4.5 Aseguramiento de Calidad para Manejo y Control de Documentación y Datos

DEPARTAMENTO INGENIERÍA DE FACILIDADES
GUÍA QA-305. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD PARA MANEJO Y CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN Y DATOS
Código: Vigente desde: 08/29/2008
Versión 6 Página 1 de 22
QA-305 Vigente hasta: 12/31/19
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Historial de Modificaciones y Revisiones
Fecha
Descripción de la Modificación Elaboró/ Modificó Revisó Aprobó
mm/dd/aa
H. Gelves -
Gerente Ingeniería
H. Gelves -
E. Sanchez - Facilidades / Z.
Elaboración y publicación del Gerente
05/01/2000 Ingeniero Carmona - L.E.
documento. Ingeniería
Facilidades Remolina -
Facilidades
Gerentes Distrito
CL
H. Gelves -
Gerente Ingeniería
H. Gelves -
Cambio formato pie de página. N. Blanco - Facilidades / Z.
Gerente
06/01/2000 Introducción formatos de Control de Asesor Seg. Carmona - L.E.
Ingeniería
Distribución. Industrial Remolina -
Facilidades
Gerentes Distrito
CL
H. Gelves -
Gerente Ingeniería
H. Gelves -
E. Sanchez - Facilidades / Z.
Actualización según nueva Gerente
05/01/2001 Ingeniero Carmona - L.E.
organización. Ingeniería
Facilidades Remolina -
Facilidades
Gerentes Distrito
CL
H. Gelves -
Gerente Ingeniería
H. Morales -
J. Romero - Ing. Facilidades / Z.
Control de documentos en Panagon y Asesor
06/19/2004 Mecánico Carmona - L.E.
Centurión. Revisión general. Ingeniería
Especialista SQC Remolina -
Facilidades
Gerentes Distrito
CL
H. Gelves -
Gerente Ingeniería
H. Morales -
J. Romero - Ing. Facilidades / Z.
Asesor
08/06/2004 Ajuste de formato. Mecánico Carmona - L.E.
Ingeniería
Especialista SQC Remolina -
Facilidades
Gerentes Distrito
CL
Jose Joaquin
Fonseca - Gerente
CLM SQC-INSP-
08/29/2008 Cambio en responzabilidades CLM SQC-Supt de Ingenieria de
MI-Engr
Facilidades y
Construccion
Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Jose Joaquin Fonseca - Gerente de
Ingenieria de Facilidades y
CLM SQC-INSP-MI-Engr CLM SQC-Supt
Construccion
1. PROPÓSITO 3
2. ALCANCE 3
3. APLICACIÓN 3
4. DEFINICIONES 3
5. REQUISITOS 3
5.1. CONTROL DE PLANOS Y DOCUMENTOS EN SISTEMA PEI 3
5.1.1 Generación de documentos 3
5.1.2 Presentación de planos 4
5.1.3 Almacenamiento de Planos 4
5.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EN FILE NET (PANAGON) 4
5.2.1. Documentación incluida en File Net (Panagon): 4
5.1.4 Inclusión de documentación en File Net (Panagon): 5
5.3. DOCUMENTACIÓN EN SISTEMA CENTURIÓN: 5
6. APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y DE LOS DATOS 5
7. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS Y EN LOS DATOS 6
8. RESPONSABILIDADES 6
ANEXOS 8

Construccion
1. PROPÓSITO
El propósito del QA de manejo y control de la documentación y datos es el de asegurar que existe
un procedimiento para controlar todos los documentos relevantes de ingeniería y aseguramiento de
la calidad relacionados con el desarrollo de proyectos en las Facilidades de OXYCOL Llanos Norte,
el cual garantiza que se mantenga la calidad durante el proceso, se tenga un acceso rápido a la
información cuando se requiera y se eviten los problemas asociados con el uso de información
errónea.
2. ALCANCE
Esta instrucción de proceso define las funciones de QA requeridas para mantener la calidad en la
generación, presentación, aprobación, distribución, cambio, y almacenamiento de documentos o
datos relacionados con un proyecto.
3. APLICACIÓN
Esta instrucción aplica a documentación y datos de proyectos en las facilidades de OXYCOL.
4. DEFINICIONES
Para significados y definiciones de los términos técnicos utilizados en esta instrucción, referirse a la
guía MI-100.
5. REQUISITOS
5.1 CONTROL DE PLANOS Y DOCUMENTOS EN SISTEMA PEI
5.1.1 Generación de documentos

Los planos mecánicos, eléctricos, de instrumentación y civiles que se requieran para la
ejecución de un proyecto se generaran en AutoCAD versión 2007 o superior. Si es un
contratista el que los ha generado para revisión, los entregará en medio óptico (CD) para
que una vez revisados sean distribuídos por Ingeniería y colocados en el sistema
electrónico de almacenamiento de planos (sistema PEI).

