UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: Escuintla

Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas

Curso: Creación empresarial 1

Horario: Domingo 8:00 am

Tutor: Lic. Rodolfo Hernandez

TAREA 6

CAPÍTULO: – Manuales administrativos

Apellidos: Santizo Portillo

Nombres: Nancy Karina

Carné: 17012461

Fecha de entrega: 03/03//2024

Contenido

Introducción............................................................................................................... 3

Objetivos....................................................................................................................4

CONTENIDO A DESARROLLAR................................................................................5

Preguntas.................................................................................................................. 6

Diagnostico Empresarial..............................................................................................9

Conclusiones........................................................................................................... 13

Recomendaciones....................................................................................................14

E-grafía....................................................................................................................15
 Introducción

En esta tarea estudiaremos sobre los manuales administrativos siendo estos

indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones,
el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus
productos, servicios o ambos. Las distintas clasificaciones existentes de dichos
manuales, las partes que los componen con una breve descripción de cada uno de
ellos para comprenderlos mejor, de igual manera, podremos analizar las ventajas
e importancia que tiene el poseer un manual administrativo en una organización,
no sin antes conocer las etapas que se deben de seguir para su elaboración de
manera minuciosa, llevándolo de la mano en el entendimiento de la información.
 Objetivos

1. Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

procedimientos, etc.
2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la
uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integración y orientación al
personal de nuevo ingreso.
3. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas. Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento
y capacitación del personal.
4. Facilitar labores de auditoría.
Aumentar la eficiencia.
5. Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la
organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la
dirección de esta misma.
6. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
CONTENIDO A DESARROLLAR
Resumen de Lecturas

1. Clasificación

Por su naturaleza o área de aplicación: Micro administrativos, macro

administrativos y meso administrativos.

Por su contenido: De organización, De procedimientos, De gestión de calidad, De

historia de la organización, De políticas, De contenido múltiple, De puestos, De
técnicas, De ventas, De producción, De finanzas, De personal, De operación, y De
sistemas.

Por su ámbito: Generales, Específicos y Enfoque.

2. Manual de Organización

El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:

Identificación, Índice o contenido, Prologo, Introducción o ambos, Antecedentes
históricos, Legislación o base legal, Atribuciones, Estructura Orgánica,
Organigrama, Misión, Funciones, Descripción de puestos y Directorio.

3. Directorio

Un directorio es una lista organizada de personas, organizaciones o recursos,

generalmente con información de contacto como nombres, direcciones,
números de teléfono y correos electrónicos. Puede existir en diferentes
formatos, como:

Físico: Un libro o folleto impreso.

Digital: Una página web o aplicación móvil.
 4. Manual de procedimientos

El Manual de procedimientos debe contener los siguientes elementos:

Identificación, Prologo, Introducción o ambos, Índice, Contenido, Diagrama de
Flujo, Formatos o Impresos (formas), Instructivos y Glosarios de términos.

5. Manual de gestión de calidad

Debe contener los siguientes elementos: Identificación, Índice o contenido,

Introducción, Alcance, Exclusiones, Política de calidad, Objetivos de calidad y

Información de la empresa.

Preguntas

1. ¿Qué son los manuales administrativos y como se clasifican?

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación

para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información
de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

2. ¿Qué es un manual de organización?

Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe

y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de
autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o
puestos de trabajo.
 3. ¿Qué es un manual de procedimientos?

Es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones

que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella.
Es preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y
presenta su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y
comprensible.

4. ¿Qué es un manual de gestión de la calidad?

Es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con

respecto a la calidad, así como la política de la calidad y los objetivos que
apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone
además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento
público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de
procedimientos o de instrucciones.

5. ¿Qué es una matriz de responsabilidades?

Esta es una de las mejores herramientas en temas de gestión y optimización de

tiempo en trabajos que requieren un trabajo en equipo por su naturaleza y
complejidad. Agiliza la comunicación y acelera los procesos de toma de
decisiones.

6. ¿Qué es un mapa de procesos?

Es un diagrama de valor que representa, a manera de inventario gráfico, los

procesos de una organización en forma interrelacionada. El mapa de procesos
recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización.

7. ¿Qué es un sistema de gestión de calidad?

Es la gestión de servicios que se ofrecen, y que incluye planear, controlar, y
mejorar, aquellos elementos de una organización, que de alguna manera
afectan o influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados
deseados por la organización.

8. ¿Qué es la gestión de recursos?

Es el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de

tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el equipamiento y los
fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el volumen de trabajo de
los empleados. En definitiva, todo lo que sea útil para concretar un proyecto.

9. ¿Cuál es el procedimiento en la elaboración de un manual

administrativo?

 Planificación del Trabajo.

 Búsqueda de la Información.
 Análisis de la Información.
 Elaboración del Manual.
 Validación del Manual.
 Autorización del Manual.
 Difusión y distribución del Manual.
 Revisión y Actualización del Manual.
 Diagnostico Empresarial
1. Analice las ventajas y desventajas de los manuales
administrativos, de organización, procedimientos y gestión de
calidad en su empresa u organización.

Ventaja de manual de organización: conocer o poseer de forma gráfica

la estructura de cómo se encuentra compuesta la empresa, así como los
diferentes puestos de trabajo.

Desventaja de manual de organización: este manual debe actualizarse

periódicamente cuando se generan nuevos puestos o áreas de trabajo. Caso
contrario este vuelve obsoleto.

