“Procesos de documentación interna en las organizaciones” 
  

Docente:

Ricardo A. Castillo Santana

Materia:

Normativa Internacional seguridad, higiene y calidad

NEG133

Grupo:

82095

Sustentantes:

Dahiana M. Vásquez R.   2018-1831
Carmen C. Pérez Luciano 2017-0047
Hans Liam Vanholm          20170656
Carlos E. Rosario Almonte 2017-0165

Fecha de entrega: 12 de febrero 2021

 Introducción

Los archivos y documentos son una pieza importante para cualquier empresa. Son
necesarios para establecer un control y también a la vez se utilizan para deliberar o
buscar referencias de movimientos previos al mismo. Podemos decir que, a lo largo del
tiempo de una empresa, se generan una cantidad enorme de documentos. Para su
correcta administración se utiliza el proceso de documentación, siendo muy importante
en innumerables empresas. Los procesos de documentación interna se pueden definir
como un conjunto de normas que se agregan para categorizar, administrar y almacenar
cada uno de los documentos que se generan en una organización y/o empresa. Estos se
encargan de gestionar los diferentes documentos que realiza una organización a lo largo
de su vigencia.

El equipo se ha reunido para recolectar información sobre los procesos de

documentación interna en las organizaciones, utilizando diferentes tipos de fuentes de
estudio para llevar a cabo la investigación y así presentar los resultados de nuestra
búsqueda.

 
 
 
 Proceso de documentación interna en las organizaciones

Un eficiente proceso de documentación interna a en las organizaciones o en

el sistema de gestión documental puede ayudar a la empresa a mejorar su
eficiencia, como su productividad y a la mejora interna ayudando a prever problemas
que están relacionados con la información y la documentación, lo
cual podría significaría reducir costes en los recursos.

Una gestión de documentación son aquellas actividades que nos permitirán coordinar

como también controlar aspectos como la recepción, organización, almacenamiento, el
acceso y difusión de los documentos; o también un conjunto de prácticas o
procedimientos que utiliza una organización o individuo para poder administrar los
documentos asegurando que la información dentro de esta o registrada sea accesible y
pueda permanecer almacenada de manera segura e intacta el tiempo que sea
necesario, dicha gestión es una base fundamental para el buen desempeño de la
organización.

Las actividades empresariales u organizacionales generan grandes volúmenes de

documentos importantes en el día a día que se guardan en archivos, dichos
archivos pueden clasificarse dependiendo de su frecuencia de uso:
 Archivo activo, como también de oficina o de gestión, son los documentos que
se usan frecuentemente;
 Archivo semiactivo o central, son consultados con poca frecuencia, es decir que
fueron originados en actividades que ya finalizaron;
 Archivo inactivo, como también histórico o definitivo, estos documentos se
consultan muy rara vez, básicamente son documentación sin utilidad en el día a
día de la empresa.

Para que estos documentos puedan ser identificados u obtenidos de una manera más

rápida, así mismo ayudando a evitar a que se pierdan informaciones, es imprescindible
crear un sistema de codificación para estos documentos, los cuales pueden ser:
 Por un sistema de orden alfabético, el cual los clasifica según una palabra
clave para cada tipo de documento y el orden alfabeto;
 Por un sistema numérico, donde los documentos se ordenan siguiendo un
orden de números;
 por un sistema mixto, en el cual se combinan los dos sistemas de orden
alfabético junto al numérico.

Dichos procesos de documentación interna pueden ser gestionados por medio:

 De una gestión centralizada, donde se almacenan en un mismo
lugar toda la documentación empresarial.
  Por medio de una gestión descentralizada, donde cada departamento
cuanta con su propio archivo, es decir donde guardan y almacenan
la documentación de sus propios desarrollos de las actividades del día a día.
 Y puede ser por medio de una gestión mixta donde los archivos activos y
semiactivos están en los distintos departamentos de una forma descentralizada, en
cambio los archivos que son inactivos se encuentran en un único lugar o de forma
centralizado.

Las herramientas informáticas que son de gestión, distribución y archivo

se entienden como un proceso corporativo e integral del proceso documental de
una organización. Estas herramientas les permite disminuir o minimizar el volumen de
documentos que son generados en la empresa, así pudiendo evitar las
pérdidas de informaciones si algún documento desaparece.
Los documentos informativos pueden ser:
 Archivo informático de documentos: los documentos son almacenados en
un ordenador mediante archivos y carpetas.
 Sistemas de gestión de datos: aquí permite que la empresa pueda
relacionar los distintos documentos y así mismo obtener las informaciones
que son necesarias para tomar decisiones.
Debido a que la empresa mueve grandes cantidades de informaciones
y documentaciones, las entradas de estas pueden ser tanto internas como externas, así
mismo en diferentes formatos como papel o electrónico. Lo primordial para un buen
funcionamiento son la eficiencia y eficacia, si estas fallan pues quiere decir que hay mal
servicio y los costes pueden ser excesivos, por lo que la empresa puede colapsar y ahí
empieza a ver los problemas como:
 Multiplicación de copias
 Aumento de versiones
 Mucha documentación en papel
 Almacén desordenado
 Aumenta la perdida de información, entre otras.

