SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDO DE GARANTIAS

DEL CAFÉ S.A UTILIZANDO INGENIERIA DE SOFTWARE

ELIANA CARDENAS LONDOÑO

SENA CENTRO DE DISEÑO E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA INDUSTRIAL

DOSQUEBRADAS
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PEREIRA 2023
 Nota de aceptación:

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Firma Presidente del Jurado

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Firma del Jurado

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Firma del Jurado

DEDICATORIA

El presente proyecto recomendación de un sistema de gestión documental para fondo de

garantías del café s. a utilizando ingeniería de software lo dedico a mis padres por su apoyo
y confianza. A mi padre por brindarme los recursos necesarios y estar a mi lado
apoyándome Y aconsejarme siempre. A mi madre por hacer de mí una mejor persona a
través De sus consejos y enseñanzas.
AGRADECIMIENTOS

Al fondo de garantías del café por ayudarme con los recursos necesarios y permitir poner
en prácticas los mis estudios y hacer posible este proyecto.

INTRODUCCION
Esta investigación tiene como objetivo fundamental recomendar un software de Gestión
Documental, con el cual se pueda manejar los procesos de archivo contable; el archivo de
Gestión, Central e Histórico del fondo de garantías del café y también para manejar el flujo
de Documentos que se manejan diariamente en cada una dependencia del fondo.

El proceso de conservación de archivo se maneja de manera básica, es decir, se lleva un

control de los documentos se guarda de manera consecutiva y por módulos en formatos
establecidos por el fondo de garantías del café.

El sistema de Gestión Documental permite a los empleados del fondo de garantías radicar
un mayor número de documentos en menor tiempo, así como la entrega de los mismos al
instante, mediante un Entorno Web.

El flujo de documento entre dependencias genera actualmente repetición de un Mismo

documento, se acumula altos volúmenes de copias y gasto innecesarios de papel, además
del retraso de comunicación entre las mismas.

Para este estudio se utiliza la metodología de modelado UML que define los elementos
tales como diagramas de casos de uso, diagramas de secuencia.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad el manejo de archivo para conservar y el flujo de documentos en el Fondo
nacional de garantías del café s. a se maneja de manera manual, bajo estándares
establecidos para un mayor control; aun así durante el proceso de archivarían se pueden
encontrar inconvenientes como:

 Pérdida de tiempo en el registro manual de datos.

 Falta de control de los documentos que salen y entran
 Retraso en la entrega de documentos
 Tardanza en la toma de decisiones importantes.
 Mucha ocupación de espacios físicos

En el proceso de conservación de Archivo también se trabaja bajo normas estandarizadas

por el fondo nacional de garantías del café, sin embargo, el volumen de archivos y
documentos que se manejan en cada dependencia crece cada día más, siendo difícil llevar
su registro de manera manual, encontrando inconvenientes como, duplicidad de un mismo
documento, de igual manera, la búsqueda extendida de estos, entre otros.

En general lo que se pretende al automatizar estos procesos es disminuir o anular las fallas
que se presentan actualmente, además de agilizar El objetivo de poder llegar a sistematizar
el archivo que maneja el fondo de garantías de café es para facilitar el manejo, recuperación
de archivos, ahorro de papel eficiencia.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Sera que la automatización del sistema de Gestión Documental mejorara los
inconvenientes que se presentan en el manejo de archivos para conservar flujo de
documentos y archivos del fondo de garantías del café?

1.3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Dado que el fondo de garantías del café quiere automatizar el Sistema de Gestión
Documental e implementarlo en la conservación del archivo requiere un análisis detallado
de cada uno de los procesos de Gestión Documental así como el diseño de la
sistematización del mismo, también es necesario recalcar que se necesita hacer un estudio
amplio en el mercado para analizar software existentes y ver si estos se adaptan a las
necesidades plasmadas en el análisis y diseño previamente realizados; es por eso que el
proyecto se llevara hasta el estudio del mercado donde se recomendara un sistema de
Gestión Documental que se acople más a las necesidades del fondo de garantías del café.

JUSTIFICACION

La importancia de un archivo radica en los documentos que lo conforman ya que estos

sirven como fuente de consulta para tomar decisiones, dan testimonio en las acciones
realizadas; es aquí donde el beneficio de un sistema de gestión documental bien manejado
asegura que la información sea utilizada de la manera correcta y que esté protegida contra
cualquier modificación. Para el fondo de garantías del café disponer de la documentación
organizada de manera que esta pueda ser recuperada fácilmente para su uso es de vital
importancia.

Actualmente en el fondo de garantía del café se llevan una serie de procedimientos para la
conservación de archivos tratando de utilizar el concepto de gestión documental de manera
que se preste un mejor servicio; sin embargo al no contar con un proceso automatizado se
presentan retrasos en el momento de necesitar cualquier documento, es por eso que nace la
necesidad de realizar el estudio del proceso de gestión documental que se lleva a cabo para
que este sea automatizado y se presten por completo los beneficios que este ofrece.

Además, para cualquier entidad ya sea pública o privada es importante contar con sistema
de gestión de calidad que proporcione confianza a otras entidades; al implementar un
sistema de gestión de calidad se mejorarían procesos de la gestión de calidad como:

 Desempeño, coordinación y productividad.

 Dar la confianza por parte de la dirección en el logro y mantenimiento de la calidad
deseada.
 Aumentar estándares de calidad.

Un sistema de Gestión Documental bien implementado agiliza los procesos de

comunicación, optimiza el tiempo de respuesta, produce mayor rendimiento de los
empleados del fondo de garantías del café, mejora la calidad del servicio que se presta en la
empresa.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Evaluar diversos sistemas para automatizar el proceso de gestión documental del fondo de
garantías del café utilizando la ingeniería de software.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Describir los procesos que se llevan a cabo para la conservación de documentos

tanto externos como internos.
 Describir los procesos que se llevan a cabo con el archivo de gestión, central e
histórico teniendo en cuenta las normas implementadas en el fondo de garantías del
café.
 Realizar ingeniería de software de los requerimientos de la gestión documental del
fondo de garantidas del café.
 Aplicar metodología(s) de evaluación teniendo en cuenta los resultados adquiridos
en la ingeniería de requerimientos a diferentes sistemas de gestión documental
existentes en el mercado que puedan ser parametrizable según las necesidades del
fondo de garantías del café.

MARCO REFERENCIAL

3.3 ANTECEDENTES

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de

administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos, los ficheros que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista
de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación.

Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la

administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los
procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del
correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que
nacen, viven y mueren en formato electrónico.

Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas

informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental:

desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más
sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información
desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas
y recuperar información de cualquier lugar.

