PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y ENTREGA DEL CONTRATO

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

NORMAS
NTC-ISO 9001: 2015
OHSAS 18001:2007
NTC ISO 14001:2015

DOCUMENTO CONTROLADO

FECHA DE APROBACION: MAYO 13 DE 2019 VERSION: 10

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin previa autorización de la empresa

Elaboró: Aprobó: Copia No:

     1
     
Representante de la Dirección Gerente
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TABLA DE CONTENIDO

Control de modificaciones 7. Ejecución del contrato

10
control de distribución 3

8. Control de los equipos de medición y ensayo

12
1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Referencia Normativa 5 9. Inspección y entrega del proyecto
5. Término y Definiciones 13

10. Propiedad perteneciente a los clientes o

6. Planeación 6 proveedores externos 15
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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN MODIFICACIONES DOCUMENTO

01 - 02 Se modificó la palabra control de no conformidades por oportunidades de mejora . EC-P-01

02 - 03 Se modificó el código de dicho formato, el logo y se incluyeron aspectos fundamentales de medio ambiente EC-P-01

03 - 04 Se realiza lineamientos con la norma ISO 9001:2008 EC-P-01

04 – 05 Se realizó un enfoque hacía el control de la propiedad del cliente EC-P-01

EC-P-01
05 - 06 Revisión del Documento ajustándolo a los requerimientos de la Organización

06 - 07 Se realizaron ajustes con base a los cambios generados en los formatos de inspección EC-P-01

07 - 08 Revisión el Documento EC-P-01

08 - 09 Cambio de codificación y revisión del documento PS-P-09

10 Se incluye aspectos relacionados con la propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos. PS-P-09
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CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

COPIA No ENTREGADA PARA FECHA DEVOLUCIÓN

C01:V01 OFICINA 17 DE FEBRERO DE 2007

C01:V02 OFICINA 08 DE OCTUBRE DE 2007

10 DE NOVIEMBRE DE
C01: V03 OFICINA
2008

C01:V04 OFICINA 15 DE MARZO DE 2009

C01:V05 OFICINA 10 DE ENERO DE 2010

C01:V06 OFICINA 25 DE OCTUBRE DE 2010

C01:V07 OFICINA 05 DE ENERO DE 2017

C01:V08
OFICINA 03 DE OCTUBRE DE 2018

C01:V09 OFICINA 13 DE MAYO DE 2019

C01:V10 OFICINA VIGENTE

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1. INTRODUCCIÓN
La Empresa, para la prestación de servicios posee un procedimiento genérico el cual se describe a continuación y se aplicará de manera conjunta con la norma técnica adecuada a
las diferentes actividades constructivas en que se incurran. Uno de los factores importantes de los SGI, es la satisfacción del cliente, para esto se debe realizar un estricto
seguimiento a nuestro desempeño en los aspectos que el cliente y las normas aplicables para las diferentes actividades lo requieren.

2. OBJETIVO
Definir los parámetros y controles necesarios para la ejecución de los Contratos que han sido adjudicados a la empresa.

Definir la Metodología necesaria para realizar el seguimiento y ensayo en recepción, en la ejecución de la obra y en la entrega final. Adicionalmente definir los criterios de
calibración de los equipos de medición y ensayo.

3. ALCANCE 4. REFERENCIA NORMATIVA

Aplica para todas las obras en que participe la empresa. En caso de que se decida NTC-ISO 9001:2015 Sistema de gestión de calidad - Requisitos
participar de manera conjunta con otra empresa que maneje también su propio NTC-OHSAS 18001:2007 . Sistema de gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
Sistema de Gestión Integral , se definirá en el Plan Integral de HSEQ de dicha obra NTC ISO 14001:2015 Sistema De Gestión Ambiental
cual de los Sistemas de Gestión se utiliza.
Términos de referencia
Contrato

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Plan de Gestión Integral: Documento que enuncia las practicas especificas de SSTAQ , y programas de seguridad industrial, salud en el trabajo y ambiental, los recursos y las
secuencias de las actividades correspondiente a un contrato en particular.

