Reservas de inventarios

Autoconsumos
y Salidas temporales
RESERVAS DE INVENTARIO
 Cuándo aplica reservas de
inventario:

Cliente Público: Existe un contrato firmado con el cliente y el

plazo de entrega es menos de 90 a 120 días

Cliente privado: Existe un contrato firmado o un anticipo

de al menos el 40% de lo que se facturará

Sin contrato: Si no cumple con las dos condiciones anteriores

debe solicitar autorización de COO y explicar los motivos
 Responsabilidades de cada
área:

Comercial /
Subgerencia Bodega Contabilidad
Mantenimiento
• Realizar la solicitud • Aprobar las • Ubicar los artículos • Enviar a Bodega
de expedición en el reservas que no físicamente en el notas de salida
Sistema Expertis tienen contrato área de reservas abiertas tipo RAV
• Subir en gestión firmado o anticipos • Confirmar por • Enviar por correo a
documental el por parte de los correo la nota de ejecutivos/técnicos
contrato clientes salida de separación notas de salida que
• Solicitar la • Realizar ya no están en
autorización a COO seguimiento de bodega y no están
para reserva sin reservas que facturados para su
contrato/anticipo superan el plazo justificación
establecido
 Proceso de solicitud a Bodega

Pedido en Exportar la Respuesta de

Expertis solicitud y solicitud
(obligatorio) enviar por
correo • Bodega agrupa el
electrónico a pedido para
• Colocar en Observaciones reserva y genera
• CONTRATO No: SIE-HQ- Subgerencia RAV ( Alabarán de
INSU-048-2021 (Ejemplo)
• TIEMPO DE ENTREGA: Pág.
para separación) y
responde el correo
10 (la página donde conste aprobación
• Colocar en el electrónico inicial
el tiempo de entrega) asunto del correo como constancia
• DETALLE DE INSUMOS: Pág.
11 (la página del contrato
“RESERVA de haber realizado
donde conste la cantidad PR0006789 “ la gestión.
de insumos a entregar)
• IMPRESIONES: “Prohibida
su venta”, etc.
 CONSIDERACIONES A TOMAR:
En caso de existir novedades en
el despacho de acuerdo al PR-BD-
17 , notifica los lotes ,fechas de

VENTAS
vigencia y condiciones físicas Verifica que la reserva cumpla
BODEGA

disponibles para la reserva de con las condiciones pactadas

dispositivos médicos con el cliente.
(consumibles, instrumental ,
equipos o repuestos).
Ya sea para el sector público o
privado.

Los pedidos que requieran
impresiones inkject , serán
impresos cuando el contrato
se encuentre suscrito.
Las solicitudes de
despacho para reservas
deben ser gestionadas
dentro del mismo contrato
o proyecto en el que se
este trabajando para
poder facturar sin
actualizar.
 Puntos a recordar:
• PEDIDO PARA SEPARACIÓN
• CONTRATO No: SIE-HQ-INSU-048-2021 (Ejemplo)
• TIEMPO DE ENTREGA: Pág. 10 (la página donde conste el tiempo de entrega)
1 • DETALLE DE INSUMOS: Pág. 11 (la página del contrato donde conste la cantidad de
insumos a entregar)

• BODEGA
• Es el custodio físico de la reserva
• Confirma la reserva; si no corresponde contacta y envía por correo por qué no
2 realiza la reserva

• CONTABILIDAD
• Envía detalle de notas de salida tipo RAV pendientes de facturar para su
3 justificación
AUTOCONSUMOS
 Autoconsumo:

El artículo está
Se debe
en el No se cobra al
entregar a un
inventario de cliente
cliente
ALEM
 Tipos de autoconsumos:
• # OBRA: PR00008409
• Cuando el contrato lo establece la entrega de la muestra y al retornar ya no se
MUESTRAS puede utilizar para su venta, Ejem: empaque abierto. Si tiene conocimiento que
el artículo va a regresar NO se debe facturar.
• Factura a nombre del cliente – Transferencia a título gratuito (TTG)

• # OBRA: PR00008410
• Se debe entregar al cliente para cumplir la garantía de fábrica o garantía
GARANTIA técnica
• Factura a nombre del cliente – Transferencia a título gratuito (TTG)

• # OBRA: PR00008411
GASTO APOYO •Existe la transferencia de dominio del artículo con un contrato y el
TECNOLOGICO compromiso de compra de consumibles, el articulo no devuelve el cliente.
•Factura a nombre del cliente – Transferencia a título gratuito (TTG)
 Tipos de autoconsumos:

