UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRACION

CONTABILIDAD Y AUDITORIA
NOMBRE: Alexis Pucuna SEMESTRE: Quinto Semestre A
FECHA:01 /06/2022 CATEDRA: Diseño Organizacional

TEMA: conceptos de manual de organización y funciones (MOF), sus ventajas en las

empresas, objetivos y alcances; clasificación; elementos que conforman el MOF.;
responsables, ejemplo.

1. DESARROLLO

CONCEPTOS DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

• Según (KELLOG, 2009) “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de

cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un

procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para

ejecutar algún trabajo”.

• Según (RODRÍGUEZ, 1995): Los manuales de organización exponen con detalle la

estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe

entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y

actividades de las unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene graficas

de organización y descripción de puesto.

• Según (DUHALT, 1997): Manifiesta que los manuales de organización exponen con

detalle la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación que existe entre

ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y

actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene graficas de

organización, descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc.

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• Según (GÓMEZ, 1994) “De acuerdo con señala que este manual explica con detalle la

estructura organizacional de la empresa y señala los puestos y la relación que existe

entre ejecutivos y departamentos. Las gráficas de organización las de descripción de

trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual.”

VENTAJAS EN LA EMPRESA

(UCHA, 2011)

• Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la

eficiencia y eficacia.

• Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de

cada órgano.

• Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran

cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus

labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los

requisitos necesarios para hacerlas bien.

• Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la

institución.

• Estandarizan y controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las

mismas dentro de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la

organización conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual

evita conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la

delegación de funciones.

OBJETIVO

(MORALES, 2018)

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El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de

funciones y departamentos de una organización, así como tareas específicas y la autoridad

asignada a cada miembro del organismo.

Sus objetivos son:

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar

la uniformidad en el trabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando repetición

de instrucciones.

• Facilitar el reclutamiento y selección de personal. • Servir como orientación al personal

de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades orgánicas.

ALCANCES

El ámbito de aplicación del manual comprende a todas las unidades orgánicas y sus respectivas

áreas que conforman la estructura organizacional de la empresa. Los perfiles de contratación

definidos para cada descriptor de puestos son de estricto cumplimiento para nuevas

contrataciones, a partir de su entrada en vigencia.

Se deberá colocar la denominación de las unidades orgánicas a las cuales comprende el ámbito

del procedimiento.

El manual de organización y funciones presenta que en este documento se describe la

organización interna de las entidades públicas, privadas, mixtas, el objetivo y las principales

funciones de cada uno de sus niveles jerárquicos. Con el propósito de lograr objetividad y

mayor comprensión en la descripción, tanto de la estructura orgánica como de las funciones de

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los distintos niveles; está diseñado de tal forma que cada persona o colaborador de la empresa

conozca su rol dentro de la unidad organizativa y desempeñe su cargo con plena

responsabilidad, conociendo sus deberes y los límites de su acción, respete el nivel de

competencia de los demás y contribuya con mayor eficiencia al cumplimiento de los objetivos,

estrategias y planes de la institución.

CLASIFICACION

(LIRA, 2006)

El MOF se clasifica por su naturaleza, por su contenido y por su ámbito

Por su Naturaleza

-Micro administrativos: es la información que contiene solamente una organización o

específicamente un área.

-Macro administrativos: son aquello que se utilizan en donde se utiliza dos o más

organizaciones.

-Meso administrativos: incluye información de varias organizaciones siempre y cuando

corresponda a un solo sector.

Por su Contenido

-De organización: contienen información detallada de los antecedentes, atribuciones.

Estructura, organigrama, misión y las distintas funciones que desarrolla la entidad.

-De procedimientos: es considerando como un documento técnico donde se detalla información

ya sea cronológica o secuencial de las distintas operaciones

-De gestión de la calidad: son documentos donde se establecen los elementos del sistema de

gestión de la calidad, donde se debe incluir el alcance, exclusiones y las distintas directrices.

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-De historia de la organización: son manuales que se refiere a la historia de la organización,

prácticamente su reseña histórica.

-De política: deben incluir un apoyo o guías que permiten al marco de actuación realizar

acciones, así como diseñar nuevos sistemas.

-De contenido múltiple: tiene información relevante a los tópicos o aspectos de la organización.

-De técnicas: es importante establecer los principios como los criterios necesarios para poder

emplear las herramientas que permitan cumplir las distintas funciones.

-De ventas: debe contener información específica que ayude a todo lo relacionado con ventas

-De producción: es un documento de soporte que sirve para dirigir y coordinar los distintos

procesos de producción.