A continuación, se nombrarán algunos ejemplos en el desarrollo de software libre sobre la

gestión documental, son soluciones que han sido creadas para incorporarse en el ámbito
productivo de cualquier empresa, en este caso para recomendar al fondo de garantías del
café, entre ellas están:
 Alfresco Comunity: Es la alternativa principal del código abierto para la gestión del
contenido empresarial. Incluye: Gestión de Contenido Empresarial (ECM), Gestión
Documental, Gestión de Contenidos Web, Colaboración, Gestión de Información,
Gestión de Expedientes, Gestión de Imágenes, etc.

 Jahia Community: Es un sistema gestor de contenidos (CMS) integrada con un

sistema de gestión documental (DMS) e integración de Porlets.

 Knowledgetree: Es un Sistema de Gestión Documental (DMS) de código fuente

abierto y basado en entorno Web. Proporciona un entorno estructurado y seguro,
óptimo para la gestión de información y procesos de misión crítica.

 Nuxeo DM: Nuxeo DM es un sistema de administración de contenidos de código

abierto, basado en estándares abiertos y de escala empresarial. Está diseñado para
usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable.
Nuxeo está basado en JavaEE.

 OpenKM: Sistema de gestión de registros y documentos electrónicos de código

abierto diseñado para colaborar y gestionar documentos y contenido a nivel
empresarial. Proporciona funciones para gestionar todo el ciclo de vida de los
documentos (herramientas de clasificación, edición en vivo, control de versiones,
herramientas de comunicación) e implementar procesos empresariales
(automatización, flujos de trabajo, OCR, cliente de escáner, firma digital). Puede
conectarse con aplicaciones de terceros sin barreras técnicas y ofrece módulos para
satisfacer necesidades específicas. Entre sus funciones generales, el programa
cuenta con indexación de documentos de texto, Office, OpenOffice, PDF, Bases de
Datos, etc.

3.4 MARCO TEORICO

 En el desarrollo de este proyecto recomendación de un sistema de gestión
documental para el fondo de garantías del café s.a utilizando ingeniería de software
se hizo necesario recurrir a una serie de representantes que sustentan las teorías
afines a gestión documental entre ellas Manual de Gestión Documental y la ley
General de Archivo (594 de 2000).y también las Teorías de Ingeniería de Software
como bases teóricas que permitieron sustentar las categorías objeto de estudio, para
alcanzar las metas trazadas en cada uno de los procesos para este proyecto .

La Gestión Documental

Teniendo en cuenta que la importancia de los documentos de una entidad en este

caso el fondo de garantías del café y cumpliendo en las obligaciones que genera la
ley general de archivo la gestión documental comienza desde el momento en que se
generan o se crean documentos , la identificación , la función , el ciclo de vital y de
control de un documento que permita asegurar la información que genera el fondo
de garantías del café S.A desde su origen hasta su destino final con el objetivo de su
uso , conservación y preservación y fácil recuperación.

Por ende en la gestión documental es necesario tener claro lo que es un archivo, el

cual lo podemos definir “Es un sistema de almacenamiento para guardar la
información de forma segura y disponible para una futura necesidad o utilización.
Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e
información para las personas o instituciones que los produce.”

Principios de organización de un archivo.

 Principio de procedencia: cada documento debe de estar situado en la entidad

documental correspondiente del que procede, y esta entidad en su lugar de origen.
 Aplicación del principio de procedencia; es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:

1. Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

2. Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

3. precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

Ventajas del principio de procedencia:

1. sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos,

secciones, series.
2. Ubica correctamente el documento en el fondo que le corresponde de acuerdo a
la actividad o función que los genera.
3. Se aplica a todos las tareas relacionadas con el que hacer archivístico.

 Principio de orden natural: los documentos de producen en su orden consecuencial,

lógico y natural, siguiendo la tramitación.

Ciclo de vida de los documentos

El ciclo de vida de los documentos es la denominación que se le da a distintas fases
por la que pasa un documento, este consta de tres etapas sucesivas: elaboración,
conservación, eliminación.
Elaboración
El documento es creado después transmitido a uno o varios destinatarios para
pareceres. Es validado luego por una persona que tiene autoridad para hacerlo y ya
no podrá, desde entonces, ser modificado, si este no es con el acuerdo de esta
persona.

Conservación
El documento validado es transmitido en la entidad encargada de conservarlo tanto
tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes (externas tales que la
reglamentación, internas tales como los referentes de archivage y los planes de
clasificación). Esta entidad puede tomar la forma de un sistema electrónico. Durante
toda esta fase, el documento es conservado en condiciones tales que no sólo es
siempre visible e inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se
no puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.

Eliminación
La etapa final puede ser la destrucción del documento, si éste no es más útil y si la
ley lo permite. Ella puede ser también un cambio de estatus, entrenando el
mantenimiento en vida del documento, pero para otras razones que las que habían
entrenado su creación y por otra entidad que la que era cargada de conservarlo; es
por ejemplo el caso de todos los documentos que son conservados únicamente como
testimonio histórico.

Documentos de las dependencias.

Para establecer que documentos se conservan en una dependencia es necesario
hacer un inventario de los documentos que produce o recibe, su función, tramite y
consulta.
Sin embargo, con el fin de precisar el concepto de Documento de Archivo, nos
Remitimos a la definición adoptada por el Reglamento General de Archivos:
“Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a
sus actividades, funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”.

Recuperación de los documentos de las dependencias

Se podrán seguir las siguientes recomendaciones con el fin de garantizar su fácil
recuperación:
 Crear conciencia sobre la importancia de una buena organización archivística desde
el momento en que se crean o reciben los documentos físicos o electrónicos.
 Conocer la documentación que produce la dependencia, para esto se deben conocer
los manuales de procesos y procedimientos que deben entre otros mostrar el flujo
documental.
 Conformar los asuntos o expedientes, respetando las series documentales, y
manteniendo unidos, dentro de una carpeta los diferentes documentos que los
conforman.
 Respetar el orden dentro de cada carpeta, de acuerdo con el criterio establecido en la
normatividad archivística: cronológico, alfabético, numérico, etc.
 Identificar claramente cada carpeta conformada, con el nombre del asunto o
expediente y la fecha a la que corresponde.
 Garantizar la confidencialidad y seguridad para el acceso de la información que se
conserva.
 Evitar la existencia de documentos físicos amontonados o de documentos
electrónicos que no sigan una organización, ubicación y estructura definida.
 Archivar en las carpetas respectivas, los documentos de manera inmediata. Ingresar
al sistema de información cada una de las carpetas desde el momento mismo de su
conformación.

Documentos que ya no son utilizados.

Los documentos que ya no se utilizan, ocupan sitios y no dejan espacio para guardar
documentos más recientes. Así que una vez los archivos de cada dependencia han
dejado de ser útiles, deben ser entregados para su custodia a los archivos centrales
de cada dependencia del fondo de garantías del café.

