IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el “saber hacer” que
se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento
difícilmente logrado, se podría perder.

Hay varias razones de importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión de
calidad, entre ellas podemos destacar:

1. La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe
estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las personas ejecuten los procesos de
acuerdo a como están escritos. Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de
operación (o estándar) que se debe mantener para lograr unos resultados esperados.
2. La planificación organizacional. En cualquier nivel de la organización, al documentar los
elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a
las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

3. Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los registros, que son un tipo
especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos diligenciados
durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.
4. Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los
documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros
representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos de documentos se
establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
5. Mejoramiento de procesos. La documentación, nos permite mejorar los procesos
consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos. Con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los
procesos. Un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.
6. Capital intelectual. Los documentos guardan el valor más importante de una empresa, que es su
capital intelectual, el saber hacer algo bien hecho y por el cual las personas están dispuestas a
pagar. El no documentar apropiadamente pone en riesgo la capacidad de atender un mercado.
Documentar apropiadamente permite a la empresa generar valor del conocimiento adquirido y
volverlo ingreso, por eso se le llama capital intelectual.

De acuerdo a todo lo anterior, los documentos deben presentar unas ciertas características para
que sean efectivos:

• Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos.
• Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer mediante una
codificación que no induzca a errores.
• Estar disponibles cuando se requieran.
• Deben ser revisados y actualizados periódicamente.
• Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de su
revisión.
• Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que
puedan inducir a confusiones.
Para documentar correctamente los procesos utiliza la siguiente plantilla: clic aquí
Además para los registros, estos deben:
• Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).
• Estar accesibles para su consulta.
• Protegidos y seguros, para preservar la información de las condiciones ambientales y de
personas no autorizadas.
• Los registros deben tener una disposición final. Una vez se haya cumplido el tiempo de
retención qué se va hacer con ellos.
Por último, lo anterior debe estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto
de la Norma ISO 9001.

FUNCIONES Y VALOR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

La gestión documental es la gestión de la actividad y la memoria de la empresa, de sus acuerdos

con otras empresas, sus normas de convivencia entre sus trabajadores, el reflejo de la actividad
que realizan, sus estrategias, sus políticas y procedimientos, sus compromisos etc.

Es, por tanto, el eje central de toda la actividad empresarial, su columna vertebral y su valor debe
tener una importancia capital.

No vamos a descubrir a estas alturas de la película que la gestión documental es una actividad
fundamental para el desarrollo de buenas prácticas empresariales. Toda empresa debería contar
con un sistema de gestión documental potente y depurado que le permita alcanzar o, al menos
acercarse, a la excelencia empresarial en esta materia.

¿Para qué queremos un sistema de gestión documental?

Si aún te haces esta pregunta seguramente estés perdiendo una cantidad importante de horas
mensuales en la búsqueda de documentos y otras tantas horas en su gestión.

Lo que permite un sistema de gestión documental es trabajar de manera ágil con la

información que manejas. Es posible recuperar de forma fácil documentos, poder trabajar con
ellos y, al terminar, mandarlos a tus compañeros para que ellos continúen con el flujo de trabajo.
Aunque momentáneamente se pierda el control sobre el documento, se podrá recuperar de nuevo
con la última versión, con las adaptaciones que se le hayan hecho, cambios en el documento,
firmas, documentos anexos etc. y todo ello de la manera más automática y eficiente posible.

Si aún te preguntas para que necesitas un sistema de gestión documental si tienes algo “muy
parecido” seguramente trabajes con repositorios simples de documentos. Estos repositorios
son una de las primeras soluciones que las empresas adoptaron antes de la llegada de los
gestores documentales. Son estructuras de carpetas donde se depositan los documentos. Es un
conglomerado de archivos en los que el único orden lo marca la persona interesada en encontrar
luego sus cosas a través de directorios de carpetas que, por cierto, en la mayoría de los casos, son
creadas y nombradas por el mismo usuario.

En estos repositorios el sistema de trabajo no está normalizado, no todo el mundo guarda, accede
y gestiona la información en base a las mismas reglas y parámetros. No hay una política de gestión
documental en ellos.

La seguridad tampoco es precisamente el fuerte de estos repositorios, se bloquean unos y se

permite el paso en otros según al grupo de usuarios al que pertenezca tu perfil. Un directorio puede
ser accesible para ti y no serlo para otros departamentos dependiendo de los permisos. La
información no fluye, a pesar de estar centralizada no sirve como fuente de conocimiento.
Hoy en día, con los gestores documentales, la situación es bien distinta.

¿Cuál es el objetivo de la gestión documental?

El objetivo fundamental de la gestión documental debe ser preservar, conservar y servir

toda la documentación. Si no, ¿qué sentido tendría su mismo desempeño? Además de la
preservación y la conservación documental, se encarga de la clasificación de los
documentos y su gestión, partiendo de políticas empresariales definidas, que nos indiquen
cómo debe ser la creación de documentos, cómo debemos administrarlos, quién puede acceder a
ellos, cuando pueden hacerlo (qué condiciones se deben cumplir en un flujo de trabajo para que un
documento sea consultado por un trabajador), cuanto tiempo estos documentos permanecen
activos y cuando entran en una fase de baja consulta que nos lleve hasta su conservación
temporal o permanente o, si procede, su expurgo definitivo.

La gestión electrónica de documentos se basa en la norma ISO 15489 que proporciona una
metodología corporativa y formal para establecer, mantener y auditar programas de gestión
que comienzan desde el mismo momento en que se crea el documento y abarca todo su
ciclo vital.

Quizá la parte que más llamativa a la hora de disfrutar de una buena gestión documental es la
rápida distribución de la información que se consigue garantizando la inmediatez y agilidad
de los documentos. En esta rápida distribución documental deben quedar garantizadas también
la integridad, autenticidad y seguridad de la información que se maneja. Hay que prestar atención a
las características que nos facilitan la interoperabilidad con otros sistemas informáticos. La
continua búsqueda y mejora para establecer nuevas políticas documentales en función del estado
de la técnica, las necesidades de la empresa y sus recursos para llevarlas a cabo quedan definidas
en una buena política de gestión documental.

La norma ISO 15489 proporciona una metodología corporativa y formal para establecer,
mantener y auditar programas de gestión documental.

Se persigue principalmente conseguir búsquedas más eficientes gracias a mejores indexaciones

de información, repositorios descentralizados, eficiencia en los flujos de trabajo a través de la
automatización de esos flujos, el almacenamiento de datos y la trazabilidad completa de los
mismos.
Por supuesto, el valor de la gestión documental quedaría reducido si solo nos centráramos en
documentación de naturaleza digital. La información debe ser gestionada en múltiples
soportes sin importar si tratamos documentos físicos o digitales.
Una estrategia de transformación digital puede ir encaminada a la externalización de custodia de
documentación física de baja consulta en la que índices u otros instrumentos de descripción sean
suficientes para ser digitalizados y manejar, desde ellos, las consultas sin la necesidad de
digitalizar uno por uno todos los documentos.