Construccion
5.1.2 Presentación de planos

Para su elaboración, todos los planos nuevos o modificados en AutoCAD tendrán que tener
en cuenta los parámetros de tamaño, escala, límites del dibujo, estilos de letra, capas de
dibujo, bloques, tipos de línea, variables de dimensionamiento, impresión
(plotter/impresora) y numeración, indicados en el anexo A de esta guía.
5.1.3 Almacenamiento de Planos

Los planos AFC generados por Ingeniería de Facilidades y , los planos marcados de tal
como fue construido (AS-BUILT) los enviará SCM ó SQC (según sea el caso) a Ingeniería
de Facilidades para que una vez se incluyan los cambios en la base, se coloquen en el
servidor destinado para tal fin tanto en Bogotá como en Caño Limón.
En Bogotá y en Caño Limón los planos se encuentran en el drive S:/P correspondiente.
La transferencia de planos entre los servidores de Bogotá y Caño Limón es automática.
El acceso al sistema PEI se dará mediante solicitud al Gerente de Ingeniería de
Facilidades y Construcción. Solo el dibujante asignado por el Gerente de Ingeniería de
Facilidades y Construcción tiene derechos de lectura/escritura en planos y borrado de
archivos. Para los usuarios de Caño Limón los permisos son sólo para lectura.
5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS EN FILE NET (PANAGON)
5.2.1 Documentación incluida en Panagon:

La documentación relevante generada durante el desarrollo de proyectos en las facilidades
y estación de bombeo en Caño Limón, se incluirá en el grupo documental “Facilities &
Services” de la librería Panagon 1. Dependiendo de la complejidad y tipo de cada proyecto
se procurará incluir los siguientes documentos, especificados con mayor detalle en el
anexo B de esta guía:
 Estudios soporte del diseño (estudio de suelos, estudio de estructuras y

cimentaciones, protección catódica, etc)
 Memorias de cálculo (simulaciones, cálculo de bases y estructuras, estáticos de
presiones/ flujos, memorias de selección de equipo, cargas eléctricas, conductores,
etc
 Cronograma de trabajos
 Plan de calidad
Construccion
 Certificados de calidad de materiales y equipos relacionados

 Reportes de administración e interventoría durante en la fabricación e instalación
de equipos y materiales en proyectos (Dossier Instalación-Interventoría/ Dossier
Fabricación). Esto incluye los reportes de recibo de material, reporte de cambio,
discrepancias, inspecciones realizadas.
 Análisis y recomendaciones de peligros de proceso
 Documentos relacionados con el pre-arranque seguro (para el caso de cambios
mayores), esto es Protocolos de tipo mecánico, eléctrico y de instrumentación.
Especificados en la guía 60.400.214-Col de Pre-arranque seguro.
5.2.2 Inclusión de documentación en File Net (Panagon):

Solo personal autorizado y entrenado podrá introducir en File Net (Panagon)
documentación relacionada con proyectos. Se debe clasificar correctamente el documento,
diligenciando todas las propiedades para su búsqueda posterior de acuerdo con lo
especificado en el anexo B de esta guía.
5.3 DOCUMENTACIÓN EN SISTEMA CENTURIÓN:
La información incluida en el sistema Centurión está especificada en la guía para el manejo de

cambios (guía 60.400.211-Col), de acuerdo al alcance y clasificación del proyecto se deben
incluir como mínimo los siguientes documentos para la generación del MOC:
 Alcance definido
 Análisis preliminar de riesgos del cambio (Riskmoc)
 Estimativo de costos
Para el cierre del MOC o “pre – start up” se deben incluir los siguientes documentos:
 Entrenamiento de operadores
 Planos marcados As-built
 Protocolos de arranque de tipo mecánico/ eléctrico y de instrumentación, según
sea la aplicabilidad. (Cuando el proyecto tenga nivel de riesgo igual o superior a 2)
6. APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y DE LOS DATOS

Para responder por su idoneidad, los documentos y los datos deben revisarse y aprobarse antes de
su distribución y archivo. Esto tiene como objetivo el asegurar que:
 Las últimas ediciones de los documentos apropiados estén disponibles en el campo, y que
versiones anteriores serán marcadas en este sistema como obsoletas.
Construccion
 Los documentos obsoletos y/o invalidados se retiren para evitar que se haga un uso no
previsto de ellos.
 Los documentos obsoletos que se guarden para propósitos legales o de preservación de
conocimiento estén adecuadamente identificados.
7. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS Y EN LOS DATOS

