La Administracion y la

colaboraciopn de un
proyecto.

TICS APLICADAS A LA
ADMINISTRACION

MENDEZ PINEDA JOSE LUIS

La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede
y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es una técnica utilizada con el fin
de poder alcanzar diversos objetivos dentro de un período de tiempo establecido. Debido a los
grandes volúmenes de trabajo, variables y requisitos que se han vuelto cada vez más intrincados,
las empresas han tomado la iniciativa de llevar sus trabajos por proyectos.

Es la planeación, dirección y control de recursos (personas, equipos, materiales) para cumplir con
las restricciones técnicas (PARAMETROS) (ESPECIFICACIONES DE CALIDAD), de costo
(PRESUPUESTO) y de tiempo (PLAN) de un proyecto.

Los gerentes de proyecto operan independientemente de la cadena de

mando normal dentro de una organización. Debe administrar y evaluar el proyecto; también
planificar, iniciar e implementar políticas de gestión de proyectos para garantizar
la finalización del proyecto a través de obligaciones contractuales.
Otras tareas que debe realizar incluyen el desarrollo y mantenimiento de planes de proyectos, la
planificación adecuada y la financiación de proyectos, y la evaluación y la presentación de informes
sobre su progreso. Los problemas deben
resolverse tomando decisiones con
propósito. Además, el director del proyecto
debe responder a las siguientes preguntas:

* ¿Qué es lo que quieres hacer? * ¿Cuando

lo harás? * ¿Por qué quieres hacer esto? *
¿Con cuánto dinero puedes hacerlo? *
¿Cómo va el proyecto?

Proyectos de colaboración

Se pueden definir como una especie de planificación de campañas coordinadas e

interrelacionadas, es decir, ideas cronometradas dirigidas a objetivos
específicos. Un proyecto se completa cuando se han logrado los resultados esperados. Por tanto, el
objetivo del proyecto de cooperación es incidir en la calidad de vida de las personas, es decir,
trabajan para encontrar y crear actividades que contribuyan a la mejora del bienestar y la calidad
de vida de las personas.

Normalmente un proyecto tiene una

serie de etapas que son :

La idea de proyecto.

Diseño.

Ejecución.

Evaluación
IMPORTANCIA DE LA ADMINSTRACIÓN DE PROYECTOS

Es necesario comprender y controlar los proyectos y recursos implementados en la organización.

La gestión de proyectos es una forma de planificar, organizar, liderar y controlar una serie de
actividades realizadas por un grupo de personas con objetivos específicos. Esta actividad es
realizada por un equipo de administradores actuando como un solo agente para un proyecto en
particular, dados los recursos
disponibles tales como tiempo,
materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.

Cuando se busca lograr una

mayor eficacia en la
productividad de una empresa y
encontrar las rutas más óptimas
para los recursos con los que se
cuenta, se debe trabar
inexorablemente con una
correcta administración de proyectos.

Entre los principales objetivos con los que cuenta la administración de proyectos, se destacan las
siguientes claves:

Control de riesgos

Gestión de costos y plazos

Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente Aumento de la productividad

La gestión de proyectos se usa ampliamente en banca, desarrollo de sistemas, lanzamientos de

productos, proyectos especiales, petroquímicos, telecomunicaciones, defensa y muchos otros
campos e industrias. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos en el
mercado, las necesidades cambiantes de los consumidores de productos, etc., incrementan los
procesos operativos de la organización, haciendo inadecuados los métodos tradicionales de
gestión. Por ello, la gestión de proyectos es importante porque ofrece a las empresas nuevas
alternativas de organización, control y seguimiento.

Además, la gestión de carteras de proyectos ayuda a hacer un mejor uso de los recursos críticos
cuando la cantidad y/o la disponibilidad de tiempo son limitadas.

