UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA, LEÓN

CENTRO UNIVERSITARIO REGIONAL, SOMOTO

AUGUSTO CÉSAR SALINAS PINELL

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA Y FINANZAS.

AÑO: III

COMPONENTE: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

DOCENTE: LIC. XIOMARA OLIVAS.

NOMBRE: YESLENIA DE LOS ANGELES DESAYES GONZALES

SOMOTO, 04 DE OCTUBRE, 2022

¡A LA LIBERTAD POR LA UNIVERSIDAD!

 Manual administrativo

Concepto

Los manuales administrativos son instrumentos de apoyo para el buen funcionamiento de la organización, ya que
contienen información amplia y detallada acerca de sus funciones, base legal, atribuciones, estructura orgánica,
objetivos, políticas, grado de autoridad y responsabilidad, puestos en general, etc.

Uno de estos manuales es el de organización e información, que por lo regular contiene una visión en conjunto de
la institución; además, precisa las funciones, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar
omisiones.

Objetivos

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
6. Funciona como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y
clientes.

Clasificación

1. Por su naturaleza o área de aplicación:

a) Macro administrativos: Son aquellos documentos que contienen información de más de una organización.
b) Meso administrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más de las
organizaciones que lo componen.
c) Micro administrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden referirse a
ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

2. Por su contenido:

a) De organización: Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización. También incluyen
una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
b) De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento puede
incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la
aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.

De historia de la organización: Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como
su creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición Este tipo de conocimientos
proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación
laboral.

c) De políticas: También denominados de normas, estos manuales compendian las guías básicas que sirven
como marco de actuación para la realización de acciones en una organización.
d) De contenido múltiple: Manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de
una organización. El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las siguientes
razones: que se considere más accesible para su consulta, que resulte económicamente más viable,que
técnicamente se estime necesaria la integración de más de un tipo de información a una instrucción
específica del nivel directivo.
e) De puestos: Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación,
relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
f) De técnicas: Documento que agrupa los principios y técnicas necesarios para la realización de una o varias
funciones en forma total o parcial.
g) De ventas: Instructivo que integra información específica para apoyar la función de ventas, tal como:
Descripción de productos o servicios, mecanismos para llevarlas a cabo, políticas de funcionamiento,
estructura del equipo de trabajo, análisis ambiental, división territorial y medición del trabajo
h) De producción: Elemento de soporte para dar dirección y coordinar procesos de producción en todas sus
fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas
de fabricación.
i) De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una
organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación,
conservación y control.
j) De personal: Identificados también como de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo,
estos manuales básicamente incluyen información sobre: Prestaciones, servicios, condiciones de trabajo.
k) De operación: Manuales utilizados para apoyar tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda
un conocimiento muy específico.
l) De sistemas: Instrumento de apoyo que reúne las bases para el funcionamiento óptimo de sistemas
administrativos, computacionales, de una organización.

3. Por su ámbito:

a) Generales: Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura,
funcionamiento y personal.
b) Específicos: Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa,
área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos.
c) Organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso más generalizado en las organizaciones, por
lo que pueden servir de base para la preparación de toda clase de manuales administrativos.

Uso de manuales en una organización

El manual en una organización es un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas
que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por
ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo. El manual de organización se elabora para
proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad
responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las
funciones encomendadas.

El manual en una organización es una fuente de información que sirve para orientar los esfuerzos de todo el
personal de la compañía. Además, esta herramienta es una guía para la toma de decisiones al tiempo que facilita la
organización y comunicación, este tipo de manual también brinda las ventajas como la minimización de errores,
facilita el control interno y sirve como guía para los nuevos empleados; pues establecen aspectos generales de la
organización que todo colaborador debe conocer no solo para una realización eficiente de su labor sino también
para formarse un apego a la cultura organizacional.

Manual de calidad

Para llevar a cabo un eficaz sistema de gestión, las empresas necesitan reflexionar y describir cómo va a ser ese
proceso, en qué políticas se van a basar, cuál va a ser su alcance, qué procedimientos se van a llevar a cabo o qué
medidas de control se van a establecer. Todas estas cuestiones encuentran su respuesta en el manual de calidad, un
documento que en la nueva versión de la norma no es obligatorio, pero que servirá de guía para la implementación,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

En este manual se expresan tanto los requerimientos internos, los del cliente y los requisitos necesarios para la
certificación, si se desea obtener.

Funciones, uso y beneficios

Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos principales del sistema de calidad
implantado por la empresa. Si así lo desea la organización, puede adoptar la forma de documento público que se
puede presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes interesados.

Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la calidad de la organización para
que se conozcan sus intenciones y compartir conocimientos y experiencias en el ámbito tanto interno como
externo.

Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio de transparencia, conformidad e
implicación con la consecución de altos niveles de calidad y mejora continua de acuerdo a una serie de parámetros
previamente establecidos. Es el documento más auditado, pues se encuentra en el vértice más alto de la
documentación de las compañías.

Ya ce del manual de calidad

Este aspecto es bastante flexible y depende en gran medida del tamaño y complejidad de cada empresa y de los
fines del documento, ya que algunas organizaciones deciden ampliar su utilidad más allá de documentar sus
sistemas de gestión de la calidad.

Cada organización, por lo tanto, puede decidir libremente el alcance y ambición de su manual, lo que lógicamente
influirá en su estructura, aspectos recogidos y extensión. Eso sí, se trata de un texto que debe ser elaborado por
integrantes que tengan un buen conocimiento de la organización.

Dado que el Manual de Calidad es un documento que constituye la base de todo sistema de calidad, es importante
que vaya un paso por delante y que no se límite únicamente a satisfacer los requisitos de la norma, incluyendo
aspectos relativos a las necesidades de los clientes y de la propia organización.

Todo manual de calidad ha de reflejar unos elementos mínimos que ayuden a visualizar los procedimientos que se
van a llevar a cabo para el control de la calidad del producto o servicio ofertado por la compañía.

Este documento debe incluir tres elementos mínimos, que son:

● El alcance del sistema de gestión.

● Los procedimientos establecidos para el sistema
● Una descripción de la interacción entre los procesos.

Estructura y formatos para los manuales de calidad

Aunque la versión 2015 de la ISO 9001 no lo considera obligatorio. La norma ISO 9001:2008 proponía un modelo
en el que se incluyan los siguientes apartados:

1. Título y alcance: Se trata de una especie de preámbulo o introducción del documento. En este se presenta el
trabajo y se relaciona con la norma.
2. Tabla de contenido: Recoge las secciones que integran el documento, así como todo aquello que la empresa
considere necesario para avalar su Gestión de Calidad.
3. Documentos: Toda aquella documentación que acredite la certificación en ISO 9001
4. Política y objetivos: Se recogerán en este punto, aunque sin proporcionar demasiados detalles.
5. Estructura: Desarrollo del organigrama de la empresa en relación con el área de calidad. Podrá incluir
recursos visuales que ayuden al entendimiento.
6. Referencias: Relación con otros textos o manuales que hayan servido como marco al manual.
7. Descripción del sistema: Parte clave del manual. Se pone el foco en cada uno de los métodos que emplea la
organización para satisfacer sus necesidades en el área de Gestión de Calidad.
8. Anexos: Cualquier texto, informe, valoración o diagrama que sirva de apoyo al tema central. Habrá que
tener en cuenta que este tiene dos receptores: los auditores y los clientes.