-De finanzas: son manuales que respaldan los distintos recursos

-De personal: son conocidos también como manuales de relaciones industriales y son aquellas

que determinan las reglas del colaborador.

-De operación: son documentos de apoyo para poder orientar y apoyar a realizar correctamente

las distintas funciones

-De sistemas: permiten saber el correcto manejo de la información.

Por su Ámbito

-Generales: son aquellos documentos que contendrán información general de la organización,

así como su sector, estructura o tipo

-Específicos: tendrán información específica de un solo departamento o de una solo área y

dicha información es relevante.

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 ELEMENTOS QUE CONFROMAN EL MOF

Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido.

1. DE IDENTIFICACIÓN

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cual da a

conocer los datos más elementales como son:

a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el manual.

b) Logotipo de la dependencia o entidad.

c) c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

2. DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el

manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos

documentos, es importante seguir el orden que se describen a continuación.

• Introducción: Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige

al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos

generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el

ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se usará, y cuando se harán

las revisiones y actualizaciones.

• Antecedentes Históricos: Este apartado se refiere a una descripción del origen,

antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia,

entidad o unidad administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han

modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es

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 de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo

citado lleva a imprecisiones.

• Marco Jurídico – Administrativo: En este capítulo se relacionan los principales

ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la

dependencia, entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.

Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma

enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.

• Atribuciones: las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen

además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad

mediante un instrumento jurídico o administrativo.

• Estructura Orgánica: Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de

las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos

administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que

sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su

representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o nominación de las

unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas

en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.

• Organigramas: Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma

esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales

formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones. Para su diseño

se deberán considerar los siguientes puntos:

a) Forma. - se utilizará la figura del rectángulo.

b) Dimensión de la Figura. - el tamaño de los rectángulos deberá ser siempre el mismo

sin importar los niveles jerárquicos.

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 c) Trazo. - se representa con trazo continuo los órganos permanentes y con un trazo

discontinuo los no permanentes que se reúnen de manera eventual.

d)Colocación de las figuras. - las figuras se colocan con base a los diferentes niveles

jerárquicos, igual nivel jerárquico y nivel de desconcentración.

e) Líneas de Conexión. - Indican las relaciones entre los diferentes órganos

• Relación principal de autoridad (relación lineal). - implica una relación subordinada

entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.

• Relación de apoyo. - es la que existe entre los órganos que tienen por objeto apoyar

a los de línea. Se colocan perpendicularmente al órgano que apoyarán.

• Relación de desconcentración. - representa a los órganos geográficamente

desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen.

f) Objetivo: Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia o entidad, para el

cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución. La determinación

del mismo deberá ser lo más claro posible, y su redacción sencilla y en párrafos breves; además

la primera parte de su contenido expresará que se hace; y la segunda, para que se hace.

g) Funciones: Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará

el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y

naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:

• Sustantivas. - son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el

cumplimiento de los objetivos.

• De apoyo. - Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones

sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza

técnico-administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda

organización

RESPONSABLES
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La elaboración del manual de organización debe hacerse en forma participativa por todos los

involucrados en la estructura organizacional de la dependencia y por lo tanto son los

directamente responsables de su aplicación.

Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organización todas las

dependencias y los organismos públicos descentralizados, así como cada una de sus unidades

administrativas y órganos desconcentrados.

El Departamento Administrativo en coordinación con el Área de Planificación y

Fortalecimiento Institucional, serán responsables de redactar los cambios o modificaciones

para actualizar el Manual de Organización de Funciones, quienes presentarán el documento

final al director general, para su autorización.

2. EJEMPLO

Figura 1: cooperativa de ahorro y crédito P.A.I.S Ltda.

Manual de funciones de la COOPERTIVA DE AHORRO Y CREDITO P.A.I.S Ltda. donde

se clasifican por secciones de cargos y órganos como también de consejo y comités.

OBJETIVO Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador de la cooperativa.

ALCANCE Este manual de Funciones tiene cubrimiento de todas las actividades a realizar por

el colaborador.

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO P.A.I.S busca ofrecer en estos tiempos

modernos un servicio orientado a satisfacer las necesidades de créditos ahorros, inversión,

educación, proyectos, servicios, que cada vez son mayores debido al incremento de la

población y con esto sus necesidades financieras.

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Figura 2 : cooperativa de ahorro y crédito P.A.I.S Ltda.

CARGOS

Presidente (Consejo de Administración y Asamblea General)

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Secretario (Consejo de Administración y Asamblea General)

Gerente

Contador

Asistente contable

Recibidor – Pagador (Cajero)

Oficial de cumplimiento

Oficial de Crédito

ÓRGANOS: CONSEJOS Y COMITÉS

Consejo de Administración

Comité de crédito

Comité de Cumplimiento

Consejo de Vigilancia

Comité de Inversiones

Disposición general
Todos los puestos e instancias deben velar por el cumplimiento de sus funciones y la

observancia a la incompatibilidad de funciones entre cargos e instancias en el ejercicio de sus

funciones.