Calibración: Verificar y controlar las condiciones de un instrumento de medición y ensayo en comparación con un patrón de referencia.

Verificación: Operaciones realizadas por una entidad metrológica legalmente autorizada, con el fin de comprobar que un instrumento o equipo de medición satisface los requisitos
particulares respecto a un uso específico previsto

Inspección: Examen para determinar si es conforme con los requisitos establecidos

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6. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

El gerente y Encargado de Obra realiza una reunión

1 INICIO N.A . N.A . N.A . previa a la realización del contrato para definir los
requerimientos de este .

• El contrato Se hace lectura del contrato, especificaciones

técnicas, cuadro de cantidades y demás documentos
Identificación de Gerente, • Términos de referencia
2 P N.A . asociados al proyecto, que permita analizar e
requisitos del cliente y Encargado de Obra • Especificaciones
identificar los requisitos del cliente y otras partes
otras partes • Normatividad aplicable
interesadas.
interesadas

1 • Proceso de Gestión de
Gerente, Esta selección se hace de acuerdo a las
3 H Recurso Hojas de Vida
Selección del Encargado de Obra. necesidades del contrato.
• Términos de referencia
recurso humano
La selección de los proveedores se llevará acabo
• Especificaciones
con el Procedimiento de Recurso Humano, Compras
• Procedimiento de
Selección de e Infraestructura GR-P-01
Gerente, Recurso Humano,
4 H Proveedores
Selección de Encargado de Obra. Compras e
GR-F-34 En la selección de proveedores se tendrá en cuenta
proveedores Infraestructura
si tiene licencias ambientales para explotación de
GR-P-01
recursos (cuando aplique)

Identificación de peligros y
Valoración del Riesgo.
Identificación de los
Aspectos, valoración de
riesgos ocupacionales e
5 H
impactos ambientales.
Formato
• Se tomaran controles operacionales de acuerdo a
Identificación de la valoración realizada.
Representante de la peligros, aspectos,
Dirección • La matriz de riesgos será aplicada de acuerdo al
Especificaciones evaluación y control de
riesgos e impactos factor comportamental y otros aspectos como
Encargado de Obra
ambientales. incidentes, fallas de control, emergencias,
simulacros, entre otros.
SSTAQ-F-01

2
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ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

Entre la documentación requerida para el plan de

2 Gestión Integral de SSTAQ se encuentra:
 El contrato
 Términos de referencia
 Especificaciones técnicas
De acuerdo a
requerimiento del  Planos
Documentos de
contrato:   Estudios técnicos y memorias de cálculos
referencia
Plan de Gestión  Normatividad aplicable
Especificaciones Técnicas
6 H Gerente y cliente Integral de HSEQ  Manuales del SGI aplicables
del Cliente,
PS-PL-01,  Formatos del SGI aplicables
Plan de Calidad  Control del suministro del cliente, que también
Plan Integral de SSTA quedará evidenciado en el formato PS-F-40.

En caso de que ECOPETROL S.A requiera la entrega

de los Planes (Plan de Calidad y Plan de HSE) en
documentos individuales se hará entrega de dichos
documentos.

Controles Gerente, Supervisor, ▪ Términos de referencia Se deben definir los controles en SSTAQ mediante los
Instructivos aplicables
operacionales Representante de la ▪ Especificaciones técnicas instructivos de la de actividades críticas aplicables al
7 H al proyecto
Dirección • Normatividad aplicable proyecto.

Revisión y aprobación del

Plan de Gestión Integral
y /o Borrador del Plan de
Plan de Calidad Gestión Integral de SSTAQ Se genera el plan de gestión integral en su versión para
9 H Plan Integral de HSE Gerente N.A.
y/o Plan de Calidad su respectiva revisión y aprobación por parte del cliente.
Plan Integral de SSTA

3
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ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

3
Borrador del Plan de Plan de Gestión Integral
Borrador del Plan de Gestión Integral de HSEQ
1 Gerente y Gestión Integral de HSEQ de HSEQ
10 V y/o Plan de Calidad, Plan Integral de HSE,
Representante de la y/o Plan de Calidad y/o Plan de Calidad
corregido o aprobado .
Dirección Plan Integral de HSE Plan Integral de HSE
El plan de Gestión
es adecuado?