En el momento de conservar estos documentos que ya no se utilizan el responsable

del archivo central deberá consultar en la tabla de retención documental (TRD) el
ciclo vital de los documentos que se encuentran definidos para cada una de las
tipologías documentales que se conservan.
 Funciones de la TRD.
 Manejo de la información:
Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el
total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia
empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la
información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento
de la estructura organizacional sea más enfático y útil.

 Control y acceso a los documentos:

Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una
homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un
mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición. En sí, se conoce
a profundidad la estructura de la información y su incidencia en los procesos de la
empresa.

 Selección y conservación:
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización
optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de
establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad
y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su
categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en
archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de
su ciclo de vida finalice.

 Manejo integral:
Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo
un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la
seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil
y su archivo más optimizado.

 Identificación de documentos de apoyo:

 Como se mencionó en puntos anteriores, para realizar un buen uso de una Tabla de
Retención documental, es necesario conocer a profundidad la estructura
organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se
identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que pueden ser de utilidad
administrativa.

Así que antes de tomar cualquier decisión sobre qué hacer con los documentos de la
dependencia es necesario consultar en la TRD y esta nos indicara lo que se debe
hacer.

Trasferir al archivo Central.

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el
Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte
de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus
valores administrativos. El objetivo final de la transferencia es evitar la
aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que no son
de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado.

A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarán las siguientes

normas:

 Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de

su tramitación. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será
conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de
documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa,
puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.
 Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual puede pedir
ayuda al Archivo.
 Se debe diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la
documentación de apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas o
 fotocopias de éstos. Esta documentación no es generada por la Sección y no debe,
en consecuencia, ser enviada al Archivo Central.
 Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año, según el calendario
que se establezca. Excepcionalmente podrá transferirse documentación previo
acuerdo con el Archivo.
 Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo serán los
Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares
administrativos que se asignen. En ningún caso dicho trabajo se encomendará a
personas que no conozcan la documentación. La responsabilidad corresponde al
Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
 La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas elásticas, grapas, clips
metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta
conservación del documento. En su lugar se emplearán carpetas y subcarpetas
normalizadas.
 La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de transferencia
debidamente cumplimentado (archivo.general@ehu.es).
Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán ser sustituidas
por otras nuevas.
 La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de
cartón de archivo definitivo, que a dichos efectos serán suministradas por el
Archivo, optándose por el tamaño adecuado. (*)
 Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo que su número
coincida con el que figure en el impreso facilitado por el Archivo.
Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en contacto con el
Archivo para determinar las fechas.
 Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en la
relación de entrega y la documentación enviada, se procederá a su catalogación y se
devolverá a la Sección/Unidad remitente un inventario definitivo. En el supuesto de
que lo relacionado en el formulario de transferencias no coincida el contenido de la
hoja inventario con la documentación remitida, ambas serán objeto de devolución.
 En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará la signatura
topográfica. Esta signatura habrá de utilizarse como referencia siempre que se
solicite un préstamo o consulta. Dicho inventario debe ser guardado por la
Sección/Unidad y deberá ser conocida su existencia por todo el personal adscrito a
la misma.

(*) En la caja de archivo se consignará los siguientes datos:

Por parte de la Unidad Administrativa:

Viceger./Vicerrec./Centro.
Servicio/Sección.
Código de Serie.
Denominación de la Serie.
Contenido.

Conservación de los documentos en medio técnico según la norma TRD.

La TRD establece que los documentos requieren conservación en medio técnico,

entonces el archivo general realizara este proceso, sea en sus instalaciones o en las
del archivo general según las políticas establecidas.
Si el proceso se realiza en el archivo general de cumplir primero con el
procedimiento de transferencia documental si es en las instalaciones de su oficina
deberá proceder con el alistamiento de la documentación en soporte físico siguiendo
los mismos pasos que para la transferencia.

Eliminación de los Documentos.

Cuando se realiza este procedimiento primero se debe consultar la TRD para
verificar que efectivamente se ha cumplido el tiempo de conservación su
disposición final.
 Si efectivamente después de consultar en las TRD el documento o los archivos se
pueden eliminar, se deberá solicitar a la asesoría del archivo general para la
elaboración de las actas de destrucción respectivas y se deberá garantizar que lleve a
cabo completamente.

Por ende cada área generadora es responsable de la adecuada conservación,

tratamiento y recuperación de los documentos que se producen en el fondo de
garantías del café sea cual sea su soporte durante el tiempo que permanezca bajo su
custodia.

La ingeniería de software
Para el objetivo de este proyecto se utilizaron fuentes teóricas de las disciplinas
informáticas como las siguientes a continuación.
 La disciplina tecnológica y de gestión que concierne a la producción y el
mantenimiento sistemático de productos software desarrollados y modificados
dentro de unos plazos estipulados y costes estimados.
R. Fairley. Software Engineering Concepts. New York: McGraw-Hill, 1985.
 Ingeniería es la aplicación sistemática de conocimiento científico en la creación y
construcción de soluciones, que satisfacen una buena relación efectividad/precio, de
problemas prácticos al servicio de la humanidad. La ingeniería del software es la
forma de ingeniería que aplica los principios de las ciencias de la computación y las
matemáticas en la obtención de soluciones de los problemas del software que
satisfacen una buena relación efectividad/precio.
SEI Report on Undergraduate Software Engineering Education, 1990.
El término de ingeniería de software se popularizo al final de los años 60
continuación se enunciaran algunos casos para que la ingeniería de software
 El desarrollo de sistemas de software grandes resultaba muy insatisfactorio:
Entrega habitualmente retrasada (a veces por mucho)
Presupuesto habitualmente excedido (a veces masivamente)
Calidad del producto final habitualmente baja: productos poco fiables y difíciles de
mantener

Ciclo de vida de software

El ciclo de vida del desarrollo del software (también conocido como SDLC o
Systems Development Life Cycle) contempla las fases necesarias para validar el
desarrollo del software y así garantizar que este cumpla los requisitos para la
aplicación y verificación de los procedimientos de desarrollo, asegurándose de que
los métodos usados son apropiados.

Su origen radica en que es muy costoso rectificar los posibles errores que se
detectan tarde en la fase de implementación. Utilizando metodologías apropiadas, se
podría detectar a tiempo para que los programadores puedan centrarse en la calidad
del software, cumpliendo los plazos y los costes asociados.

Aunque existen diferentes ciclos de desarrollo de software, la normativa

ISO/IEC/IEEE 12207:2017 establece:
"Un marco común para los procesos del ciclo de vida de los programas
informáticos, con una terminología bien definida, a la que pueda remitirse la
industria del software. Contiene procesos, actividades y tareas aplicables durante la
adquisición, el suministro, el desarrollo, el funcionamiento, el mantenimiento o la
eliminación de sistemas, productos y servicios informáticos. Estos procesos del
ciclo de vida se llevan a cabo mediante la participación de los interesados, con el
objetivo final de lograr la satisfacción del cliente".

