PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN SERVICIOS
FARMACÉUTICOS

Semana 03
Gestión de la documentación farmacéutica
Logro:

Al finalizar la sesión, el estudiante conoce la Aplicación en los Servicios

Farmacéuticos y explica en un organizado visual.
 TEMARIO

• PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN SERVICIOS FARMACÉUTICOS

1. Conceptos

2. Componentes de un Programa de Gestión Documental

3. Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

 1. Estimular

Saberes previos:

¿Qué saben de los Componentes de un Programa de

Gestión Documental?.
 2. Explorar

Observa el video
Sistema de gestión documental - YouTube
www.youtube.com › watch
 2. Explorar

Después de visualizar el video, responde a las siguientes

preguntas a través del chat del zoom u otra herramienta digital

¿Qué es un sistema ¿Qué ventajas

de gestión tiene un sistema
documental? de gestión
documental?
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN SERVICIOS FARMACÉUTICOS

CONCEPTOS

• La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y

recuperación de documentos.

Cuando hablamos de sistema de

gestión documental o DMS nos
referimos a una forma automatizada
de organizar, asegurar,
capturar, digitalizar, etiquetar,
aprobar y completar tareas
utilizando una versión digital de los
documentos o archivos
involucrados en la gestión de una
organización.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN SERVICIOS FARMACÉUTICOS

Cualquier organización Los documentos llegan a la empresa en

ya captura, almacena y forma de papel y también en formato
recupera documentos electrónico.
todos los días.

Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en

papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura
probablemente comenzó con un pedido de la empresa.

Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos
documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin
embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
• Recordemos que el sector farmacéutico es amplio e incluye a todas las
empresas dedicadas a la fabricación, preparación y comercialización de
productos químicos medicinales para el tratamiento y la prevención de
enfermedades. Y como tal, no solo gestiona datos relacionados con la
salud, también maneja documentación laboral y de propiedad, entre otras.
• En una farmacia, existen multitud de actividades relacionadas con el
registro de nuevos pacientes, datos personales, gestión de recetas médicas,
historial de compras, número de pedidos, proveedores, análisis de nuevos
medicamentos, fichas técnicas, dispensación a hospitales, etc., que
contribuyen a mejorar la productividad y la atención de los clientes.
• La gestión documental en laboratorios y farmacias
• La actividad desarrollada por los laboratorios y las farmacias requiere un
nivel muy elevado de control y seguridad. Sin embargo, a veces nos
resulta muy difícil normalizar los procesos de negocio, malgastamos
tiempo repitiendo tareas manuales de poco valor, queremos almacenar y
compartir archivos de forma segura tenemos excesiva preocupación por la
organización y distribución de documentos.
• Estos problemas pueden resolverse por medio de la implementación de
los flujos de trabajo:

Normalizar procesos

Tareas manuales Almacenar y compartir

archivos de forma segura

Organización y distribución
de documentos
 La normalización de procesos es una función que se lleva a cabo con el fin de
estandarizar y documentar las actividades que se realizan para que éstas puedan
ejecutarse de manera controlada y acorde con ciertos parámetros de operación
establecidos

Tareas manuales. Podemos automatizar las tareas repetitivas de los procesos

de negocio que más tiempo consumen en el trabajo diario de la farmacia, como:
el envío automático de correos electrónicos y la generación de documentación
desde plantilla. - Almacenar y compartir

• Organización y distribución de documentos. Se pueden categorizar tus

documentos y efectuar búsquedas inteligentes con metadatos, así como
averiguar inmediatamente quién y cuándo ha recibido o leído una versión del
documento.
• Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos
referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar,
capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando
una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la
gestión de una organización.
 Componentes de un Programa de Gestión Documental

Componentes de un Programa de Gestión Documental

• Los PGDs difieren de acuerdo con el área de investigación o disciplina.
Sin embargo, estos incluyen ciertos componentes básicos que deben ser
explicitados en forma clara y sencilla, y actualizados regularmente
durante el curso de una investigación.
 Componentes de un Programa de Gestión Documental

