Informe Conceptual Proceso de CXC

Informe Conceptual
Proceso Cuentas por Cobrar

INDICE
1. Solicitud de Pedido
2. Generar Orden de Carga
3. Generar Entrega y Factura - Emisión de Conformidad de Pago
4. Aplicar Retenciones de Cliente
5. Crear y Aplicar Nota de Crédito por Devolución de Cliente
6. Crear y Aplicar Nota de Crédito por Cargo
7. Reportar Pagos/Abonos por Vendedor y Aplicar Cobranza Cliente
8. Crear y Aplicar Anticipos en Moneda Extranjera
9. Dar de Baja Documento CxC
10. Asientos Contables
11. Reportes Saldos Abiertos - Estado de Cuenta (por Documento)
12. Listados Oficiales para Consulta de Documentos
Informe Conceptual del Proceso de Cuentas por Cobrar
Paso 1: Solicitud de Pedido

`
Reporte
Emisión Orden
Listado Pedidos
de Venta Orden de Venta
Vs Facturas en
SicMary
SicMary
Paso 2: Generar Orden de Carga
Ticket de
• Línea ODV 1 - L.P ESP • Línea ODV 1
- T.Conv. LE
Entrada
• Línea ODV 2
• Línea ODV 2 - L.P • Conductor • Cantidad
INTERM - T.Conv. LI • Vehículo • Peso
• Línea ODV 3 - L.P ESP • Transportista • Volumen
- T.Conv. LE
Ver Ejemplo 1
Ordenes de
Orden de Carga
Venta
Se pueden seleccionar diferentes líneas de ordenes de ventas donde estas puedan estar
asociadas a diferentes listas de precios y por ende diferentes proyectos.
Paso 3: Generar Entrega y Factura - Emisión de Conformidad de Pago
Entrega de Factura de Conformidad de

Cliente Cliente Pago
• Despacho de producto • Documento con Listas de Precios • Consulta en SicMary de la
y Proyectos heredados de la (s) Conformidad de Pago.
orden (es) de venta (s) utilizada • Documento No Obligatorio que
(s). nace una vez emitida la
• Las facturas generadas a partir factura. Se estrega con la
de ODV en moneda VES, respeta factura original al cliente.
la ultima lista de precios. • Aplica para facturas con lista
• Las facturas generadas a partir de precios en ME impresas en
de ODV en ME, respeta el precio bolívares soberanos,
y tasa de cambio del documento permitiendo que el cliente
origen conozca la deuda en ME, ya
Ver Ejemplo 1 que la factura es en BsS
• Se envía Notificación por
Ver Ejemplo 2 correo tanto al vendedor
como al cliente
Ver Ejemplo 3 Ver Ejemplo
Al emitir la factura, si la orden de carga fue generada con líneas de ordenes de ventas que
comprenden igual o diferentes lista de precio, la factura saldrá emitida de igual forma, con
igual o diferentes listas de precios y por ende con igual o diferentes proyectos.
Informe Conceptual
Retención IVA
Paso 4: Aplicar Retenciones de Cliente
Conformidad
Retención del Comprobante
de Pago
Cliente de Retención
Ver Ejemplo 2 SicMAry
• Aplica para
• Aplicada la
clientes agentes
retención a la
de retención IVA.
factura, se
• Cargo: Retención
descuenta el
IVA 75% o 100%
monto de la misma
• Documento Afecto:
al saldo total del
Numero de
documento.
Factura
Ver Ejemplo
Informe Conceptual
 Aplicar Nota de Crédito por
Devolución de Cliente
Paso 5: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Devolución de Cliente
Notas de Crédito por Devolución de Cliente

• Es un documento automático generado a partir de la Autorización de
Devolución Cliente.
• Afecta inventario.
• Afecta automáticamente la cuenta del producto.
• Hereda el tipo de conversión y tasa de cambio del documento padre
(factura).
• No es necesario seleccionar la línea de documento afectado, ya que este
ultimo aplica solo para notas de crédito por cargo descuento.
• Procesado el documento se genera asignación automática de la nota de
crédito a la factura, descontando de esta ultima el monto de la nota de
crédito.
Paso 5: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Devolución de Cliente
• Seleccionar la entrega que