VENTAJAS
Trabajar con gerentes de proyecto puede demostrar un pragmatismo esencial en un mercado cada
vez más volátil. Los gerentes de proyecto pueden usar la experiencia previa en proyectos para
ayudar a las empresas a mejorar la calidad del producto en un mercado volátil.

Resultados milimétricos: el
desarrollo del plan del proyecto
garantiza la entrega a tiempo
para las empresas.

Mejora de la calidad del

producto: se logró un producto
de mayor calidad debido a
errores que se pueden haber
cometido en proyectos
anteriores.

Ventaja competitiva: le da una ventaja sobre sus competidores.

Clientes satisfechos: los clientes tienen sus propios requisitos y, gracias a la gestión de proyectos,
cada uno de ellos se puede cumplir, ya que siempre se entregarán a tiempo.

Gestión ágil y flexible: Si el horario se genera de forma flexible, puede adaptarse fácilmente a los
cambios del mercado.

COMO SE ADMINISTRAN LOS PROYECTOS

Para materializar los beneficios que proporciona un

gestor de proyectos experto, se deben mantener
varias fases, que son absolutamente necesarias.

Inicio: Análisis de riesgos y recursos necesarios

dentro del proyecto. Esto determina la probabilidad.

Planificación: en esta sección, puede realizar un

seguimiento de la mejor ruta de trabajo para lograr
sus objetivos en términos de tiempo y formato de
proyecto.
Ejecutar: formular claramente las subtareas, comenzar a trabajar en la parte práctica del proyecto.
Monitorear y controlar. El monitoreo constante es lo más necesario ya que puede redefinir
estrategias para que el proyecto sea exitoso.

Cierre: Es la parte del proceso que analiza si se han satisfecho las necesidades del cliente y se han
alcanzado los objetivos. Una vez que se completa el proceso de cierre, es hora de tomar las
lecciones que nos enseñó y decidir si es práctico reutilizarlo en otros proyectos.

Cuando se siguen las acciones, actividades y duración anteriores, definitivamente lograremos la

meta y se implementará el mismo plan nuevamente.

PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Hoy en día, los programas de gestión de proyectos van desde simples planificadores que generan
diagramas de Gantt hasta aplicaciones masivas de mainframe que se integran con sistemas de
información de presupuesto, marketing,
producción, personal y gestión. Otros
sistemas Dependiendo de las capacidades
del programa, puede ingresar tareas,
recursos, fechas y costos en ese orden, y la
computadora calculará un calendario,
presupuesto o uso de recursos en su lugar.
La mayoría de los programas pueden
incluso crear redes o convertir un formato
de red a otro. Además de ayudar con la
planificación y el costeo, estos programas
generan una amplia gama de informes,
desde simples hasta completos. Si tiene
requisitos especiales cuando trabaja en un
proyecto, como informes o gráficos
personalizados, puede haber un programa
que cree el resultado que necesita.

El software de administración de proyectos ayuda a los administradores de proyectos a realizar un

seguimiento de las variables, los cronogramas, los recursos, los costos y las tareas de habilitación
interrelacionados. Si bien no todos los programas hacen lo siguiente, la mayoría puede ayudarlo a
hacerlo.

Hacer gráficas de costos, calendarios y utilizar recursos mediante gráficas de Gantt, histogramas,
diagramas en línea y una diversidad de tipos de gráficas

Crear informes estándares y a la medida, inclusive contabilidad estándar y dar seguimiento.

Algunos programas elaboran hasta formatos de informes especiales que requieren las
dependencias gubernamentales (DOD).
 Mantener calendarios de recursos y
proyectos que registran la disponibilidad
personal y equipo. Estos calendarios de
programas internos se usan para crear
calendarios óptimos. Tal característica
permite que el gerente establezca semanas
de trabajo con base a días laborales reales y
especifica periodos en que no se trabaja, con
fines de semana, días festivos y vacaciones.
Se puede imprimir el calendario de proyecto
en forma detallada o resumida.

Hacer cambios en los calendarios con base en una diversidad de parámetros de nivelación de
recursos y atributos de elaboración de calendarios de prioridades.

