Procedimiento Compras

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1. OBJETIVO

 Asegurar la compra de materiales solicitados por las obras y los distintos centros de gestión, a precios
competitivos de mercado y en el tiempo requerido.

2. ALCANCE

 ARSE o Centro de Gestión

 Adquisiciones

3. REFERENCIAS

 N/A

4. RESPONSABILIDADES

 Jefatura ARSE
 Jefe de Compras
 Encargado de Compras

5. METODOLOGÍA

5.1. Proceso Compra

 El centro de gestión respectivo crea un pedido de materiales (PM) en el Sistema Iconstruye, ingresando
toda la información correspondiente al pedido (Código Producto, Cantidad, Especificación Técnica,
etc.) y la cuenta del centro de gestión en donde se imputará el costo.

Si el PM es una compra normal, debe venir adjunto en la línea del PM lo siguiente (según corresponda):
o Presupuesto de obra.
o Calendario de entrega, en el caso que sean despachos parcializados.
o Fecha puesto en obra, si es despacho completo.
o Información adicional para materiales o MHE específicos o especiales (fotos, especificaciones
técnicas, etc.).
o En caso que sea único oferente u otra razón debe venir autorización ISA.

Si el PM es una compra por volumen, se debe adjuntar en la línea del PM lo siguiente (según
corresponda):
o Presupuesto de obra.
o Calendario de entrega.
o Fecha puesto en obra, si es despacho completo.
o Información adicional para materiales o MHE específico especial (fotos, especificaciones
técnicas, etc.).
o En caso que sea único oferente u otra razón debe venir con la autorización ISA según
corresponda.

 Posteriormente el pedido de materiales (PM) pasa por un ciclo de aprobación dentro del mismo centro
de gestión que generó el PM.

Nota: Este PM puede ser rechazado por conformidad devolviéndose al estado anterior de ingreso del PM, o bien
este puede ser cancelado terminándose el proceso.

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 Con la aprobación del PM por parte del centro de gestión respectivo, el Jefe de Compras asigna el PM
al Encargado de Compras correspondiente, según el tipo de material.
 El Encargado de Compras al recibir el PM debe validar que las cuentas contables estén bien asignadas y
que este se encuentre dentro del presupuesto de obra, de acuerdo a lo cargado en Iconstruye.
 Si el Encargado de Compras no se percata de eso, el Director de Proyecto o el Jefe de Compra puede
rechazar el pedido de materiales.
 Si no cumple con lo anterior, el Encargado de Compras informa a la Jefa de Compras.
 Si cumple con las condiciones de presupuesto y asignación de cuentas, el Encargado de Compras realiza
la cotización del PM generando un cuadro comparativo con los 3 oferentes y con el análisis del precio
de compra, plazos de pago y de entrega de la licitación con los proveedores.
 Lo anterior dependiendo del monto y según los poderes para un proceso de negociación que debe
realizarse por el Jefe de Compras o el Gerente de Adquisiciones y Subcontratos.
 Escogido el proveedor bajo las condiciones de precio y calidad, el Encargado de Compras genera la
orden de compra (OC) en el Sistema Iconstruye, teniendo en consideración lo siguiente:

o La forma de pago acordada con proveedor.

o Indicar si el material es con entrega inmediata o tiene un proceso de fabricación por lo que se debe
indicar la fecha de entrega (Verificación de Stock) conjuntamente con el solicitante.
o Revisar que el contacto del proveedor corresponde al indicado en la OC, en caso contrario debe ir el
nombre y teléfono en las notas.
o Cuadro comparativo que contenga todos los antecedentes necesarios, asociado a un mínimo de 3
oferentes con el Precio Propuesto v/s Precio Compra.
o En el caso que el Centro de Gestión no tenga presupuesto, el cuadro comparativo debe ser contra
Precio Mercado v/s Precio Compra, con mínimo 3 oferentes.
o Para los PM de materiales y MHE de uso frecuente, las OC se deben generar según los plazos
establecidos para su compra.
o Se fijan los precios en $ (Pesos), para el caso que el proveedor cotice en otro tipo de moneda.
(Excepto: hormigones, certificaciones, muestreos, arriendo de andamios, cerámicos, etc.)

Nota: Las compras tienen un tiempo de generación OC aproximadamente entre 5 y 7 días hábiles para el caso
de materiales, arriendos y servicios que no sean de volumen. Y en el caso de materiales de volumen, el tiempo
de generación de la OC depende de los plazos de entrega indicados por el centro de gestión.

 Adicionalmente el Encargado de Compras debe adjuntar en la orden de compra generada en

Iconstruye, los siguientes documentos:

o Cuadro comparativo única negociación. o Autorización ISA (Si corresponde).

o Cuadro comparativo negociación final. o Fichas técnicas.
o Cuadro comparativo negociación inicial. o Correo de justificación de solicitud de
o Cotización proveedor adjudicado. PM.
o Todas las cotizaciones realizadas.