Devolución de
•
Cliente
Hereda los datos de la factura
afecta a la factura, dato que • Afecta inventario
determina el documento • Documento afecto Factura
afectado en la nota de crédito • Autorización de Devolución •
• Producto a devolver La N/C debe ser emitida luego
• Impresión de Nota de Crédito de la devolución cliente (DP),
• Cantidad a ingresar al almacén aunque el estándar del sistema
por medio de la ventana
Generar Factura (Manual) actual permita emitir antes, se
debe respetar el orden de
proceso.
• Asignación de la N/C a la
Factura, resta al saldo de la
factura el monto de la Nota de
Crédito.
Autorización Nota de
de Devolución Crédito
Ver Ejemplo 1
Paso 6: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Cargo
Notas de Crédito y Débito por Cargo

• Es un documento manual creado directamente en la ventana Documentos por
Cobrar.
• No afecta inventario.
• Se selecciona el cargo correspondiente.
• Se seleccionan manualmente los datos de lista de precios, tipo de conversión y
documento afecto (factura).
• Se selecciona la línea de documento afectado.
• La distribución de los cargos en la línea de documento afectado va a depender del
cargo seleccionado, es decir, no todos los cargos aplicara distribución, se anexa
cuadros informativos resumen. Ver Cuadros
• En el campo Línea Documento Afectado se selecciona el producto afectado por
dicho descuento, si el descuento afecta a mas de 1 producto de dicha factura,
se crea una línea por cada producto.
• Hereda el tipo de conversión del documento padre (factura)
• Procesado el documento se genera asignación automática, afectando el saldo total
del documento padre.
Paso 6: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Cargo
Un cliente puede tener mas de

una lista de precios asociada,
Lista de por lo que debe seleccionar
Precios manualmente la
correspondiente
Seleccionar en la línea Línea del Seleccionar el tipo de

del documento afecto el Tipo de conversión
Documento Conversión
producto sobre el cual Afectado correspondiente
aplicara descuento Notas de
Crédito por
Cargo
Seleccionar el Seleccionar el cargo por

documento afecto sobre Documento descuento a aplicar
el cual aplicara el Cargo
Afectado sobre el producto del
descuento documento afecto
Ver Ejemplo
Informe Conceptual
Aplicar Cobranza Cliente
Paso 7: Reportar Pagos/Abonos por Vendedor y Aplicar Cobranza Cliente
Gestionar Cobranza en Registrar Cobranza en

SicMary Adempiere
• Control de los pagos/abonos reportados • Usar el reporte Cobranzas Reportadas

por el vendedor hechos por un cliente como guía para registro de cobranzas en
sobre sus facturas con saldo pendiente. Adempiere, conciliar Adempiere vs
• Toda cobranza se debe anular NO SicMary, lo cual debe ser igual.
modificar. • La tasa de conversión debe estar
• Notificación por correo de las cobranzas actualizada y de acuerdo al tipo de
reportadas por el vendedor. conversión predeterminado, la
• Alimenta el Reporte de Cobranzas conversión configurada en la cobranza
Reportadas. toma el tipo de conversión
predeterminado.
• Al buscar una factura emitida con una
moneda diferente a la moneda
seleccionada en la cobranza, la
conversión del monto de la factura a la
moneda seleccionada para el cobro.
Ver Ejemplo
Paso 8: Crear y Aplicar Anticipos en Moneda Extranjera
Creación de Ajuste de Crédito para llevar Depósito en Moneda Extranjera a Anticipo
Creación de Anticipos producto de un Sobregiro en Cobranza
Creación del Ajuste de Anticipo Moneda Extranjera
Aplicación de un Anticipo en Divisas en un Diario de Caja para Rebajar una Factura en

Divisas
Creación Diario de Cobranza para la Aplicación del 25% de IVA en Bs. a Factura en $.
Creación Diario de Cobranza en Euros aplicado a Facturas en $