Cualquier cambio en los documentos debe revisarse por el Departamento de Ingeniería de
Facilidades.
Para efectuar cambios, se debe seguir el proceso de MOC existente en Occidental de Colombia
(guía 60.400.211-Col).
8. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de QA en la generación, manejo, control de documentos y datos de los
proyectos, mejoras o modificaciones de las facilidades es del Gerente de Ingeniería de Facilidades
y Construcción, el Gerente de Servicios y Generación, o de su designado.
Es responsabilidad de los ingenieros del proyecto, el efectuar una revisión previa al trabajo
efectuado por el grupo de dibujo, con el fin de que las dimensiones y detalles estén correctos. Este
chequeo se debe efectuar antes de presentar al Gerente del departamento los planos para
aprobación final.
La responsabilidad de la aprobación de los documentos mecánicos, eléctricos, de instrumentación
y civiles que salgan del departamento está en cabeza del Gerente de Ingeniería de Facilidades y
Construcción y el Gerente de Servicios y Generación, quienes se soportarán en los supervisores de
electricidad y proyectos mecánicos para la revisión de los mismos. La firma de aprobación de los
documentos es electrónica.
Es responsabilidad de los Superintendentes de Servicios de Construcción y Montajes (SCM) y de
Servicios y Control de Calidad (SQC), y del Superintendente de Telecomunicaciones e IT el
ejecutar solo proyectos que tengan los documentos AFC aprobados. Cualquier cambio que se
requiera a los documentos AFC debe tener la aprobación del departamento de Ingeniería, quien
emitirá una nueva revisión AFC.
Es responsabilidad de los Superintendentes de Servicios de Construcción y Montajes (SCM) y de
Servicios y Control de Calidad (SQC), del Superintendente de Telecomunicaciones y IT y de los
supervisores civil, mecánico, de instrumentación y eléctricos de construcción, el solicitar a los

Construccion
contratistas la entrega de la última revisión de los documentos AFC marcados con los cambios
autorizados durante la construcción.
Es responsabilidad de los supervisores de construcción civil, mecánico, eléctrico y de
instrumentación de Occidental de Colombia, el verificar la autenticidad de los cambios marcados
por el contratista y que estos cambios tengan el TQ de calidad aprobado para su ejecución.
Los planos marcados deberán ser enviados al Gerente de Ingeniería de Facilidades y Construcción
no más de una semana después de terminada la construcción de cada fase. Las modificaciones a
los documentos AFC deberán indicarse en color rojo. En la eventualidad que el contratista sea
responsable de preparar documentos As-built, este deberá utilizar las bases originales de los
documentos AFC enviadas por ingeniería y consignar en color rojo los cambios efectuados a los
AFC.
La responsabilidad de incluir los documentos As-built en el sistema PEI es de Ingeniería de
Facilidades en cabeza de los ingenieros del proyecto y el dibujante senior asignado.
Es responsabilidad de los Ingenieros de Facilidades del Proyecto (eléctrico, mecánico y civil), la
inclusión en Panagon de información correspondiente a las guías QA-301 y QA-302 (como
memorias de cálculo, estudios, especificaciones de equipo y material, especificaciones para
instalación y arranque de equipos), descrita en el Anexo B.
Es responsabilidad del Ingeniero de construcción y los Superintendentes de SCM y SQC, la
inclusión a File Net (Panagon de información correspondiente a la Guía QA-303 de tipo mecánico,
eléctrico y civil (como registros de administración y entrega de proyectos, instalación, planes de
calidad, reportes de interventoría). Lo correspondiente a la información de instrumentación, es
responsabilidad del Líder de Telecomunicaciones y el Supervisor de Instrumentación, el incluir
dicha información en el sistema de Panagon.
Registros de protocolos de arranque de equipos asociados a proyectos, serán recopilados por el

Grupo de Operaciones (Líder y Supervisor de la Facilidad) ó de Generación (Líder), según sea el
caso, en coordinación con SQC, SCM y/o Telecomunicaciones (cuando se refiera a
instrumentación), quienes revisarán el cumplimiento de todos los requerimiento de la guía
60.400.214-col de pre-arranque seguro, y guías de Aseguramiento de la Calidad. Es
responsabilidad de las Superintendencias de SCM y SQC, el incluir dichos registros en el sistema
File Net (Panagon), copias duras de la carpeta del proyecto (dossier) quedará en Ingeniería de
Facilidades Bogotá y Superintendencia SCM en Caño Limón.