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 3. ORGANIZADOR GRAFICO
CLASIFICACION
Manual General de Organización: Documento que
es producto de la planeación organizacional y abarca
toda la dependencia o entidad, indicando la
organización formal
Manual Específico de Organización: Documento
que es producto de la planeación organizacional y
abarca sólo una Unidad Administrativa
ELEMENTOS QUE
CONFROMAN EL MOF
DE IDENTIFICACIÓN
La identificación o portada se refiere a la carátula
del Manual de Organización la cual da a conocer los
datos más elementales
DE CONTENIDO
En este apartado se presentan, de manera sintética y
ordenada, los capítulos que constituyen el manual o
los títulos que comprende.
FUNCIONES (MOF)
Según (KELLOG, 2009) “El manual
presenta sistemas y técnicas específicas.
Señala el procedimiento a seguir para lograr
el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades específicas.
RESPONSABLES
y por
La elaboración del manual de organización
debe hacerse en forma participativa por todos
los involucrados en la estructura
organizacional de la dependencia y por lo tanto
son los directamente responsables de su
aplicación.
VENTAJAS EN LA EMPRESA
Permite superar la duplicidad, las
superposiciones e interferencias orientando a
la eficiencia y eficacia.
Contribuye a realizar el seguimiento, la
evaluación y el control de las actividades de
cada órgano.
OBJETIVO
El manual de organización es un documento
oficial cuyo propósito es describir la estructura
de funciones y departamentos de una
organización, así como tareas específicas y la
autoridad asignada a cada miembro del
organismo.
ELABORADO POR: ALEXIS PUCUNA
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 4. ANALISIS
En el presente tema de investigación analizaremos sobre la organización y funciones donde el

manual de organización y funciones donde es un documento técnico normativo de gestión

institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las

relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o

puestos de trabajo, como segundo tema tenemos la importancia de los cuerpos sociales, su

importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y controlan la

realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro de la empresa, esto es muy

importante, pues cada empleado de la organización conoce cuáles son sus funciones y en qué

momento interviene, lo cual evita conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo

promueve la delegación de funciones, es un instrumento administrativo que requiere toda

organización, el cual permita el mantenimiento de los recursos y controlar sus actividades,

mediante la emisión de lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de

sus actividades, ya sea a la producción de bienes o de servicios, como tercer tema de indagación

tenemos los objetivos y alcance, los objetivos de este manual de organización y función es

describir la estructura de funciones y departamentos de una organización

Mediante la emisión de lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de

sus actividades, ya sea a la producción de bienes o de servicios, como tercer tema de indagación

tenemos los objetivos y alcance, los objetivos de este manual de organización y función es

describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como tareas

específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo, definir la estructura

orgánica de la empresa, así como las funciones y responsabilidades de los cargos que se van a

desempeñar en cada una de las áreas organizacionales, establecer las líneas de autoridad,

dependencia y canales de coordinación y comunicación entre las áreas organizacionales,

establecer el perfil de cargo requerido para cada una de las áreas y su desempeño, así como la

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ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica, lograr que se cumplan los objetivos

funcionales

El M.O.F contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada

organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se

suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

El MOF es utilizado comúnmente para determina las funciones específicas de los cargos o

puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos

funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y

obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y

normativo correspondiente.

El responsable será el director de la organización ya que el aprobará y dará el visto bueno para

que el MOF se divulgado dentro de la organización. Es muy importante ya que contribuye a

realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.

Se clasifica en: Manual General de Organización: Documento que es producto de la planeación

organizacional y abarca toda la dependencia o entidad. Y Manual Específico de Organización:

Documento que es producto de la planeación organizacional y abarca sólo una Unidad

Administrativa.

Donde los responsables son los encargados de la elaboración del manual de organización debe

hacerse en forma participativa por todos los involucrados en la estructura organizacional de la

dependencia y por lo tanto son los directamente responsables de su aplicación.

Donde mi vinculo el Ing. Byron Pinda me menciona que el manual de funciones está dividido

por sección la primera de cargo donde intervienen:

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Presidente (Consejo de Administración y Asamblea General) el objetivo es convocar,

presidir y orientar las discusiones en las Asambleas Generales y en las reuniones de Consejo

de Administración

Secretario (Consejo de Administración y Asamblea General) el objetivo es elaborar las

actas de las sesiones y conservar los libros correspondientes; Certificar y dar fe de la

veracidad de los actos, resoluciones y de los documentos institucionales, previa autorización

del presidente del Consejo o Comisión que corresponda.