Paso 9: Dar de Baja a Documentos CxC
Ajuste de
Saldos
Socio del Aplicar Dar
Negocio > o < a $ 1,00 de Baja CxC
> o < a BsS
1.000,00
Los Socios del Negocio que tengan saldos pendientes superiores o inferiores a $
1,00 o a BsS 1.000,00 se debe aplicar el proceso Dar de Baja a Documento de
Cuentas por Cobrar.
Ver Ejemplo
Esta información de saldos pendientes por socio del negocio es verificada por el
Departamento de Contabilidad a través del reporte Saldos Abiertos.
Asiento Asignación Dar de Baja a Factura
Paso 10: Asientos Contables
Los asientos contable generados por

el proceso Dar de Baja a Documento
de Cuentas por Cobrar pueden ser
cortos o extensos, es un proceso
diseñado para cancelar en masa
documentos que se encuentren
pendientes con saldos superiores o
inferiores a $ 1,00, y si es en
bolívares soberados aplica BsS
1.000,00.
Paso 10: Asientos Contables
Asiento Asignación N/C a Factura SERIE V1-6559 Asiento Asignación Retención a Factura SERIE A-472758 Asiento Asignación Cobranza vs Factura SERIE A-472758
La aplicación de documentos a través de asignación manual (ventana Asignación de Pago) o

automática, genera asientos contables que pueden ser consultados por medio de los documentos
involucrados o a través de la ventana Consulta de Asignación.
Paso 11: Reporte Saldos Abiertos
Al realizar una consulta de los Saldos Abiertos del

socio del negocio, se pueden visualizar los saldos de
las facturas en sus respectivas monedas. Adicional a
ello, se puede apreciar en el campo “T. Pagado”, el
monto pagado de la factura utilizada para el ejemplo
con su respectiva moneda de emisión.
Cuando se realiza la asignación de una cobranza a una

factura, si la cobranza fue en una moneda diferente a
la de la factura, en el campo “T. Pagado” el monto
pagado de la factura utiliza su respectiva moneda de
emisión.
Ver Asignaciones
Paso 11: Reporte Estado de Cuenta (por Documento)
Este reporte permite ver las distintas asignaciones realizadas a un documento según la moneda del
mismo, mostrando el saldo debitado o acreditado y el saldo final del documento origen.
Paso 12: Listados Oficiales para la Consulta de Documentos:
Saldos Abiertos Detalle de

Saldos Abiertos
CxC VES Factura y Margen
Estado de Cuenta Reporte de Detalle de

(por Documento) Retenciones Asiento Contable
Libro de Ventas Informe de Cobranzas y

Depósitos
Los reportes Saldos Abiertos y Saldos Abiertos CxC VES se diferencian en que el segundo
presenta el monto en bolívares soberanos y el diferencial cambiario.
GRACIAS
POR SU ATENCION!
Enlace a la documentación de los Procesos de las Sucursales en la herramienta Wiki

http://www.iancarina.com.ve/wiki/index.php/Procesos_Sucursales
Aspectos Importantes:
Cliente
Registrado Esquema
Se crea para representar la Descuento Un Cliente solo puede tener
Campaña
campaña de mercadeo, una Registrado un Esquema de Descuento
Registrada
manera de identificar las y Asociado asociado.
ventas al Cliente
Código SICA
El producto registrado y por Por cada Dirección de
Producto
asociado a la lista de precios
correspondiente
Registrado Orden Dirección
de Entrega
Entrega registrada es
posible crear mas de un
de Cliente código SICA.
Venta
Cada lista de precios va a manejar Lista de
Lista de
una único tipo de conversión y Precios /
Precios Un cliente puede tener
proyecto, estos últimos van a Tipo de
Actualizada diferentes listas de precio
depender de la lista de precios Conversión
y Asociada
/ Proyecto registradas.
usada. Se configura si la lista de al Cliente
asociado
precios va a manejar esquema de
descuento. Tipo de
Proyecto
Conversión
Registrado
Al crearlo se indica a que Registrado Al crearlo se le coloca el nombre
lista de precios corresponde que va a representar el valor de
a partir de sus siglas la tasa de cambio.
Para crear una Orden de Venta es necesario tomar en cuenta algunas normas como:
Debe estar creada la lista de precios.
Debe estar actualizada la tasa de cambio.
Debe estar asignada la lista de precios al cliente.
Debe estar configurado el tipo de conversión y el proyecto para la lista