• # OBRA: PR00008412
ACTIVO FIJO • NO existe la transferencia de dominio, el dueño es ALEM, se entrega al cliente
APOYO con contrato y compromiso de facturación por consumibles, en caso de que el
activo fijo retorne no se debe generar Notas de Crédito
TECNOLOGICO • Factura a nombre de ALEM

MTTO • #OBRA: PR00008413

• Accesorios y repuestos del inventario utilizados para reparación de equipos de
EQUIPOS ALEM (inventario – activos fijos)
ALEM • Factura a nombre de ALEM

•#OBRA: PR00008414
GARANTIA • Entrega de repuestos por garantías conforme al contrato (caja chica)
S HCAM •Factura a nombre del cliente – Transferencia a título gratuito (TTG)
 Flujo proceso
Autoconsumos:
SOLCITUD:
Generan expedición en AUTORIZACIÓN:
Expertis (PR) REQUERIMIENTO:
COO
Fact. a nombre de Correo a bodega
ALEM: costo más 20% correo cliente del para expedición
cliente del uso
Fact. A nombre del
cliente a PVP

FACTURACIÓN:
Correo a Contabilidad:
CIERRE CTA X a) Solicitud
COBRAR:
b) Datos cliente a facturar
Registro del gasto
y cruce con c) Aprobación
factura d) Contrato
e) Carta de Responsabilidad
Ejecutivo Ventas
 Proceso de solicitud a Bodega

Pedido en Exportar la Respuesta de

Expertis solicitud y solicitud
(obligatorio) envía a Bodega
para despacho • Bodega agrupa el
• Colocar en el asunto pedido y genera
AV ( Alabarán de
del correo salida) y responde
• Colocar en “AUTOCONSUMO
Observaciones el correo
PR00008409 “ electrónico inicial
• Cliente:
como constancia
• Motivación: de haber
• La información del realizado la
pedido debe ser real gestión.
en cantidades y
precios.
 CONSIDERACIONES A TOMAR:
Las muestras que sean solicitadas
VENTAS
en pliegos o PDR de ínfima, no
requieren aprobación del COO.
Cuando no dispongan esta
información deben solicitar con
anticipación la aprobación del
COO.
La información a colocar en las
Observaciones del pedido de
despacho debe ser clara y
precisa. Ejemplo.
Muestra para impulsar ventas
en Hospital Metropolitano el
día 14-02-2023.
Deben dar prioridad a las
muestras disponibles que se
encuentran fuera de stock con
la leyenda impresa “PRODUCTO
PARA DEMOSTRACIÓN”, las
cuales se solicitan al
Responsable Técnico de Bodega.
Las muestras que no se hayan
utilizado deben ser devueltas a
Bodega , caso contrarío se
debe justificar con la
constancia enviada por el
Hospital explicando el motivo
de no devolverlas.
Salidas temporales
 Salidas temporales:

Se entrega en
préstamo al
El artículo está en Se devuelve a
cliente o personal No se factura, ni
el inventario de bodega en los
para cobra al cliente
ALEM plazos definidos
procedimientos o
demostraciones
 Tipos salidas temporales:
• # OBRA: PR00008565
• NO existe la transferencia de dominio, el dueño es ALEM, se entrega al
EQUIPOS E cliente para el uso de los consumibles.
• No se factura.
INSTRUMENTAL • Culminado el procedimiento , se devuelve a Bodega.
COMPLEMENTARI • Inventario en consignación queda bajo responsabilidad del ejecutivo que
O PARA CIRUGÍA solicita el equipo o instrumental.
• El personal solicitante debe enviar el listado de los artículos para apoyo en
cirugías o consignación por primera vez al COO para aprobación.

• # OBRA: PR00008566
• DEMOSTRACION • NO existe la transferencia de dominio, el dueño es ALEM, se entrega al
ejecutivo de ventas para demostraciones.
DE EQUIPOS • No se factura, se devuelve a bodega en cuanto se termina la demostración.
2023 • Inventario bajo responsabilidad del ejecutivo que solicita el equipo o
instrumental.
 Proceso de solicitud a Bodega

Pedido en Exportar la Respuesta de

Expertis solicitud y solicitud
(obligatorio) enviar por
correo
electrónico. • Bodega envía el
detalle de gastos
• Colocar en Observaciones logísticos y
• Cliente: genera AV
• Motivación: ( Alabarán de
• • Colocar en el asunto
Tiempo de la salida salida) en
• La información del pedido del correo “EQUIPOS respuesta al
debe ser real en E INSTRUMENTAL correo electrónico
cantidades y precios. COMPLEMENTARIO inicial como
PARA CIRUGÍA constancia de
PR00008565 “ haber realizado la
gestión.
Cómo exportar la solicitud
en PDF?
Cómo exportar la solicitud
en PDF?