Gestión De La Información

Proyecto Documental

Integrantes:
Grupo # 15
Sandra Espitia
Maira Alejandra Fernández Quintana
Natalie
Luis Carlos

Profesora:
Gina Patricia Flórez Canosa

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas
Grupo: 704
 2018
Tabla de contenido

Para que sirve un proyecto de gestión documental……………………………………….

Características y ventajas…………………………………………………………………..
Donde, en que momento y por qué se aplica un proyecto de gestión
documental………………………………………………………………………………….
Resultados que se pueden obtener en un proyecto de gestión documental……………..
 Introducción

Para comenzar, la gestión documental es un proceso en el cual se tiene en cuenta, el

manejo de los archivos durante cada etapa del ciclo de vida. Para ello es necesario que el

archivista tenga conocimiento de las técnicas y procedimientos a realizar.

Además de esto, es importante tener en cuenta que, a la hora de manejar la

documentación, debe respetar los principios de originalidad y procedencia, así como debe

tener una ética a la hora de manejar la documentación y al facilitar el acceso a los mismos.
 Objetivos

| Es importante decir que todos los sistemas de gestión documental usualmente

ofrecen una gama de servicios adicionales orientados a maximizar los recursos, incluyendo

medios de almacenamiento, opciones de seguridad, así como opciones para la recuperación

de información e indexación.

No solo eso, toda la información requerida por la empresa tiene que estar

disponible en cualquier momento del día y además el acceso a ella debe ser rápido e

intuitivo. Si se trata de seguridad, hay claramente dos aspectos fundamentales que ofrece un

sistema de gestión documental; una es el garantizar la total integridad de la información,

evitando cualquier tipo de pérdidas o deterioros en los documentos, y también el restringir

el acceso no autorizado a toda esta información. Por lo que respecta a la indexación, en este

caso la información tiene que ser fácilmente recuperable por los usuarios empleando la

menor cantidad de tiempo en ello.

Gestión Documental En Las Organizaciones

La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir

orientada a las personas que utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa

dependiendo de su procedencia, la información de una organización se puede categorizar en

tres tipologías.

Ambiental: son la fuente de información que se utilizan. Es el material que forma el

conjunto de documentación de la empresa, normalmente en el centro de documentación o

biblioteca aporta información externa.

Interna: Es la documentación operativa (ofertas, facturas, recibos etc.) aporta

información interna.

Corporativa: es la información que la empresa comunica al exterior, por ejemplo,

encontramos folletos, presentación corporativa. Catálogos, memorias públicas, la web, etc.

Porque Realizar Una Buena Gestión Documental

Con la evolución de las tecnologías y con el gran dinamismo que rodea a las

organizaciones, es importante que la documentación que se maneja dentro de ella esté

debidamente organizada pues a la medida del tiempo, las empresas están recopilando no

solo documentos en forma física sino también en formatos electrónicos y por esta razón la

importancia de tener en orden la información de los procesos de la organización.

Dentro de los beneficios que se obtienen al tener una buena gestión documental están:

 Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de

documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa

reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de

respuesta.

 Ahorro de Costos. En general se reducen los espacios donde preservar la

documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también

lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,)

 Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo lugar y con las

mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la

documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de

la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento

electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los

documentos físicos.

 Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una

mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes,

aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la

organización mejorando la productividad.

 Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del

propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los

tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del

trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los

procesos de trabajo de la empresa.

Figura 1, Gestión documental
Tomado de Gestión documental Nivel 1

Cuando Se Debe Realizar Una Gestión Documental Dentro De La Empresa.

Para realizar este proceso dentro de una organización se deben tener en cuenta

varios aspectos relacionados con la documentación de esta, documentos en papel, en

electrónicos, si hay una base de datos, etc.

Así también. Es importante conocer muy bien de que se trata una buena gestión

documental ara así poder conocer el momento adecuado para hacer su implementación.

Donde Realizar La Gestión Documental

Este proceso se puede realizar en cualquier organización y sin importar el sector o

las actividades a las que se dedica la empresa. En cuanto a las áreas funcionales, todas

tienen igual involucramiento dentro de un proceso de recolección de datos y documentos

pues cada una de ellas conforma sus propios procesos y manera de documentar los mismos.