de precios.
Considerar que una ODV tiene 3 días de vigencia en el sistema desde su

creación. Luego de este tiempo la ODV se cierra.
Considerar que las ODV creadas en moneda VES, al emitir la factura, esta
última respeta el ultimo precio de lista.
Considerar que las ODV creadas en moneda USD, al emitir la factura, esta última
respeta el precio y tasa de cambio del documento origen (orden de venta).
Las ordenes de ventas deben ser creadas como nuevo documento, NO deben ser copiadas
desde un documento ya existente porque ese nuevo documento heredará los datos de la
orden desde donde fue copiada: fecha de la orden, lista de precios y tipo de conversión.
Reporte donde el Vendedor y los Administradores de Sucursal pueden llevar control de pedidos
facturados. Como parámetros de consulta debe indicar Compañía, Organización y Fechas
obligatoriamente, permite consultar por vendedor o todos los vendedores de la organización. El
archivo se puede exportar a Excel.
Las ordenes de ventas que no tengan dato en la columna No. Factura es porque aun no
han sido facturadas, con esta columna llena es donde el vendedor obtiene información
de su pedido ya facturado.
Las Sucursales emiten facturas desde el proceso Generar Procesada con la lista de precio VENTAS
Orden de Carga, donde las líneas de una misma factura COMERCIAL USD INTERM
pueden ser de diferentes ordenes de venta, por lo que el
sistema respeta el precio de esta ultima. Actualmente a un
mismo cliente es posible gestionar ordenes de ventas con
diferentes listas de precio.
Procesada con la lista de precio VENTAS

COMERCIAL USD ESP
Ver Ejemplo 1
En este ejemplo la factura SERIE V1-6559 en moneda extranjera (ME), está conformada por 2 líneas
cada uno proveniente de diferentes órdenes de venta:
• Línea 1: CREMA-0324 / CREMA ARROZ MARY ENR. 24X450:

corresponde a la ODV OVVAL-2297-DD.
El sistema a nivel de la cabecera de la Factura
• Línea 2: TRADICIONAL-0124 / ARROZ MARY TRADICIONAL muestra solo la información de: ODV, Lista de Precio,
TIPO I 24X1: corresponde a la ODV OVVAL-2299-DD. Proyecto, Tipo Conversión asociados a la ODV de la
Ver Ejemplo 1 línea 1 de la factura, en este caso de la ODV que se
proceso con Lista de Precio Intermedia.
En este ejemplo la factura SERIE A-472758 en moneda extranjera (ME), está conformada por 8 líneas
cada uno proveniente de la misma orden de venta:
Ver Ejemplo 2
En este ejemplo la factura SERIE A-819547 en moneda VES, está conformada por 2 líneas, cada uno
proveniente de la misma orden de venta, donde respeta el precio de lista actual:
Ver Ejemplo 3
La orden de venta OVVAL-26340 de la factura SERIE A-819547, está conformada por 2 líneas, donde
el precio actual es el resultado de restar al precio de lista el descuento por producto:
Ver Ejemplo 3
Conformidad de Pago
Conformidad de Pago Devolución
Conformidad de Pago
La Conformidad de Pago asociado

a las facturas en moneda
extranjera corresponden a
negociaciones especiales. En la
pantalla de SicMary solo se
muestran facturas activas, en
estatus completado o reversado y
que tengan saldo abierto, es decir,
no hayan sido canceladas.
La Conformidad de pago por

Devolución, las facturas mostradas
en la pantalla de SicMary además
de cumplir con lo anteriormente
indicado, deben tener aplicada
una N/C por Devolución.
Los formatos presentan el monto

de la retención cuando el cliente
es contribuyente especial.
Ver Ejemplo
Documento de Retención IVA 75%
Ver Ejemplo 2
En este ejemplo la nota de crédito por devolución de cliente Nro. SERIE A-69940101 en moneda
extranjera, hereda los datos del documento padre (factura).
Nota de Crédito
Factura
Ver Ejemplo 1
Condiciones y Normas para Elaboración de Notas de Crédito y Débito por Cargo:
Cuadros Resumen Informativos