Fases de desarrollo de software.

Esta sistematización indica cómo se divide un proyecto en módulos más pequeños
para normalizar cómo se administra el mismo. De esta forma, las etapas del
desarrollo de software son las siguientes:
 Planificación:

Antes de empezar un proyecto de desarrollo de un sistema de información, es

necesario hacer ciertas tareas que influirán decisivamente en el éxito del mismo.
Dichas tareas son conocidas como el fuzzy front-end del proyecto, puesto que no
están sujetas a plazos. Algunas de las tareas de esta fase incluyen actividades como
la determinación del ámbito del proyecto, la realización de un estudio de viabilidad,
el análisis de los riesgos asociados, la estimación del coste del proyecto, su
planificación temporal y la asignación de recursos a las diferentes etapas del
proyecto.

Análisis:

En esta etapa hay que averiguar qué es exactamente lo que tiene que hacer el software.
Por eso, la etapa de análisis en el ciclo de vida del software corresponde al proceso a
través del cual se intenta descubrir qué es lo que realmente se necesita y los
requerimientos del sistema (las características que el sistema debe poseer).

Diseño:

En esta etapa se estudian posibles opciones de implementación para el software que hay
que construir, así como decidir la estructura general del mismo. El diseño es una etapa
compleja y su proceso debe realizarse de manera iterativa. Muchas veces la solución inicial
no es la más adecuada, por lo que en tal caso hay que organizarla. No obstante, hay
catálogos de patrones de diseño muy útiles que recogen errores que otros han cometido
para no caer en la misma trampa.

Implementación:
 En esta fase hay que elegir las herramientas adecuadas, un entorno de desarrollo que
facilite el trabajo y un lenguaje de programación apropiado para el tipo de software a
construir. Esta elección dependerá tanto de las decisiones de diseño tomadas como del
entorno en el que el software deba funcionar. Al programar, hay que intentar que el
código no sea indescifrable siguiendo distintas pautas como las siguientes:

1.Evitar bloques de control no estructurados.

2.Identificar correctamente las variables y su alcance.

3.Elegir algoritmos y estructuras de datos adecuadas para el problema.

4.Mantener la lógica de la aplicación lo más sencilla posible.

5.Documentar y comentar adecuadamente el código de los programas.

6.Facilitar la interpretación visual del código

7.Tener en cuenta la adquisición de recursos necesarios para que el software funcione.

8.Finalmente desarrollar casos de prueba mientras se va creando el software para

comprobar el funcionamiento eficiente.

 Pruebas:

la fase de pruebas del ciclo de vida del software busca detectar los fallos cometidos
en las etapas anteriores para corregirlos. Lo ideal es hacerlo antes de que el usuario
final se los encuentre.

 Instalación o despliegue:

En esta fase finalmente ponemos el software en funcionamiento, por lo que

planificarnos el entorno teniendo en cuenta las dependencias existentes entre los
diferentes componentes del mismo. Es posible que haya componentes que
funcionen correctamente por separado, pero que al combinarlos provoquen
problemas. Por ello, hay que usar combinaciones conocidas que no causen
problemas de compatibilidad.

 Uso y mantenimiento:
Esta fase es muy importante en el ciclo de vida de desarrollo del software. Ya que el
software ni se rompe ni se desgasta con el uso, su mantenimiento incluye tres
puntos diferenciados:

1.Eliminar los defectos detectados durante su vida útil (mantenimiento correctivo).

2.Adaptarlo a nuevas necesidades (mantenimiento adaptativo).
3.Añadirle nuevas funcionalidades (mantenimiento perfectivo).

Cuanto mejor es el software más tiempo hay que invertir en su mantenimiento. Una
de las razones es que se usará más y, por ende, habrá más propuestas de mejoras.

3.5 MARCO LEGAL.

En nuestro país, el reglamento general de archivo que esta expedido por el archivo
general de la nación contemplo el término de gestión de documentos y desarrollo en
aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documentos, organización de
archivos, sistemas empleados para gestión de documentos, valoración documental,
en la transferencia de documentos, y la eliminación de documentos.

Teniendo en cuenta la ley del archivo, se señala los siguientes procesos:

Procesos archivísticos, la formación de archivo, tablas de retención, la

reglamentación de los documentos, inventarios documentales.

Por ende, teniendo en cuenta lo anterior se toma de la ley general del archivo la
función archivística “modernización” el cual se evidencia el uso de
programas de gestión de documentos, teniendo el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación se aplica a los procesos archivísticos.

A la hora de implementar el programa de gestión documental, es necesario verificar

Que es software que se va implementar este realizado bajo el marco normativo de
los procesos archivísticos que reposan en la ley general de archivo.

MARCO LEGAL GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA.

Ley 594 de 2000

“la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”; así como “las entidades
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos”.
Decreto 4124 de 2004

“se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones

relativas a los Archivos Privados.” Y se dicta “Que el Sistema Nacional de Archivos
busca esencialmente la modernización y la homogeneización metodológica de la
función archivística y está integrado por el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios, los archivos de las entidades
privadas que cumplen funciones públicas, los archivos privados de interés público y
los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los
procesos archivísticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.”

Ley 527 de 1999

Por medio de la cual “se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

4. DISEÑO METODOLÓGICO

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para realizar esta investigación de gestión documental se hizo necesario unos pasos
preliminares de observación directa, análisis de la situación, problemas con el
manejo de documentos y los procedimientos en manejo de archivo que se
establecen en el fondo de garantías del café.

Para este proyecto se utilizó la investigación cualitativa que es un método de estudio

que se basa en recursos como entrevistas, conversaciones, registros, memorias, entre
otros, para evaluar, ponderar e interpretar información no estandarizada. Su
objetivo es indagar en el significado y la comprensión de las experiencias,
motivaciones y criterios de decisión de las personas o grupos.

4.2 FASE DIAGNÓSTICA

El estudio propuesto se adecuó a los propósitos de la investigación documental. En

función de los objetivos definidos en el presente estudio. Realizar un análisis
cualitativo del archivo al interior del fondo garantías del café y diagnosticar las
necesidades existentes en cuanto a la información que circula interna y
externamente y finalmente recomendar un software de gestión documental para la
institución utilizando Ingeniería de Software.