Construccion
ANEXOS
ANEXO A-ELABORACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE PLANOS
1. PROPÓSITO
El propósito de este anexo es el de definir los parámetros que se deben seguir durante la
elaboración de planos bien sea directamente por Occidental de Colombia o por intermedio de
contratistas.
Presentación de Planos
Todos los planos nuevos, modificados en AutoCAD deben cumplir con lo siguiente:
1.1.1 Tamaño de Formatos para Planos
TIPO DE FORMATO DIMENSIONES

AV 216 x 279 mm
AH 279 x 216 mm
B 432 x 279 mm
C 559 x 432 mm
D 864 x 559 mm
Los formatos suministrados por Oxycol serán a escala 1:1 (una unidad de dibujo igual a un
milímetro) en AutoCAD versión 2002 o superior.
1.1.2 Escala
Unidad de dibujo igual a un milímetro para planos civiles, mecánicos y eléctricos. Las escalas
de los planos serán así:
 Planos civiles: 1:20, 1:25, 1:50, 1:100, 1:200, 1:250 o 1:500

 Planos mecánicos y eléctricos: 1:20, 1:25, 1:50 1:100, 1:200, 1:250 0 1:500
 Planos de diagramas o esquemas: 1:1

Construccion
1.1.3 Límites del Dibujo

Los límites tienen que ser iguales al tamaño del formato del plano multiplicado por el factor de
escala de impresión o escala del plano. Ejemplo: Para un plano dibujado en un formato tipo D a
una escala 1:50 los limites serían (0,0 y 43200,27950).
1.1.4 Estilos de Letra (STYLE)

Todos los planos deberán tener un solo estilo de letra "simplex". La altura de letra será de
(1.5mm mínimo), 2mm, 3mm y 3.5mm.
En el caso de no utilizar las fuentes estándares (solo aplicaría para dibujos cartográficos)
suministradas por la versión de AutoCAD disponible, el contratista deberá suministrar los
archivos de las fuentes en un directorio creado para tal fin, en el medio magnético u óptico que
contiene la totalidad del trabajo.
1.1.5 Capas de Dibujos (LAYERS)

Se deberán crear capas con colores y tipos de líneas según la siguiente lista, dibujar el
contenido del plano de acuerdo a la correspondiente capa respetando su color y tipo de línea
NOMBRE DE COLOR TIPO DE LINEA ESPESOR PARA

CAPA IMPRESIÓN
1 1 CONTINUOUS 0.125
1TEX 1 CONTINUOUS 0.050
4TEX 4 CONTINUOUS 0.275
CL 1 CENTER2 0.001
DIM 1 CONTINUOUS 0.001
FUTURO 1 HIDDEN 0.001
SKID 6 PHANTOM2 0.350
ELEV 1 CONTINUOUS 0.050
COOR 1 CONTINUOUS 0.001
Construccion
NOMBRE DE COLOR TIPO DE LINEA ESPESOR PARA

CAPA IMPRESIÓN
HOLD 1 CONTINUOUS 0.001
PIPE 3 CONTINUOUS 0.225
UG 2 HIDDEN 0.050
MARCO 1 CONTINUOUS 0.001
El contenido en cada capa será el siguiente:
CAPA 1,2 Y 3 LÍNEAS FINAS.

CAPA 4 LÍNEAS MEDIAS.
CAPA 5 LÍNEAS MUY FINAS.
CAPA 6,7 LÍNEAS GRUESAS.
CAPA 1TEX TEXTOS CON ALTURA 1.5 A 2mm. (COLOR RED)
CAPA 4TEX TEXTOS CON ALTURA 3 A 5mm (COLOR CYAN)
CAPA CL LÍNEAS DE CENTRO.
CAPA DIM TODAS LAS COTAS DE DIMENSIONAMIENTO.
CAPA FUTURO LÍNEAS FUTURAS.
CAPA SKID LÍNEAS DE CONTINUACIÓN DE PLANOS
CAPA ELV TEXTOS DE COORDENADAS ALTURA 1.5 A
CAPA HOLD COMENTARIOS PENDIENTES Y NUBES.
CAPA PIPE TUBERÍAS AÉREAS.
CAPA UG LÍNEAS OCULTAS O ENTERRADAS.
CAPA MARCO FORMATO DEL PLANO
1.1.6 Bloques (BLOCK)

Si el contratista usa una librería creada por él, ajustará los colores de acuerdo con los colores y
capas indicadas anteriormente.
1.1.7 Tipo de línea y escala de línea (LINETYPE)

Se deberá utilizar un tipo de línea por capa y sin espesor (width) ejemplo: command linetype
set bylayer. command ltscale (8 * "factor de escala de impresión").

