viabilidad económica.
• Integrar más de un tipo de información.
• Constituirse en modelo de instrucción del nivel directivo.

45
II. CONTENIDO
g) De puestos
Conocido también como manual individual o instructivo de
trabajo, precisa la identificación, las relaciones, las funciones
y las responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.

h) De técnicas
Este documento detalla los principios y criterios necesarios
para emplear las herramientas técnicas que apoyan la
ejecución de procesos o funciones.

46
II. CONTENIDO
i) De ventas
Es un compendio de información específica para apoyar la
función de ventas; puede incluir:
• Definición de estrategias de comercialización.
• Descripción de productos o ambos servicios.
• Mecanismos de negociación.
• Políticas de funcionamiento.

47
II. CONTENIDO
j) De producción
Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar para
uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo.

k) De finanzas
Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de una organización en todos sus niveles, en particular
en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y
control.

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II. CONTENIDO
l) De personal
Identificados también como manuales de relaciones industriales,
de reglas del empleado o de empleo, básicamente incluyen
información sobre:
• Condiciones de trabajo.
• Organización y control de personal.
• Lineamientos para:
– El análisis y valuación de puestos.
– Reclutamiento, selección, contratación, inducción y
socialización de personal
• Capacitación y desarrollo.
• Normatividad.
• Higiene y seguridad.
• Prestaciones.

49
II. CONTENIDO
m) De operación
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y
apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo
demanda un conocimiento muy específico.

n) De sistemas
Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de
sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de
la organización. Constituye un auxiliar básico para uniformar
criterios y sistematizar las actividades organizacionales.

50
III. ÁMBITO

a) Generales
Son documentos que contienen información general de una
organización, según su naturaleza, sector, estructura, forma y
ámbito de operación y tipo de personal.
En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección
general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

51
III. ÁMBITO
b) Específicos
Estos manuales concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización; por convención, incluyen la
descripción de puestos.

C. Enfoque
Este documento contiene información detallada del contenido de
los manuales de organización, procedimientos y del sistema de
gestión de la calidad, que son los de uso más generalizado en las
organizaciones.

52
FORMULACIÓN DE MANUALES
Las fases para planear el diseño de un manual son:
• Definir qué tipo de manual es el requerido a nivel institucional.
• Describir de la clase de información necesaria.
• Establecer de las técnicas a implementar.
• Elaborar el plan de trabajo.
• Investigar.
• Formular del manual.
• Aprobar y divulgar.

53
ESTRUCTURA BÁSICA DE UN MANUAL
Es importante señalar que la estructura se ajusta usualmente a la naturaleza del
manual y a las necesidades de la organización.
Los principales componentes son:
• Aspectos Generales
• Contenidos:
- Introducción.
- Directrices principales.
- Organización.
- Objetivos y funciones.
- Descripción de procedimientos.
- Reglamentaciones o normas.
La estructura se utiliza como referencia para diseñar cualquier tipo de manual.

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ESTRUCTURA BÁSICA DE UN MANUAL

Hernández C., Análisis Administrativo

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este manual incorporará los aspectos que a continuación se citan:
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual (general o específico).
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de páginas.

56
MANUAL DE ORGANIZACIÓN

• Sustitución de páginas (actualización de información).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave de la forma; en primer término se deben escribir las siglas de la
organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable
de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el número consecutivo
del formulario y, en cuarto, el año.
Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse
un punto, un guion o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09
(corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección
General de Información; formulario número 2, y año 2009).

57
ESTRUCTURA BÁSICA DE UN MANUAL

58
59
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos permiten:
• Registrar y transmitir la información referente al funcionamiento de las
unidades administrativas.
• Facilitan la actuación de los funcionarios.
• Unifican y controlan el cumplimiento de las unidades de trabajo y evitan su
alteración arbitraria.
• Simplifican la responsabilidad por fallas o errores.
• Facilitan las labores de la auditoría, las de control interno y evaluación.
• Responsabilidad de los funcionarios de que el trabajo se está realizando
adecuadamente.
• Reducen los costos e incrementan la eficiencia general.

60
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos
que apoyan la realización del quehacer institucional cotidiano.
Consignan en forma metódica, las operaciones a seguir para la
ejecución de las funciones de la toda la organización, de un grupo de
unidades administrativas o de un sola, dependiendo del ámbito de
aplicación.
Son fundamentales para la comunicación, la dirección y la
evaluación administrativa, ya que facilitan la interacción de las
diferentes unidades administrativas a través del flujo de información
(instrucciones o acuerdos) que tiene el objetivo del logro de
determinadas actividades.

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OBJETIVOS
a. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades de la
entidad, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su participación y los formatos a utilizar para detallar los
procedimientos
b. Uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
c. Determinar en forma sencilla las responsabilidad por fallas o errores.
d. Facilitar la labores de auditoría, evaluación del control interno y su
vigilancia.
e. Aumentar la eficiencia de los empleados, al indicarles que deben hacer y
como deben hacerlo.
f. Constituir la base para el análisis el trabajo ejecutado e implementar el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

62
JUSTIFICACIÓN
Los manuales de procedimientos permiten conocer el funcionamiento interno
respecto de las tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su
ejecución. Serán eficientes en el tanto logre el objetivo para el cual esta diseñado.
La necesitad de elaborar un manual se justifica cuando:
a. Existen trámites caracterizados por cierto grado de complejidad, por lo
cual es necesario su descripción precisa para ser consultados ante duda.
b. Es necesario asegurar el desarrollo uniforme de los trámites y
procedimientos, una describiendo claramente cada uno de ellos.
c. Se deben emprender tareas para simplificar el trabajo tales como análisis
de tiempo, delegación de la autoridad, reducción de tareas.
d. Se requiere establecer un sistema de información, o modificar el
existente, donde es imprescindible conocer las fuentes de entrada, el
procesos y las salidas de información. Ya que este manual contiene la
información necesaria para la determinación de los flujos de información.

63
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Este manual debe incluir los siguientes elementos:
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual (general o específico). Si
corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de
ésta.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Numeración de páginas.

64
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave del formulario; en primer término se deben escribir las siglas de
la organización; en segundo, las de la unidad administrativa
responsable de elaborar o utilizar la forma; en tercero, el número
consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con
facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un
guion o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09 (corresponde a
Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de
Información; formulario número 2, y año 2009.

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FORMATO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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67
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL DOCUMENTO-
FORMULARIO

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69