En la investigación se emplearon una serie de instrumentos y técnicas de

recolección de información.
la primera referida a la delimitación del objeto de estudio y la elaboración de un
diagnóstico previo a las necesidades existentes, la segunda etapa implicó la
realización de la evaluación del sistema actual de Gestión Documental y la tercera
etapa correspondió a proponer los requerimientos que se necesitan en el fondo
de garantías del café para la automatización de este sistema y la comparación entre
los softwares del mercado vs el análisis realizado.

4.3 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

Para el desarrollo de este proyecto fue necesario utilizar herramientas que

permitieron recolectar el mayor número de información necesaria, con el fin de
obtener un conocimiento más amplio del problema a tratar. se hizo necesaria la
recopilación documental, de los diversos formatos empleados según los
requerimientos de la dependencia. Para este fin, se consultaron documentos
formales dados por el fondo de garantías del café.

Para el estudio del manejo de la gestión documental se utilizaron los métodos

propuestos por el “Archivo General de la Nación”, en el cual se dictan normas y
pautas para crear series, subseries y tipos documentales, además se instruye sobre
el manejo de las tablas de retención documental y el ciclo de vida de un
documento según su importancia. Así mismo se empleó la metodología UML, para
analizar y diseñar los requerimientos del sistema a implementar.

4.4 POBLACION Y MUESTRA

La población que fue el objetivo de este proyecto de investigación fue donde reposa
el archivo contable de la empresa de fondo de garantías del café.

El archivo de la empresa está compuesto por documentos que maneja la empresa

tanto internamente como externa. Dado que toda la dependencia tiene implementado
el uso de tablas de retención e inventario de documentos, la selección de la muestra
se basó en las dependencias archivo contable.

4.5 FASES DEL DESARROLLO

Fase I: Se basa en la descripción de los procesos que se llevan a cabo con el archivo,
de gestión, central e histórico.
 Se utilizaron como herramientas los siguientes:
Entrevista en las dependencias seleccionadas, que manejan las tablas de retención
documental, formato único de inventario y que mantienen activo el archivo de
gestión.

Referencia documental al manual Procedimiento Archivo, que describe como se

deben almacenar los documentos bajo estándares aprobados por el comité de
calidad, y como deben ser trasladados a cada uno de los archivos una vez cumplidos
sus tiempos de retención. Referencia documental al Archivo General de la Nación
para ver la terminología, estándares y procedimientos empleados en los documentos
entregados por la Universidad.

Fase II: Se basa en la realización de Ingeniera de Software para levantar los

requerimientos para la automatización del sistema de gestión documental del fondo
de garantías del café.
Las herramientas utilizadas fueron:

 Referencia documental a los autores Ian Sommerville y Roger Pressman, para los
conceptos de Ingeniería de Software, Ingeniería de Requerimientos, Requisitos
funcionales y no funcionales.

 Metodología UML para el desarrollo de diagramas de casos de uso, de secuencia y

de colaboración.

5. ANALISIS DEL SISTEMA

1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

En la actualidad la mayoría de procesos que se llevan a cabo en el fondo de

garantías del café
están soportados por documentos y no cuentan con un sistema de información
documental automatizado; el archivo de gestión consiste en reunir la documentación
en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
permanente utilización y consulta administrativa por los empleados de las mismas
oficinas u de otras dependencias.

Para en entender cómo funciona el sistema de Gestión Documental debemos tener

en cuenta tres componentes importantes, que son: Correspondencia, Archivo y Flujo
Documental. El proceso actual que se utiliza en la recepción de correspondencia del
fondo de garantías del café se lleva acabo de la siguiente manera:

El documento es entregado en la recepción donde es radicado; la radicación consiste

en asignar un número de radicado, fecha y hora por lo general se firma una copia de
dicho documento también con fecha y hora. Una vez radicado el documento, este es
escaneado y registrado en el Formato de entrada de correspondencia – recepción y
asignación. y es despachado a la dependencia que se indique.
Para el registro de estos documentos no se maneja ningún software de gestión
documental solo se utilizan formatos establecidos (en Excel) para registrar la
correspondencia que entra o sale internamente. Las copias de seguridad se hacen
mensualmente en las respectivas carpetas de archivo contable de los documentos
escaneados y los registros hechos.

En el manejo de la correspondencia externa el proceso es el mismo, se asigna un

numero de radicado, fecha y hora; también es escaneado y registrado en el Formato
de control de salida envió de correspondencia y posteriormente es entregado a su
destinatario.

Durante este proceso se pueden encontrar inconvenientes tales como:

 Repetición en el registro de datos como nombres, dependencias, etc.

 Pérdida de tiempo en el registro manual de datos.
 Falta de control de los documentos que salen y entran
 Retraso en la entrega de correspondencia

El proceso para guardar un archivo lleva una serie de procedimientos según el tipo
de documento que se esté tratando, los archivos deben pasar por un proceso de
clasificación donde se le asignan series y subseries documentales en cada
dependencia productora de documentos, con sus respectivos códigos, de acuerdo
con la Tabla de Retención Documental. Los archivos se clasifican en: Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivo de gestión: son archivos consultados frecuentemente dentro del proceso de

gestión, en este caso en el fondo de garantías son los archivos del movimiento
contable. se conservan en las dependencias por el tiempo definido en el listado
maestro de los registros.

Ordenamiento de los documentos

Según la procedencia se ordenan los archivos transferidos de gestión al central en

cronológicos, numéricos y alfabéticos.
a) Carpetas, Para efectos del ordenamiento físico de los documentos, sus anexos, sus
copias y en general todos los soportes documentales de las actuaciones que consten
por escrito, serán protegidos por carpetas adecuadas para la conservación
documental, con aleta vertical total que identifica la serie documental, cuyo
volumen oscilará alrededor de doscientos (200) folios.

Cuando sea necesario separar los documentos pertenecientes a una serie documental, por
su volumen, cada carpeta se identificará por un consecutivo según sea el orden de
conformación de la serie.

b) Legajos, La legajación y ordenamiento de los folios debe ceñirse a la metodología y

técnica archivística vigente; es decir; su presentación debe ser la de tomo bibliográfico,
formando un ángulo recto en la parte superior izquierda. Esto se logra con la
estandarización en la perforación para todos los tamaños de documentos.

c) Rotulación, La identificación de las series se hará con información impresa en rótulos

adhesivos.

d) Ubicación física, La ubicación física de las series documentales se harán en sentido de

izquierda a derecha por entrepaño y cuerpo, de arriba hacia abajo y los archivos se
organizarán por islas numeradas.

Archivo Central: A este archivo se transfieren los archivos de gestión, una vez se cumpla el
tiempo de retención definido en las Tablas de Retención Documental, presentadas por el
titular de proceso y previamente aprobadas por el comité de Archivo.

Para hacer trasferencias documéntales al archivo central se diligenciará el Formato Único

de Inventario Documental según el instructivo.
Una vez recibidos los documentos transferidos al Archivo Central se deben verificar
físicamente, para constatar que las series Documentales transferidas concuerdan con las
dependencias correspondientes. La permanencia en el Archivo Central será la definida en
las Tablas de Retención Documental.