Fuente: Departamento de Contabilidad CxC
Los únicos documentos que deben estar autorizados para su elaboración deben ser los
que aplique el cargo Descuento por Diferencia en Precio y los relacionados a los
productos.
En este ejemplo la nota de crédito por cargo Nro. SERIE A-69940089 en moneda extranjera, hereda
los datos de conversión del documento padre (factura), y por ser con cargo Descuento Plan
Promocional aplica distribución en línea de documento afectado.
Nota de Crédito
Factura
Ver Ejemplo
Asignación Cobranza
Asignación Cobranza Cash

Creación de Ajuste de Crédito para llevar Depósito en Moneda Extranjera a Anticipo
Para llevar un depósito en moneda extranjera a Anticipo, se debe crear un ajuste de crédito a través de la ventana
Documentos por Cobrar con Tipo de documento destino AJDC Anticipo Clientes (CXC) XXX ME,
seleccionando la misma lista de precio con la cual se le factura al cliente en divisas para que el ajuste tome la
moneda correspondiente, el cargo a usar en la línea debe ser Efectivo por depositar.
Creación de Anticipos producto de un Sobregiro en Cobranza
Si al registrar una cobranza se genera un sobre giro de factura, se procede a crea un Diario de Caja Chica en
moneda extranjera de tipo Anticipo de Cliente XXX ME con tipo de conversión BCV, donde la Fecha de conversión
debe ser la fecha de la cobranza donde se sobregira la factura y la Tasa de Cambio BCV. La Fecha de Estado de
Cuenta debe respetar la fecha del día. La factura sobregirada debe ser llamada desde el botón Crear desde
Factura.
Creación del Ajuste de Anticipo Moneda Extranjera
Para la creación del Ajuste de Anticipo Moneda Extranjera producto del sobregiro de una factura, seleccionar el
Tipo de documento destino AJDC Anticipo Clientes (CXC) sucursal xxx ME, respetando la lista de precio de la
factura origen con Tipo de Conversión BCV, donde la Fecha de conversión debe ser la fecha de la cobranza donde
se sobregira la factura, Tasa de Cambio BCV. El cargo a usar en la línea debe ser: Anticipo Clientes.
Aplicación de un Anticipo en Divisas en un Diario de Caja para Rebajar una Factura en Divisas
En la aplicación de los anticipos creados para rebajar facturas de cuentas por cobrar la Caja Menor a usar
COBRANZA XXX ME, donde la moneda debe respetar el documento caja menor, el Tipo de documento destino a
seleccionar debe ser Cobranza XXX Anticipo ME, la Fecha de Estado de Cuenta debe respetar la fecha del día (sin
modificación) y la factura a cancelar/abonar con el anticipo debe ser llamada desde el botón Crear desde Factura.
Creación Diario de Cobranza para la Aplicación del 25% de IVA en Bs. a Factura en $.
Para la creación del diario de cobranza en la aplicación del 25% de IVA en Bs. a Factura en $, se debe tomar en
cuenta la Caja Menor a seleccionar debe ser Cobranza XXX ME donde la moneda debe respetar el documento caja
menor, el Tipo de Documento Destino Cobranza XXX Anticipo ME, el Tipo de Conversión y Fecha de Conversión
del documento origen (factura), la Tasa de Cambio que muestra el sistema luego de colocar tipo conversión y fecha
de conversión, la Fecha de Estado de Cuenta debe ser la fecha del día (sin modificación).
Creación Diario de Cobranza en Euros Aplicado a Facturas en $
En la creación del diario de Cobranza en Euros aplicado a Facturas en $, se debe considerar usar la Caja Menor
Cobranza Cash (o ME) EUR XXX lo cual va a depender del depósito, Tipo de documento destino Cobranza Cash (o
ME) EUR, Tipo de Conversión BCV, Fecha de conversión es la fecha del depósito (que en este caso debe ser la
misma del diario de caja), Tasa de Cambio (Doc) seleccionar el factor de cambio de Euro a $, Tasa de Cambio
seleccionar la tasa de Ves a Euro, y Fecha de Estado de Cuenta debe respetar la fecha del depósito.
Dar de Baja Cuentas por Cobrar (Manual)
Presenta distintos criterios de búsqueda de registros, los mas usados para el proceso son:
Organización, Moneda, Fecha Contable, Ajuste Máximo por Factura, Hacia.
10
PAGOS-
COBROS
8 (INGRESOS VS 1
AJUSTE DE EGRESOS)
NOTAS DE
Tipos de Asignaciones Aplicadas: CREDITO CREDITO
7 2
AJUSTE DE NOTAS DE
DEBITO DEBITO
TIPOS DE
ASIGNACIONES
6 3
DAR DE BAJA RETENCIONES
CXC
5 4
COMPENSAR COBRANZAS
1-3 y 5-10 No Bancarias CXP VS CXC
4 Bancarias (asignada a Depósitos), requieren del
Edo. de Cuenta Bancario