El objetivo de la gestión, es entonces unificar la información de la empresa de forma tal que

cada colaborador tenga un rápido acceso a la información que necesita y en el momento

que lo requiere.

Algunos de los aspectos a tener en cuenta cuando se realiza un proceso de gestión

documental dentro de las áreas de la organización son:

 Almacenamiento:
 Es aquí cuando se recopila toda la información que se utilizará, a través de distintos

medios y desde todos los usuarios. Se debe considerar dónde se guardarán los documentos

y el precio que estamos dispuestos a pagar por almacenarlos.

 Clasificación:

La información obtenida anteriormente pasa por un filtro donde se determina la calidad

de ésta y su utilidad. De acuerdo a lo más conveniente, se organizarán los documentos y se

archivarán, para que estén disponibles cuando se necesiten de forma rápida.

 Distribución:

Los documentos se propagan mediante diversos canales hasta llegar a sus receptores.

Aquí hay que considerar cómo los haremos llegar a la gente y también cuál es el tiempo

máximo que se puede demorar esta función.

 Seguridad:

Este ítem es uno de los más importantes, pues tiene relación con la protección de la

información de la empresa y se debe tener especial atención con la confidencial. Algunos

puntos fundamentales son evitar la pérdida de documentos, mantener ocultos algunos datos

a ciertas personas o restringirlos.

 Recuperación de documentos:
 Esta área del sistema de gestión documental se encarga de que todos los colaboradores

puedan encontrar los documentos necesarios a tiempo, se determina cuál es el período

máximo que se puede tardar en encontrar un archivo y qué opciones están disponibles para

recuperarlo en caso de ser necesario.

 Creación de nuevos documentos:

La creación de documentos puede nacer desde una sola persona, pero también puede ser

un acto conjunto. En este caso, se debe establecer quiénes podrán modificar un archivo,

cómo se podrá colaborar, cuántas personas, etc.

 Autenticación:

La autenticación se refiere a validar los documentos necesarios de nuestra empresa

frente a los entes legales correspondientes. En esta parte, se tiene que considerar cómo se

van a proporcionar los requisitos para la validación, se debe defender la originalidad de los

documentos y demostrar el cumplimiento de los estándares para la autenticación.

 Flujo de trabajo:

El flujo de trabajo quedará establecido por el reglamento interno que haya para el manejo y

traspaso de los documentos. Si la información debe pasar de una persona a otra o

propagarse a modo de cadena, debe quedar definido el modus operandi bajo el cual se va a

regir toda la empresa.

 Custodia:

Mantener los documentos guardados conlleva un costo, por eso es necesario establecer cada

cuánto tiempo serán eliminados ciertos documentos obsoletos, cómo se decidirá cuáles

conservar y de qué manera serán desechados.

Características Y Ventajas De Un Sistema De Gestión Documental

Características:

Para implementar un sistema de gestión documental debemos mirar la documentación en

todos los estados

 Documentos en papel

 Documentos en papel que pasas a ser electrónicos

 Documentos electrónicos que pasan a papel

 Documentos de una base de datos

El SGD debe basarse en el modelo de negocio y debe plantearse desde el origen, ayuda a la

corporación a la organización de la documentación, su ciclo de vida y recuperación.

Ventajas:

 Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en

papel.
 Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los

documentos.

 Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y su acceso.

 Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con

toda la organización.

 Reduce costes de operaciones.

 Agiliza los procesos de trabajo y mejora la productividad.

 Acelera el flujo de la información dando más oportunidades de respuesta al servicio

de los clientes.

 Asegura la óptima utilización de los recursos y el espacio físico.

 Reduce costes de mantenimiento y apoyo.

 Ofrece apoyo en la toma de decisiones.

 Documenta las actuaciones en la empresa.

 Asegura su preservación histórica.

Conclusión.
 Referencias Bibliográficas.

Gallo, P. R. (2011). Gestión documental en las organizaciones. Editorial UOC.

https://books.google.es/books?
hl=es&lr=&id=AOkL0OYJp54C&oi=fnd&pg=PA9&dq=proyecto+de+gestion+documental&ots=XuTM
_NqQeo&sig=G6Uew2U93h94LA8quYqZdr37dcQ#v=onepage&q=proyecto%20de%20gestion
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http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/762