NO

Plan Gestión integral de Control de

SI HSEQ y/o
Representante de la correspondencia En caso que sea requeridos por el cliente se
11 A Plan de Calidad emitida
Dirección realiza su envío para su posterior aplicación.
Plan Integral de HSE
Enviar al cliente Aprobado SSTAQ-F-50

1
Plan de Gestión Integral de
El Plan de Gestión HSEQ y/o Se recibe aprobación por parte del cliente, de
12 A Cliente N.A
Integral de HSEQ es aprobado Plan de Calidad manera que se cuente con el aval.
por el cliente?
Plan Integral de HSE
NO

SI

Seguimiento del Plan Se realizará seguimiento periódico al plan de

de Gestión Plan de Gestión Integral de gestión y en caso de cambios debido a
Representante de la HSEQ y/o adicionales o cambio de especificaciones
13 A Plan de Calidad N.A
Dirección técnicas, se realizará cambio de versión y se
Plan Integral de HSE capacitara al personal operativo líder en la
4 nueva versión.
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ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

4
Si se detecta que el plan de gestión integral y/o
planes (Plan de Calidad y Plan de HSE) no es
Representante de la Informe periódico de Plan de gestión
14 A eficaz, se realizarán las respectivas
Dirección gestión integral HSEQ
modificaciones con la aprobación del gerente y
se cambiará a una nueva versión.
El plan de Gestión
fue eficaz?

NO

Control
de OM Procedimiento de
Salidas No Conformes y Oportunidades de Ver documento SSTAQ-P-10
Representante de la Productos No mejora
Dirección Procedimiento de Salidas No Conformes y
15 A SI Conformes SSTAQ-F-15 Productos No Conformes
SSTAQ-P-10

FIN
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7. EJECUCIÓN DEL CONTRATO

ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

INICIO
 Plan de Gestión
Integral de HSEQ
y /o Plan de Calidad
, Plan de HSE. Luego de obtener toda la información necesaria,
Director de Obra ,  Especificaciones para ejecutar el trabajo se realiza una
1 H Verificación de la N.A.
Ingeniero Residente verificación de la información suministrada vs.
información Técnicas
La obra a realizar.
suministrada por el  Información
suministrada por el
cliente cliente.
Notificar al cliente
 Plan de Gestión
Integral de HSEQ
NO y /o Plan de Calidad
La información , Plan de HSE.
Director de Obra , Se verifica mediante inspección visual o
es conforme?  Especificaciones Acta de Recibo
2 V mediciones cuando aplique si la información
Ingeniero Residente Parcial y Final
Técnicas obtenida es suficiente y conforme.
 Información
SI suministrada por el
cliente.

Orden de inicio
de actividad

Director de Obra ,  Libro diario de obra Factura y/o acta de Si todo esta en orden se procede a ejecutar el
3 A  Acta de inicio.
Ingeniero Residente liquidación proyecto.

1
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ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

El seguimiento al proyecto se realiza mediante el Plan

de Gestión Integral de SSTAQ del Proyecto.

1 NOTA:
 Plan de Gestión Integral de
HSEQ y /o Plan de
Director de Obra , Calidad , Plan de HSE.
4 H
Ingeniero Residente  Contrato y documentos del
Seguimiento de
contrato, Libro Diario de
Obra
Obra.
Si se realizan subcontratos en el proyecto en cuanto a
alquiler de vehículos, equipos o maquinaria, se
Informe diario de controlaran por medio de la solicitud de hojas de vida
y/o afiliaciones a seguridad social del personal que
actividades.
operen la maquinaria o los equipos alquilados, además
de la evidencia de sus respectivas revisiones técnico
mecánicas.

