Código: CO-01

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 03

COMERCIAL
Fecha de vigencia:
2019-11-20

1. OBJETO

Definir las directrices para llevar a cabo la captación de clientes y usuarios, evaluación de la
viabilidad de presentación de propuestas, la prestación de servicios y la comunicación con
los clientes y usuarios teniendo en cuenta sus requerimientos y otras disposiciones tales
como las de ley.

2. ALCANCE

Aplica desde el contacto inicial con los clientes y usuarios hasta la adjudicación del contrato
y el seguimiento a las propuestas presentadas por la empresa.

3. DEFINICIONES

• Cliente: Se refiere a la persona natural o jurídica que demanda un servicio o compra

de un equipo a través de un contrato u Orden de servicio.

• Contrato: Un acuerdo ejecutado formalmente entre cliente y proveedor (sujeto a las

leyes) que requiere el suministro de servicios o productos a un cliente a un costo dado,
de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en él.

1. DESARROLLO

4.1. SERVICIO DE INSPECCION INDIRECTO:

El director(a) comercial en base de datos obtenidos a través de empresas distribuidoras,

donde se relacionan los clientes finales que requieran el servicio de instalaciones nuevas,
periódicas, reformas y periódicas de gases domiciliarios y comercial. Para esto tenemos en
cuenta la Base de datos del distribuidor.

4.2. SERVICIO DE INSPECCION DIRECTO:

El cliente final hace la solicitud directamente al organismo de inspección a través de los

mecanismos dispuestos sea telefónico, visita al organismo de inspección o por correo
electrónico, el cual se envía a cotización mediante el formato F-CO-01-03 y si la misma es
aceptada por el cliente se inicia el proceso de inspección.
Nota: Todas las solicitudes verbales se pasarán al formato de recepción de solicitudes F-CO-
01-01.
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4.3. CLASIFICACION:

Se organizan y separan los requerimientos de acuerdo con el tipo de servicio, conservando

el consecutivo de ingreso, mediante formato de requerimiento de servicios de inspección F-
CO-01-02. Y se entregan al Director Técnico para proceder a la planeación de inspecciones.

4.4. MODIFICACIONES AL CONVENIO O CONTRATO:

Cuando el cliente crea conveniente cambiar alguno de los requisitos o cláusula del contrato
debe manifestarlo por escrito para que El director(a) comercial inicie las gestiones
pertinentes con la asamblea de socios.
El director(a) comercial se encargará de comunicar mediante circular interna las
modificaciones correspondientes al contrato y se guardaran los cambios realizados.
Nota: En cualquier modificación de precios se deberá hacer una cotización nueva
correspondiente a los cambios realizados.

4.5. PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

Diariamente se realizará la programación diaria de inspectores, actividad que se realiza a

nivel nacional y se efectúa para tener un seguimiento y control sobre la prestación del
servicio, visitas efectivas y control sobre recaudo de dinero. Formato “programación diaria de
inspectores” código: F-CO-01-06.

Antes de iniciar un servicio se debe garantizar tener la siguiente documentación:

Para reforma o nuevo (incluida línea matriz):

- Memoria de cálculo y diseño de la instalación, con descripción detallada del proyecto de
las Instalaciones para Suministro de Gas Combustible y los respectivos planos
firmados por un profesional, matriculado y con tarjeta profesional vigente o por Persona
Competente.
- Aprobación por parte del distribuidor acompañada de concepto sobre la disponibilidad de
la prestación del servicio público domiciliario de gas combustible en el sitio de
construcción de la instalación.
- Certificado de materiales.
- Competencia laboral y fotocopia de la cedula del constructor de la instalación.

Para existentes (incluida línea matriz):

- Fecha de la última inspección (si la posee) en caso contrario se pasa por solicitud del
usuario.

Una vez teniendo lista la documentación se programa el inspector que va a realizar la visita,
se verifica su competencia laboral vigente, certificados de calibración de los equipos y que
lleva la documentación, según lo definido en el formato de planeación F-CO-01-05

Ats antes de iniciar labores.

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Permiso de autorización de ingreso.

Informe de inspección de la conformidad. (si aplica)
Informe de resultados de línea matriz (si aplica)

4.6. QUEJAS Y APELACIONES

Se suministrará al cliente junto con la aceptación de la oferta comercial, o contrato el

procedimiento de quejas y apelaciones para que esté disponible a las partes interesadas si
se requiere por parte de cualquier cliente o usuario por solicitud previa se le hará entrega del
formato F-SG-07-01

4.7 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Mensualmente se encuestara como mínimo estadísticamente el 10% de los usuarios a los

que se les ha prestado el servicio aleatoriamente, estas encuestas se llevan en el formato
“encuesta de satisfacción del cliente” código: F-CO-01-07, al final de cada mes se hace un
control estadístico acompañado de un análisis mensual sobre la percepción del cliente y del
numero de quejas o apelaciones resultantes de la misma si es el caso o de la satisfacción de
la muestra encuestada.
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2. APROBACIONES

REVISÓ APROBÓ

DIRECTOR DE CALIDAD GERENTE

3. CONTROL DE ACTUALIZACIÓN

CONTROL DE CAMBIOS
NUEVA
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO MODIFICADO POR
VERSIÓN
2017-01-09 Aprobación inicial 00 Director Comercial
Se anexa la parte de planeación
2018-04-10 del servicio y entrega de folleto 01 Director Comercial
antes de prestar el servicio
Se incorporación a la oferta
2018-08-15 comercial el procedimiento de 02 Director Comercial
quejas y apelaciones
Si incluye el seguimiento y
2019-11-20 programación diaria de 03 Director De Calidad
inspectores