Construccion
1.1.8 Variables de dimensionamiento (SETVAR)

Según sea el plano civil, mecánico, eléctrico o diagramas sé tendrán en cuenta los siguientes
valores de las variables del sistema de AutoCAD.
a) Civil y eléctrico:
DIMSCALE "Valor igual al factor de escala de impresión"
DIMALT 0 DIMCLRT 2 DIMSOXD 0
DIMALTD 1.5 DIMDLE 1.5 DIMTAD 0
DIMALTF 25.4 DIMDLI 5 DIMTIH 0
DIMASO 1 DIMEX E 1.5 DIMTIX 0
DIMASZ 1.5 DIMEXO 1.5 DIMTOH 1
DIMCEN 1 DIMGAP 0.5 DIMTSZ 1
DIMCLRD 256 DIMLFAC 0.001 DIMTXT 1.5
DIMCLRE 256 DIMSHO 1 DIMZIM 3
b) Mecánico y Diagramas:
DIMSCALE "Valor igual al factor de escala de impresión"
DIMALT 0 DIMCLRT 2 DIMSOXD 0

DIMALTD 0 DIMDLE 0 DIMTAD 0
DIMALTF 25.4 DIMDLI 5 DIMTIH 0
DIMASO 1 DIMEXE 1.5 DIMTIX 0
DIMASZ 1.5 DIMEXO 1.5 DIMTOH 1
DIMCEN 1 DIMGAP 0.5 DIMTSZ 1
DIMCLRD 256 DIMLFAC 1 DIMTXT 1.5
DIMCLRE 256 DIMSHO 1 DIMZIM 3
1.1.9 Impresión (Plotter / impresora)

Para la impresión se requiere tener correctamente configurados los limites del dibujo, crear una
vista (view) con nombre "lp" de un tamaño igual a los límites del dibujo.
Para los planos de planimetría que tengan coordenadas, su punto de inserción será 0,0
(command base 0,0) independiente de sus limites de dibujo.

Construccion
1.1.10 Numeración
La numeración de planos debe consistir de la siguiente estructura:
XXXXXXX-YYYY-VV-ZWWQQQ
De acuerdo con lo siguiente:
A. Número de AFE / MOC del proyecto: XXXXXX / MOC-XX-XX

B. Designación de la Facilidad: YYYY
C. Area de Procesos VV
D. Tipo de Plano Z
Contenido del Plano WW
Consecutivo del Plano QQQ
Número MOC / AFE del proyecto:
Se define como el número MOC o el número de AFE, correspondiente para el proyecto. Se
deberá considerar como primera opción el número de MOC, en caso que un proyecto no posea
un número de MOC, se deberá asignar el número de AFE.
Nombre de la Facilidad
Se refiere al nombre de la facilidad en la que se encuentra relacionado el proycto (PF1, PF2,
PS1, GPF1, CGF, CPF1, y otros)
Área de Procesos
00 = General
10 = Separation
15 = Gas boot and FWKO, Sump tank, sump pump and oily water system
20 = Gas Treatment (Scrubbers, KODs, Flares, Aircoolers)
25 = Crude oil storage and pumping
30 = Water treatment (Skimming tanks, Floating cells, transfer pumps, filters)
35 = Water injection system (water head tank, booster and main injection pumps)
40 = Water
41 = Raw water for PTAP
42 = Potable water
43 = Rain water
44 = Waste water
50 = Air

Construccion
51 = Utility air
52 = Instrument air
55 = Chemical injection
60 = Propane
65 = Electrical Distribution System
70 = Available
75 = Available
80 = Fire water system
85 = Foam system
90 = Generation system
95 = Diesel
Tipo de Plano
0 = PFDs, balance de materiales
1 = P&IDs
2 = Civil: fundaciones, Estructuras Metálicas, vias otros.
3 = Arquitectura
4 = Tuberías
5 = Electricidad
6 = Instrumentación
7 = Tanques y Recipientes
8 = Disponible
9 = Fabricante
Contenido del Plano (Según Tipo de Plano)
0 Diagramas de Flujo, Balance de Materia

00 Indice
02-10 Diagramas de Flujo de Procesos
1 P&ID
11-30 P&ID
31-99 Listas (Equipo, Instrumentos, Materiales, otros)
2 Civiles Estructuras y Detalles
00 Planta General
01 Area General (Key Plan)
02 Topografias
Construccion
03 Localización de Fundaciones
04 Localización de Ductos
05 Localización de Tuberías Enterradas y Drenajes
10 Listado de Soportes
11 Fundaciones de Concreto
12 Soportes Metálicos
19 Soporte Eléctrico
20 Soporte instrumentación
21 Detalles losas y Fundaciones
50 Típicos Secciones y Ductos
60-70 Estructuras
71-80 Aislamiento
3 Arquitectura y Estructuras Metálicas
00 General
10-30 Arquitectura
30-50 Detalles
4 Tuberías
00 General
01 Guía de Tubería
02 Protección Contra Incendio General
03 Planta Tie-Ins
10-30 Secciones
30-50 Detalles
99 Piping Class
5 Electricidad
00 Convenciones Leyedas
01 Clasificación de Areas
02 Disposición de Equipos
03-09 Ruta de Conduit, Bandejas
11 Sistema de Iluminación
12-17 Disposición de malla de Puesta a Tierra
18 Protección Catódica
19 Protección Atmosférica
20-29 Diagramas Unifilares / Trifilares
30 Diagramas Esquemáticos de Control
50 Tableros de Fuerza y Control
55 Lista de Cables de Fuerza
Construccion
56 Lista de Cables de Control