Gerente el objetivo es ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la

cooperativa de conformidad con la Ley, su Reglamento y el presente Estatuto social;

Proponer al Consejo de Administración las políticas, Reglamentos y procedimientos

necesarios para el buen funcionamiento de la cooperativa.

Contador el objetivo es presentar mensualmente los balances e informes contables a

Gerente, máximo hasta el día 5 de cada mes. Ingresar al sistema todos los movimientos

contables.

Asistente contable el objetivo es brindar soporte a Contador en todas sus funciones;

Archivar comprobantes contables.

Recibidor – Pagador (Cajero) objetivo es registro de comprobantes de ingresos

correspondiente a las recaudaciones efectuadas por caja/ventanilla; Control y seguimiento

de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas bancarias.

Oficial de cumplimiento objetivo es presentar mensualmente todos los informes y reportes

a Gerente, en materia de Prevención de Lavado de Activos.

Oficial de Crédito objetivo es realizar informes de análisis de crédito. Recomendar la

aprobación o negación de las solicitudes de crédito a las instancias respectivas: Comité de

Crédito, Consejo de Administración.

La segunda de consejos y comités:

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Consejo de Administración objetivo es cumplir y hacer cumplir los principios establecidos

en el artículo 4 de la Ley y los valores y principios del cooperativismo; Planificar y evaluar el

funcionamiento de la cooperativa.

Comité de crédito objetivo es aprobar o negar solicitudes de crédito, con informe de

recomendación de Gerencia Integrantes de Comité de Crédito: Gerente (voz) + 2 vocales (voz

y voto).

Consejo de Vigilancia objetivo es controlar las actividades económicas de la cooperativa;

Vigilar que la contabilidad de la cooperativa se ajuste a las normas técnicas y legales vigentes.

Comité de Cumplimiento objetivo es de hacer cumplir funciones, atribuciones y

responsabilidades establecidas en normativa de órganos de regulación y control.

Comité de Inversiones Integrantes: Gerente (voz) + 2 vocales (1 del Consejo de

Administración y 1 del Consejo de Vigilancia).

5. GLOSARIO

• Coordinación: Es el instrumento que permite integrar las funciones independientes de

todos los departamentos de una empresa.

• Jerarquía: Es una estructura en la que existe un orden ascendente y descendente. Este es

determinado por el valor de los elementos o el poder que tienen unos sobre otros.

• Sistemas: Se puede decir que es un conjunto de elementos con relaciones de interacción e

interdependencia que le confieren entidad propia al formar un todo unificado.

• Estructura Organizacional: Es la forma cómo se asignan las funciones y

responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para alcanzar

los objetivos propuestos.

• Técnicas Especificas: Son las que permiten complementar las técnicas generales, para así

obtener mayor detalle y eliminar ambigüedad en la información inicial.

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• Interferencia: Perturbación del desarrollo normal de una cosa mediante la interposición

de otra que puede llegar a resultar un obstáculo.

• Uniformidad: Semejanza o igualdad que presentan las características de los distintos

elementos de un conjunto.

• Duplicidad: Circunstancia de ser doble una determinada cosa.

6. BIBLIOGRAFIA

RODRÍGUEZ. (1995). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. MEXICO:

Editorial Planeta.

DUHALT. (1997). ORGANIZACIONES. MEXICO: Editorial SM.

KELLOG, G. (2009). ADMINISTRACION ORGANIZACIONAL. MEXICO: Editorial

Santillana.

GÓMEZ. (1994). MOF ESTRUCTURA. MEXICO: El Naranjo.

LIRA. (2 de Mayo de 2006). PLANIFICACION INSTITUCIONAL. Obtenido de

PLANIFICACION INSTITUCIONAL:

https://moodle.unach.edu.ec/pluginfile.php/1810497/mod_resource/content/2/GUIADE-

PLANIFICACION-INSTITUCIONAL.pdf

MORALES, A. (4 de Enero de 2018). https://singenor.com/manual-de-organizacion-y-

funciones-mof/

UCHA, F. (4 de Diciembre de 2011). https://contadormx.com/2019/01/10/ventajas-y-

desventajas-de-los-manuales

administrativos/#:~:text=Son%20una%20fuente%20permanente%20de,malos%20entendidos

%20de%20las%20operaciones.

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Pinda Byron, Cooperativa de Ahorro y Crédito P.A.I.S Ltda. Gerente General de la matriz

Riobamba. Riobamba (mayo, 2022)

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