Archivo Histórico: A este archivo se transfieren los archivos de gestión que se encuentran
en el archivo central y que fue establecido previamente por el titular de proceso. El
procedimiento será realizado por el Auxiliar de Archivo.

Acceso a los archivos.

Por razones de seguridad las únicas personas autorizadas para solicitar en préstamo de
documentos a los archivos son los funcionarios de la Entidad quienes lo harán el debido
proceso.
En el proceso de gestión documental se utilizan tablas retención para agrupar la
documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un
tiempo de permanencia de los documentos.

5.1.1 Diagrama de contexto.

Figura 1

5.2 REQUERIMIENTO FUNCIONALES.

El sistema de gestión documental permite a los empleados de fondo de garantías tener

diferentes módulos para la administración de documentos. el primer módulo consiste en
la radicación de los documentos en el cual el usuario cumple esta función, de igual manera
administra u distribuir la correspondencia del fondo de manera electrónica, esto se logra
mediante la digitalización de los documentos.

El segundo módulo consiste en el flujo de los documento físicos y electrónicos que permite
controlar, administrar y gestionar la papelería que se maneja entre las diferentes
dependencias; asociados a tareas con tiempo de respuestas así mismo. admite la
generación de documentos internos basado en los formatos establecidos por el fondo de
garantías del café, de igual manera permite la generación de estos para correspondencia
externa. Así mismo se crea y administra archivos electrónicos en la aprobación de los
mismos.

El tercer módulo consiste en el archivo que permite la administración de este, teniendo en

cuenta los inventarios, estados disposición para préstamos ciclos de vida de los
documentos, patrimonio documental y todo lo relacionado con el archivo central e
histórico del fondo de garantías del café.

El software será completamente web esto quiere decir que no importa la ubicación
geográfica para dar respuesta a estos.

La Interfax de este software será en su pantalla principal el módulo de inicio de sesión y su

validación este es necesario para utilizar el sistema de gestión documental para acceder a
este será por medio de un respectivo usuario y contraseña.

Paso seguido una vez validado el registro del usuario se entrará a un menú según sea su
perfil. estos perfiles estarán definidos por módulos ratificación, flujo de documentos y
archivos.
Si el perfil de usuario es de radicación, el sistema cargara el formulario de
radicación de documentos donde el usuario podrá digitalizar los documentos que entran y
salen y enviarlos a sus respectivos destinatarios.
Si el perfil de usuario es jefe de dependencia, el sistema cargará el menú de gestionar
correspondencia que ofrecerá los siguientes servicios:
Leer Documento
Responder Documento
Buscar Documento
Consultar Email
La opción de Leer Documento mostrara los documentos pendientes de lectura con sus
respectivos detalles.
La opción de Responder Documento mostrara los documentos pendientes de respuesta y
cada una de las páginas que este contenga, se podrá dar respuesta al documento, crear
documentos nuevos ya sea a partir de un documento en blanco o mediante formatos de
cartas, solicitudes y demás que estarán
previamente cargados en el sistema; también permite reenviar documentos y firmar
documentos.

La opción de Buscar Documento permite al usuario hacer búsqueda de documentos en

gestión o que ya han sido gestionados.

La opción Consultar Email permite al usuario visualizar el correo electrónico

correspondiente del fondo de garantías en el mismo sistema sin necesidad de consultar la
página.
Además, este usuario tendrá las opciones de:
Crear Usuarios Administrar Tareas La opción de Crear Usuarios permite al usuario crear un
nuevo registro para su dependencia y asignar permisos para este nuevo usuario.

La opción de Administrar Tareas permite al usuario tener un seguimiento de los

documentos a los que se les ha asignado una tarea, de esta manera el usuario sabrá si el
documento ha sido leído, modificado o se le ha dado respuesta.
Si el perfil de usuario es normal, el sistema cargará el menú de gestionar correspondencia
que ofrecerá los siguientes servicios: Leer Documento Responder Documento Crear
Documento Buscar Documento Consultar Email.

Las opciones para este usuario funcionan de la misma manera que para el perfil de jefe de
dependencia y también dependiendo de sus restricciones.
El perfil de auxiliar de archivo está divido en dos: Archivo Centrar y Archivo Histórico. En el
perfil para archivo central el usuario podrá seleccionar entre las siguientes actividades:
Recibir Documentos Ubicar Documentos Prestar Documentos

La opción de Recibir Documentos permite al usuario diligenciar el Formato Único de

Inventario establecido por el fondo de garantías del café para la transferencia de
documentos al Archivo Central.

La opción de Ubicar Documentos permite al usuario especificar las ubicaciones de los

archivos que han sido transferidos al Archivo Central.

La opción Prestar Documentos permite al usuario diligenciar los formatos de Solicitud y

Préstamo de Documentos y Tarjeta Afuera para la consulta interna y externa de estos.

5.2.1 CASOS DE USO

Un caso de uso es una secuencia de interacciones que se desarrollarán entre un

sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia un actor principal sobre
el propio sistema.

Figura 2

TABLA 2.
 ACTOR User_Radicacion
CASO DE USO Validar_User, , Radicar_Dcto
TIPO primero
DESCRIPCION Este actor representa al usuario que va utilizar el módulo de
radicación.

Tabla 3.
Actor Bd_user
Caso de uso Validar_user
Tipo Segundo
Descripción Este actor va representar a la base de datos donde se guarda la
información de los usuarios del sistema de gestión documental.

TABLA 4.
ACTOR BD_Archivo
Casos de uso Radicar_documentos
tipo Segundo
descripción Este actor es que representa la base de
datos donde se guardan los documentos
radicados

Tabla 5.
Caso de uso Validar_user
Nombre Usuario
Actores User_Radicacion, User_Admin, User_Dep,
User_TRD, User_AG, User_AH BD_Users
Tipo Inclusión
Propósito Validar al usuario que ya está previamente
registrado para que utilicé los módulos del
sistema.
Resumen valida al usuario por medio de un nombre
de usuario y contraseña que se verifica con
el registro del usuario para que este pueda
utilizar el sistema de radicación
Precondiciones El usuario debe estar registrado
Flujo principal El usuario ve la pantalla principal, el
usuario puede elegir entre las opciones
“ingresar” y “Salir”. Si la actividad es
“ingresar” se valida al usuario mediante un
nombre de usuario y contraseña que se
ven en la pantalla de inicio de sesión. Si la
actividad es “salir” se saldrá del módulo de
radicación.
Subflujos No aplica
Excepciones Error de validación datos incorrectos.
Tabla 6.
Caso de uso Radicar_documento
Nombre Documento
Actores User_Radicacion, BD_Archivo
Tipo Normal
Propósito El usuario podrá ingresar los datos de los
documentos que van hacer recibidos o
enviados para su respectiva radicación
Resumen Permite al usuario ingresar la información
obligatoria que se necesita para radicar el
documento
Precondiciones Validar_user
Flujo principal Validar_user
Subflujos Radicar documento que contiene
información de los documentos que debe
llenar el usuario, que incluye nro. de
radicado, fecha recepción, remitente,
destinatario, copia a, serie del documento,
carácter del documento, fecha límite de
respuesta, anexos y descripción adicional.
El usuario puede seleccionar las
actividades: “Enviar” y “Cancelar”. Si el
usuario elige “Enviar”, el sistema guarda
una copia en la BD_Archivo y envía el
documento al destinario seleccionado. Si el
usuario elige “Cancelar” se cancelara la
radicación del documento.
excepciones Los campos marcados con * son
obligatorios.