Componentes de un Programa de Gestión Documental

• Contexto de la investigación
• Documentación
y metadatos
(descriptivos,
• Organización de datos, por ejemplo
administrativos,
nombre de carpetas y archivos estructurales)

• Almacenamiento y seguridad (incluidos los métodos de copia de

seguridad y el uso del cifrado)
 Componentes de un Programa de Gestión Documental

Componentes de un Programa de Gestión Documental

• Protección de datos, derechos y acceso (para ayudarle a garantizar altos

estándares éticos y cumplimiento de aspectos legales y regulatorios)

• Preservación, compartir y licenciar (para ayudarle a maximizar el alcance

y el impacto de su investigación).
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• Las empresas u organizaciones farmacéuticas deberán

encontrar un sistema que cumpla con la legislación referente a
farmacias, para que de esa manera puedan conseguir los
certificados obligatorios.
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• Una empresa obtendrá estos certificados si:

• Podrá contratar a proveedores que se encuentren certificados.
• Podrán utilizar un software más general, donde los flujos de trabajo y
las reglas específicas estén establecidos de acuerdo a la norma a cumplir.
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• Los aspectos en los cuales se debe tener especial atención en

referencia al gestor documental, dependerán del tipo de
certificación que tengan; pero además, se tomarán en cuenta
las actividades empresariales que deberá cumplir en el sector
farmacéutico.

Si eres un farmacéutico que trabaja de forma independiente, el

sistema de gestión documental será distinto, al sistema que deberá
implementar un laboratorio desarrollador de medicinas.
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• Entre los requisitos específicos a la gestión documental de este

sector, se encuentran:
• Asegurar los resultados de la investigación
• Para ello se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

La primera fase es el desarrollo • Cuando se desarrolla una nueva

de las medicinas medicina, se hace a través de la
colaboración de grupos o equipos.

• Los datos personales de los que

trabajan en el proyecto, deberán
archivarse o destruirse,
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• La primera fase es el desarrollo de las medicinas: En el laboratorio de

investigación y desarrollo de medicinas, se elabora la primera
documentación.

Aquí se hace vital, • El gestor documental deberá

garantizar la seguridad y la tener claro, todo lo referente a
corrección de los datos y los resultados completos y
resultados de la correctos de los test y de las
investigación. recetas de medicinas
 Aplicación en los Servicios Farmacéuticos

• Cuando se desarrolla una nueva medicina, se hace a través de la

colaboración de grupos o equipos. Existe un grupo que se encarga de la
composición química del medicamento; otros se encargan de realizar
estudios acerca de los efectos en animales, o seres humanos.

Para que esta actividad se ejecute • De esta manera cada

de manera fluida, los empleados uno de ellos tendrá en su
de los departamentos respectivos ordenador, los
deberan colaborar con los resultados parciales de
documentos del proyecto. la investigación.
• Los datos personales de los que trabajan en el proyecto, deberán
archivarse o destruirse, todo ello bajo normas estrictas.

• Los laboratorios tendrán que cumplir como requisito obligatorio La

ley de Buenas prácticas de laboratorio. Estas directrices se
encuentran relacionadas con el diseño de la organización del
laboratorio en cuestión.
 4. Experimentar

Actividad sincrónica

Realizar un organizador
gráfico de los Componentes
de un Programa de Gestión
Documental
.

Extraído de:
https://tumaestros.co/wp-content/uploads/2021/08/Los-organizad
ores-graficos-como-estrategias-de-aprendizaje.png
 5. Evaluar

Metacognición

¿Qué aprendimos hoy?

¿Qué dificultades tuvimos?
¿Para qué nos sirve lo aprendido?
 5. Evaluar

Consultas
 REFERENCIAS

• Gestión documental en el sector farmacia. Recuperado de.

https://www.docunecta.com/blog/gestion-documental-en-el-sector-farmac
ia
• Gestión documental para la industria farmacéutica: la clave del
éxito es la gestión de calidad. Recuperado de.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/ge
stion-documental-sectores/dms-farmacia
Muchas gracias