60 Lista de Conexionado de Fuerza
65 Lista de Conexionado de Control
70 Diagramas de Conexionado
80 Detalles Típicos de Instalaciones Eléctricas
95 Lista de Equipos
98 Lista de Cargas
99 Lista de Materiales
6 Instrumentación
00 Convenciones / Leyendas
01 Planta General ubicación de Instrumentos
10 Diagramas de Conexionado
20 Tableros de Control
30 Especificaciones de Montaje de Instrumentos
50 Sistema de Detección de Incendio
60 Lista de Cables
80 Detalles Típicos de Instalación
95 Lista de Instrumentos
99 Lista de Materiales
7 Tanques y Recipientes
00 General
10-20 Planos de Planta
20-30 Planos de Detalles
30-90 Disponibles
8 Disponible
9 Fabricante
00 General
10-20 Planos de Planta
20-30 Planos de Detalles
30-40 Planos de Conexionado
40-50 Listas
60-90 Disponibles

Construccion
1.1.11 Presentación
Los archivos ACAD correspondientes a los documentos (planos, tablas etc.) serán entregados
a Occidental de Colombia en medio magnético u óptico (CD-ROM), para lo cual se crearán los
correspondientes directorios, cuyo contenido serán los archivos electrónicos
Para cada uno de los archivos originales se debe entregar una copia impresa en formato tipo B.
Los planos que no se hayan elaborado cumpliendo lo establecido en los parágrafos anteriores
serán rechazados.

Construccion
ANEXO B-DOCUMENTACIÓN INCLUIDA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FILE NET

(PANAGON)
1. PROPÓSITO
El propósito de este anexo es el de definir los parámetros que se deben seguir para la
correcta especificación de los documentos incluidos en el sistema de información de File
Net (Panagon) relacionados con los proyectos o equipos en las facilidades. Adicionalmente
definir que tipo de documentos se deben incluir en el grupo documental
Facilities&Services de File Net (Panagon), de acuerdo a lo especificado por las políticas del
PRM, además establecer las directrices para que sean clasificados adecuadamente,
facilitando su búsqueda posterior.
2. DOCUMENTOS DE PRM RELACIONADOS EN FILE NET (PANAGON)
Con base en las guías de integridad mecánica y aseguramiento de la calidad, se tiene un

listado de documentos que deben incluirse en el sistema de información File Net
(Panagon) de acuerdo al alcance de cada proyecto, para garantizar la existencia de
información de soporte de fácil consulta.
3. LISTADO DE DOCUMENTOS
Los siguientes documentos se listaron de acuerdo a las exigencias de disponibilidad de

documentación descritas en la guías de aseguramiento de la calidad para ingeniería y
diseño; compra y fabricación de equipo; instalación de equipos, tanques y tubería;
materiales de mantenimiento y partes de repuesto y equipo de reemplazo.
3.1.1 DOCUMENTOS QA-301. INGENIERÍA Y DISEÑO EN PROYECTOS:
Documentos soporte:
 Memorias de cálculo del diseño:
 Cálculo de bases y estructuras
 Cálculos estáticos de presiones y flujos
 Memorias de selección de equipos y de NPSH y sumergencia
 Cálculos de espesores de lámina
 Cálculos de cargas eléctricas
 Cálculos de conductores
Construccion
 Estudios relacionados como soporte del proyecto:

 Estudio de Suelos
 Movimiento de tierras
 Estudio de Cimentaciones
 Documentos de especificaciones emitidas por Occidental de Colombia para
licitación:
 Condiciones generales para la construcción y montaje
 Plan de calidad para la ejecución de la obra.
 Especificación del material y certificaciones exigidas
 Especificación de equipo y certificaciones exigidas
 Especificaciones de Calidad a la fabricación e instalación
3.1.2 DOCUMENTOS QA-302. COMPRA Y FABRICACIÓN DE EQUIPO:
 Especificaciones de materiales y equipos con sus certificaciones:
 Listado de materiales emitido para compra, especificaciones de calidad requeridas
 Listado de equipos, con sus especificaciones y certificados de calidad.
 Copia de requisiciones de compra
 Copia de certificados de calidad del proveedor ó fabricante
 Copia de manuales de montaje/mantenimiento de los equipos suministrados.
3.1.3 DOCUMENTOS QA-303. INSTALACIÓN DE EQUIPOS, TANQUES Y TUBERÍA:
 Administración de construcción e instalación de equipo:
 Cronograma de trabajos para fabricación, instalación y puesta en marcha.
 Plan de calidad del contratista ejecutor de la obra
 Reportes de recibo de material
 Reportes de interventoría a la construcción
 Reportes de discrepancia
Construccion
 Reportes de no conformidad
 Solicitud de cambio
 Registros de Pre-arranque seguro
 Protocolos de tipo mecánico, civil, eléctrico y de instrumentación.
3.1.4 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN FILE NET (PANAGON):
Se establecieron los siguientes parámetros para la correcta nomenclatura E inclusión

de documentos en el sistema de File Net (Panagon), cada documento DEBE tener las
siguientes propiedades para facilitar su búsqueda:
La estructura cuenta con las siguientes propiedades de búsqueda:
A. Site Code: Ubicación del equipo o proyecto, es una lista de selección fija:
 Coveñas
 Gathering
 Otro
 PF1
 PF1/PF2
 PF1/PS1
 PF2
 PF2/PF1/PS1
 PF2/PS1
 PS1
 Power Plant PF1
 Power Plant PF2
 PP
 Sirirí
 Wells

Construccion
B. Document Type: Lista de selección fija para definir el tipo de documento:
 Catalog/Manual: Documentos generados por compañías externas

 Certificates: Formatos que generan empresas aprobadas por normas técnicas
 Correspondence: Memos, e-mail
 Memories: Cálculos de diseño, modificaciones de determinado sistema
 List: Relación de repuestos corrientes y críticos, equipos, etc
 Presentación: Documentos Power Point
 Procedure: El como de una operación, de una prueba.
 Protocol: Normas de OXY que deben llenarse para arrancar un equipo.
 Quotation: Cotizaciones
 Report: Elaborados en el campo o por entidades externas.
 Specification: Características de equipos elaborados por OXY
 Test: Pruebas a equipos
 MAXIMO documents: Documentos ingresados automáticamente a File Net
(Panagon) desde el sistema MAXIMO
C. Description: Se respetará el idioma en que está elaborado el documento. Bajo esta

propiedad se incluirán datos como: Test, Follow-up, ISAGEN y Hazard Review (Este último
incluye cualquiera de las metodología usada: Hazop, What if, Check List). Campo
alfanumérico abierto.
D. Date: Fecha de elaboración del documento en formato MM/DD/AAAA: cuando no exista
se consultará para asignarle una aproximada. Adicionalmente si el documento abarca un
periodo de tiempo largo, éste debe organizarse cronológicamente e indexarse con fechas
separadas por un guión: MM/AAAA – MM/AAAA.
E. Project: Corresponde al número asignado por Workflow-MOC y está compuesto de tres
letras (MOC: Management of Change) más cuatro dígitos (MOC-09-00). Para los proyectos
que están fuera de las Facilidades se usan las letras AFE (Authorization for Expendure) mas
seis dígitos.

Construccion
F. Equipment Type: Tipo de equipo, también es una lista de selección fija, corresponde al
listado de tipos de equipo del sistema MAXIMO.
G. Equipment Location Reference: Reemplaza la propiedad anterior Equipment Code,
corresponde al número identificador de cada equipo (tag). Se debe digitar igual a como
aparece en el listado de MAXIMO, sin espacios ni guiones: P704K. Esta propiedad cuenta
con un campo multivalor con el fin de facilitar la consulta.
H. ID: Número de identificación del documento. En el caso de que corresponda a un
documento PRM cumplimiento de alguna QA y/o MI, se le colocará el código de la guía
(e.g.: QA-301, MI-501, QA-303, siempre separada por un guión). Para la correspondencia y
las cotizaciones se incluirá el número de como viene originalmente.
I. Work Order Number: Número de la orden de trabajo (MAXIMO) usado para el
mantenimiento de equipos, se expresa con seis dígitos numéricos.
J. Equipment Name: Nombre del equipo para los documentos ingresados por el sistema de
MAXIMO.
K. Company vendor: Es el número que identifica los proveedores de OXYCOL, consta de una
letra y 5 dígitos, está definido para cada empresa generadora del documento, en el caso
de que el documento sea generado por Occidental de Colombia se colocará OXY.
4. EQUIVALENCIA ENTRE FILE NET (PANAGON) Y MAXIMO:
File Net (Panagon) MAXIMO