Figura caso de uso modulo usuario administrador

Tabla 7
Actor User_admin
Caso de uso validar_User, Leer_Dcto, Responder_Dcto,
Crear_Dcto, Buscar_Documento,
Consultar_Email, Crear_User,
Administrar_Tareas
Tipo Primero
Descripción es el actor principal y representa al usuario
que es jefe de dependencia y que tiene
privilegios de administrador.

Tabla 8
Actor Bd_documentos
Caso de uso Leer_Dcto, Responder_Dcto, Crear_Dcto,
Buscar_Dcto
Tipo Segundo
Descripcion es un actor secundario y representa a la base
 de datos donde se guarda la información
relacionada a los documentos enviados y
recibidos

Tabla 9
Actor Bd_email
Caso de uso Consultar_email
Tipo Segundo
Descripcion es un actor secundario y representa a la base
de datos donde se guarda la información
relacionada a la gestión del correo electrónico.

Tabla 10
Caso de uso Gestionar_correspondencia
nombre Gestionar _correspondencia
actores User_admin , user_depen
Tipo inclusion
propósito Gestiona documentos y correos de los
usuarios ya registrados
precondiciones El usuario se valida correctamente
Flujo principal se presenta al usuario la pantalla de
gestionar correspondencia. El usuario
puede elegir las siguientes actividades:
“Leer Documento”, “Responder
Documento”, “Crear Documento”, “Buscar
Documento”, “Consultar Email” y “Salir” Si
la actividad es “Leer Documento”, se
continúa con el caso de uso Leer_Dcto. Si la
actividad es “Responder Documento”, se
continúa con el caso de uso
Responder_Dcto. Si la actividad es “Crear
Documento”, se continúa con el caso de
 uso Crear_Dcto. Si la actividad es “Buscar
Documento”, se continúa con el caso de
uso Buscar_Dcto. Si la actividad es
“Consultar Email”, se continúa con el caso
de uso Consultar_Email. Si la actividad es
“salir” se saldrá del módulo del sistema
Excepciones No aplica

Tabla 11.
Caso de uso Leer_doc
Nombre Leer documento
actores User_admin,user_dep
Tipo normal
Propósito El usuario puede leer los documentos que tiene pendientes para reportar
las novedades
Resumen en caso de uso lo inicia el usuario. Ofrece la función de leer los
documentos que no han sido leídos y que están en espera de respuesta.
Flujo Se ejecuta el caso de uso Validar_User . Dependiendo de la opción
seleccionada por el usuario su continua con los Subflujos de este caso de
uso.
Se presenta al usuario la pantalla “Documentos Pendientes”, que
contiene la información de los documentos previamente radicados, que
incluye: numero, Recibido, Descripción, De, Serie, Plantilla, Estado Actual,
Fecha limite respuesta.
excepciones 1 Estado Pendiente: el sistema mostrara la casilla de estado actual en
amarillo si el documento está pendiente de lectura o si ha sido leído pero
no se le ha dado respuesta
2 Estado Gestión: el sistema mostrara la casilla de estado actual en verde
si el documento ha sido gestionado.
3 Estado No Gestión: el sistema mostrara la casilla de estado actual en
rojo si el documento no tuvo ninguna gestión.
4 Fecha: el sistema mostrara la casilla de fecha límite de respuesta en
verde para indicar que el documento está en plazo de ser respondido.
5 Fecha Crítica: el sistema mostrara la casilla de fecha límite de respuesta
en amarillo para indicar que el documento está a pocos días de vencerse
el plazo de respuesta.
6 Fecha Vencida: el sistema mostrara la casilla de fecha límite de
respuesta en rojo para indicar que el plazo para dar respuesta al
documento se ha vencido.

Tabla 12
Caso de uso Responder_doc
Nombre Responder documentos
Actor User_admin
 Tipo Normal
Proposito El actor va poder dar respuesta a los
documentos que han sido enviados.
Resumen En caso de uso lo inicia el usuario. Ofrece la
función de dar respuesta a los documentos
pendientes de respuesta
Condiciones ejecutado inicialmente el caso de uso
Validar_User.
Flujos se presenta al usuario la pantalla “Dar
Respuesta a Documento”, que contiene los
documento a espera de respuesta. El usuario
puede elegir entre las siguientes actividades:
“Abrir Documento” “Ver páginas del
documento”, “Documento Nuevo”,
“Responder Documento”, “Reenviar
Documento”, “Enviar Documento”,.

Tabla 13
Caso de uso Buscar_doc
Nombre Buscar documentos
Actor User_admin,user_dep
Tipo Normal
Proposito permitir al usuario buscar documentos en el
archivo de gestión.
Resumen este caso de uso lo inicia el usuario. Ofrece la
función de buscar documentos que ya han
sido respondidos o que aun están en espera.
Condiciones se requiere haber ejecutado inicialmente el
caso de uso Validar_User
flujos Se presenta al usuario la pantalla “Buscar
Documento”, en esta página se deben llenar
campos como palabras claves, destinario. El
usuario puede seleccionar las siguientes
actividades: “Buscar” y “Cancelar”

Tabla 14

Caso de uso Consultar_email

Nombre Consultar email
 Actores User_admin,user_dep
Tipo Normal
Propósito El actor podrá revisar y gestionar el
correo electrónico del fondo
Resumen Este caso de uso lo inicia el usuario ,su
función es gestionar el correo
electrónico del fondo.
Condiciones Se requiere haber ejecutado inicialmente
el caso de uso validar_user
Excepciones No