Nota: Cada documento adjunto en la orden de compra debe ser cargado con un nombre predefinido (Anexo
8.3.2)

 Una vez generada la Orden de Compra en Iconstruye, esta OC pasa por un ciclo de aprobación de
acuerdo al monto y atributos que se hayan definido previamente, el cual puede ser aprobado,
rechazado o cancelado.
 Una vez aprobada la orden de compra, esta se envía al proveedor ya sea por el mismo sistema o por
email para que este apruebe la orden.
 En el caso que el proveedor no apruebe la OC, se devuelve al estado de la generar la Cotización del
PM.

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5.2. Compra por Convenio

 El centro de gestión respectivo puede generar un orden compra directamente en el modulo de compra
contra convenio en el Sistema Iconstruye, de acuerdo a los convenios vigente que tenga la compañía en
dicho instante.
 Con lo anterior, quien este ingresando la compra con convenio debe seleccionar el producto, cantidad
y proveedor disponible y con ello pasar a un ciclo de aprobación interno del centro de gestión y
finalmente, según el monto de compra puede aprobar el Jefe de Compra o el Gerente de Adquisiciones
y Subcontratos

5.3. Registro Código Producto

 En el caso que el responsable de ingresar el PM no encuentre el código del producto que necesita para
generar el Pedido de Materiales final, este debe generar una solicitud de creación del código de
producto ya sea por el mismo sistema Iconstruye o un correo electrónico al Encargado de Compras en
Adquisiciones.
 Con la recepción de la solicitud de creación, el Encargado de Compras realiza la creación del código
correspondiente dentro de 2 días hábiles e informa vía correo electrónico la creación exitosa de esta a
quien la solicito para que continúe con la generación del PM.

6. REGISTROS

 Cuadros Comparativos.
 Pedido de Material
 Orden de Compra

7. CONTROL DE CAMBIOS

Nº Revisión Fecha Resumen de Cambios

8. ANEXOS

8.1. DEFINICIONES

 PM: Pedido de Materiales.

 OC: Orden de Compra.
 MHE: Maquinaria, Herramientas y Equipos.
 Iconstruye: plataforma electrónica de compra y venta en línea para el sector de la construcción,
que abarca desde la identificación de las necesidades de compra hasta el pago a proveedores.

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8.2. MODELOS DE FLUJOS DE PROCESOS

8.2.1. Proceso Compras

8.2.2. Registro Código Producto

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8.3. Consideraciones Especiales

Antes del reemplazo de la OC vigente esta debe ser anulada, si corresponde, adjuntando la imagen de la
cancelación en Iconstruye.

8.3.1. Nombre Orden de Compra

El nombre de la OC será según lo siguiente:

 Si se reemplazará un saldo de la OC, debe decir: REEM-SALDO N° OC nombre genérico. En los

comentarios de aprobación debe decir: Reemplaza saldo de la OC N°, por… (Motivo). Para el caso que
el saldo a reemplazar sea al mismo proveedor se debe indicar en las notas. Si es otro proveedor no
debe indicar nada en las notas.

 Si se cambia uno o más ítem de la OC, debe decir: REEM-ITEM N°OC nombre genérico. En los
comentarios de aprobación debe decir: Reemplaza ítem a la OC N°, por… (motivo). Para el caso que se
reemplace uno o más ítem de la OC y se genere al mismo proveedor se debe indicar en las notas. Si es
otro proveedor no debe indicar nada en las notas.

 Si se reemplazará la OC, debe decir: REEM N°OC nombre genérico. En los comentarios de aprobación
debe decir: Reemplaza a la OC N°, por… (motivo). Para el caso que sea reemplazada la OC al mismo
proveedor, debe indicar en las notas el reemplazo. Si es otro proveedor no debe indicar nada en las
notas.

 Si es una extensión de una OC, debe decir: EXT-N°OC nombre genérico. En los comentarios de
aprobación debe decir: Extensión de OC N°, por… (motivo).

8.3.2. Estructura Nombre Documentos a Cargar

Nombre del Negociación Única Negociación inicial Negociación final Negociación

archivo Adjudicada
Cuadros CC FIRM NEG.- CC FIRM NEG. INICIAL CC FIRM NEG. FINAL
Comparativos NOMBRE MATERIAL - NOMBRE MATERIAL - NOMBRE MATERIAL
O GENÉRICO O GENÉRICO O GENÉRICO
Cotizaciones COT. L N°XX COT. INICIAL N°XX COT. FINAL N°XX COT.ADJ.FINAL N°XX
NOMBRE NOMBRE PROVEEDOR NOMBRE PROVEEDOR NOMBRE PROVEEDOR
PROVEEDOR ADJUDICADO

Tipo de Archivo Nombre del Archivo

Autorización ISA AUT. ISA N° AUTORIZACIÓN – NOMBRE GENERAL SOLICITUD
Fichas Técnicas F. TÉCNICA NOMBRE MATERIAL O MHE
Correo Justificación JUSTIFICACIÓN SOLICITUD N°PM

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9. APROBACIÓN

El presente acto de aprobación del proceso descrito en este documento, indica que los firmantes han leído,
analizado y han expresado sus comentarios o mejoras, si corresponde, para que sean el fiel reflejo de la
situación actual.

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

Cargo : Rol que representa dentro de la organización la persona que aprobará el procedimiento.
Nombre: Nombre de la persona que aprobará el procedimiento.
Firma : Firma de aprobación.
Fecha : Fecha en la que se firma y aprueba el procedimiento.

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