Mantener inventarios de habilidades que se acoplen a los recursos y requisitos de las tareas.

Dar seguimiento y programar múltiples proyectos a la vez. Algunos paquetes tienen una sola base
de datos amplia, que permite el análisis de diversos proyectos

Permitir que muchas personas tengan acceso, introduzcan e informen datos del proyecto al mismo
tiempo.

Reducir la visión de los proyectos por estructura de desglose del trabajo o por estructura de la
organización, su proyecto o hito.

Calcular y mostrar la ruta crítica de una red.

Mostrar programas alternativos, asignación de tareas y criterios de costos, de modo que se pueda
evaluar el impacto de los cambios en los calendarios, las secuencias y los recursos.

Asignar parámetros de
advertencia temprana, que
permitan que el programa le
informe de posibles dificultades,
incluidos problemas con los
calendarios, conflictos de
recursos con otros proyectos y
que se rebase el presupuesto.

Integrarse con el sistema de

manejo de los materiales,
compras y contabilidad para ayudar en la solicitud de materiales, suministros, equipo y servicios de
contratistas.

Producir gráficas con presentación de alta calidad para informes a la administración y a los clientes
sobre el estado y planes del proyecto.

Mostrar de manera simultánea datos reales y planeados

Resumir datos de diversas formas, inclusive gastos, tiempos y datos de actividades.

Terminar análisis de costos y análisis de variaciones

Uno de los mayores beneficios de usar software para implementar técnicas de gestión de
proyectos es su capacidad para realizar análisis hipotéticos, y el software interactivo puede facilitar
esto. Para este propósito, muchos programas crean una base de datos de copias individuales de
proyectos, y antes de ingresar cambios, el software realiza un análisis comparativo y muestra el
nuevo plan de proyecto en comparación con el antiguo plan de proyecto en forma tabular o
gráfica.

Esto permite a los gerentes revisar más fácil y rápidamente el impacto de los cambios y
tomar decisiones mejores y más informadas. Para facilitar la
clasificación, el software de gestión de proyectos se puede agrupar en 4 categorías según las
funciones y características que ofrecen. Estos incluyen planificadores, programas de un solo
proyecto, programas a nivel empresarial y programas de proyectos grandes. Procedimientos de
creación de calendario.

Estos son productos de software relativamente simples que generalmente están dirigidos a
personas que administran proyectos pequeños con solo unos pocos miembros del equipo. Estos
programas generalmente generan gráficos de Gantt y funcionan de manera similar a los programas
de hojas de cálculo como Excel. Por lo general, son bastante asequibles y rara vez, si es que alguna
vez lo hacen, ofrecen la posibilidad de informar sobre los recursos o el presupuesto. Estos
programas generalmente se limitan a crear una pequeña cantidad de gráficos e informes. Algunos
de estos programas permiten que la entrada de datos real aparezca al mismo tiempo que los datos
planificados, mientras que otros no.

FUENTES

Asana. (s. f.). Administrador de proyectos: 4 roles en el ciclo de vida de un proyecto •

Asana. Asana. https://asana.com/es/resources/project-administrator

Atlassian. (s. f.). Gestión de proyectos frente a colaboración en proyectos.

https://www.atlassian.com/es/work-management/project-collaboration

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Dodero. (2014, 11 junio). 4.1 LA ADMINISTRACIÓN Y COLABORACIÓN DE UN

PROYECTO. TIC´S Aplicadas a la administracion.

https://bichyst.wordpress.com/2014/06/10/administracion-del-tiempo/

González, B. N. F. (s. f.). ¿Quién administra proyectos? es.linkedin.com.

https://es.linkedin.com/pulse/qui%C3%A9n-administra-proyectos-betsuanohem%C3%AD-
franciscogonz%C3%A1lez#:~:text=El%20Gerente%20de%20Proyectos%20o,requeridas%