Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

CUADROS RIOS BRAYAN

CANDIA CALDERÓN KELLY
NÚÑEZ MEJÍA OSIRIS

GESTIÓN LOGISTICA
(1966026)

Servicio nacional de aprendizaje -SENA

GESTIÓN LOGÍSTICA
Colombia
2020
 Presentación

Se presenta el siguiente Manual de Procedimientos para el área de compras,

como un instrumento administrativo que permita agilizar sus tareas y hacer mas
eficientes sus actividades, delimitar las competencias y responsabilidades,
distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos en
correspondencia con los programas que se ejecutan.

Objetivo general

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que

Proporciona el área de compras mediante la formalización y estandarización de
los métodos y procedimientos de trabajo.

Objetivo especifico

GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O

SERVICIOS: Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo
para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al tipo de bien o servicio,
para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de
solicitud.

Identificación de procesos

ESTADO FINAL PROCESO

ESTADO INICIAL DE EL USUARIO NOMBRE DE EL
PROCESO USUARIO INTERNO EXTERNO PROCESO
APROVISIONAMIENTO
SOLICITUD DE BIENES Y ADQUISICION DE DE BIENES Y
SERVICIOS BIENES   SERVICIOS
DISTRILACTEOS DLC FECHA: 10/04/2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y SUMINISTROS

No RESPONSIBLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

SOLICITUD DE MATERIAL. Envía correo
electrónico a comprasdistrilac@gmail.com,
solicitando el material, y especificando
USUARIO características, cantidad, objetivo. Se deberá
1 SOLICITANTE realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
SOLICITUD DE COTIZACIONES A
PROVEEDORES: Envía a los proveedores las
PERSONAL DE necesidades a cotizar mediante correo
COMPRAS Y electrónico y en los casos que considere adjunta
2 SUMINISTROS el formato de cotización de productos o servicios
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN: 1. Revisa
la información contenida en el formato de
cotización de productos o servicios enviado por
correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos
establecidos, y la envía por correo electrónico en
formato de cotización de productos o servicios o
3  PROVEEDOR formato institucional mediante archivo adjunto.
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas
por el por correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo
 PERSONAL DE a las cotizaciones recibidas y condiciones
COMPRAS Y propuestas por los proveedores con el fin de
4 SUMINISTROS elegir el proveedor para la compra*
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN
O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro comparativo o documento
soporte verificando que la información este
completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos
 JEFE DPTO. DE soportes para su correspondiente aprobación por
5 COMPRAS parte del autorizador del gasto.
APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de información
Iceberg la orden de compra, teniendo como
 JEFE DPTO. DE soporte la aprobación escrita de los
6 COMPRAS autorizadores de gasto.
7  PERSONAL DE ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL
COMPRAS Y PROVEEDOR:
SUMINISTROS 1. Envía al proveedor mediante archivo adjunto a
través de correo electrónico la orden de compra
o servicio escaneada.
 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e
informa al almacén para realizar seguimiento y
asegurar cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de compras y
suministros una vez sea notificado sobre la
orden de compra, a fin de agendar cita para
realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de
entrega o documento soporte en el lugar, fecha y
8 PROVEEDOR hora pactados.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que
corresponda a lo solicitado en la orden de
compra, si esta correcto procede a firmar* la
remisión, acta de entrega o documento soporte
de recibido a satisfacción**.De lo contrario
devuelven el producto según sea el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe
la factura o cuenta de cobro emitida por el
proveedor confrontando que la información
coincida con la orden de compra y que se
encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o
documento soporte firmado a satisfacción por el
usuario o por el almacén. No se recibirá la
factura o cuenta de cobro si se presenta alguno
de los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con
los requisitos legales o con lo especificado en la
orden de compra.
2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta de
entrega o documento soporte firmado a
satisfacción por parte del usuario o personal del
almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a través del
sistema de información Iceberg de acuerdo a la
orden de compra relacionando número de
factura, cuenta de cobro, remisión, acta de
entrega o documento soporte.
4. Informa por correo electrónico al usuario que
PERSONAL DE los productos ya están en disponibilidad para ser
9 ALMACÉN retirados del almacén en los casos que aplica
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del
sistema de información Iceberg, anexando como
soporte la remisión, acta de entrega o
documento soporte firmado a satisfacción por
parte del usuario solicitante. Para el caso de la
PERSONAL DE dotación el empleado firmará el documento
10 ALMACÉN soporte correspondiente
 TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE
COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información
Iceberg, número de radicación de pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado de
pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago
a compras para su respectiva revisión. (Factura
o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden
PERSONAL DE de compra, cuadro de adjudicación o documento
11 ALMACÉN soporte con la respectiva aprobación).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos
concuerde con los documentos físicos recibidos
PERSONAL DE del almacén, de lo contrario se realizan las
12 COMPRAS correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
JEFE DPTO. DE 1. Verifica los documentos y procede a firmar el
13 COMPRAS formato. 
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA
CONTABLE:
 PERSONAL DE 1. Hace entrega al área contable de los
14 COMPRAS documentos para su respectivo trámite de pago.
 DIAGRAMA DE FLUJO COMPRAS Y SUMINISTROS

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