Date Date
Description Description
Document Type Document Type
Equiment Location Equiment Location (12 caracteres)
Reference
ID N/A
Location Site (4 caracteres)
Project N/A
Equipment Type Equipment Type
Work Order Number Work Order Number (8 caracteres)
Equiment Name Equiment Name (35 caracteres)

Construccion
5. INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
o El nombre original del archivo que va a ser ingresado electrónicamente no debe ir

en mayúsculas ni con artículos y preposiciones que agranden innecesariamente los
campos.
o Para la descripción del documento se ha normalizado el uso de las tildes, las cuales
no afectan para nada la recuperación del documento.
o Toda la información electrónica que se produzca en el área debe enviarse en
original a la secretaria del departamento indicando las propiedades de indización
correspondientes en el formato establecido. No se deben guardar copias en
ninguno de los directorios (C, I, G, T).
o Con aquellos documentos que se requieran diferentes versiones, como en el caso
de los procedimientos de integridad mecánica, se procederá así:
 Se establece un nuevo sistema de control de documentación bajo el
sistema de Lotus Notes, que permita que se ejecute el debido Work Flow,
para la actualización de este tipo de documentos, y esté disponible la
última versión aprobada del documento en cuestión.
 Es aplicable para políticas, guías y procedimientos.
 Se debe identificar el Work Flow definido para cada documento, quienes
deben originar cambio cambios, quienes son los revisores y los
aprobadores.

Construccion

4.5 Aseguramiento de Calidad para Manejo y Control de Documentación y Datos

Cargado por

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Derechos de autor

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4.5 Aseguramiento de Calidad para Manejo y Control de Documentación y Datos

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Formatos disponibles

DEPARTAMENTO INGENIERÍA DE FACILIDADES

GUÍA QA-305. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD PARA MANEJO Y CONTROL DE

Historial de Modificaciones y Revisiones

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

5.1 CONTROL DE PLANOS Y DOCUMENTOS EN SISTEMA PEI

5.1.1 Generación de documentos

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

5.1.2 Presentación de planos

5.1.3 Almacenamiento de Planos

5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS EN FILE NET (PANAGON)

5.2.1 Documentación incluida en Panagon:

 Estudios soporte del diseño (estudio de suelos, estudio de estructuras y

 Certificados de calidad de materiales y equipos relacionados

5.2.2 Inclusión de documentación en File Net (Panagon):

5.3 DOCUMENTACIÓN EN SISTEMA CENTURIÓN:

La información incluida en el sistema Centurión está especificada en la guía para el manejo de

6. APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y DE LOS DATOS

7. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS Y EN LOS DATOS

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Registros de protocolos de arranque de equipos asociados a proyectos, serán recopilados por el

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

1.1.1 Tamaño de Formatos para Planos

TIPO DE FORMATO DIMENSIONES

 Planos civiles: 1:20, 1:25, 1:50, 1:100, 1:200, 1:250 o 1:500

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

1.1.3 Límites del Dibujo

1.1.4 Estilos de Letra (STYLE)

1.1.5 Capas de Dibujos (LAYERS)

NOMBRE DE COLOR TIPO DE LINEA ESPESOR PARA

NOMBRE DE COLOR TIPO DE LINEA ESPESOR PARA

El contenido en cada capa será el siguiente:

CAPA 1,2 Y 3 LÍNEAS FINAS.

1.1.6 Bloques (BLOCK)

1.1.7 Tipo de línea y escala de línea (LINETYPE)

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

1.1.8 Variables de dimensionamiento (SETVAR)

DIMSCALE "Valor igual al factor de escala de impresión"

DIMALT 0 DIMCLRT 2 DIMSOXD 0

1.1.9 Impresión (Plotter / impresora)

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

A. Número de AFE / MOC del proyecto: XXXXXX / MOC-XX-XX

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

0 Diagramas de Flujo, Balance de Materia

56 Lista de Cables de Control

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO B-DOCUMENTACIÓN INCLUIDA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FILE NET

Con base en las guías de integridad mecánica y aseguramiento de la calidad, se tiene un

Los siguientes documentos se listaron de acuerdo a las exigencias de disponibilidad de

 Estudios relacionados como soporte del proyecto:

Se establecieron los siguientes parámetros para la correcta nomenclatura E inclusión

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

B. Document Type: Lista de selección fija para definir el tipo de documento:

 Catalog/Manual: Documentos generados por compañías externas

C. Description: Se respetará el idioma en que está elaborado el documento. Bajo esta

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

File Net (Panagon) MAXIMO

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

o El nombre original del archivo que va a ser ingresado electrónicamente no debe ir

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

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