Ventajas de manual administrativo: este manual nos permite conocer de

forma precisa los lineamientos y estatutos con los cuales se rige la empresa
para así evitar caer en alguna falta legal y de igual manera nos ayuda a
transmitir la información de una manera clara y comprensible para el resto del
equipo o personas que lo necesiten.

Desventajas del manual administrativo: requiere revisiones y auditorias

eventuales para asegurarnos que los procesos y lineamientos se encuentren
actualizados, y esto genera un costo adicional en base a los cambios que
puedan tener las leyes en el área donde se encuentre la empresa.

Ventajas del manual de procedimientos: nos muestra la forma correcta en

que se deben de realizar cada una de las actividades de la empresa en sus
diferentes áreas y de esta manera evitar gastos innecesarios, así como
accidentes por una mala práctica laboral.

Desventaja del manual de procedimientos: en algunas ocasiones los

manuales de procedimientos no están elaborados con un lenguaje cien por
ciento comprensible para todos los empleados ya que en estos puede haber
 diversidad académica y esto conlleva a que por falta de compresión no se
actúe de manera adecuada.

Ventajas del manual de gestión de la calidad: este conjunto de normas nos

permite poder monitorear tanto los materiales como los procesos de
producción y distribución para así garantizar la calidad en nuestros productos o
servicios y la satisfacción en nuestros clientes permitiendo así el cumplimiento
de los objetivos y metas estipulados en la empresa.

Desventajas del manual de gestión de la calidad: es que debe modificarse

rápidamente en caso surjan variables o factores que puedan frenar alguno o
varios de los diferentes procesos que nos permiten alcanzar la calidad
deseada.

2. Analice las ventajas y desventajas de la matriz de

responsabilidades y mapa de procesos en su empresa u
organización.

La ventaja de la matriz de responsabilidades: es que nos da lineamientos

específicos de cómo desarrollar cada una de las actividades que se deben realizar
en cada puesto de trabajo.

La desventaja de la matriz de responsabilidades: es que son procedimientos

muy estrictos y no dan cabida a nuevas ideas salvo previa autorización de
gerencia.

La ventaja de mapa de procesos: es una guía totalmente estructurada la cual

nos provee de forma gráfica una imagen amplia de los procesos y estrategias que
se deben seguir para garantizar el éxito de la operación.

La desventaja de mapa de procesos: se requiere de conocimiento académico

superior para la compresión y ejecución de este.
3. Analice las ventajas y desventajas del sistema de gestión de
calidad y gestión de recursos en su empresa u organización.

Ventaja del sistema de gestión de calidad: dentro de la empresa es la

implementación de formatos que nos ayudan a medir los resultados y de esta
manera ver si estamos cumpliendo con los estándares de calidad previamente
establecidos.

Desventaja del sistema de gestión de calidad: estos son datos estadísticos

basados en opinión y comentario de los clientes, lo cual puede conllevar a que
los datos recolectados no sean cien por ciento exactos.

Ventaja de gestión de recursos: nos permite planificar de forma efectiva la

correcta distribución de los diferentes recursos según la prioridad y necesidad
de los mismos.

Desventaja de gestión de recursos: en este aspecto es que rara vez se

contempla gastos sorpresa los cuales pueden venir a desequilibrar lo
planificado anteriormente.

4. Determine qué medidas recomendaría para corregir las

desventajas de los manuales administrativos, organización,
procedimientos y gestión de calidad en su empresa.

La recomendación para corregir la desventaja en los manuales administrativos

es establecer revisiones periódicas de los manuales y su vigencia para así
evitar auditorias posteriores por caer en incumplimiento de la ley.

La recomendación para corregir la desventaja en el manual organización,

estructurar de forma específica tiempos adecuados para la creación de nuevos
puestos de trabajo y así permitir el ajuste en los organigramas, así como la
creación de los manuales para las nuevas áreas de trabajo.
La recomendación para corregir la desventaja en el manual de procedimientos
seria permitir al personal técnico operativo que puedan sugerir las diferentes
recomendaciones para la elaboración de este manual, de esta manera
tendremos instrucciones comprensibles para todos los niveles académicos.

5. Determine qué medidas recomendaría para corregir las

desventajas en el sistema de gestión de calidad y gestión de
recursos en su empresa.

La recomendación para corregir la desventaja en el manual de gestión de

calidad, realizar un censo semestral en el cual se abarque el cien por ciento de
los clientes para así detectar cualquier discrepancia referente a los datos
colectados regularmente.

La recomendación para corregir la desventaja de gestión de recursos, estipular

un porcentaje del presupuesto para este tipo de gasto sorpresa y así evitar el
desequilibrio que regularmente suele darse
 Conclusiones

1. Podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan

aspectos positivos por el hecho de contar con ellos.

2. Un gran problema con las organizaciones actualmente es que no se

enfocan en la creación de estos, dejando pasar de esta manera, las
muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una
organización.

3. Nos damos cuenta de que dichos manuales tienen una gran importancia,
porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran
continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.

4. Evitan conflictos entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya

que todas las responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran
determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de la
organización.
 Recomendaciones

1. Se recomienda Especificar de una forma clara Cómo se constituye el precio en

la medida del sacrificio

2. Es recomendable Determinar Estrategias de fijación de precios de nuevos

productos

3. recomendamos Describir Qué tipo de estrategia utilizan en su organización para

fijar precios a nuevos productos

4. es necesario dar a conocer En qué consiste la fijación de precios en la mezcla

de productos

5. se recomienda Determinar Estrategias de ajuste de precios.

E-grafía

Fincowsky, E. B. (2017). Organizacion de empresas. México: Mc Graw Hill.