En caso de que se requiera subcontratar otro tipo de

proceso se dejara evidencia del mismo en los
respectivos planes del S. G. I. de obra.
Parcial  Plan de Gestión Integral de
Entrega HSEQ (Informe) y /o Plan
Parcial o de Calidad , Plan de HSE.
Director de Obra , Acta de Recibo
5 V Final  Contrato y documentos del N.A.
Ingeniero Residente Parcial y Final
contrato, Libro Diario de
Obra y/o programaciones.

Final

 Plan de Gestión Integral de

Liquidación del HSEQ (informe) y /o Plan
contrato Director de Obra , de Calidad , Plan de HSE. Factura y/o acta de
6 A N.A.
Ingeniero Residente  Contrato y documentos del liquidación
contrato, Libro Diario de
Obra y/o programaciones.
FIN
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8. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Y ENSAYO

ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE. DOC. DE REF. REGISTRO DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 INICIO
Gerente / Se consideran equipos menores de medición aquellos que a criterio del
¿La
empresa SI Ingeniero Residente, gerente, y/o encargado del proyecto, haciendo un balance costo/beneficio,
2 P adquiere el Representante de la N.A. N.A. decidan si es mas rentable mandarlos a calibrar o comprarlos nuevos (con
equipo? Dirección su respectivo certificado de calibración con patrones internacionales o
nacionales. (cuando aplique).

NO Reporte Diario
de Actividades Si es un equipo menor de medición se compra con su respectivo
controles del PS-F-08 certificación de calibración (cuando aplique), su estado será revisado por el
Gerente /
equipo Ordenes de encargado del proyecto cada seis meses, si su lectura es adecuada según
3 H Ingeniero Residente, compra el criterio del encargado del proyecto donde estén siendo utilizados, se
Representante de la Control decide si continúan en operación o son dados de baja y sustituido por
Selección de los equipos GR-F-35
Dirección Calibración de equipos nuevos. A criterio del gerente se puede adquirir los equipos de
de laboratorios Medición Equipos medición ó adquirir los servicios de un proveedor.
Ocupacional GR-F-17

Para los equipos mayores de medición que requiera la empresa para un

NO proyecto en particular y los cuales no se posean, se solicitará el suministro
de los equipos y/o servicio de medición completo a un proveedor
4 V Los equipos son N.A. N.A. N.A acreditado, a los cuales además se le solicitará certificados de calibración
conformes ? de equipos vigentes con patrones trazables a nivel internacional y/o
aprobados por la superintendencia de industria y comercio.

Si los equipos son conformes se realiza la autorización para la ejecución de

SI Certificados de los ensayos en caso contrario se debe conseguir otros equipos, o en caso
5 A N.A. calibración de N.A. que no se pueda conseguir equipos calibrados se podría hacer de manera
Realización de ensayo los equipos temporal una concesión con el cliente para utilizarlos en este estado la cual
debe costar por escrito.

Luego de tener los equipos aprobados se realizan los ensayos estipulados

Resultados del
6 FIN N.A. N.A. con las frecuencias establecidas en el plan de HSEQ y/o lo de terminación
ensayo en las especificaciones técnicas o plan de inspección o ensayo.
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9. INSPECCIÓN Y ENTREGA DEL PROYECTO

ID PHVA ACTIVIDAD RESP. DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

1 INICIO

Antes del inicio del proyecto se realizan las inspecciones que

haya lugar, dejándose evidencia fotográfica, según sea el caso,
comparando estos eventos o datos con los documentos
Reporte Diario de Reporte Diario de técnicos de soporte del proyecto (planos, especificaciones
Inspección en recepción Supervisor y/ o Actividades PS-F-08 Actividades técnicas, contrato y demás documentos) y en caso de alguna
Residente de
2 P Acta de recibo de PS-F-08 inconsistencia comunicar de inmediato al cliente
Obra
instalaciones
Comunicar al
clienteNO