Es decir que en general, se nota que el sistema de gestión documental actual no

responde a las necesidades y expectativas de la organización, por lo que lo
recomendable es plantear una nueva política de gestión documental con el objetivo de
que sea capaz de controlar, crear y utilizar las informaciones y la documentación de la
empresa para así saber que sucede, planificar que hacer y tomar acciones en
consecuencia.

Las ventajas que puede generar la implementación de un sistema de gestión de

documentación en una organización son muchas, y entre las razones por las cuales se
puede ver un proyecto de este tipo son:
 Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y
acceso.
 Agiliza los procesos de trabajo y así mismo mejora la productividad.
  Acelera el flujo de información como también la utilización de recursos.
 Ofrece apoyo a la toma de decisiones.
 Reduce costes de operaciones.
 Permite la reutilización de la información ya obtenida y compartirla con
toda la organización.

Entre unos de los principales deberes que deben cumplir los documentos obtenidos en la

actividad empresarial u organizacional es la Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD) una normativa importante la cual para cumplirlas la empresa debe tomar las
medidas en base a las obligaciones que establece esta ley:
 Tratar correctamente los datos personales.
 Establecer las funciones de control para la documentación y las
autorizaciones delegadas.
 Definir a las personas que podrán tener acceso a cada documento.
 Garantizar la confidencialidad de la información.

Con respecto a los procesos de documentación o gestión de documentos

electrónicamente, se puede resaltar 4 temas los cuales lo integra o son importante para
esta gestión:

1. Integración de los procesos y controles documentales en los procesos de

trabajo

La integración de estas en los procesos de trabajo debe de ser el objetivo primordial de

cualquier modelo de gestión de documentos. En organizaciones donde la inmediatez y
la efectividad a golpe de tecla son los valores más apreciados, las personas que
desempeñan los distintos procesos de trabajo automatizados no deben ser conscientes de
que al mismo tiempo que hacen su trabajo están haciendo gestión documental. Mientras
realizan las tareas que les han sido asignadas, los documentos necesarios se crean con
sus metadatos correspondientes, se clasifican de forma correcta y se les aplican las
políticas corporativas de acceso y conservación.

2. Los análisis de riesgos.

En la gestión de documentos el análisis de riesgos es unos de los componentes

fundamentales el cual nos permitirá la toma de decisiones correctamente. En esta existe
dos tipos de análisis de riesgos o de evaluación de documentos:

 Esta el nivel estratégico, aquí se evalúa cuáles son los posibles riesgos de una
organización al no gestionar correctamente los documentos que son las
evidencias de sus actividades, es decir, las posibles consecuencias.

 El nivel operativo, que hace evaluar los riesgos del mal funcionamiento de los
distintos procesos de gestión documental.
 3. Técnicas y controles necesarios para la gestión de documentos.

Los documentos electrónicos nos plantean nuevos desafíos que tenemos que
resolver para poder gestionar los mismos durante todo el tiempo que sea necesario.
En esta existe tres puntos de atención

a. Metadatos. Refiriéndose a documentos ya electrónicos la gestión de los

metadatos es los primordial de la gestión documental. Entendemos como
documento electrónico los archivos que contiene información ya sea en pdf,
Excel, imagen, video, registro de base de datos, etc., entonces denominamos
metadatos aquella información que es necesaria para gestionarlos, o también la
información que nos permite clasificar los documentos en una estructura
predefinida.

b. Firmas y autenticidad. Dos de las características que debe tener un documento:

 Autenticidad, mediante la comprobación de un tercero.

 Integridad, mediante la realización de un hash (algoritmo para identificar y

representar un documento mediante una clave o código).

Para la autenticidad de documentos ya internos se debe basar en los usuarios y

contraseñas y establecer mecanismos que aseguren la integridad de todos los
documentos con independencia de su autenticidad basándose en la restricción de
permisos.

c. Preservación digital: conversión y migración. Como al tratarse de documento

electrónicos la perdida de este es muy fácil, por lo que, esto hace que la
preservación, que son como las medidas preventivas a llevar a cabo para evitar
la obsolescencia y destrucción de los documentos, haya pasado a tener un papel
muy importante. Altamente relacionada con la gestión de riesgos, en este
momento se consolidan y normalizan los aspectos más funcionales de la misma
dando por hecho que la tecnología permite la conversión y migración (todos los
días miles de documentos nacidos en otros formatos son convertidos a pdf, por
poner sólo un ejemplo), como la planificación, la validación y la documentación.

4. Acceso en la e-sociedad.

La construcción de plataformas de acceso a documentos con complicados sistemas de

seguridad y acceso que intenten resolver hasta el más pequeño caso de conflicto es una
tarea ardua y complicada. Herramientas de redaction que permiten ocultar información
de un documento electrónico tienen su nicho de mercado.

las soluciones y decisiones pueden apoyarse en distintos ejes:

 El puramente tecnológico, con funcionalidades que nos permitan sofisticadas

acciones en el acceso a la información.

 El conceptual o de base, proponiendo nuevas formas de confección de

documentos. Por ejemplo, si hay información que no puede difundirse no
incluirla en documentos que sí deben ser accesibles.