Tabla 15

Caso de uso Admi_tareas

nombre Administrar tareas
Actor User_admin
Tipo normal
Propósito Ofrece al usuario la opción de administrar
las tareas de los otros usuarios.
Resumen Este caso de uso lo inicia el usuario, ofrece
la función de llevar un seguimiento a los
documentos y tareas pendientes de los
demás usuarios; este caso de uso solo
puede ser ejecutado si el usuario tiene
permisos de administrador.
Condiciones Se debe haber ejecutado inicialmente el
caso de uso Validar_User.
Flujos se presenta al usuario la pantalla “Gestor
Tareas” que contiene información sobre el
estado de las actividades de los usuarios.
 La información incluye Usuario,
Documento, Estado y Fecha Limite

Tabla 16

Caso de uso Crear_user

Nombre Crear usuario
Actor User_admin,bd_user
Tipo normal
Resumen este caso de uso lo inicia el usuario, ofrece
la función de crear, modifica y eliminar un
usuario del sistema de gestión
Condiciones se debe haber ejecutado inicialmente el
caso de uso Validar_User.
Flujos Se ejecuta el caso de uso Validar_User.
Dependiendo de la opción seleccionada se
continua con los Su flujos de este caso.
e presenta al usuario la pantalla “Crear
Usuario” que contiene información como:
nombre, apellido, dependencia, permisos,
nombre de usuario y contraseña. El usuario
puede seleccionar entre las siguientes
actividades: “Registrar” y “Salir”
excepciones -1 Información Incompleta: los campos
señalados por(*) son obligatorios
-2 Registro ya existe: el usuario que trata
de crear ya existe en el sistema

Figura 4 caso de uso modulo usuario

Figura 5 caso de uso manejo tablas de retención documental

Figura 6 caso de modulo archivo central

Figura 7 caso de uso modulo archivo histórico.
5.2.2 diagrama de secuencia.
Un diagrama de secuencia muestra la interacción de un conjunto de objetos en una
aplicación a través del tiempo y se modela para cada caso de uso. A menudo es útil
para complementar a un diagrama de clases, pues el diagrama de secuencia se
podría describir de manera informal como "el diagrama de clases en movimiento",
por lo que ambos deben estar relacionados entre sí (mismas clases, métodos,
atributos...)

Figura 8 diagrama de secuencia radicar documento.

Figura 9 diagrama de secuencia leer documento

Figura 10 diagrama de secuencia abrir los documentos

Figura 11 diagrama de secuencia para ver páginas de documento.

Figura 12 diagrama de secuencia documentos nuevos

Figura 13 diagrama de secuencia para responder documentos

Figura 14 diagrama de secuencia para reenviar documento.

Figura 15 diagrama de secuencia buscar documentos

Figura 16 diagrama de secuencia consultar email

5.3 requerimientos no funcionales

Requerimientos de interfaz externa: simple de usar. Es muy interactiva
Requerimientos de funcionalidad: cuando ya está elegido el software que desea
adquirir el fondo de garantías es necesario hacer pruebas de calidad que demuestren
que este funciona tal y como es.
requerimientos de Usabilidad: El software deberá ser usado por administrativos, y demás
personas que en cada dependencia del fondo de garantías del café sean autorizadas para
manejar el sistema de gestión documental. En el manejo de correspondencia los usuarios
deberán tener conocimientos mínimos de cómo enviar y recibir correspondencia mediante
el editor del software y correo electrónico. En el uso de archivo el usuario deberá tener
conocimientos en manejo de series y tipos documentales, así como en manejo de tablas
de retención documental.

Requerimientos de Software: Base de Datos ORACLE o MySQL Sistema Operativo LINUX o

WINDOWS Servidor web apache V 2.0 o superior PHP 5.2.5 o superior Con librerías GD2,
Mcript, mbstring, OCI8, sockets, curl.

Requerimientos de Hardware: Servidor con: Procesador 3.4 GHz/1MB Caché en

Arquitectura Intel o RISC (o superior) Fuente de poder redundante 3 GB de memoria RAM
80 GB de disco duro a 7200 RPMS
6 Evaluación del software
En esta etapa del estudio se ha levantado información del sistema actual, así como una
serie de requerimientos funcionales para implementar el sistema de Gestión Documental.
A partir de esta información se hizo una evaluación basada en una metodología de
Microsoft para evaluar software a partir de necesidades detectadas y de software
terminado. Los softwares que se escogieron para ser evaluados corresponden a los más
posicionados en el mercado regional por lo cual, entre muchas opciones en el mercado se
redujo solo a estas dos: Cero K de SAIA y Sevenet. La evaluación del software incluye una
serie de preguntas organizadas por módulos en este caso de estudio divido en: descripción
general, radicación, digitalización, flujo documental y archivo; de manera que se le pueda
dar una clasificación al software y tomar una decisión basada en los resultados.

7 RECOMENDACIONES.
En la Ingeniería de Software hay varias metodologías para desarrollar software, es
importante hacer o proponer software ya que estas permiten estructurar, planear y
controlar el proceso desarrollo de cualquier sistema de información.
Realizar ingeniería de requerimientos es un paso importante en el estudio o desarrollo de
un software, ya que en esta se recopila información necesaria para establecer la
funcionalidad que se quiere alcanzar con un sistema.
Una vez definidos los requerimientos con base en las necesidades identificadas en la
organización, es recomendable utilizar métodos de evaluación, ya que los resultados que
las evaluaciones definan, servirán para decidir si la organización necesita cambiar el
sistema existente o adquirir por primera vez uno nuevo.
La Gestión Documental consiste en la ordenación y flujo documental de una organización
basada en técnicas y normas establecidas, organizaciones como el fondo de garantías del
café manejan un número significativo de documentación de manera manual, por lo cual se
recomienda automatizar este proceso, ya que de esta manera se mejorarían los procesos
de comunicación e información, además de salvaguardar la documentación

8. conclusión
La realización de la Ingeniería de Requerimientos demostró que, si el sistema de
Gestión Documental es automatizado, se mejorara el proceso en el manejo de
correspondencia, el flujo documental, y la gestión de archivos. Los resultados
arrojados por las evaluaciones basadas en la metodología de Microsoft, demostraron
que es necesario automatizar el sistema de Gestión Documental actual; además de
mostrar cual es el software más conveniente para el fondo según las necesidades
plasmadas en la ingeniería de requerimientos. El software para la automatización del
sistema de Gestión Documental Cero K, demostró en su evaluación que cumplía en su
mayoría con los requisitos que se plantearon en la Ingeniería de Requerimientos.  El
software Sevent a pesar de cumplir en parte de los requisitos establecidos, no
satisface plenamente en su totalidad con las necesidades del fondo de garantías del
café.
BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión Documental Bases para la elaboración de un

programa.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos.

BANCO DE LA REPUBLICA. Manual de Gestión Documental

Ingeniera del Software: Un enfoque práctico, Quinta Edición. 2006 SOMMERVILLE IAN.
Ingeniera del Software, Séptima Edición. 200