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Proceso Cuentas por Cobrar

Paso 1: Solicitud de Pedido

Paso 2: Generar Orden de Carga

Paso 3: Generar Entrega y Factura - Emisión de Conformidad de Pago

Entrega de Factura de Conformidad de

Paso 4: Aplicar Retenciones de Cliente

Paso 5: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Devolución de Cliente

Notas de Crédito por Devolución de Cliente

Paso 5: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Devolución de Cliente

• Seleccionar la entrega que

Paso 6: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Cargo

Notas de Crédito y Débito por Cargo

Paso 6: Crear y Aplicar Nota de Crédito por Cargo

Un cliente puede tener mas de

Seleccionar en la línea Línea del Seleccionar el tipo de

Seleccionar el Seleccionar el cargo por

Paso 7: Reportar Pagos/Abonos por Vendedor y Aplicar Cobranza Cliente

Gestionar Cobranza en Registrar Cobranza en

• Control de los pagos/abonos reportados • Usar el reporte Cobranzas Reportadas

Paso 8: Crear y Aplicar Anticipos en Moneda Extranjera

Creación de Ajuste de Crédito para llevar Depósito en Moneda Extranjera a Anticipo

Creación de Anticipos producto de un Sobregiro en Cobranza

Creación del Ajuste de Anticipo Moneda Extranjera

Aplicación de un Anticipo en Divisas en un Diario de Caja para Rebajar una Factura en

Creación Diario de Cobranza en Euros aplicado a Facturas en $

Paso 9: Dar de Baja a Documentos CxC

Asiento Asignación Dar de Baja a Factura

Paso 10: Asientos Contables

Los asientos contable generados por

Paso 10: Asientos Contables

La aplicación de documentos a través de asignación manual (ventana Asignación de Pago) o

Paso 11: Reporte Saldos Abiertos

Al realizar una consulta de los Saldos Abiertos del

Cuando se realiza la asignación de una cobranza a una

Paso 11: Reporte Estado de Cuenta (por Documento)

Paso 12: Listados Oficiales para la Consulta de Documentos:

Saldos Abiertos Detalle de

Estado de Cuenta Reporte de Detalle de

Libro de Ventas Informe de Cobranzas y

Enlace a la documentación de los Procesos de las Sucursales en la herramienta Wiki

Debe estar creada la lista de precios.

Debe estar actualizada la tasa de cambio.

Debe estar asignada la lista de precios al cliente.

Debe estar configurado el tipo de conversión y el proyecto para la lista

Considerar que una ODV tiene 3 días de vigencia en el sistema desde su

Procesada con la lista de precio VENTAS

• Línea 1: CREMA-0324 / CREMA ARROZ MARY ENR. 24X450:

La Conformidad de Pago asociado

La Conformidad de pago por

Los formatos presentan el monto

Documento de Retención IVA 75%

Cuadros Resumen Informativos

Asignación Cobranza Cash

Dar de Baja Cuentas por Cobrar (Manual)

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