 El legal o de conflicto de derechos, estableciendo los límites y marco de

actuación.

Este proceso va desde el Diseño, validación y aplicación de

instrumentos administrativos del proceso mejorado consisten el ciclo para definir y
localizar indicadores, y herramientas administrativas de trabajo, herramientas
estadísticas y de calidad. 

Las actividades y técnicas realizadas son archivadas

para mejorar puntualmente problemas determinación del estado inicial del proceso,
definición del problema y sus características, análisis de causas, priorización de causas
fundamentales mediante gráfico de Pareto, análisis con el equipo de trabajo de los
resultados y acciones de mejora, realización de un plan de acción de acuerdo con los
resultados obtenidos, ejecución del plan de acción verificación de resultados obtenidos
con el plan Implementando una gestión documental, La empresa podrá hacer más
eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo
costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la
productividad de su organización, este establecido ciclo de mejoramiento continuo del
proceso se realizó con las siguientes actividades: definición de un proceso mejorado
operativamente, la caracterización de proceso, mejora de los resultados del proceso de
manera continuada y sostenida mediante la aplicación de organización de causa efecto y
diagrama de Pareto.

Es necesario que, tanto en el recurso jerárquico, como en el proceso de gestión de

documentos se reconozca un derecho inalienable del fiel a sentirse agraviado y a recibir
de la Administración una respuesta razonada y rápida. Se hace referencia a la situación
preconciliar y a las propuestas que se hicieron en el inmediato posconcilio y se estudian
las vicisitudes de la legislación finalmente aprobada. Se analiza la normativa vigente y
su aplicación, desde los primeros estadios del acto, susceptible de ser recurrido, hasta el
proceso contencioso en la Signatura Apostólica. Finalmente, se reflexiona brevemente
sobre algunas resoluciones publicadas en las que se evidencia la necesidad de asumir los
derechos fundamentales en la praxis administrativa, concluyendo con algunas
sugerencias prácticas.

Importancia de los Procesos de documentación interna en las organizaciones.

EL mismo nos instruye y ayuda en la forma en que se deben realizar los procesos o
flujos de actividades, indicando los aspectos a documentar, requiere que todos los
trabajadores de la empresa estén involucrados y concienciados de la importancia que
tiene este proceso.
Los procesos de documentación interna en las organizaciones son motivo de legítimo
orgullo y son una clave para el debido manejo de la documentación.
Podemos destacar 3 rasgos o factores importantes
 Documentación de las oportunidades de mejoras
Para identificar dichas oportunidades de mejora debemos primero detectar los
problemas y debilidades en cada etapa de dicho proceso.

 Análisis de los procesos

Se calcula el tiempo razonable y la cantidad de procesos que se pueden documentar en
este periodo de tiempo, para así presentar los resultados de manera oportuna.

 La comunicación es fundamental
Es de vital importancia establecer canales de comunicación para que estos
procesos fluyan, con el fin de satisfacer las áreas involucradas y su funcionamiento.

Su importancia radica en la misión que tiene de administrar el flujo

de documentos durante su ciclo de vida, pretende superar los problemas planteados por
la complejidad interna y la variedad externa de las organizaciones haciéndolas
plenamente útiles para los servicios de la empresa esta es la importancia del método
aportado.

La selección de correctos indicadores para medir la eficiencia de los procesos es otro

punto clave a mencionar, se debe tener en cuenta que no todos los procesos necesitan
contar con un procedimiento. Los procesos que ameritan del mismo son aquellos que
son claves y requieren de políticas, instrucciones, detalles de responsabilidades por la
importancia y el impacto que tiene para la empresa.
 Conclusión

Para concluir, una administración de documentación son esas ocupaciones que nos van
a permitir coordinar como además mantener el control de puntos como la recepción,
organización, almacenamiento, el ingreso y difusión de los documentos; o además un
grupo de prácticas o métodos que usa una organización o sujeto para lograr regir los
documentos asegurando que la información en esta o registrada sea accesible y logre
permanecer segura durante el tiempo.

Asimismo, enunciamos al respecto de las herramientas informáticas las mismas les

posibilita reducir o reducir el volumen de documentos que son provocados en la
organización, de esta forma logrando evadir las pérdidas de informaciones de cualquier
archivo.
 Infografía/Bibliografía:

Base de datos de Unapec:

 https://eds-b-ebscohost-com.ezproxy.unapec.edu.do/eds/pdfviewer/pdfviewer?
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com.ezproxy.unapec.edu.do/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=3&sid=663108a1-
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Google Books:

 https://books.google.com.do/books?
id=AOkL0OYJp54C&printsec=frontcover&dq=proceso+de+documentación+intern
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djVCY0Q6AEwBnoECAMQAg#v=onepage&q&f=false

 https://books.google.com.do/books?
id=GGduCwAAQBAJ&pg=PA149&dq=proceso+de+documentacion+interna+en+l
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 https://books.google.com.do/books?
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entaci
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5-LuAhVaAZ0JHTafCx8Q6AEwAHoECAQQAg#v=onepage&q=Importancia
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