Reporte Diario de
NO Supervisor y/ o Si la inspección es conforme, se da inicio al proyecto, en caso
Actividades PS-F-08 Reporte Diario de
Es Residente de contrario se le informa al cliente los datos, documentos o
acta de recibo de Actividades
conforme Obra recursos que hacen falta para autorizar el inicio de las
3 H instalaciones PS-F-08
actividades.
Acta de inicio

SI Primero se define las frecuencias y responsables de la

Reporte Diario de realización de las respectivas inspecciones en el plan operativo
Actividades del proyecto o en un documento por separado llamado plan de
Reporte Diario de
PS-F-08 inspección.
Inspección en Actividades PS-F-08
Supervisor y/ o Los aspectos a inspeccionar pueden ser: el cumplimiento de
Formatos de inspección de
proceso Residente de
obras
Plan de Inspección y especificaciones de materiales el cual se realiza en las
4 H Obra Ensayos respectivas ordenes de compra, o los parámetros de control del
o Información suministrada
por proveedor de ensayos proyecto en los formatos de inspección, el libro diario de obra o
Control Registros de los resultados de los ensayos emitidos por entes externos
de OM Inspección acreditados.
SI NO

Reporte Diario de Reporte Diario de

Es Actividades Actividades
conforme PS-F-08 PS-F-08.
En caso de incumplimiento de alguno de los elementos de
Supervisor y/ o
inspección se debe reportar y dar tratamiento como una no
Residente de Formatos de inspección de Plan de Inspección y
conformidad (ver procedimiento de acciones correctivas y de
5 V Obra obras Ensayos
mejora, ítem de control de oportunidades de mejora).
 y/o Formato de
1 Oportunidades de Mejora. Registros de
Inspección
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ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

1 Antes de realizar la entrega del proyecto

Reporte Diario de primero se realiza una revisión interna para
Libro diario de obra, formatos de
Actividades garantizar que se esta cumpliendo con lo
Director de Proyecto, inspección de obras o Información
6 A contratado y posteriormente se notifica al
Ingeniero Residente suministrada por proveedor de PS-F-08
cliente la terminación del trabajo para realizar
ensayos . en conjunto la revisión y aprobación de los
Inspección Final mismos.

Reporte Diario de
Actividades Si la revisión es conforme la obra es entregada
Realizar al cliente y se elabora las respectivas actas de
Correcciones PS-F-08
Director de Proyecto, Libro diario de obra, formatos de finalización y/o entrega del contrato en caso
7 A Reporte ó listado
Ingeniero Residente inspección de obras. contrario se realizaran las respectivas
Es NO de cosas , correcciones y luego se desarrollarán las
conforme actividades inspecciones.
pendientes.

SI Reporte Diario de
Libro diario de obra, formatos de Actividades Se entrega la obra cuando se haya cumplido lo
inspección de obras o Información PS-F-08 establecido contractualmente y este recibida a
Director de Proyecto,
8 A Entrega a satisfacción del suministrada por proveedor de satisfacción del cliente, Luego se entrega la
Ingeniero Residente
cliente ensayos, acta de finalización y/o encuesta de satisfacción del cliente para medir
entrega del contrato Registros de Obra su satisfacción.
Liberado

FIN
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10. PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS

Obras, Montajes y Consultoría Ltda. – OMC, cuidará la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras esté bajo su control o siendo utilizado por la
empresa dentro de sus procesos de gestión.

Por lo anterior, se identificará, verificará, protegerá y salvaguardará la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrados para su utilización.

En caso que la propiedad de los cliente o de los proveedores externos, presente pérdida, deterioro o se encuentre inadecuada para su utilización, se deberá dar aviso y conservar
la información documentada sobre lo ocurrido.

La empresa hará control en cada plan de gestión en HSEQ, el cual se determina los parámetros necesarios para identificar, verficar, proteger y salvaguardar dicha propiedad y
se hará el respectivo registro en el formato control de suministro del cliente.